كيف تخطط ليومك إذا كنت ضد الجدول الزمني الثابت

كثير من المبدعين يعارضون أي قواعد، ويرفضون فكرة التخطيط، ونتيجة لذلك تفقد حياتهم الانسجام المنشود.

إذا كنت من هؤلاء الأشخاص ولست مستعدًا للتعامل مع الروتين، فقد حان الوقت لرفض فكرة تنظيم وقتك وفقًا لقواعد شخص ما وتحسين كفاءتك الشخصية وفقًا لإيقاعك الإبداعي وإيقاع حياتك ونبضها.

لاحظ المصمم ومؤلف الكتب عن التصميم ستيفن برادلي ذات مرة: "سواء كنت تعرف ذلك أم لا، للتصميم دائماً إيقاع داخلي خاص به. فهو يجلب المعنى للمساحة ويخلق مزاجًا معينًا. ومن خلال الإيقاع يمكن للناس تقدير التصميم."

إذا كان هذا النهج مألوفاً بالنسبة لك، فسوف أشاركك بعض الأفكار التي اكتسبتها من خلال حياتي المهنية وخبرتي العملية كمدرب لإدارة الوقت. ستساعدك هذه الأفكار على توزيع الوقت الذي تملكه بفعالية بالإضافة إلى قوتك واهتماماتك ومهامك.

عادةً ما يتمكن الشخص من إنجاز المزيد خلال شهر واحد إذا لم يخطط كثيرًا. فالإيقاع الطبيعي لمعظم الناس يدفعهم إلى إنجاز مشروع واحد كبير أو تحقيق هدف شخصي واحد في الشهر. هذا لا يعني أنه يجب عليك تخصيص الشهر بأكمله لهذا الهدف أو المشروع فقط، فأحيانًا يجب عليك التعامل مع قضايا أكثر صعوبة، مثل اختيار وتثبيت البرنامج الجديد أو تنظيم المساحة في الاستوديو. بعد التخطيط لثلاث قضايا من هذا القبيل لمدة شهر، لن تنجح في أي منها. ومع ذلك، إذا خصصت شهرًا لمهمة واحدة معينة، فعلى الأرجح ستنتهي منها أو تقترب من الانتهاء منها. خذ هذا الإيقاع الشهري في الاعتبار وستحصل على قدر أكبر من الرضا.

إلى جانب ذلك، يجب عليك التفكير في كيفية توزيع طاقتك وطاقتك خلال الأسبوع. الاستثناءات، بالطبع، ممكنة، ولكن معظم الناس قادرون على عدم القيام بأكثر من رحلتين في الشهر وعدم فقدان الإيقاع. ضع في اعتبارك أيضًا التكاليف العاطفية لترتيب الحفلات أو استقبال الضيوف. كل هذا يجلب تنوعًا لطيفًا في حياتك، لكنه يخرجك عن الإيقاع، خاصة عندما يتحول الاستثناء إلى قاعدة.

تتغير المشاريع والاجتماعات والأعمال الضرورية من أسبوع لآخر، ولكن يجب أن تستوعب إيقاع الأسبوع الذي سيكون الأنسب لأنشطتك. فكر مثل المصمم: قم بإنشاء مسودة ثم قم بتعديل جدولك الزمني وفقًا لمشروع معين (في هذه الحالة، أسبوع العمل).

بعد الكثير من التجارب، قمت بإعداد الإيقاع المثالي التالي لنفسي:

• هناك بضع ساعات "تمهيدية" في صباح يوم الاثنين أخصصها لوضع خطة أسبوعية ومعالجة المعلومات التي تم جمعها خلال عطلة نهاية الأسبوع.

• في ظهيرة يوم الأربعاء أكون مشغولاً تماماً بالمشروع الرئيسي. أكون مشغولاً بالتوافه طوال الأسبوع، ولكن عندما أحتاج إلى التركيز على العمل المهم - على سبيل المثال، كتابة كتاب - من الأفضل أن أفرغ نصف اليوم من الاجتماعات. ثم أذهب إلى المقهى المفضل لدي وأعمل دون تشتيت انتباهي ودون أي استراحات. يجب أن أشير إلى ميزتين رئيسيتين هنا: عملي يستمر وفي نفس الوقت أحصل على راحة قصيرة من الروتين اليومي.

• الاستعداد لعطلة نهاية الأسبوع في مساء يوم الجمعة. أكرس حوالي ثلاث ساعات لإنهاء جميع الأعمال التي تتطلب وقتًا أطول مما كنت أتوقع، والتعامل مع المدفوعات والفواتير التي من الأفضل أن يتم التعامل معها قبل عطلة نهاية الأسبوع.

يتم تخصيص أمسية واحدة على الأقل خلال الأسبوع لحل المشاكل الشخصية أو الراحة. أنا اجتماعي للغاية، ولكن حتى الأشخاص الذين لا يحبون الاسترخاء يحتاجون إلى يوم راحة من وقت لآخر.

بالطبع، يمكن تبديل كل هذه العناصر وتعديلها في أي وقت. ومع ذلك، فإنني أفضل هذا الإيقاع لأنه يتيح لي الحصول على أقصى قدر من الرضا عن العمل الذي أقوم به والانطلاق في عطلة نهاية الأسبوع المخصصة لعائلتي والراحة.

لم يتمكن أحد من وضع صيغة عالمية للجدول اليومي. فبعض الناس يتجنبون التحقق من رسائل البريد الإلكتروني في الصباح، والبعض الآخر يوصي بالعكس تماماً. المهم هو أن تعترف بصدق، ما هي أفضل طريقة لتخصيص الـ 24 ساعة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة بالنسبة لك شخصيًا.

أما بالنسبة لي، فأخصص الساعة الأولى أو الساعة ونصف الساعة الأولى للتخطيط ليومي ورسائل البريد الإلكتروني والمهام الصغيرة العاجلة، ثم أركز على الأعمال الأكثر صعوبة. من الساعة 10 إلى 11 صباحًا أرد على مكالمات العملاء. أفضل ألا أقضي أكثر من أربع ساعات يومياً في الاجتماعات وأترك النصف ساعة الأخيرة لتلخيص النتائج. بعض عملائي يفضلون تفقد رسائل البريد الإلكتروني الصباحية لبضع دقائق حرفياً ثم يركزون على العمل الرئيسي حتى موعد الغداء. وبعد استراحة الغداء يرتبون الاجتماعات أو يتعاملون مع المهام العاجلة.

من الضروري أن تشير إلى تفضيلاتك الشخصية: متى تكون أكثر تركيزًا، ومتى يكون الوقت الأكثر ملاءمة لك لترتيب الاجتماعات، والوقت الذي يجب أن تخصصه لمعالجة المعلومات المعقدة ووضع الخطط للتحرك في الاتجاه اللازم.

كن صادقًا مع نفسك - اسمح لنفسك بقضاء بعض الوقت في تعديل الخطة اليومية، وإلا فإنك ستظل دائمًا "تهرول وراء الجدول الزمني" وتندم على الأشياء التي لم تفعلها.

فعلى سبيل المثال، سيكون من الحكمة أن تخصص يوماً قبل إجازتك ويوماً بعدها لترتيب أمورك وعدم تحديد أي اجتماعات في هذين اليومين. سيكون من الصواب أن تترك نصف اليوم الذي يلي مؤتمراً أو حدثاً كبيراً آخر لتقوية الروابط الشخصية وتكوين المعارف والاطلاع على ملاحظاتك، فهذه هي الطريقة الوحيدة لتحقيق أقصى استفادة من الحدث السابق. أخبرتني إحدى معارفي ذات مرة أنها بعد مؤتمر في مدينة أخرى تفضل العودة إلى منزلها في الصباح وليس في المساء. فالليلة في الفندق تمنحها فرصة لإنهاء جميع أعمالها قبل العودة إلى المنزل. وتذكّر: كلما كان الحدث أكثر إشراقاً في مواجهة روتينك اليومي المعتاد، كلما احتجت وقتاً أطول لاستعادة إيقاع عملك الطبيعي.

قم بضبط إيقاعك الشهري والأسبوعي واليومي وستحصل على النظام اللازم في عملك وعلى أكبر قدر من المرونة اللازمة في اتخاذ القرارات. لقد حان الوقت لتعرف ما هو الإيقاع والإيقاع المناسب لك شخصيًا.