تتزايد شعبية برامج مراقبة الموظفين باستمرار، خاصة مع انتشار العمل عن بُعد والنماذج الهجينة، حيث تساعد هذه البرامج أصحاب العمل على متابعة الإنتاجية ومعالجة المشكلات في وقت مبكر، وكذلك اكتشاف التهديدات الأمنية مثل الوصول غير المصرح به أو تسريب البيانات.
ورغم أهميتها لكل الشركات، غالبًا ما تعجز الشركات الصغيرة عن تحمّل تكلفة هذه البرامج بسبب ارتفاع الأسعار وتعقيد التنفيذ. كما أن الخطط المجانية تتفاوت كثيرًا فيما تقدّمه: بعضها يغطي الأساسيات، بينما تبقى الميزات الأكثر فائدة حكرًا على الخطط المدفوعة. لذا من المفيد التحقق مما تشمله كل أداة قبل الاختيار.
تستعرض هذه المقالة ثلاث أدوات مجانية أو ميسورة التكلفة لمراقبة نشاط الموظفين على أجهزة الكمبيوتر، مناسبة للشركات الصغيرة.
CleverControl
يقوم CleverControl بعد ذلك بتحليل البيانات المجمّعة وعرض إحصائيات الإنتاجية: وقت العمل، ديناميكيات استخدام التطبيقات والإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي، أكثر المواقع والتطبيقات استخدامًا، والمزيد.
تحكّم في إنتاجية مكان العمل
ابدأ في مراقبة فريقك اليوم مع CleverControl.
يمكنك استلام تقارير البيانات عبر لوحة التحكم الخاصة بك على الإنترنت، والتي يمكنك تنزيلها للاطلاع عليها دون اتصال. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك جدولة تقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية عبر البريد الإلكتروني.
يُعد CleverControl مثاليًا للشركات الصغيرة، إذ يجمع هذا الحل الواحد بين مراقبة شاملة للموظفين، وتتبع للوقت، ووظائف أساسية لحماية البيانات. وبفضل ذلك، يمكن للشركات الحصول على حل تتبع متكامل، وخفض تكاليف البرمجيات، وتوجيه الموارد الثمينة نحو النمو والتطوير.
يقدّم الحل نسخة تجريبية، وأسعارًا معقولة تبدأ من 6.20 دولارًا لكل جهاز كمبيوتر شهريًا، وخصومات.
المزايا
- تتبع الوقت دون اتصال بالإنترنت
- يدعم أنظمة Windows وmacOS
- حسابات فرعية متعددة للمسؤولين بمستويات صلاحيات مختلفة
العيوب
- لا يوجد تكامل مع برامج إدارة المشاريع والميزانيات
ActivTrak
يتمتع ActivTrak بإعدادات مرنة، تتيح لك تصنيف الأنشطة يدويًا كمنتِجة أو غير منتِجة، وتحديد أهداف الإنتاجية وجداول العمل لتجنّب المراقبة خارج ساعات الدوام.
ActivTrak مجاني لما يصل إلى ثلاثة مستخدمين؛ إلا أن ميزاته تقتصر على مراقبة الوقت والتطبيقات ونشاط المواقع الإلكترونية. إذا كنت ترغب في تتبع إنتاجية الموظفين والحصول على رؤى كاملة، يمكنك الاختيار من بين عدة خطط تبدأ من 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا.
المزايا
- تحليل إنتاجية متعمّق يعتمد على الذكاء الاصطناعي
- تكامل مع تطبيقات الأعمال والتقويم من جهات خارجية
- يحقق عائدًا ملموسًا على الاستثمار خلال أسابيع قليلة
- يركّز على خصوصية الموظفين وأمان البيانات المجمّعة
العيوب
- الواجهة والإحصائيات معقدة ومربكة للعديد من المستخدمين
- لا يقدّم تقارير مفصّلة عن إجراءات المستخدم، مما يترك مجالًا للموظفين لتزييف النشاط
WorkTime
WorkTime هو برنامج لمراقبة أجهزة كمبيوتر الموظفين، يتضمن ميزات لتتبع الوقت والإنتاجية. يمكنه تسجيل أوقات تسجيل الدخول والخروج، ومراقبة الحضور مع تقسيمه بين العمل عن بُعد والعمل من المكتب، وتتبع وقت النشاط/الخمول وساعات العمل الإضافي، بل ويضم لوحة صدارة للحضور! تساعد هذه الميزات في الكشف عن المتأخرين والمغادرين مبكرًا بشكل معتاد، واكتشاف ومنع التلاعب بساعات العمل الإضافي، والحفاظ على الانضباط في المكتب.
يمتلك WorkTime وظائف أساسية لمراقبة إنتاجية الموظفين. فهو يسجّل جميع التطبيقات المستخدمة والمواقع التي تمت زيارتها، ويصنّفها كمنتِجة أو غير منتِجة، ويقدّم تقرير إنتاجية يتحدّث في الوقت الفعلي. كما تسرد تقارير أخرى أكثر شبكات التواصل الاجتماعي والروابط استخدامًا، والموظفين الذين يقضون أطول وقت على الإنترنت مع مدة الاستخدام. ويمكن لتقارير استخدام الإنترنت عرض إحصائيات حسب الموظف أو القسم أو الشركة بأكملها.
مراقبة الوقت المستغرق في الاجتماعات عبر الإنترنت ميزة مثيرة للاهتمام، إذ تمنح رؤى حول مقدار وقت العمل الذي تستهلكه هذه الاجتماعات وتأثيرها على الإنتاجية. ونتيجة لذلك، يمكنك تحسين ممارسات الاجتماعات، والاستغناء عن المكالمات غير الضرورية، وجعل المكالمات الضرورية أكثر فعالية.
النسخة المجانية من WorkTime متاحة لما يصل إلى ثلاثة موظفين. تقدّم هذه النسخة تقارير محدودة عن استخدام التطبيقات والإنترنت، وسجلات، وملخصات نشاط. يتم تخزين البيانات لمدة أسبوعين، ويمكن لمسؤول واحد فقط الوصول إليها. تتوفر المزيد من الميزات في خطط Basic وPremium وEnterprise، التي تبدأ من 6.99 دولارًا لكل موظف شهريًا.
المزايا
- إحصائيات الوقت والإنتاجية والحضور مع لوحات صدارة
- أداة لحظر المواقع الإلكترونية
- يكتشف الموظفين الذين يتصفحون مواقع البحث عن وظائف
- درجة تشتت الانتباه
العيوب
- تصميم الواجهة يحتاج إلى تحسين
الخلاصة
لا تساعد مراقبة نشاط أجهزة كمبيوتر الموظفين على تعزيز الإنتاجية فحسب، بل تتيح أيضًا معرفة إلى أين يذهب وقت العمل. فتحليل كيفية توزيع الموظفين لوقت عملهم، والكشف عن مصادر التشتت وسوء استخدام الموارد، يساعد الشركات الصغيرة على بناء عمليات عمل فعّالة، وتجربة سير عمل مختلف، واختيار أفضل الأنماط.
تحقق مراقبة الموظفين أكبر قيمة عندما تُطبّق بانفتاح وشفافية. يجب أن يعرف الفريق ما هي المعلومات التي يتم جمعها ولماذا. ينبغي استخدام تقارير الإنتاجية لدعم الموظفين، وكشف نقاط ضعفهم، وتقديم النصح حول كيفية التحسن، وليس لمعاقبتهم. ستساعد هذه الممارسات البسيطة على تجنّب التوتر غير الضروري ومشكلات الثقة والخصوصية.
