برامج مراقبة الموظفين في نورث كارولينا الشمالية: رؤى للشركات الصغيرة والمتوسطة

تواجه الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم في ولاية كارولينا الشمالية ضغوط الأمن الرقمي والحفاظ على الإنتاجية الآن أكثر من أي وقت مضى، حيث يعتمد اقتصاد الولاية بشكل متزايد على التكنولوجيا والعمل عن بُعد. كيف يمكن للشركات أن تضمن سلامة بياناتها السرية وقيام موظفيها بأفضل ما لديهم؟

تتناول هذه المقالة التحديات المميزة التي تواجهها الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMBs) في ولاية كارولينا الشمالية - بدءًا من خصوصيات السوق المحلية إلى نقاط الضعف الأمنية الداخلية الشائعة جدًا. سنكشف بعد ذلك كيف تقدم أحدث برامج مراقبة الموظفين حلولاً عملية تساعدك على منع تسرب البيانات، وتتبع وقت العمل بدقة، وبناء مستقبل أكثر أماناً وإنتاجية لأعمالك.

إن أساس اقتصاد ولاية كارولينا الشمالية هو شركاتها الصغيرة والمتوسطة الحجم - 99.6% من جميع الشركات في الولاية هي شركات صغيرة ومتوسطة الحجم. توظف هذه الشركات 45.3% من جميع موظفي الولاية، أو 1.7 مليون شخص. ومن بين قطاعات الأعمال الرئيسية في ولاية كارولينا الشمالية:

1. الرعاية الصحية: تتعامل المستشفيات الكبيرة والعيادات المتخصصة مع الكثير من بيانات المرضى الحساسة، مما يجعلها هدفًا دائمًا لتسريب البيانات.

2. الخدمات المهنية والعلمية والتقنية, بما في ذلك الشركات القانونية والوكالات الاستشارية والشركات التكنولوجية الناشئة، تتعامل مع كميات هائلة من معلومات العملاء السرية والملكية الفكرية.

3. التصنيع: شركات التصنيع معرضة بشكل خاص للتجسس الصناعي وسرقة التصاميم أو الملكية الفكرية.

4. الخدمات المالية، بما في ذلك الأعمال المصرفية والاستثمار والتأمين، هي أهداف رئيسية للاحتيال المالي واختراق البيانات.

إن التحول المستمر نحو نماذج العمل عن بُعد ونماذج العمل المختلطة يجعل حماية البيانات السرية والحفاظ على الإنتاجية أكثر تعقيدًا. احتلت نورث كارولينا الشمالية المرتبة الحادية عشرة بين الولايات ومقاطعة كولومبيا في العمل عن بُعد في عام 2023، حيث يعمل 16.1% من قوتها العاملة من المنزل بشكل أساسي. تُعد مناطق المترو الرئيسية مثل رالي-كاري (24.5% من العاملين عن بُعد) وشارلوت-كونكورد-غاستونيا (21.5% من العاملين عن بُعد) مراكز خاصة لهذا الاتجاه. يوفر العمل عن بُعد مرونة لا شك فيها وتوفيراً في التكاليف؛ ومع ذلك، فإنه يوسع أيضاً المحيط الرقمي للشركة ويجعلها أكثر عرضة للاختراقات الأمنية.

يمكن أن تتخذ الأخطار الأمنية أشكالاً مختلفة ولكن يمكن تقسيمها تقريبًا إلى فئتين رئيسيتين: المخاطر الأمنية التي يحركها الموظفون والخارجية.

يمكن أن تكون عمليات تسريب البيانات التي يقودها الموظفون مقصودة أو عرضية وتتسبب في ما يصل إلى 88% من جميع حالات اختراق البيانات. تحدث عمليات تسريب البيانات العرضية بسبب الإهمال البشري أو عدم اتباع بروتوكولات الأمان. على سبيل المثال، قد يرسل الموظفون بيانات مهمة إلى المستلم الخطأ عن طريق الخطأ، أو يتركون أجهزة العمل الخاصة بهم غير آمنة، أو يقعون ضحية لعمليات احتيال الهندسة الاجتماعية.

السرقة المتعمدة للبيانات هي حالة نادرة الحدوث، ولكن لها عواقب وخيمة. فقد يتعمد الموظفون الساخطون، أو أولئك الذين يسعون إلى تحقيق مكاسب شخصية، أو الأفراد الذين يتم تجنيدهم من قبل المنافسين تسريب قوائم العملاء أو الأسرار التجارية أو السجلات المالية أو غيرها من البيانات المسجلة الملكية.

أخيرًا، قد يحصل الموظفون على وصول غير مصرح به إلى البيانات أو الأنظمة التي لا يُفترض بهم الوصول إليها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إساءة استخدام البيانات أو خلق فرص لمزيد من الانتهاكات.

بالإضافة إلى تسرب البيانات التي يحركها الموظفون، هناك أيضًا تهديدات خارجية. على سبيل المثال، لا تزال هجمات التصيد الاحتيالي هي الجريمة الأولى التي يتم الإبلاغ عنها في ولاية كارولينا الشمالية، وغالباً ما تستهدف الموظفين للوصول إلى بيانات الاعتماد أو الأنظمة. كما أن برمجيات الفدية الخبيثة تشكل تهديداً كبيراً. فنقرة واحدة على رابط خاطئ أو فتح مرفق مصاب - فتصبح المؤسسة محجوبة عن الأنظمة الحيوية ومشلولة. وأخيراً، هناك عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني للأعمال. وهي عبارة عن مخططات هندسة اجتماعية متطورة عندما ينتحل المخادع في كثير من الأحيان شخصية مدير تنفيذي أو شريك للشركة أو بائع موثوق به ويخدع الموظف لدفعه إلى إجراء مدفوعات احتيالية أو مشاركة معلومات حساسة.

التهديدات الأمنية ليست سوى جزء من مشكلة الشركات الصغيرة والمتوسطة في ولاية كارولينا الشمالية. يتعين على الشركات التعامل مع مشكلات الإنتاجية التي قد تزداد في بيئة العمل عن بُعد. هناك عدم دقة في ضبط الوقت أو حتى سرقة الوقت عندما يبالغ الموظفون في ساعات العمل أو يقومون بأشياء شخصية خلال وقت عملهم المدفوع الأجر. لا يؤدي النشاط المفرط غير المرتبط بالعمل وتثبيت البرامج غير المصرح به إلى تقويض الإنتاجية فحسب، بل قد يتسبب أيضاً في حدوث خرق أمني. فقد يعرّض الموظف الشركة عن طريق الخطأ مواقع ويب ضارة أو يصيب الجهاز ببرمجيات خبيثة أو ينتهك اتفاقيات الترخيص.

في عام 2023، أبلغت الشركات والأفراد في ولاية كارولينا الشمالية عن خسائر مالية مذهلة بلغت 234 مليون دولار بسبب الجرائم الإلكترونية، مما يجعل الولاية في المرتبة 13 على مستوى البلاد من حيث إجمالي الخسائر، مع تقديم 12,282 شكوى. تثبت هذه الأرقام أنه يجب على الشركات اتخاذ تدابير استباقية لحماية البيانات الحساسة من التهديدات الداخلية والخارجية.

إن الأمن السيبراني والإنتاجية مشكلتان معقدتان تتطلبان نهجًا مدروسًا لحلها. إحدى الأدوات التي ستساعد بالتأكيد في حل المشكلتين هي برمجيات مراقبة الموظفين، وعلى وجه الخصوص، بنوعيها: منع فقدان البيانات (DLP) ومراقبة النشاط.

برمجيات منع فقدان البيانات (DLP)

صُمم برنامج DLP في جوهره لمنع البيانات الحساسة من الخروج عن سيطرة مؤسستك، سواء عن طريق الخطأ أو عن قصد. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة في ولاية كارولينا الشمالية التي تتعامل مع معلومات العملاء أو الملكية الفكرية أو البيانات المالية، فإن DLP هو طبقة دفاعية أساسية.

يمكن لبرنامج DLP

1. تتبع كيفية نقل الملفات وحظر النسخ غير المصرح به إلى محركات أقراص USB أو التخزين السحابي أو تطبيقات المراسلة أو محركات الأقراص الصلبة الخارجية.
2. افحص رسائل البريد الإلكتروني الصادرة وتحميلات الويب والمستندات وغيرها بحثًا عن معلومات حساسة، مثل معلومات التعريف الشخصية (PII) أو المعلومات الصحية المحمية (PHI) أو بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI). إذا تم اكتشاف هذه المعلومات، يمكن للبرنامج إرسال تنبيه أو حظر العملية.
3. منع الموظفين من التقاط لقطات الشاشة أو تسجيل الشاشات.
4. إنشاء خط أساس لسلوك الموظف العادي وتحديد الانحرافات التي قد تشير إلى محاولة سرقة البيانات أو انتهاك السياسة.
5. استخراج النصوص من الصور ولقطات الشاشة وتحليلها، مما يضمن عدم تسريب البيانات الحساسة من خلال وسائل غير نصية.

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لبرمجة البرمجة اللغوية الموزعة في فرصة منع تسرب البيانات قبل حدوثها، وبالتالي تقليل الأضرار المالية والسمعة. إلى جانب ذلك، تساعد برمجيات البرمجة اللغوية الموزعة على تلبية المتطلبات التنظيمية المتعلقة بحماية البيانات (على سبيل المثال، قانون HIPAA للرعاية الصحية، وقانون غرام-ليتش-بليلي للخدمات المالية).

برنامج مراقبة النشاط

بينما تركز برمجيات DLP بشكل أساسي على تتبع المعلومات الحساسة ووصول الموظفين إلى هذه البيانات، فإن [0] برمجيات مراقبة النشاط تغطي النطاق الأوسع لسلوك الموظفين. لذلك، يمكن استخدامه ليس فقط للأمان ولكن أيضًا لتتبع الإنتاجية ووقت العمل.

الميزات الرئيسية للأمان والإنتاجية:

1. تتبع المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها والتطبيقات المستخدمة خلال يوم العمل.
2. تسجيل بداية يوم العمل ونهايته، وتحديد وقت الخمول والوقت النشط، وساعات العمل الفعلية.
3. مراقبة البريد الإلكتروني والاتصالات على الأجهزة المملوكة للشركة.
4. إنشاء تقارير مفصلة عن نشاط الموظفين، وتحديد الاتجاهات وأوقات ذروة الإنتاجية ومجالات التحسين.
5. التقاط لقطات شاشة دورية أو تسجيل الشاشة.
6. التعرف على الوجه للتحكم في من يدخل إلى الجهاز.
7. يمكن لحلول المراقبة المتقدمة للموظفين أيضاً تسجيل الفيديو والصوت من كاميرا الويب، والتقاط المكالمات، وإدارة المهام، ومعرفة مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون فيها، وغير ذلك الكثير.

برنامج مراقبة الموظفين مثالي لتحسين الإنتاجية. فهو يساعد على تحديد الأنشطة التي تهدر الوقت والتركيز على مهام العمل المطروحة. إلى جانب ذلك، فإنه يضمن دقة الفواتير وكشوف المرتبات بناءً على ساعات العمل الفعلية.

يمكن لبرامج مراقبة النشاط أن تكمل بعض وظائف DLP. على الرغم من أنه لا يتتبع عادةً عمليات الملفات، إلا أن سجلاته الشاملة لنشاط الموظفين يمكن أن توفر الأدلة اللازمة في حالات التحقيقات الداخلية.

أخيرًا، تعزز مراقبة النشاط ثقافة يكون فيها الموظفون على دراية بمخرجات عملهم ومسؤولين عن وقتهم.

التغذية الراجعة البناءة هي طريق ذو اتجاهين. عندما تقوم بإعطاء تقييمك، أعط الموظف كلمة لشرح رؤيته للموقف. يمكنك أن تحثه بطرح أسئلة مفتوحة، مثل "ما هي أفكارك حول نتائجك" أو "ما الذي تعتقد أنه قد يكون ساهم في هذا التراجع في الأداء؟ ستشجع هذه الأسئلة الموظف على التفكير في عمله ومشاركة المشاكل التي قد يكون يعاني منها. في كثير من الأحيان، سيكون لديهم سياق قيّم قد لا تكون على دراية به، أو حتى يقترحون حلولاً بأنفسهم. استمع بنشاط ودوّن ملاحظاتهم وملاحظاتهم.

وبغض النظر عن نوع برنامج المراقبة الذي تختاره الشركة، فإن تطبيقه سيتطلب أكثر من مجرد تطبيقه على أجهزة الكمبيوتر المكتبية. إن فهم المشهد القانوني - لوائح الخصوصية والعمل الفيدرالية والخاصة بالولاية - أمر بالغ الأهمية قبل استخدام أي مراقبة.

يسمح القانون الفيدرالي قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) بشكل عام لأصحاب العمل بمراقبة الاتصالات على الأنظمة المملوكة للشركة لأسباب تجارية مشروعة. قد تضيف كل ولاية على حدة المزيد من المتطلبات، لكن ولاية كارولينا الشمالية لا تفرض تفويضات فريدة صارمة للغاية. ومع ذلك، هذا لا يعني أن الشركة لا ينبغي أن تنظر فيها بعناية لضمان الامتثال.

أولاً، الموافقة الصريحة للموظف على المراقبة، على الرغم من أنها ليست مطلوبة بشكل صريح دائماً، إلا أنه لا يزال من المستحسن للغاية، خاصة عند مراقبة الاتصالات. ويتم ذلك عادةً من خلال سياسة مراقبة واضحة وشاملة للموظفين يتم التوقيع عليها عند التعيين أو عند إدخال تدابير مراقبة جديدة.

قد تكون المراقبة السرية غير قانونية لبعض أنواع المراقبة. على سبيل المثال، يحظر قانون المراقبة السرية في ولاية كارولينا الشمالية تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) دون موافقة، على الرغم من وجود استثناءات لمركبات الأسطول. حتى لو لم يكن استخدام نوع معين من المراقبة غير قانوني صراحةً لاستخدامه سراً، فإن الافتقار إلى الشفافية يمكن أن يضر بمعنويات الموظفين بشدة ويؤدي إلى انعدام الثقة أو النزاعات القانونية على أساس "التوقع المعقول للخصوصية".

يجب ألا يراقب أصحاب العمل في ولاية كارولينا الشمالية الموظفين في المناطق الخاصة مثل دورات المياه أو غرف تغيير الملابس أو غرف الاستراحة، حيث إن هذا محظور عالميًا تقريبًا ويعتبر انتهاكًا شديدًا للخصوصية. وبالمثل، فإن مراقبة الأجهزة الشخصية للموظف (على سبيل المثال، هاتفه الخاص أو الكمبيوتر المحمول المستخدم في مهام العمل العرضية) أو تتبع موقعه خارج ساعات العمل دون موافقة صريحة ومحددة من المرجح أن ينتهك توقعات الخصوصية ويمكن أن يؤدي إلى تداعيات قانونية. ومع ذلك، ليس لدى الموظف أي توقعات معقولة للخصوصية أثناء استخدام الأجهزة أو الشبكات أو حسابات البريد الإلكتروني المملوكة للشركة لأغراض تتعلق بالعمل.

بصرف النظر عن المتطلبات القانونية، يجب على الشركات النظر في الجانب الأخلاقي لتنفيذ مراقبة الموظفين. وهذا في حد ذاته موضوع واسع، وقد تناولناه بالتفصيل في هذه المقالة .

تتطلب الطبيعة الفريدة لاقتصاد ولاية كارولينا الشمالية، والاتجاه المتزايد للعمل عن بُعد والعمل المختلط، ونتيجة لذلك، زيادة المخاطر الأمنية والطلب على الإنتاجية اتباع نهج استباقي. هذا النهج هو برنامج مراقبة الموظفين.

عند تنفيذه بشكل مدروس، يصبح تتبع الموظفين أكثر من مجرد أداة مراقبة. فهو يتحول إلى أحد الأصول الاستراتيجية، مما يمكّن الشركات في ولاية كارولينا الشمالية من بناء مستقبل أكثر أمانًا وإنتاجية ونجاحًا في نهاية المطاف.