برنامج مراقبة الموظفين في نيوجيرسي: أمن البيانات والامتثال

ازداد عدد الشركات التي تتتبع موظفيها بشكل ملحوظ في الولايات المتحدة الأمريكية نتيجةً لانتشار العمل عن بُعد والعمل الهجين. وتعكس شركات نيوجيرسي هذا التوجه الوطني، إذ تستخدم أدوات تتبع لتعزيز كفاءة العمل وحماية نفسها من تسريبات البيانات والهجمات الإلكترونية. ولكن كيف يمكن لشركات نيوجيرسي الموازنة بين الحاجة إلى المراقبة ومتطلبات أمن البيانات وخصوصية الموظفين؟

تتناول هذه المقالة هذين الجانبين المحوريين، مقدمةً رؤىً ثاقبةً لشركات نيوجيرسي التي تسعى إلى تطبيق أو تحسين استراتيجيات مراقبة موظفيها. سنستكشف كيف يجب أن يُشكل الأمن السيبراني القوي وحماية البيانات الشخصية أساس أي برنامج مراقبة، ولماذا لا يُعدّ النهج الشامل، الذي يدمج المراقبة مع التحكم في الوصول، مجرد فكرة جيدة، بل ضرورةً للأمن والامتثال الشاملين.

في جوهرها، تتجاوز المراقبة مجرد تتبع الإنتاجية، إذ تشمل أيضًا حماية أصول الشركة وتقليل مخاطر الاختراقات وتسرب البيانات.

تُعدّ مراقبة الموظفين عنصرًا أساسيًا في أي نظام أمني، إذ تحمي البيانات السرية والملكية الفكرية. وهذا ليس مفاجئًا، نظرًا لأن أخطاء الموظفين تُسبب أو تُفاقم 88% من جميع خروقات البيانات. يستطيع برنامج منع تسرب البيانات (DLP) المتخصص اكتشاف الوصول غير المصرح به إلى الملفات، وأنماط الاتصال المشبوهة، أو سلوكيات تسجيل الدخول غير المعتادة قبل أن تتفاقم إلى حوادث خطيرة.

يمكن لبرامج منع تسرب البيانات المتخصصة (DLP) اكتشاف الوصول غير المصرح به إلى الملفات، أو أنماط الاتصال المشبوهة، أو سلوك تسجيل الدخول غير المعتاد قبل أن تتفاقم إلى حوادث كاملة النطاق.

يُعدّ ضبط امتثال مؤسستك للوائح التنظيمية مجالاً آخر يُمكن أن تُساعد فيه مراقبة الموظفين. على سبيل المثال، يجب على مُقدّمي الرعاية الصحية الامتثال لقانون HIPAA، بينما يجب على المؤسسات المالية الامتثال لهيئة FINRA. قد تحتاج بعض شركات نيوجيرسي إلى مراعاة اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إذا كان لديها موظفون مقيمون في أوروبا. تُنشئ المراقبة سجلّ تدقيق وتضمن المساءلة، مما يُسهّل إثبات الامتثال.

يمكن للمديرين استخدام أدوات المراقبة للكشف عن الموظفين المتكاسلين والمثقلين بالأعباء، وإعادة توزيع أعباء العمل، وكشف العوائق، وتحسين سير العمل بشكل عام. الأمر لا يتعلق بالإدارة التفصيلية، بل بالحصول على معلومات موضوعية واتخاذ قرارات أكثر فعالية.

لكن مع هذه المزايا، تأتي التحديات. تتمتع ولاية نيوجيرسي بحماية عمالية قوية؛ بالإضافة إلى ذلك، يزداد وعي الموظفين بحقوقهم في الخصوصية. هذه العوامل تدفع الشركات إلى توخي الحذر الشديد في مجال المراقبة. يجب عليها الموازنة بين مقدار الرقابة اللازمة واحترام خصوصية الموظفين واللوائح القانونية.

مراقبة الموظفين تعني جمع بيانات، غالبًا ما تكون حساسة. حتى لو اقتصرت على البيانات الضرورية فقط، فقد تكون البصمة الرقمية الناتجة هائلة: لقطات شاشة، وسجلات بريد إلكتروني ودردشة، وسجل تصفح ويب، وغيرها. إن الحفاظ على بيانات موظفيك الشخصية وتأمينها مسؤولية جسيمة.

الخطوة الأولى للتعامل المسؤول مع البيانات هي تحديد البيانات التي تحتاج مؤسستك إلى جمعها وسبب جمعها. هذا هو مبدأ تقليل البيانات: جمع البيانات الضرورية فقط لتحقيق أهدافك التجارية المشروعة. هل تحتاج إلى تسجيل كل ضغطة زر، أم يكفي ملخص التطبيقات المستخدمة؟ هل يجب عليك تسجيل سجل تصفح الإنترنت إذا كان هدفك هو تتبع الحضور؟ إن طرح هذه الأسئلة مسبقًا قد يجنب شركتك مشاكل لاحقًا.

عند تحديد نطاق البيانات اللازمة وبدء عملية المراقبة، يصبح أمن المعلومات المُجمعة بالغ الأهمية. يجب حمايتها ليس فقط من الهجمات الخارجية، بل من الوصول غير المصرح به من داخل الشركة أيضًا. وتتمثل الجوانب الرئيسية للحماية فيما يلي:

1. التشفير: يجب تشفير بيانات المراقبة عند نقلها (باستخدام بروتوكولات مثل TLS/SSL) وعند تخزينها على الخوادم (عادةً باستخدام خوارزميات مثل AES-256). تحقق مع مزوّد برنامج مراقبة الموظفين لديك لمعرفة ما إذا كان يشفر البيانات أثناء التخزين والنقل.
2. ضوابط الوصول: من المهم تحديد من يطّلع على البيانات المُجمّعة. يجب أن يتّسم نظام المراقبة لديك بضبط صارم للوصول قائم على الأدوار (RBAC). يتم ذلك عادةً بإنشاء حساب مسؤول وعدة حسابات فرعية، على سبيل المثال، ليتمكن المدراء من رؤية بيانات فرقهم فقط.
3. تخزين آمن: سواء اخترت حلولاً سحابية أو محلية، تأكد من أن بيئة التخزين آمنة. يشمل ذلك مراكز بيانات آمنة، ونسخًا احتياطيًا منتظمًا، وخطة استرداد بيانات واضحة المعالم.
4. إدارة الثغرات الأمنية: لا يوجد برنامج محصن ضد الاختراق. لذلك، يُنصح بإجراء عمليات تدقيق أمنية دورية، واختبارات اختراق، وتحديث أدوات المراقبة بانتظام. تتيح هذه الإجراءات تصحيح الثغرات الأمنية المحتملة قبل استغلالها.

ولاية نيوجيرسي، كغيرها من الولايات، لديها إطارها القانوني الخاص فيما يتعلق بخصوصية الموظفين. وبينما ينبغي دائمًا الحصول على المشورة القانونية من مستشارين قانونيين مؤهلين، سنتناول في هذه المقالة المبادئ العامة.

وفي ولاية نيوجيرسي، كان التركيز التنظيمي الرئيسي في السنوات الأخيرة على تتبع المركبات في مكان العمل، والاتصالات الإلكترونية، ومراقبة الفيديو، والحق الأوسع في خصوصية الموظفين.

إشعار قبل تتبع المركبات (مشروع قانون الجمعية رقم 3950)

اعتبارًا من 18 أبريل 2022، يُلزم أصحاب العمل في ولاية نيوجيرسي بإخطار الموظفين كتابيًا قبل استخدام أي جهاز تتبع إلكتروني أو ميكانيكي في مركبة الموظف. يسري هذا سواءً كانت المركبة مملوكة للشركة أو للموظف.

الاتصالات الإلكترونية والمراقبة

يحظر قانون نيوجيرسي للتنصت على المكالمات الهاتفية ومراقبة الاتصالات الإلكترونية اعتراض اتصالات الموظفين الهاتفية أو الإلكترونية إلا بموافقة أحد الطرفين على الأقل. وعادةً ما يحصل أصحاب العمل على هذه الموافقة من خلال سياسات أو كتيبات خاصة بالموظفين.

على الرغم من أن الموظفين يتوقعون بعض الخصوصية، إلا أنه غالبًا ما يُسمح بالمراقبة إذا تم إخطار الموظفين وكانت المراقبة تخدم غرضًا تجاريًا مشروعًا.

مراقبة الفيديو

يمكن للمؤسسات مراقبة الموظفين في الأماكن العامة، مثل المكاتب. لكن يُمنع منعًا باتًا استخدام كاميرات المراقبة في الأماكن التي يتوقع الموظفون فيها الخصوصية، مثل دورات المياه وغرف تبديل الملابس.

لا يُلزم القانون دائمًا بإبلاغ الموظفين عن المراقبة بالفيديو. ومع ذلك، يُنصح أصحاب العمل بالقيام بذلك.

مراقبة البريد الإلكتروني واستخدام الإنترنت ونشاط الكمبيوتر

يُسمح لأصحاب العمل قانونًا بمراقبة استخدام موظفيهم لأجهزة الكمبيوتر، بما في ذلك تصفح الويب والبريد الإلكتروني، إذا كانت هناك سياسة واضحة ومعلنة.

حسابات التواصل الاجتماعي الشخصية

يعتقد بعض أصحاب العمل أن لهم الحق في مراقبة سلوك موظفيهم على الإنترنت خارج ساعات العمل، أو حتى طلب الوصول إلى حساباتهم الشخصية. وهذا محظور تمامًا بموجب قانون ولاية نيوجيرسي.

كما نرى، فإن مفتاح الامتثال لمعظم المتطلبات القانونية يكمن في الشفافية وسياسة مراقبة واضحة. فالسياسة المكتوبة جيدًا والمُبلّغة جيدًا تُجنّب سوء الفهم، وتُحسّن التوقعات، بل وتُوفّر دفاعًا قانونيًا في حال ظهور أي استفسارات.

تخيّل أن أنظمة الأمان لديك ليست جزرًا معزولة، بل شبكة ذكية متصلة. هذه هي قوة دمج مراقبة الموظفين مع أنظمة التحكم في الوصول. يمكنك ربط تقارير برامج المراقبة ببيانات من أنظمة الوصول المادية (مثل قارئات الشارات والماسحات الضوئية البيومترية) وأنظمة الوصول المنطقي (مثل بيانات تسجيل الدخول إلى الشبكة وأذونات التطبيقات). هذا النهج يُنشئ دفاعًا موحدًا بحق.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

إن النهج الموحد له فوائد كبيرة، مثل:

1. اكتشاف التهديدات بشكل أفضل بفضل ربط البيانات من مصادر مختلفة
2. التعرف بشكل أسرع على مصدر ونطاق الاختراق
3. إنفاذ السياسات الآلي
4. رؤية موحدة وموحدة لنشاط الموظفين لأغراض الامتثال والتحقيقات
5. إن إدارة نظام موحد بدلاً من أنظمة متعددة غير متصلة يقلل من الأعباء الإدارية بشكل كبير.

ويتطلب تحقيق هذا التكامل السلس تخطيطًا دقيقًا:

1. واجهات برمجة التطبيقات (APIs): يجب أن تحتوي حلول المراقبة والتحكم في الوصول التي اخترتها على واجهات برمجة تطبيقات مفتوحة (APIs) وأن تلتزم بمعايير الصناعة للسماح بتبادل البيانات بسلاسة.
2. مزامنة البيانات: يجب أن تتدفق البيانات بين الأنظمة بشكل فوري أو شبه فوري لتكون فعّالة. قد يُؤدي التأخير إلى ثغرات أمنية.
3. إمكانية التوسع: مع نمو أعمالك في نيوجيرسي، يجب أن يكون حل الأمان المتكامل لديك قادرًا على التوسع معها، واستيعاب المزيد من الموظفين والمواقع ونقاط البيانات دون خسائر في الأداء.
4. التكاملات: إعطاء الأولوية للحلول المقدمة من البائعين الذين يعملون بنشاط على الترويج والدعم للتكامل مع منصات الأمان الأخرى.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

كن صريحًا دائمًا مع موظفيك بشأن المراقبة - يجب أن تكون الشفافية أولويتك. يجب أن يكون الموظفون على دراية بأسباب مراقبتهم، والأنشطة التي يسجلها البرنامج، ومن يمكنه الاطلاع على بياناتهم، وحقوقهم المتعلقة بها. يجب أيضًا تدوين إجابات هذه الأسئلة في سياسة مراقبة واضحة، بحيث تكون هذه السياسة متاحة بسهولة في أي وقت.

يمكن، بل ينبغي، تغيير ممارسات المراقبة مع مرور الوقت. تتغير اللوائح وسياسات مؤسستك، وتصبح أساليب التتبع القديمة أقل فعالية. لذلك، عليك مراجعة ممارسات المراقبة بانتظام والتحقق من توافقها وفعاليتها. تذكر الأهداف الأولية. يجب أن تكون المراقبة متناسبة دائمًا مع أهدافك دون أن تكون مُفرطة.

أخيرًا، يجب تدريب الموظفين على أمن البيانات بشكل عام. فالقوى العاملة المُلِمّة هي خط دفاعك الأول.

اليوم، لم تعد مراقبة الموظفين مجرد أداة لإدارة الأداء، بل أصبحت عنصرًا أساسيًا في نظام أمن الشركة وأداة للامتثال.

يمكن أن تعمل مراقبة الموظفين بشكل أفضل إذا تم دمجها مع أنظمة التحكم في الوصول. ولكن بغض النظر عن كيفية استخدامها، يجب استخدامها بشفافية، ويجب تأمين بيانات المراقبة المُجمعة بشكل صحيح. إلى القادة الذين يتطلعون إلى تطبيق المراقبة أو يستخدمونها بالفعل: استشيروا خبراء القانون والأمن السيبراني، واستثمروا في حلول آمنة وقابلة للتطوير، وتواصلوا دائمًا بوضوح وتعاطف. إذا تم ذلك بشكل صحيح، فإن مراقبة الموظفين تُعزز مؤسستكم، على الصعيدين التشغيلي والثقافي.

دعونا نتجاوز الرقابة المدفوعة بالخوف نحو المراقبة الذكية والمتكاملة والمحترمة.