التحكم الذكي في إنتاجية الموظفين

تعني مراقبة الموظفين جمع المعلومات حول أنشطة الموظفين في مكان العمل باستخدام أساليب مختلفة: من مراقبة الكمبيوتر إلى المراقبة بالفيديو. وتتمثل الأهداف الرئيسية لهذه المراقبة في تحسين الإنتاجية والتحكم في موارد الشركة ومنع فقدان البيانات والسلوك غير المقبول.

تُظهر الأبحاث التي أجرتها شركة البيانات الدولية (IDC) أن الموظفين يقضون ما يصل إلى 40% من وقت الدخول إلى الإنترنت في العمل لأغراض شخصية. أكبر مستهلكي الوقت هم الشبكات الاجتماعية ومواقع التسوق. تحدث حوالي 60% من عمليات الشراء عبر الإنترنت خلال ساعات العمل. ووفقًا لبحث أجرته شركة Sprout Social، فإن حوالي 70% من الموظفين يعترفون بأنهم يتفقدون بانتظام وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم في العمل. وإجمالاً، قد تصل الخسارة السنوية للإنتاجية إلى 40% من الإنتاجية مصدر قلق آخر هو تسرب بيانات الشركات. فوفقًا لشركة IDC، فإن 20-30% من الموظفين قد أرسلوا رسائل بريد إلكتروني تحتوي على أسرار تجارية أو ملكية فكرية أو غيرها من المعلومات الحساسة خارج الشركة.

تعتبر مراقبة الموظفين طريقة رائعة للتحكم في استخدام موارد الشركة وإعادة تنظيمها. من الشائع أن يقوم الموظفون بطباعة المستندات الشخصية على طابعات المكتب لتوفير تكاليف خدمات الطباعة المدفوعة. هناك نقطة أخرى يجب أخذها بعين الاعتبار وهي استخدام برامج الشركات. فسنوياً، تهدر الشركات البريطانية والأمريكية 34 مليار دولار سنوياً على البرامج التي لا يستخدمها موظفوها. وتتيح لك مراقبة استخدام التطبيقات معرفة ما إذا كان موظفوك يستخدمون برامج أكثر من اللازم أو أقل من اللازم.

إن المشاكل الموصوفة تجعل من الصعب التقليل من أهمية مراقبة الموظفين.

• تتبع نشاط الويب

  يعد الإنترنت مصدراً هائلاً للمعلومات القيمة في أي مجال - ولكنه أيضاً مصدر كبير للتشتيت. يمكن أن يؤدي تتبع كيفية استخدام فريقك للإنترنت إلى الحد من هذه المشتتات. إلى جانب ذلك، يمكنك تحديد الحاجة إلى التدريب والتوفير على مزودي الخدمة من خلال تحسين كفاءة عرض النطاق الترددي.

  تُعد مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين إحدى طرق التحقق من تسرب البيانات المحتملة ومنعها.

• مراقبة نشاط الكمبيوتر

  مراقبة نشاط الكمبيوتر هو مصطلح واسع النطاق يغطي تتبع تصرفات المستخدم على كمبيوتر الشركة. وهو يشمل تسجيل المفاتيح، واستخدام التطبيقات ومواقع الويب، ولقطات الشاشة، واستخدام الطابعة، والوقت النشط والخامل، وتسجيل استعلامات البحث وغيرها. ويعرض برنامج المراقبة البيانات المتراكمة في تقارير مفصلة ومخططات ورسوم بيانية إحصائية. فهي تعطي نظرة ثاقبة على سير العمل، وتعمل كمتتبعات للإنتاجية، وتساعد في الحفاظ على الانضباط وتكشف ما إذا كان الموظفون يستخدمون موارد الشركة بشكل مناسب وحكيم.

• تتبع الموقع

  على الرغم من عدم استخدامه على نطاق واسع مثل الأشكال الأخرى من مراقبة الموظفين، إلا أن تتبع الموقع هو وسيلة قيمة لمراقبة الموظفين. وهو ضروري للأشخاص الذين يعملون في الميدان أو الذين يذهبون في رحلات عمل بشكل متكرر. يساعد تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في العثور على الأجهزة المملوكة للشركة في حالة سرقتها أو فقدانها. يمكنك أيضًا مراقبة وإيجاد أكثر الطرق فعالية وتحسين سلامة الموظفين الذين يعملون في المواقع البعيدة.

• مراقبة المكالمات

  مراقبة المكالمات أمر معتاد لمديري المبيعات أو وكلاء دعم العملاء. تقوم برامج خاصة بتسجيل المكالمات، وتتيح هذه التسجيلات للمديرين فيما بعد التأكد من اتباع الموظفين لمعايير الاتصال، والتحقيق في شكاوى العملاء وتدريب أعضاء الفريق الجدد.

• المراقبة بالفيديو

  تكون أنظمة المراقبة بالفيديو أكثر فعالية في الأماكن التي تثير المخاوف على أمن الموظفين وممتلكات الشركة. فهي تساعد هنا على منع السرقة أو التخريب والتأكد من أن ظروف العمل تفي بمتطلبات الأمن. على الرغم من أن المراقبة بالفيديو ليست أفضل طريقة لقياس الإنتاجية، إلا أن بيانات المراقبة قد تكون ذات قيمة في تتبع الحضور والتحقيق في الحوادث الداخلية.

• وضع توقعات ومواعيد نهائية واضحة

  لن يكون فريقك فعالاً أبدًا إذا لم يعرفوا ما الذي تتوقعه منهم ومتى تتوقعه منهم. ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس ليس فقط للأعمال بشكل عام ولكن أيضًا لكل فريق وعضو في الفريق.

• استخدام برامج إدارة المشاريع

  هناك الكثير من التطبيقات في السوق التي تجعل إدارة المشروع سهلة وفعالة. فهي تتيح لك تتبع من هو المسؤول عن العمل ومقدار الوقت الذي يقضونه فيه. يمكنك تعيين المهام للموظفين، وتحديد المواعيد النهائية ومناقشة المشروع - كل ذلك في برنامج واحد. وفِّر الوقت في الإدارة وحافظ على تنسيق جهود فريقك.

• قياس النتائج وليس وقت العمل

  قد يكون فريقك الأكثر التزاماً بالمواعيد في العالم، حيث يأتون ويغادرون المكتب في الوقت المحدد. ومع ذلك، قد يقضون معظم وقت عملهم في مشاهدة مقاطع فيديو مضحكة للقطط على يوتيوب أو الدردشة مع الزملاء بشكل عرضي أثناء احتساء فنجان من القهوة. وعلى النقيض من ذلك، قد يتأخر الشخص دائمًا نصف ساعة عن موعده - ومع ذلك يحقق أكبر فائدة للشركة. ضع في اعتبارك نتيجة العمل، وليس مقدار الوقت الذي يقضيه العاملون في المكتب.

• الجودة على الكمية

  تجلب خمس مهام منجزة بشكل جيد ربحًا أكبر من عشرات المهام المنجزة بشكل سيء. أثناء تقييم الإنتاجية، انتبه أكثر إلى جودة العمل وليس الكمية. وهو أمر مهم بشكل خاص بالنسبة لشركات التصنيع.

• إبداء الرأي

  إذا لاحظت وجود عامل منخفض الإنتاجية، فلا تتسرع في وصفه بالكسول وتقول له "وداعًا". قد يكونون يعانون بسبب نقص التدريب أو المهام غير الواضحة. في هذه الحالة، ستعمل نصيحتك وملاحظاتك على تحسين أداء عملهم. تفاعل مع الفريق وأنشئ ثقافة تغذية راجعة فعالة في شركتك.

• تتبع نشاط الكمبيوتر

  سيتيح لك استخدام برنامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl إلقاء نظرة على سير العمل ومعرفة كيفية أداء فريقك لواجباتهم. كشف الأنشطة غير المنتجة، ومراقبة الحضور ووقت العمل والتحكم في استخدام موارد الشركة.

في الوقت الحاضر، تُعد برامج مراقبة الموظفين هي الطريقة الأكثر انتشاراً لتتبع الإنتاجية في معظم الشركات، كبيرة كانت أم صغيرة. إنها سهلة وفعالة: يقوم مسؤول النظام بتثبيت برنامج المراقبة على أجهزة كمبيوتر الشركة. بعد ذلك، يقوم البرنامج بكل العمل، ويتتبع تلقائياً النشاط على أجهزة الكمبيوتر هذه ويفسره. واعتماداً على وظائف البرنامج المختار، يمكنه تسجيل ضغطات المفاتيح، والوقت النشط وغير النشط، والحضور، وإتمام المهام، والتقاط لقطات الشاشة وغير ذلك الكثير. تحتوي البرامج الأكثر تقدماً على ميزات إضافية مثل بث شاشات أجهزة الكمبيوتر التي تتم مراقبتها مباشرةً، وإجراء تسجيلات الفيديو أو الصوت أو المكالمات، وحساب كشوف المرتبات وغيرها.

يمكنك تلقي البيانات التي تم جمعها عن طريق البريد الإلكتروني أو التخزين السحابي أو لوحة التحكم عبر الإنترنت والبقاء على دراية بعملية العمل سواء في المكتب أو في رحلة عمل.

الميزة الرئيسية لمراقبة الموظفين هي تحسين الإنتاجية. عندما يعلم الموظفون أنهم تحت المراقبة، فإنهم يبذلون المزيد من الجهد في واجبات العمل ويصبحون أكثر انخراطاً في العمل. ومع ذلك، هناك فوائد أكثر من ذلك لتتبع الموظفين. فهو يساعد على:

• اكتشاف أنماط العمل غير الفعالة أو الصعوبات غير المتوقعة، على سبيل المثال، عندما يقضي الموظفون وقتًا أطول من المتوقع في المهمة

• تحليل إجراءات العمل وتحسينها

• الكشف عن الحاجة إلى إعادة توزيع عبء العمل

• تحديد الحاجة إلى التدريب

• تتبع وقت العمل والحضور

• التأكد من أن الموظفين يستخدمون موارد الشركة بحكمة

• التوفير في البرامج أو الموارد غير المستخدمة والاحتفاظ بالموظفين

• مراقبة اتباع أعضاء الفريق دائمًا لقواعد السلوك المؤسسي في تعاملاتهم مع الزملاء والعملاء على حد سواء

• منع تسرب البيانات الحساسة

• توفير الأدلة اللازمة في التحقيقات الداخلية

• تحسين ظروف العمل

يبدو ممتازاً؟ تقدم مراقبة الموظفين بالفعل العديد من الفرص لصاحب العمل لتحسين الأعمال وتحقيق نتائج أفضل. ومع ذلك، فإن منظور المراقبة لا يبدو عادةً مشمساً بالنسبة للعمال. فيما يلي بعض المشكلات:

• قد يشعر الموظفون أن المراقبة تنتهك خصوصيتهم

• قد ينظرون إليه على أنه انعدام الثقة

• مع العلم ببرنامج تتبع الإنتاجية، قد يفرط الشخص في العمل ويقلق بشأن أدائه مما يؤدي إلى ارتفاع مستوى التوتر وخطر الإرهاق

• يستخدم العديد من الأشخاص نفس الأجهزة في العمل والمنزل. قد يرون في المراقبة تطفلاً على حياتهم الشخصية

• قد يُساء استخدام البيانات التي تم جمعها إذا تمكن الأشخاص الخطأ من الوصول إليها

• يجب على صاحب العمل دراسة المتطلبات القانونية لمراقبة الموظفين والامتثال لها. بصفتك صاحب عمل، يجب أن تكون شفافًا مع موظفيك بشأن البيانات التي تجمعها ولأي أغراض. وضح أن هدفك ليس التجسس بل خلق مكان عمل يستطيع فيه الجميع أداء واجباتهم على أفضل وجه والعمل معًا كفريق واحد

إذن، أنت تعرف كيف يمكن أن تساعدك المراقبة في الوصول إلى مستوى أعلى مع أهداف عملك. لقد وازنت بين الإيجابيات والسلبيات واخترت الأداة الأفضل لأغراضك. ومع ذلك، هناك مسألة أخرى مهمة يجب مراعاتها - القانون الذي يغطي مراقبة الموظفين.

على الرغم من أن أرباب العمل يراقبون موظفيهم منذ سنوات، إلا أن القوانين المتعلقة بمراقبة الموظفين لا تزال غامضة وتعتمد بشكل كبير على البلد أو الولاية أو حتى المقاطعة. وبالحديث عن الولايات المتحدة الأمريكية، فإن معظم طرق المراقبة قانونية هنا. لصاحب العمل حرية مراقبة استخدام الكمبيوتر والإنترنت، والرسائل الخاصة، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية على الأجهزة المملوكة للشركة. ويمكنهم تنفيذ المراقبة بالصوت والصورة (باستثناء الأماكن الخاصة) وحتى مراقبة الأجهزة الشخصية (مع بعض القيود) إذا كان العامل يستخدمها في العمل. علاوة على ذلك، في بعض الولايات، لا يُلزم صاحب العمل بإخطار الموظفين بمعظم أنشطة المراقبة.

ومع ذلك، ما زلنا نوصي بالشفافية في سياسة الشركة وأسباب المراقبة. وبهذه الطريقة، تخفف من ضغوط المراقبة على موظفيك وتتجنب أي نزاعات محتملة في المستقبل.

في أوروبا، تُعد معظم طرق مراقبة الموظفين قانونية إذا كانت تلتزم بقوانين اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). تم طرح اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في 25 مايو 2018، وتهدف اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إلى منح الأفراد التحكم في بياناتهم. وهو ينطبق على أي مؤسسة وينظم كيفية معالجتها للبيانات الشخصية للأفراد والاحتفاظ بها. وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات، يجب عليك، بصفتك صاحب عمل، إخطار الموظفين بشأن طرق المراقبة والحصول على موافقتهم على جمع البيانات. أنت مسؤول أيضًا عن حماية البيانات التي تم جمعها.

تنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات على جميع المؤسسات في الاتحاد الأوروبي. ويشمل أيضًا المؤسسات التي يقع مقرها خارجه ولكن لديها موظفين في الاتحاد الأوروبي.

لا يتناول النظام الأوروبي العام لحماية البيانات بشكل مباشر العديد من جوانب المراقبة في مكان العمل، مثل الكمبيوتر واستخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني وتتبع وسائل التواصل الاجتماعي. وتتمثل القاعدة العامة هنا في إخطار الموظفين بالمراقبة مسبقًا من خلال سياسة داخلية واضحة والحصول على موافقتهم. يجب ألا تنتهك طرق التتبع التي تستخدمها أو تقيد الحق الأساسي للشخص في الخصوصية. تحظر اللائحة العامة لحماية البيانات بشكل صارم تسجيل ضغطات المفاتيح ونشاط الشاشة على الأجهزة المملوكة للشركة والأجهزة الشخصية التي قد يستخدمها الشخص في العمل.

هناك قوانين مماثلة في الهند وكندا ونيجيريا وماليزيا وعدة دول أخرى. يجب أن يكون لدى صاحب العمل سبب وجيه لتتبع الموظفين، وإبلاغ الموظفين بالبيانات التي يجمعها وبأي وسيلة والحصول على إذن منهم للمراقبة. ومع ذلك، هناك بعض الفروق الدقيقة هنا، اعتمادًا على البلد. على سبيل المثال، في روسيا، يمكن لأرباب العمل مراقبة مدة المكالمات الهاتفية وأعداد المشاركين فقط، ولكن ليس المكالمات الهاتفية الفعلية. في فنلندا، التي لديها أكثر قوانين حماية البيانات صرامة، لا يتمتع أصحاب العمل إلا بالقليل جداً من الحقوق لمراقبة استخدام الكمبيوتر.

للتأكد من أن المراقبة في شركتك لا تنتهك أي قوانين، نوصي دائمًا بالرجوع إلى القوانين المحلية وقوانين الولاية. من المستحسن أيضًا أن تكون شفافًا مع موظفيك حول أسباب المراقبة، وما هي البيانات التي تجمعها وكيف ستستخدمها.