دليل أرباب العمل في نيويورك لتطبيق برامج مراقبة الموظفين

يجب أن تكون دراسة المتطلبات القانونية هي الخطوة الأولى لأي صاحب عمل في نيويورك يتطلع إلى تطبيق أو يستخدم حاليًا برنامج مراقبة الموظفين تهدف القوانين الفيدرالية وقوانين الولايات إلى حماية حقوق الموظفين (بما في ذلك الحق في الخصوصية). وقد تفرض قيودًا كبيرة على ممارسات المراقبة التي قد تستخدمها الشركات.

القوانين الفيدرالية

على المستوى الفيدرالي، فإن التشريع البارز هو قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) لعام 1986. وبموجب هذا القانون، يُحظر الاعتراض المتعمد للاتصالات السلكية والشفوية والإلكترونية. ومع ذلك، هناك استثناءان لأرباب العمل:

• يمكنهم مراقبة الاتصالات إذا كانت لديهم مصلحة تجارية مشروعة (استثناء الغرض التجاري).

• يُسمح لأصحاب العمل بالتتبع إذا وافق طرف واحد على الأقل من أطراف الاتصال (استثناء الموافقة). من الناحية المثالية، يجب أن تكون هذه الموافقة صريحة. على الرغم من أن المحاكم غالبًا ما تفسر استخدام الموظف للأجهزة التي توفرها الشركة بعد الإشعار بالمراقبة على أنه موافقة ضمنية، إلا أن الإذن الصريح هو دائمًا نهج أكثر أمانًا.

يمكن لأصحاب العمل تتبع الأجهزة والأنظمة المملوكة للشركة فقط. إذا أرادوا تتبع الاتصالات أو الأجهزة الشخصية، فلا يمكنهم القيام بذلك إلا بموافقة صريحة أو في حالة الاستثناءات النادرة.

قانون الاتصالات المخزنة (SCA) هو جزء من قانون حماية خصوصية البيانات الإلكترونية ECPA الذي ينظم وصول صاحب العمل إلى الاتصالات الإلكترونية المخزنة. ومن أمثلة هذه الاتصالات رسائل البريد الإلكتروني أو تسجيلات المكالمات المتعلقة بالعمل المحفوظة على خوادم الشركة. بشكل عام، يمكن لأصحاب العمل الوصول إلى الاتصالات المخزنة على أنظمتهم. ومع ذلك، فإن الوصول إلى الحسابات الشخصية للموظف (مثل بريد Gmail الخاص) يتطلب موافقة الموظف أو أساساً قانونياً مثل أمر قضائي.

قوانين ولاية نيويورك

لدى نيويورك العديد من اللوائح البارزة التي تكمل القانون الفيدرالي. أولها قانون المراقبة الإلكترونية (قانون الحقوق المدنية القسم 52-ج)، والذي دخل حيز التنفيذ في 7 مايو 2022. وهو ينطبق على جميع أصحاب العمل الخاص في المنطقة، بغض النظر عن حجمهم، الذين يراقبون الاتصالات الإلكترونية للموظفين.

وفقًا لقانون المراقبة الإلكترونية، يجب على المنظمات تقديم إشعار خطي للموظفين عند التعيين وسنويًا بعد ذلك، لإبلاغهم بأن اتصالاتهم قد تكون مراقبة. يجب على الموظفين الإقرار باستلام هذا الإشعار كتابيًا أو إلكترونيًا. إلى جانب ذلك، يجب على أصحاب العمل نشر هذه الإشعارات في أماكن واضحة حيث يمكن لجميع الموظفين رؤيتها (ملصقات مادية أو إشعارات إلكترونية على شاشات تسجيل الدخول أو الشبكات الداخلية).

اللائحة التنظيمية الحاسمة التالية هي قانون خصوصية الموظفين في نيويورك، الذي يسري اعتبارًا من 12 مارس 2024. وبموجبه، يجب على أصحاب العمل عدم طلب أو مطالبة الموظفين أو المتقدمين للوظائف بالكشف عن أسماء المستخدمين أو كلمات المرور أو غيرها من معلومات التوثيق للحسابات الشخصية (مثل وسائل التواصل الاجتماعي). كما يجب على أصحاب العمل عدم مطالبة الموظفين بتسجيل الدخول إلى حساباتهم في حضور صاحب العمل.

بالإضافة إلى هذه اللوائح القائمة بالفعل، يمكن للتشريعات المقترحة أن تزيد من تغيير ممارسات المراقبة. في عام 2023، اقترح مجلس الشيوخ في ولاية نيويورك مشروع القانون رقم 7623 الذي من شأنه أن يقيد أصحاب العمل من استخدام أدوات اتخاذ القرار الآلية بالكامل. لن يتمكن أرباب العمل من استخدام هذه الأدوات لفحص المرشحين أو اتخاذ قرارات أخرى تؤثر على جداول العمل والتعويضات والإجراءات التأديبية وتقييمات الأداء وشروط التوظيف الأخرى. في ضوء التطور السريع للذكاء الاصطناعي ومخرجاته المتحيزة المحتملة، فإن مثل هذه اللوائح معقولة. بالإضافة إلى ذلك، يقترح مشروع قانون مجلس الشيوخ رقم 7623 مزيدًا من القيود على مراقبة مكان العمل، مثل استخدام أقل الأساليب تدخلاً، وتقليل جمع البيانات إلى الحد الأدنى، والتناسب، والإشعار المفصل حول البيانات التي يتم جمعها وكيفية جمعها ومتى ولأي غرض.

إن تنفيذ برنامج مراقبة الموظفين بفعالية يتجاوز مجرد الامتثال للوائح الخصوصية ذات الصلة. يجب على أصحاب العمل أيضًا التفكير في الجانب الأخلاقي للمسألة والتأثيرات المحتملة للمراقبة على معنويات الموظفين وتحفيزهم. إذا قمنا بالجمع بين المتطلبات القانونية والاعتبارات الأخلاقية، يمكننا سرد أفضل الممارسات التالية لتنفيذ برمجيات المراقبة:

• كن شفافًا: كن صريحًا مع موظفيك بشأن وجود المراقبة وطبيعتها والغرض منها. احصل على موافقة الموظفين على التتبع، خاصةً إذا كنت تتعقب اتصالاتهم.
• قصر المراقبة على أغراض العمل المشروعة: راقب فقط الأنشطة المتعلقة مباشرة بأهداف عملك المعلنة، مثل تقييم الأداء أو حماية الأسرار التجارية. تجنب مراقبة الاتصالات الشخصية للموظفين أو المجالات التي يكون لدى الموظفين فيها توقع معقول للخصوصية.
• تقليل جمع البيانات: اجمع البيانات الضرورية فقط لتحقيق هدف المراقبة الخاص بك. كلما قلّت البيانات الحساسة التي تجمعها، انخفضت مخاطر إساءة الاستخدام أو خرق البيانات. احذف البيانات التي لم تعد تخدم الغرض منها.
• لا تراقب أبدًا حسابات الموظفين الخاصة على وسائل التواصل الاجتماعي أو تطلب منهم تقديم أسماء المستخدمين أو كلمات المرور الخاصة بحساباتهم الخاصة.
• اطلب المشورة القانونية المتخصصة: قد يكون المجال القانوني صعباً ومتغيراً. هذه المقالة عبارة عن نظرة عامة وقد لا تكشف عن جميع تعقيدات لوائح نيويورك والظروف الفريدة لعملك. عندما تكون في شك، استشر محامٍ متخصص في قانون العمل في نيويورك للتأكد من أن خطط المراقبة والسياسات وأساليب التنفيذ الخاصة بك متوافقة تمامًا.
• وضع سياسة شاملة لمراقبة الموظفين: يجب أن تغطي هذه السياسة نطاق البيانات التي يتم جمعها، وشروط تخزينها واستخدامها، وممارسات المراقبة. يجب أن تكون السياسة متاحة بسهولة لجميع الموظفين.
• مراجعة السياسة وتحديثها بانتظام: تتغير التكنولوجيا بسرعة، وكذلك القوانين وأفضل الممارسات. قم بمراجعة سياسة وممارسات المراقبة الخاصة بك بشكل دوري للتأكد من أنها لا تزال متوافقة مع القوانين الفيدرالية وقوانين ولاية نيويورك الحالية ولا تزال تخدم الغرض المقصود منها بشكل فعال وأخلاقي.
• ضمان الاتساق وعدم التمييز.

تُعد سياسة مراقبة الموظفين الواضحة والشاملة والمصاغة جيدًا جزءًا ضروريًا من مراقبة الموظفين. فهي تجعل ممارسات التتبع واضحة للموظفين وصاحب العمل وتقلل من المزالق القانونية والأخلاقية المحتملة. وينبغي أن تتضمن المكونات الرئيسية التالية:

• بيان واضح لغرض الرصد
• نطاق المراقبة: ما هي الأنشطة والاتصالات التي يتم تتبعها
• الأساليب المستخدمة للمراقبة (المراقبة بالفيديو، وسجلات الشبكة، وبرامج المراقبة، إلخ)
• وصف لكيفية استخدام البيانات التي تم جمعها، ومدة تخزينها، ومن يمكنه الوصول إليها
• بيان واضح بأنه يجب ألا يتوقع الموظفون الخصوصية عند استخدام الأجهزة والشبكات والأنظمة المملوكة للشركة، بغض النظر عما إذا كان الاستخدام متعلقًا بالعمل أو شخصيًا
• الامتثال للقانون
• عواقب انتهاك السياسة
• قسم يوقع فيه الموظفون أو يؤكدون فيه إلكترونيًا أنهم تلقوا السياسة وقرأوها وفهموها.

عند اكتمال المسودة الأولى من السياسة، اطلب من مستشار قانوني متمرس في قانون العمل في نيويورك مراجعتها. وبهذه الطريقة، سوف تتأكد من أنها تتوافق مع اللوائح الحالية للولاية واللوائح الفيدرالية.

عند اكتمال السياسة، قم بتوزيعها على الموظفين. اجمع إقرارات خطية أو إلكترونية بقبولها من جميع الموظفين، لا سيما الموظفين الجدد أثناء التعيين. احتفظ بسجلات لهذه الإقرارات.

يجب أن تكون السياسة متاحة دائمًا لجميع الموظفين. على سبيل المثال، يمكنك وضعها في دليل الموظف، أو في الشبكة الداخلية للشركة، أو في المنطقة المشتركة.

لا تنسَ مراجعة السياسة وتحديثها بانتظام بعد تطور التكنولوجيا والمشهد القانوني.

يتطلب تنفيذ مراقبة الموظفين في نيويورك دراسة متأنية للوائح الفيدرالية ولوائح الولاية الصارمة ووضع سياسة مراقبة شاملة. إن إعطاء الأولوية لأغراض العمل المشروعة، وممارسة تقليل البيانات إلى أدنى حد ممكن، وطلب المشورة القانونية هي خطوات أساسية في إنشاء برنامج مراقبة متوافق وأخلاقي يفيد صاحب العمل والقوى العاملة. إن التنفيذ المسؤول هو المفتاح للاستفادة من تكنولوجيا المراقبة بفعالية مع التمسك بالالتزامات القانونية وتعزيز بيئة عمل تتسم بالثقة.