Софтуер за мониторинг на служители в Колорадо: Облекчаване на натоварването на човешките ресурси и управление на отдалечени екипи

Дистанционните или хибридните работни схеми усложняват много от рутинните задачи на отдела за човешки ресурси. Как да се проследи процесът на адаптация, ако новоназначеният служител е в друг град? Как да се потвърди присъствието, ако екипът е разпръснат в целия щат? Как да се състави отчет за ръководството?

Друг проблем е непоследователността. Един офис може да следва ясен, повтарящ се процес, докато друг разчита на заобиколни решения. Един мениджър може да е отличен в адаптацията и проследяването, докато друг приема, че новите служители ще се справят. Служителят, работещ дистанционно, не е непременно непродуктивен, но работата му е по-трудна за наблюдение без постоянни проверки.

В крайна сметка, запълването на всички тези празнини пада върху плещите на HR отдела. Те трябва да събират актуализации, да разрешават обърквания и да оценяват работата на различните екипи, което отнема повече време и е по-сложно при дистанционна работа.

Една добра платформа за наблюдение на служителите облекчава тежестта от плещите на HR отдела. Тя се превръща в пространство, където HR специалистите и ръководителите на екипи могат да видят къде отива времето на всеки служител, какви инструменти използва и какво възпрепятства процесите. Те могат да проследяват промените в работните процеси и да забелязват проблеми с производителността, преди те да се превърнат в сериозен проблем. Вместо да сравнява офиси въз основа на анекдотична обратна връзка, ръководството може да ги сравнява въз основа на едни и същи данни.

Но мониторингът не замества управлението. Той просто дава на отдела за човешки ресурси и на лидерите достатъчно видимост, за да прекарват по-малко време в събиране на информация и повече време в действие въз основа на нея.

За компании, управляващи отдалечени или хибридни екипи, CleverControl може да помогне за по-лесно наблюдение на моделите на производителност, без да се добавя още един ръчен процес на отчитане. Платформата може:

• автоматизиране на проследяването на посещаемостта и работното време
• наблюдавайте работните процеси: какво правят всички и какви инструменти използват
• създаване на обобщени отчети
• унифицирайте видимостта между офисите и работните процеси
• и много повече.

Решенията за наемане на персонал често се вземат с непълна информация. Екипът казва, че е претоварен, мениджърът казва, че се нуждае от друг човек, а отделът „Човешки ресурси“ предприема действия, за да запълни позицията.

В действителност това не винаги е проблем с персонала - често става въпрос за нарушен работен процес, дублиране на работа, лошо адаптиране или неефективни процеси между офисите. Въвеждането на нов служител всъщност умножава проблема, а не го решава.

Ако екипът наистина е с недостиг на персонал, задачата е да се наеме точно правилният кандидат. Виждането как работят висококвалифицирани специалисти на подобни позиции, на какви инструменти разчитат и къде се натрупват задачи, помага за създаването на по-добри длъжностни характеристики. Това също така помага за подобряване на критериите за подбор и прехвърлянето на отговорности между мениджърите по наемане на персонал и специалистите по подбор на персонал.

За работодателите в Колорадо, които се конкурират за таланти, това е от значение. С милиони отворени позиции на пазара на труда в САЩ, работодателите трябва да наемат внимателно и да се адаптират добре, а не просто да наемат бързо.

Адаптирането на персонала е едно от най-ясните места, където софтуерът за наблюдение на служителите може да намали натоварването на HR отдела.

Когато адаптацията се случва в множество офиси или отдалечени локации, последователността обикновено страда първо. Новоназначените служители може да получат един и същ контролен списък на хартия, но реалният им опит може да варира значително. Един човек получава насоки за инструментите, от които се нуждае. Друг прекарва седмица в превключване между приложения, чакане на достъп и опитване да не изглежда изгубен в Zoom.

Софтуерът за мониторинг помага на HR отдела да види тази разлика много по-рано.

Ако нов служител не използва необходимите системи, отделът за човешки ресурси може да го засече. Ако учебните материали са възложени, но никога не са отворени, това става видимо. Ако новоназначеният служител постоянно е бездействащ, прескача между приложения или прекарва твърде много време в грешни инструменти, това може да е знак, че се нуждае от подкрепа, а не от критика.

Успехът на адаптацията на служителите има измеримо въздействие върху бизнеса, затова е важно проблемите да се откриват рано. SHRM препоръчва проследяване на адаптацията с показатели като време за достигане на продуктивност, текучество и задържане на служители, производителност и обратна връзка от новоназначените. SHRM също така отбелязва, че силната адаптация полага основите за дългосрочна продуктивност и лоялност.

На практика това означава, че отделът „Човешки ресурси“ може да спре да третира адаптацията като еднократно събитие, свързано с документи, и да започне да я третира като наблюдаем процес. Това е особено ценно, когато екипите са разпределени и мениджърите не винаги могат да видят кога новоназначеният служител тихо се бори.

Проблемът не е в работата от разстояние. Проблемът е в лошата видимост.

Без видимост, много мениджъри по подразбиране избират две лоши опции: или се занимават с микромениджмънт, или почти напълно се изолират, докато нещо не се обърка. Нито една от двете не работи добре.

Софтуерът за наблюдение на служителите създава среден вариант. Мениджърите могат да видят разпределението на работното натоварване, моделите на производителност и затрудненията в процесите, без да планират безкрайни обаждания за състоянието им. Те могат да дават инструкции въз основа на действителното поведение, а не на предчувствия. Те могат да сравняват представянето на екипа в различните офиси по-справедливо. Те могат също така да забележат признаци на претоварване, преди прегарянето или пропуснатите срокове да станат очевидни.

Това е една от най-практичните причини, поради които работодателите в Колорадо търсят софтуер за наблюдение на отдалечени екипи. Целта не е да се следи всяко кликване. Целта е да се управлява с по-малко слепи зони.

Внедряването на мониторинг на служителите е по-сложно от инсталирането на софтуера на компютрите на екипа. Съществува и правният контекст, който работодателите в Колорадо също трябва да разбират.

На федерално ниво, Закон за поверителност на електронните комуникации защитава кабелните, устните и електронните комуникации. В работната среда работодателите често имат повече възможности да наблюдават комуникациите в фирмените системи по легитимни бизнес причини, но това не създава неограничени правомощия.

Въпреки това, NLRB предупреди, че натрапчивото електронно наблюдение може да попречи на правата на служителите по Раздел 7, включително правото им да обсъждат заплатите и условията на работното място или да участват в друга защитена съгласувана дейност.

Колорадо добавя няколко точки, които работодателите трябва да знаят. Първо, Колорадо обикновено е щат, в който се изисква съгласието на едната страна за записване на разговори, което е по-малко ограничително от щатите, в които е необходимо съгласието на всички страни, въпреки че работодателите все още не трябва да приемат, че всички практики за запис са безрискови.

Второ, служителите в частния сектор в Колорадо имам право да проверяват и получават копия от личните си досиета поне веднъж годишно при поискване, а бившите служители получават една проверка след уволнение. Това прави последователното документиране и водене на записи особено важни.

Този раздел не би трябвало да замества правните съвети, но обяснява защо работодателите трябва да бъдат внимателни относно политиките за мониторинг, уведомяването на служителите и бизнес целта зад всички инструменти за проследяване, които използват.

Освен правния контекст, има и етичен. Ако искате да знаете как да направите мониторинга не само законосъобразен, но и етичен, разгледайте тази статия.

Не всеки инструмент за мониторинг е еднакво полезен за човешки ресурси, особено в компании с отдалечени или разпределени екипи. Най-доброто решение трябва:

• съчетава видимост с простота
• позволяват бързо виждане на модели
• позволяват сравняване на екипи без ръчно изграждане на отчети
• Данните и отчетите трябва да бъдат разбираеми без специално обучение.

Полезни функции, които да търсите в софтуера за наблюдение на служителите:

• централизирани табла за управление
• наблюдение на посещаемостта
• проследяване на работните часове
• анализи за употребата и активността на приложенията

За компаниите в Колорадо, софтуерът за наблюдение на служителите не е просто въпрос на надзор. В най-добрия случай това е начин да се направи HR отделът по-ефективен, а управлението на екипа по-последователно.

Използвана разумно, платформа като CleverControl може да помогне на HR отдела да прекарва по-малко време в събиране на информация и повече време в подобряване на преживяването на служителите, подкрепа на мениджърите и изграждане на разпределени екипи, които действително работят добре заедно.

Вижте как CleverControl помага на HR екипите и мениджърите да наблюдават работните процеси, да опростяват адаптацията и да управляват отдалечени служители в множество офиси.