Как да следите имейлите на служителите - Ръководство за Outlook и Gmail (бивш G Suite)

Имейлите са важен инструмент за комуникация и сътрудничество, съдържащ множество поверителни фирмени данни. Наред с постоянната популярност на имейлите в развитието на бизнеса, се появи и спешният въпрос за защита на чувствителните данни. Тази нарастваща загриженост допринесе за създаването на софтуер за наблюдение на служителите с цел проследяване на използването на имейли, било то Outlook или Gmail (бивш G Suite). Това ръководство ще представи преглед на фактически данни относно това как да се наблюдават имейлите на служителите: инструменти, правни съображения, гледни точки както на работодатели, така и на служители и др.

Прозрачното наблюдение на имейлите на служителите е от съществено значение за насърчаване на екологична, комфортна и ефективна бизнес среда. Когато служителите разбират причините за използването на софтуер за наблюдение, те се чувстват уважавани, което от своя страна изгражда доверие у ръководния персонал. Тази стратегия не само повишава нивото на удовлетвореност от работата сред служителите, но и допринася за по-висока производителност, по-добро сътрудничество и сигурност на чувствителни данни, което води до по-печеливш бизнес.

Събрахме няколко препоръки за изграждане на прозрачни отношения с вашия екип. Чувствайте се свободни да ги използвате, за да постигнете поставените цели:

• разработи ясни политики
• получаване на съгласие от служителя
• обяснете целта на мониторинга
• ограничаване на мониторинга до комуникации, свързани с работата
• използвайте инструментите за мониторинг отговорно
• редовно актуализиране на информация за служителите
• гарантиране на спазването на законовите изисквания
• наблюдение и преглед на ефективността на политиките

Съществуват различни опции, които помагат за наблюдение на имейлите в Outlook. Първата е да използвате вградените функции на Outlook. Използвайте проследяване на съобщения, за да наблюдавате доставката на имейли, потвържденията за четене и състоянието на изпратените имейли, което води до записи с входящи и изходящи имейли.

Заедно със записите за входящи и изходящи имейли, използвайте инструмента за одит на пощенски кутии. Основната му функция е да проследява действия като изпращане, изтриване и достъп на имейли от други лица. Ако използвате Microsoft Exchange, можете да активирате одита на пощенски кутии чрез Центъра за администриране на Exchange.

Използването на Центъра за съответствие на Microsoft 365 обаче е предназначено за по-разширено наблюдение. Функции като политиките за предотвратяване на загуба на данни (DLP) помагат за наблюдение и предотвратяване на споделянето на чувствителна информация чрез имейл.

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - софтуер за наблюдение на служителите който се интегрира ефективно с Outlook. Този инструмент може да предоставя известия за ключови думи, да проследява прикачени файлове и да анализира модели на комуникация по имейл.

Софтуерът за наблюдение на служителите вече е спечелил солидна репутация благодарение на разнообразните опции, използвани за проследяване на производителността на всеки служител. Сред наличните функции са: наблюдение на имейли, проследяване на приложения, скрийншотове, обща активност на уебсайта и др.

Бизнесмените са готови да използват всички налични средства, за да защитят чувствителни данни и иновативни бизнес идеи. Те най-често обмислят внедряването на всяка налична опция, понякога използвайки Внедряване на предотвратяване на загуба на данни (DLP) инструменти. Такива инструменти автоматично следят изходящите имейли за чувствителни данни, като например финансова информация или интелектуална собственост, и блокират или маркират неподходящи имейли.

G Suite вече е известен като Google Workplace, по-точно Gmail. Анкета, проведена от WifiTalents показва невероятна статистика:

• 60% от малките фирми използват Gmail като основен доставчик на имейл услуги
• 70% от фирмите използват Gmail или G Suite за своите имейл услуги

Предвид тези впечатляващи статистики, е важно да се разгледат два ключови въпроса относно мониторинга на Gmail:

1. как да използвате вградени инструменти за наблюдение на имейли
2. как да следите имейлите на служителите в G Suite с допълнителни ресурси

Нека отговорим на тях едно по едно и да разберем дали максимално използвате потенциала на вградените инструменти на Gmail за наблюдение на имейли.

Може би ще започнете да си задавате въпроси, като например какви вградени опции са приложими във вашия конкретен случай. Нека намерим отговора. Самият Google препоръчва използването на администраторската конзола на Google Workspace. Тази конзола разполага със следните опции:

Продължавайки с препоръките на Google, активирайте Gmail Retention и eDiscovery. Започнете с първата идея - Retention. Използвайте Google Vault за съхранение, архивиране и eDiscovery на имейли. Vault ви позволява да съхранявате имейли за определен период, дори след като бъдат изтрити от потребителите, което е от съществено значение за спазване на правните изисквания и вътрешни разследвания.

Заедно с Google Vault за съхранение, активирайте eDiscovery да търси и експортира имейли по време на разследвания или одити. Това гарантира, че имате достъп до всички съответни комуникации.

Въпреки че вътрешните инструменти са функционални, остава критичният въпрос: достатъчни ли са за цялостно наблюдение на имейли? Предвид ограниченията на едно-единствено решение, външните инструменти предлагат широк набор от функции, предназначени да отговорят на различни нужди от наблюдение.

Освен това, това ще предостави на вашия бизнес множество решения за мониторинг, сред които са записване от уеб камера, записване на екранни снимки, активност в социалните мрежи и разпознаване на лица. Една от най-привлекателните функции за много бизнеси е интегрирането на изкуствен интелект. Ще получите записана от изкуствен интелект статистика за производителността на служителите.

В заключение, отговорите и на двата въпроса все още допринасят за дискусиите, но става очевидно - не съществува едно-единствено решение. Използвайте всяка опция, за да защитите компанията си, доверието в служителите и производителността им.

Мониторингът на имейлите на служителите не е просто надзор; това е стратегически инструмент, който подобрява сигурността, производителността и съответствието. Ето петте най-важни причини да го внедрите:

Имейлът е основен канал за чувствителна информация. Мониторингът ви позволява да откривате и блокирате имейли, съдържащи поверителни данни - като финансови отчети, списъци с клиенти или продукти - от изпращане до неоторизирани лични или външни акаунти. Този проактивен подход е вашата първа линия на защита срещу умишлени и случайни нарушения на данните.

Едно кликване върху връзка в умело прикрит фишинг имейл може да компрометира цялата ви мрежа. Чрез наблюдение за подозрителни адреси на податели, връзки и прикачени файлове, можете да идентифицирате потенциални фишинг атаки или компрометирани акаунти, преди да причинят щети, което позволява на вашия ИТ екип да реагира незабавно.

Поддържайте високи стандарти за професионализъм и съответствие, като гарантирате, че цялата външна комуникация е подходяща и в съответствие с марката. Мониторингът помага за прилагането на фирмената политика, предотвратява изпращането на обидно или непрофесионално съдържание и осигурява одитна следа за регулираните индустрии, които трябва да архивират и преглеждат комуникациите.

Анализирайте потока от имейли, за да разберете вътрешните и външните комуникационни модели. Запитванията на клиентите остават ли без отговор твърде дълго? Вътрешните екипи се борят ли с бавно време за реакция? Мониторингът на имейли предоставя данни за идентифициране на тези пречки, като ви помага да оптимизирате работните процеси и да подобрите цялостната оперативна ефективност.

Когато възникнат вътрешни конфликти или проблеми с човешките ресурси, имейлът предоставя обективен запис на събитията. Мониторингът (с надлежно законно съгласие) създава проверим дневник на комуникациите, който може да бъде от съществено значение за провеждането на справедливи и точни разследвания на спорове, твърдения за тормоз или нарушения на правилата.

Преди да внедри такъв софтуер, всеки работодател трябва да обмисли добре легитимността на практиката за мониторинг. Всяка държава има свои собствени разпоредби, въведени за регулиране на тази ниша. Основните случаи показват, че много държави разрешават прилагането на софтуер за мониторинг, но с една забележка: служителите, които знаят, че тази практика се прилага.

Не забравяйте да уважавате правата на служителите за поверителност на личната информация. Ръководният персонал има законно разрешение да наблюдава само аспекти от живота, свързани с работата. Така че никой не трябва да прекрачва границите - ако служителят е наясно с тази практика, е по-вероятно да се чувства уважаван, което може да доведе до повишена мотивация и производителност.

Когато внедрявате мониторинг на служителите, вземете предвид неговото въздействие върху културата на работното място и изберете инструменти, които отговарят на вашите специфични нужди, като същевременно гарантират сигурността на данните. Балансирайте контрола с автономността на служителите, за да подкрепите доверието и морала. Редовно преглеждайте и актуализирайте практиките си, за да останете в съответствие с нормативните изисквания и прозрачни. Осигуряването на правно и етично обучение за ръководството, заедно с ясна комуникация със служителите, ще спомогне за насърчаване на уважителна и продуктивна работна среда.

Защитата на фирмената електронна поща е от съществено значение в днешното работно място. Докато Outlook и Gmail предлагат основно наблюдение, специализиран софтуер като CleverControl осигурява по-задълбочена сигурност, проактивно предотвратяване на изтичане на данни и ценна информация за производителността.

Успехът изисква прозрачен подход: установете ясни политики, получете съгласието на служителите и използвайте данните, за да подкрепите екипа си, а не да го наказвате.

Защитете бизнес комуникацията си още днес. Опитайте CleverControl безплатно and experience the benefits yourself.