برنامج مراقبة الموظفين في بنسلفانيا: أفضل الممارسات للصناعات الخاضعة للتنظيم

قد تدير بنكًا في بيتسبرغ أو مستشفى في هاريسبرغ. أو ربما تتعامل شركة التأمين الخاصة بك في فيلادلفيا مع آلاف سجلات العملاء الحساسة يوميًا. في جميع هذه الحالات، يطّلع موظفوك على بيانات حساسة، قد تؤدي، في حال إساءة استخدامها عمدًا أو عن غير قصد، إلى عواقب قانونية ومالية وسمعية وخيمة.

في جميع أنحاء ولاية بنسلفانيا، تخضع المؤسسات العاملة في مجالات الخدمات المصرفية والمالية والتأمين والرعاية الصحية لمتطلبات أمنية وامتثال صارمة. ويُعد برنامج مراقبة الموظفين عنصرًا أساسيًا لتلبية هذه المتطلبات وإدارة المخاطر وتعزيز الأمن.

ولكن كيف يُمكن تطبيقه بشكل صحيح في بنسلفانيا؟ دعونا نستكشف هذا الموضوع في مقال اليوم.

يُعد فهم لوائح الخصوصية الحكومية والمحلية أمرًا بالغ الأهمية لتطبيق مراقبة الموظفين في أي قطاع؛ إلا أنه في القطاعات الخاضعة للتنظيم، يكون الأمر أشد أهمية. تساعد برامج مراقبة الموظفين على ضمان حماية بيانات العملاء أو المرضى ومعالجتها بشكل صحيح. وفي هذه العملية، تجمع هذه البرامج كميات هائلة من البيانات حول نشاط الموظفين، وقد تلتقط أيضًا، عن غير قصد، بيانات حساسة خاصة بالعملاء أو المرضى. لذلك، عند تطبيق برامج التتبع في القطاعات الخاضعة للتنظيم في بنسلفانيا، يجب مراعاة ما يلي:

1. ما مدى مساهمته في حماية بيانات العملاء الحساسة؟

2. هل يتوافق مع اللوائح الخاصة بالصناعة؟

3. هل يدعم حقوق الموظفين فيما يتعلق بالبيانات التي يتم جمعها عنهم؟

للإجابة على هذه الأسئلة، لا بد من معرفة المشهد القانوني في ولاية بنسلفانيا. لنبدأ باللوائح الخاصة بكل قطاع.

في مجال الرعاية الصحية، يجب على أصحاب العمل الامتثال لقانون نقل ومساءلة التأمين الصحي (HIPAA). ويطالب هذا القانون بأقصى حماية للمعلومات الصحية المحمية (PHI)، وهي معلومات صحية يمكن التعرف على هوية الشخص من خلالها، مثل السجلات الطبية، ونتائج الفحوصات، ومعلومات التأمين، أو أي بيانات تتعلق بالصحة البدنية أو العقلية للشخص، أو الرعاية الصحية المقدمة، أو مدفوعات الرعاية الصحية.

ويحظر قانون ولاية بنسلفانيا أيضًا الكشف عن المعلومات المتعلقة بفيروس نقص المناعة البشرية وسجلات الصحة العقلية أو علاج تعاطي المخدرات دون موافقة كتابية.

يعمل برنامج مراقبة الموظفين، عند تنفيذه بشكل صحيح، كحارس يقظ، مما يساعدك على اكتشاف ومنع الخروقات المحتملة لهذه البيانات الحساسة.

يجب على الشركات العاملة في القطاع المالي الامتثال لقانون غرام-ليتش-بليلي (GLBA). فهو يفرض حماية المعلومات الشخصية غير العامة (NPI) للمستهلك. المعلومات الشخصية غير العامة هي أي معلومات:

1. يقدم العميل طلب الحصول على منتج أو خدمة مالية (الاسم، العنوان، الدخل، الخ.)

2. النتائج من أي معاملة تم إجراؤها للعميل (أرقام الحساب، الدفع، السجل، الرصيد، إلخ.)

3. تحصل الشركة المالية على معلومات من العميل لتقديم خدمة أو منتج (سجلات المحكمة، تقارير المستهلكين، وما إلى ذلك)

يعد مراقبة الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لتحديد التهديدات الأمنية في وقت مبكر ومعالجتها.

في مجال التأمين، يتطلب قانون أمن بيانات التأمين في ولاية بنسلفانيا (PIDSA)، والذي دخل حيز التنفيذ في ديسمبر 2023، ضمانات قوية للمعلومات غير العامة، والاستجابة للحوادث، وتدريب الموظفين فيما يتعلق بالأمن السيبراني والمراقبة.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

بينما يُقيّد قانون التنصت على المكالمات تسجيل الصوت، فإنه لا يحظر عمومًا المراقبة بالفيديو طالما لم يُسجّل أي صوت. تُحظر المراقبة بالفيديو في دورات المياه وغرف تبديل الملابس وغيرها من الأماكن التي يُتوقع فيها من الموظفين الحفاظ على خصوصيتهم.

قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية الفيدرالي (ECPA) مشابه لقانون التنصت. فهو يحظر على أصحاب العمل اعتراض الاتصالات الإلكترونية دون موافقة، ولكنه ينص على استثناءات عند مراقبة الأنظمة المملوكة لأصحاب العمل، وخاصةً لأسباب تجارية مشروعة.

بموجب قانون ولاية بنسلفانيا، لا يلتزم أصحاب العمل بإبلاغ الموظفين بشأن المراقبة، باستثناء مراقبة الاتصالات.

كانت هذه مجرد لمحة موجزة عن لوائح ولاية بنسلفانيا. ننصح باستشارة خبير قانوني قبل تطبيق نظام مراقبة الموظفين.

ولكن لماذا نحتاج إلى مراقبة الموظفين في قطاعات مثل التمويل والتأمين والرعاية الصحية في المقام الأول؟

تخيل حجم البيانات التي يتعاملون معها يوميًا. أرقام الضمان الاجتماعي، وأرصدة الحسابات، والسيرة الطبية، والمعرّفات الشخصية، والعديد من البيانات القيّمة الأخرى. كما ذكرنا في القسم السابق، هذه البيانات محمية بالقانون، مما يُلزم المؤسسات التي تتعامل معها. يمكن أن يُساعد برنامج مراقبة الموظفين في:

1. ضمان الامتثال المستمر للوائح وإنشاء مسار تدقيق.

2. كشف الوصول غير المصرح به إلى البيانات الحساسة، أو عمليات نقل البيانات غير المعتادة، أو أي نشاط مشبوه آخر قد يشير إلى تسرب محتمل للبيانات.

3. معالجة التهديدات الداخلية والخارجية.

4. تأكد من معالجة البيانات وفقًا للبروتوكولات المعمول بها.

قد يكون تطبيق مراقبة الموظفين عملية معقدة ومربكة، خاصةً في القطاعات الخاضعة للتنظيم، حيث قد تكون الأخطاء مكلفة. إليك سبع ممارسات فعّالة مصممة خصيصًا لقادة الأعمال في بنسلفانيا.

ما هي البيانات التي تحتفظ بها مؤسستك؟ من يملك حق الوصول إليها؟ أين تكمن نقاط الضعف؟

قبل شراء أي برنامج، قيّم مخاطرك. تختلف احتياجات البنك الذي يتولى التحويلات البنكية عن احتياجات العيادة التي تستقبل المرضى.

ليست كل برامج المراقبة مناسبة للقطاعات الخاضعة للتنظيم. يجب أن ينص البرنامج الذي تختاره بوضوح على توافقه مع قانون HIPAA أو أي لوائح أخرى سارية في قطاعك. ابحث عن ميزات مثل:

1. مسارات التدقيق المشفرة (يتطلب قانون HIPAA الاحتفاظ بها لمدة 6 سنوات)

2. تسجيل الوصول القائم على الدور

3. التكامل مع أنظمة DLP و SIEM

4. تنبيهات بشأن السلوك المشبوه (على سبيل المثال، الوصول خارج ساعات العمل، التنزيلات المجمعة)

قد تؤدي المراقبة المفاجئة إلى نتائج عكسية. بدلًا من ذلك، كن صريحًا. ضع سياسة واضحة ومكتوبة تُحدد بوضوح ما سيتم مراقبته، وأسباب ضرورته، وكيفية استخدام البيانات المُجمعة وتأمينها. اعقد اجتماعًا موجزًا. اشرح أن المراقبة لا تُستخدم للقبض على الأشخاص، بل لحماية العملاء والوفاء بالالتزامات القانونية.

على الرغم من أنه في ولاية بنسلفانيا، لا يلزم عمومًا الحصول على موافقة للمراقبة البصرية أو بواسطة الكمبيوتر في مكان العمل، فإن الشفافية تقلل من المقاومة وتعزز التعاون.

ليس من الضروري تسجيل كل ضغطة مفتاح. حدد أهدافًا واضحة لبرنامج المراقبة الخاص بك. هل هو منع تسريب البيانات؟ أم لضمان الالتزام ببروتوكولات أمان محددة؟ حدّد أنشطة المراقبة الخاصة بك بما هو ضروري تمامًا لتحقيق هذه الأهداف.

التركيز على الأنظمة عالية المخاطر: قواعد بيانات المرضى، والمنصات المالية، وأدوات معالجة المطالبات. راقب أداءك بناءً على دورك وحساسية البيانات. لا يحتاج موظف الاستقبال إلى نفس الإشراف الذي يحتاجه خبير تسوية المطالبات.

السجلات التي تجمعها حساسة. قد تحتوي على معلومات شخصية لموظفيك وبيانات عملاء تم التقاطها عن غير قصد.

تعامل مع البيانات التي يجمعها برنامج المراقبة الخاص بك بنفس مستوى الأمان الذي تطبقه على معلومات عملائك الحساسة. إذا اخترق أحدهم نظام المراقبة الخاص بك، فقد يتمكن من رؤية كل شيء. لذا، أمّنه، وشَفِّره، واحصر الوصول إليه على عدد محدود من الموظفين، وتحقق من هوية من يطلع على السجلات.

ينبغي على المديرين فهم وظيفة البرنامج، وسياسات المراقبة الخاصة بالشركة، وممارسات الأمن الأوسع، وأهمية الامتثال للأنظمة. وينبغي للموظفين معرفة مسؤولياتهم. وعلى المديرين التنفيذيين أن يكونوا قدوة حسنة في السلوك الأخلاقي - دون استثناءات.

تتغير اللوائح، ويحدث دوران للموظفين، وتتطور التكنولوجيا. راجع سياسة المراقبة الخاصة بك مرة واحدة على الأقل سنويًا. ومن الممارسات الجيدة أيضًا إجراء عمليات تدقيق تجريبية واختبار خطة الاستجابة للحوادث.

باختصار، إن مراقبة الموظفين في المناطق الخاضعة للتنظيم تتعلق بالمسؤولية.

إذا كانت شركتك تعمل في مجال الرعاية الصحية أو التأمين أو التمويل في بنسلفانيا، فإنها تتعامل مع بعضٍ من أكثر المعلومات حساسيةً لدى الناس. يعتمد عليك عملاؤك ومرضاك وزبائنك لحمايتها.

عند تطبيقها بعناية، تُعدّ برامج المراقبة بمثابة درع، ووسيلة لاكتشاف الأخطاء قبل أن تتحول إلى خروقات، ووسيلة لإثبات الامتثال عند حلول موعد التدقيق.

الهدف النهائي من المراقبة ليس تعزيز مناخ الشك، بل خلق بيئة آمنة ومتوافقة تحمي مؤسستك وعملائك وسمعتك.