Бизнес в Охайо: Как да внедрите софтуер за наблюдение на служителите без правни рискове

Днес софтуерът за наблюдение на служителите е често срещан инструмент в инструментариума на много компании. Той помага за защита на чувствителна информация, подобряване на продуктивността, проследяване на посещаемостта, управление на отдалечени екипи и изпълнение на множество други задачи.

В своите практики за наблюдение компаниите често се фокусират само върху начина на проследяване. Какъв софтуер да избера? Как да го интегрират в текущата им система? Какви сигнали да конфигурирате и колко често да проверявате статистическите данни за производителността? В това преследване тези компании пренебрегват етичните и законови страни на въпроса: защо наблюдават и дали практиките им са в съответствие със закона.

Правната среда е уникална за всяка държава и дори държава. Днес ще проучим как да приложим мониторинг на служителите в Охайо по начин, който не само е в съответствие със закона, но и уважава вашия екип.

Отказ от отговорност: Тази статия е само за информационни цели и не е предназначена да замести правни съвети. Препоръчваме да потърсите правен съвет от експерт, преди да приложите мониторинг на служителите във вашата компания.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Два федерални закона формират основата за наблюдение на законността на работното място.

Законът за поверителност на електронните комуникации (ECPA) забранява умишленото прихващане и наблюдение на устни, жични и електронни комуникации на служителите. Има обаче две изключения:

• Работодателите могат да наблюдават комуникациите на служителите, извършвани на устройства, собственост на компанията, за законни бизнес цели, ако наблюдението е рутинно и служителите са уведомени.

• Работодателите могат да наблюдават служителите, ако получат тяхното съгласие, обикновено чрез подписани споразумения или политики, потвърдени по време на назначаването и наемането на работа.

Охайо е щат с еднопартийно съгласие. Това означава, че можете законно да записвате разговор, стига да сте един от участниците или ако поне едната страна в разговора даде съгласието си за записа. Не е необходимо да получавате съгласие от всички страни в разговора.

Националният закон за трудовите отношения (NLRA) защитава правата на служителите да обсъждат заплатите, условията на труд и да създават синдикати. Компаниите не могат да използват мониторинга, за да шпионират или обезсърчават защитени групови дискусии. Ако вашият софтуер маркира служители за сътрудничество по трудови въпроси, вие сте на нестабилна правна основа.

Законът на Охайо укрепва поверителността на служителите по специфични, смислени начини. Ето основните точки:

Видеонаблюдение

Камерите могат да бъдат полезни за сигурността, особено в складове, търговски площи или други зони с висок риск от кражба. Можете да инсталирате видеокамери в:

• Работни подове
• Входове
• Паркинги
• Стаи за почивка (внимание!)

Служителите обаче имат разумни очаквания за поверителност в определени зони. Ето защо не можете да поставяте камери в:

• Тоалетни
• Съблекални
• Смяна на зони
• Частни кабинети без предупреждение

Дори в споделени пространства като стаи за почивка е разумно да поставите видими табели, показващи, че се използва наблюдение. В противен случай служителите могат да твърдят, че са очаквали неприкосновеност на личния живот - излагайки ви на риск от иск за непозволено увреждане за нахлуване в личния живот.

Аудио запис

Както бе споменато по-горе, работодателите не могат да записват разговори без съгласието на поне една страна (напр. мениджър може да записва дисциплинарна среща със служител или телефонно обаждане на служител към клиент със съгласието на служителя).

Дигитална дейност

По отношение на фирмените устройства и мрежи работодателите в Охайо имат широки права. Служителите обикновено нямат разумни очаквания за поверителност, когато използват:

• Фирмен имейл
• Работно издадени лаптопи или телефони
• Вътрешни платформи за съобщения

Това означава, че на тези устройства можете да наблюдавате:

• История на сърфирането в интернет
• Съдържание на имейл
• Използване на приложението
• Време за влизане/излизане
• Достъп до файлове

Мониторингът на тези дейности обаче трябва да служи на законна бизнес цел. Освен това е забранено наблюдението на лични сметки на служител или неговата дейност извън работа.

В обобщение, според закона на Охайо наблюдението на служителите е разрешено, но работодателите уважават очакванията на служителя за поверителност. Компаниите не трябва да използват наблюдение в частни зони и да получат надлежно съгласие за аудиозапис.

Дори ако законът не изисква изрично разкриване, липсата на информиране на служителите за наблюдението може да ви постави пред твърдения за нахлуване в личния живот, особено ако наблюдението изглежда потайно или прекомерно.

Ясната, писмена политика не е просто добра практика – тя е вашият правен щит. Солидната политика прави повече от поставяне на отметка в квадратчето за съответствие. то:

• Поставя ясни очаквания

• Премахва двусмислието относно поверителността

• Документира благодарността на служителя

• Защитава вашия бизнес в случай на спорове

• Изгражда култура на справедливост

Вашата политика за наблюдение на служителите трябва да е ясна, лесна за разбиране и изчерпателна. Ето какво да покрием:

Обхват на мониторинга

Ясно заявете, че всички устройства, мрежи и системи, собственост на компанията, са обект на наблюдение. Включете примери: имейли, използване на интернет, прехвърляне на файлове, GPS проследяване (ако е приложимо) и активност при влизане.

Какво се проследява

Бъдете конкретни. Записвате ли натискания на клавиши? Наблюдение на активността на екрана? Проследяване на посещения на уебсайтове? Избройте го. Неяснотата поражда стрес и предположения.

Бизнес цел

Политиката трябва да обяснява вашите причини за наблюдение. Например:

• Защита на чувствителните клиентски данни
• Предотвратяване на вътрешни заплахи
• Осигуряване на съответствие с индустриалните разпоредби
• Оценяване на производителността
• Разкриване на служители, които се нуждаят от допълнително обучение и подкрепа
• Поддържане на производителността на отдалечен екип и др.

Тези обяснения ще помогнат на служителите да облекчат стреса и да видят, че наблюдението е мярка за подкрепа, а не наказание.

Няма очаквания за поверителност

Посочете ясно, че използването на фирмена технология не гарантира поверителност. Ако служител провери личен имейл или посети сайт, който не е свързан с работата, като го използва, тази дейност също може да бъде наблюдавана.

Ограничения за наблюдение

Успокойте служителите, като заявите какво няма да правите, например:

• Забрана на аудиозапис без съгласие
• Без камери в частните зони
• Без проследяване на лични устройства или поведение извън работното място

Обработка на данни и достъп

Служителите трябва да бъдат информирани за това кой има достъп до данните за наблюдение (напр. HR, IT, преки ръководители) и колко дълго се съхраняват.

Политиката трябва също така да посочва какви мерки за сигурност ще бъдат взети по отношение на събраните данни и за какви легитимни цели ще се използва информацията.

Потвърждение и съгласие

Всеки служител трябва да подпише формуляр, потвърждаващ, че е прочел, разбрал и е съгласен с политиката. Съхранявайте тези записи във файла.

Пускането на софтуер за наблюдение не трябва да се чувства като операция за наблюдение. С правилния подход това може да бъде прозрачна и дори положителна промяна.

Ето как да го направите правилно:

Стъпка 1: Говорете с адвокат по трудово правоотношение

Преди да закупите софтуер или да изготвите политика, консултирайте се с базиран в Охайо адвокат по заетостта. Те ще ви помогнат да се ориентирате в нюансите на държавния закон, особено около аудиозаписа и очакванията за поверителност. Тази малка инвестиция може да предотврати скъпи съдебни битки по пътя.

Step 2: Define Your "Why"

Какъв проблем се опитваш да решиш?

• Справяте ли се с рискове за сигурността на данните?

• Опитвате се да подобрите производителността в отдалечен екип?

• Отговаряне на изискване за съответствие?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Стъпка 3: Изготвяне на ясна политика, ориентирана към човека

Напишете вашата политика на прост и разбираем език. Избягвайте легализма. Включете примери от реалния свят, за да премахнете объркването.

Тази политика не е еднократен документ. Актуализирайте го с развитието на вашия бизнес, технология или приложими разпоредби.

Стъпка 4: Комуникирайте – не обявявайте

Не хвърляйте политиката като бомба. Проведете екипна среща. Обяснете причините за промяната. Отговаряйте на въпроси. Изслушвайте притесненията.

Оформете го не като контрол, а като яснота и защита за компанията, за клиентите и служителите.

След това вземете писмено потвърждение от всеки служител.

Стъпка 5: Изберете софтуер, който зачита границите

Не всички инструменти може да са подходящи за вашите цели и правен пейзаж. Потърсете софтуер за наблюдение, който:

• Позволява ви да персонализирате какво се наблюдава

• Предлага ролеви контроли за достъп

• Шифрова данни и поддържа сигурно задържане

• Позволява ви да деактивирате инвазивни функции (като запис на екрана или регистриране на натиснати клавиши), освен ако не е абсолютно необходимо

Най-добрият избор не винаги е най-мощният инструмент. Изберете такъв, който е в съответствие с вашите ценности и законови задължения.

Стъпка 6: Прилагайте Политиката справедливо и последователно

Пристрастието е тих убиец на доверието. Ако се наблюдават само определени служители, особено ако тези служители споделят защитена характеристика, рискувате искове за дискриминация.

Наблюдавайте последователно, прозрачно и само по законни бизнес причини. Избягвайте микромениджмънта.

Като разбирате правния пейзаж на Охайо, бъдете прозрачни със служителите си и прилагате справедливо наблюдение, можете да изградите работно място, където отчетността и доверието вървят ръка за ръка.

Защото най-добрият вид наблюдение не е този, който наблюдава какво правят хората - това е видът, който им помага да вършат най-добрата си работа.