مراقبة أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين: 5 أدوات مجانية للشركات الصغيرة

بلغت شعبية برامج مراقبة الموظفين ذروتها في الوقت الحالي - 96% من الشركات التي تعمل عن بُعد، ويخضع 85% من العاملين عن بُعد لشكل من أشكال المراقبة. 81% من الشركات التي طبقت برامج التتبع شهدت زيادة في أداء الموظفين. يمكن لبرامج التتبع تسجيل وتحليل نشاط الموظفين والمساعدة في تحديد مشكلات الإنتاجية ومعالجتها. ونتيجة لذلك، يمكن لأصحاب العمل إدارة هذه المشكلات في وقت مبكر وتقليل التكاليف المرتبطة بفقدان الإنتاجية ودوران الموظفين والمسؤوليات القانونية.

يمكن لبيانات الإنتاجية المجمعة أن تكشف عن الثغرات المعرفية، مما يسمح بإنشاء برامج تدريب وتطوير مستهدفة.

أخيرًا، يمكن أن تساعد مراقبة نشاط الكمبيوتر الخاص بالموظفين في اكتشاف التهديدات الأمنية ومنعها، مثل الوصول غير المصرح به أو انتهاكات البيانات.

من الصعب التقليل من مزايا مراقبة أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالموظفين: إن معالجة مشاكل الإنتاجية والأمان أمر حيوي للشركات من جميع الأحجام. وفي حين أن الشركات الكبيرة لديها موارد أكثر لاختيار الحل المناسب، فإن الشركات الصغيرة غالباً ما لا تستطيع تحمل تكاليف برامج مراقبة الموظفين بسبب ارتفاع تكاليف الترخيص والتشغيل وتعقيدات التنفيذ.

تستعرض هذه المقالة خمس أدوات مجانية أو بأسعار معقولة لمراقبة نشاط الموظفين على أجهزة الكمبيوتر المناسبة للشركات الصغيرة.

CleverControl هو حل متقدم لمراقبة استخدام الموظفين للكمبيوتر. تتضمن وظائفه الأساسية تسجيل لوحة المفاتيح، ولقطات الشاشة، وتتبع نشاط الإنترنت واستعلامات البحث، ومراقبة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، والتقاط أحداث الحافظة ومهام الطابعة، ومراقبة كاميرا الويب والصوت، وغير ذلك الكثير. يوفر البرنامج أيضاً وظيفة تتبع الوقت. فهو يتتبع الحضور تلقائيًا ويلتقط بداية يوم العمل ونهايته، وإجمالي ساعات العمل، والوقت النشط/المتوقف حسب الموظف أو الفريق أو الشركة بأكملها.

ثم يقوم CleverControl بتحليل البيانات المجمّعة وتقديم إحصائيات الإنتاجية: وقت العمل، والتطبيقات، وديناميكيات استخدام الويب ووسائل التواصل الاجتماعي، والمواقع والتطبيقات الأكثر استخداماً، وغير ذلك. تعمل ميزة تسجيل درجات الذكاء الاصطناعي التي تمت إضافتها مؤخراً على تقدير أداء كل موظف وتسليط الضوء على الأنماط غير المنتجة بمساعدة الذكاء الاصطناعي.

يسمح لك برنامج CleverControl بمراقبة شاشات الموظفين في الوقت الحقيقي، حيث يمكنك مشاهدة البث من حواسيبهم كما لو كنت جالساً أمامهم. كما يمكن للبرنامج أيضاً بث الفيديو من كاميرا الويب الخاصة بالكمبيوتر، مما يحولها إلى نظام مراقبة بسيط وفعال في نفس الوقت.

تتضمن الميزات المتقدمة في CleverControl تسجيل الشاشة، وتسجيل المكالمات، والتعرف على الوجوه.

يمكنك تلقي تقارير البيانات على لوحة التحكم الخاصة بك على الإنترنت، والتي يمكنك تنزيلها للعرض دون اتصال بالإنترنت. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك جدولة التقارير اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية عبر البريد الإلكتروني.

يُعد CleverControl مثاليًا للشركات الصغيرة حيث يجمع الحل الواحد بين المراقبة الشاملة للموظفين وتتبع الوقت والوظائف الأساسية لحماية البيانات. وبفضل ذلك، يمكن للشركات الحصول على حل تتبع شامل، وخفض تكاليف البرامج، وتوجيه الموارد الثمينة للنمو والتطوير.

يقدم هذا الحل نسخة تجريبية كاملة مجانية لمدة 14 يومًا، وأسعارًا معقولة تبدأ من 4.70 دولارًا أمريكيًا لكل جهاز كمبيوتر/شهرًا، وخصومات.

المزايا

• برنامج شامل للمراقبة التفصيلية لاستخدام الموظفين للحاسب الآلي وحضورهم

• تركيب سهل وسريع لا يتطلب معرفة تقنية

• واجهة سهلة الاستخدام وإعدادات مرنة عن بُعد

• حسابات فرعية متعددة للمسؤولين بمستوى إذن أقل

• المراقبة الذاتية: يمكن للموظفين الاطلاع على إحصائيات إنتاجيتهم وتحليلها

• مانع الموقع

• متوفر لنظامي التشغيل Windows و macOS

• أسعار وخصومات بأسعار معقولة

العيوب

• لا توجد خطة مجانية

DeskTime هو برنامج لتتبع الوقت مصمم للمساعدة في زيادة الإنتاجية وتحسين سير العمل، وهو مناسب للشركات من جميع الأحجام والأفراد. يتتبع تلقائيًا جميع أنشطة الكمبيوتر، مما يلغي الحاجة إلى ملء الجداول الزمنية والتقارير. إذا كان العمل غير متصل بالإنترنت - على سبيل المثال، اجتماع فريق أو غداء مع عميل - يمكن للموظف إضافته إلى التقرير يدويًا للتأكد من احتساب هذا الوقت. يمكن للمديرين تخطيط غيابات الموظفين، مثل الإجازات وأيام العطل والإجازات المرضية وما إلى ذلك، ووضع علامة عليها في التقويم للحصول على نظرة عامة سريعة.

يسمح DeskTime للمديرين بتخطيط المناوبات وإخطار الموظفين بموعد العمل وعدد الساعات التي يفترض أن يعملوا فيها. يمكن للموظفين أيضاً تقديم طلبات المناوبات بالتواريخ والأوقات المفضلة.

لا تقتصر ميزات DeskTime على تتبع الوقت فقط - فالبرنامج يسجل المواقع الإلكترونية والتطبيقات التي يستخدمها الموظفون على مدار اليوم، مع طوابع زمنية ومدة الاستخدام. يتم تمييز كل موقع أو تطبيق على أنه منتج أو محايد أو غير منتج. وبناءً على هذه البيانات، يوفر البرنامج إحصائيات الأداء الفردي، مثل إجمالي الوقت المنتج ومستويات الإنتاجية والفعالية. وتساعد هذه التقارير في الكشف عن أصحاب الأداء العالي والمتقاعسين.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لـ DeskTime التقاط لقطات الشاشة وأسماء المستندات وأسطر مواضيع البريد الإلكتروني وأسماء قنوات Slack وما إلى ذلك، وتتبع مقدار الوقت الذي يستغرقه كل مشروع ومهمة بالضبط. وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من تركيز الجميع على مهامهم.

يتم تحديث التقارير في الوقت الفعلي ويمكن تنزيلها للأرشيف أو لمزيد من التحليل. يمكن أن تتكامل الأداة مع تطبيقات إدارة المشاريع والتقويم الشائعة، مثل Trello و Jira و Google Calendar وغيرها.

يقتصر الإصدار المجاني من DeskTime على الوقت والتطبيقات وعناوين URL فقط. ستكلفك الوظائف الكاملة من 7 دولارات لكل مستخدم شهرياً.

المزايا

• تعمل الجداول الزمنية التلقائية الدقيقة على تبسيط كشوف المرتبات

• تتبع مقدار الوقت المستغرق في مهمة أو مشروع ما

• تكامل برامج إدارة المشاريع والتقويم

العيوب

• تحتوي النسخة المجانية على ميزات محدودة وقد لا تكون مناسبة للفرق

• يمكن أن تكون النسخة الكاملة باهظة الثمن

• عدم وجود تتبع مفصل لأنشطة الموظفين

Traqq هو حل آخر لتتبع الوقت مناسب للأفراد والشركات من أي حجم. تشمل وظائفه تتبع الوقت التلقائي واليدوي، وتسجيل الوقت النشط والوقت الخامل، وإحصائيات وقت العمل. يرسل Traqqq رسائل تذكيرية للموظفين الذين ينسون تشغيل أو إيقاف تشغيل المؤقت الخاص بهم حتى لا تفوتهم ساعات العمل المدفوعة.

يحلل Traqq مستويات نشاط كل موظف على مدار اليوم من خلال تتبع حركات الماوس وضربات المفاتيح. ويعرض بيانات النشاط اليومي على شكل مخطط مرمز بالألوان حيث يمثل اللون الأخضر ساعات النشاط المرتفع، والأصفر النشاط العادي، والأحمر ساعات النشاط المنخفض. يسمح لك هذا الرسم البياني بمراقبة إنتاجية الموظف في لمحة سريعة ورؤية الذروة والانخفاض وتحليل أسباب الانخفاض.

ينبه "تراك" الموظفين عندما يكونون عاطلين عن العمل لفترة طويلة لمساعدتهم على العودة إلى المسار الصحيح. والعكس بالعكس، إذا كان الموظف يعمل أكثر من اللازم، يقوم "تراك" بتنبيهه لأخذ قسط من الراحة لتجنب الإرهاق.

يوفر البرنامج مراقبة أساسية لنشاط الموظف على الكمبيوتر. وهو يلتقط جميع التطبيقات والمواقع الإلكترونية التي يقضي الموظف أكثر من 10 ثوانٍ في استخدامها، ويعرض أهم 3 تطبيقات ومواقع إلكترونية كل 15 دقيقة. يتم عرض جميع الأنشطة على شكل مخطط دائري مرمز بالألوان وقائمة بأفضل 10 مواقع وتطبيقات.

يسمح Traqqq بأن تقتصر المراقبة على أيام وساعات محددة. تعمل هذه الميزة بشكل أفضل مع الموظفين عن بُعد الذين يعملون على أجهزة شخصية ويريدون الحفاظ على خصوصيتهم. كما أنها تمنع العمل الإضافي غير المصرح به وتساعد على تجنب إرهاق الموظفين.

تتوفر جميع تقارير الوقت والنشاط على لوحة التحكم عبر الإنترنت، حيث يمكن عرضها وتنزيلها ومشاركتها عبر البريد الإلكتروني. يمكنك مشاركة البيانات مع العديد من المديرين أو الموظفين، مما يساعدهم على تحليل أدائهم وتقييمه.

جميع ميزات Traqq متاحة مجانًا لما يصل إلى ثلاثة مقاعد. يمكن للفرق الأكبر الحصول على باقة Premium مقابل 7 دولارات لكل مستخدم/شهر.

المزايا

• جداول زمنية مفصلة مع ديناميكيات الإنتاجية

• تتبع الوقت دون اتصال بالإنترنت

• يدعم أنظمة ويندوز وماك ولينكس

• حسابات فرعية متعددة للمسؤولين بمستويات أذونات مختلفة

العيوب

• لا يراقب نشاط الكمبيوتر الخاص بالموظف بالتفصيل

• عدم وجود تكامل مع برامج إدارة المشاريع والميزنة

ActivTrak هو نظام مراقبة يركّز على خصوصية الموظفين أولاً، ويوفر تحليلاً عميقاً لأنماط الإنتاجية. وهو يجمع بيانات محدودة حول استخدام الموظف للتطبيق والموقع الإلكتروني، مثل اسم التطبيق/الموقع، والمدة، وعناوين URL، ولقطات شاشة اختيارية. لا يقوم ActivTrak بتسجيل ضغطات المفاتيح الفعلية أو الفيديو من الشاشة أو كاميرا الويب أو تفاصيل نشاط المستخدم الأخرى. يتم تصنيف البيانات التي تم جمعها على أنها منتجة/غير منتجة، التركيز/المهام المتعددة، البريد الإلكتروني/اجتماعات/وسائط التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك، ويتم تحليلها بواسطة النظام. ونتيجة لذلك، ترى مخططات تفصيلية لجوانب الإنتاجية المختلفة، مثل وقت الإنتاجية وساعات التركيز وساعات تعدد المهام. يمكنك مقارنة هذه الإحصائيات بين الفرق والكشف عن الفرق غير المستغلة والمثقلة بالأعباء. وتتيح لك الإحصائيات استكشاف ديناميكيات الإنتاجية وكيفية تأثير العمل عن بُعد أو العمل المختلط عليها، ومصادر التشتيت، وأنماط العمل، والموظفين الذين هم على وشك الإنهاك.

يحتوي ActivTrak على إعدادات مرنة، مما يسمح لك بتصنيف الأنشطة يدويًا على أنها منتجة/غير منتجة، وتحديد أهداف الإنتاجية والجداول الزمنية لتجنب المراقبة خارج ساعات العمل.

يتوفر ActivTrak مجانًا لما يصل إلى ثلاثة مستخدمين؛ ومع ذلك، تقتصر ميزاته على الوقت والتطبيقات ومراقبة نشاط الموقع الإلكتروني. إذا كنت ترغب في تتبع إنتاجية الموظفين والحصول على رؤى كاملة، يمكنك الاختيار من بين عدة خطط تبدأ من 10 دولارات لكل مستخدم/شهر.

المزايا

• تحليل متعمق للإنتاجية قائم على الذكاء الاصطناعي

• عمليات التكامل مع تطبيقات الأعمال والتقويم التابعة لجهات خارجية

• تحقيق عائد استثمار قابل للقياس في غضون أسابيع قليلة

• التركيز على خصوصية الموظفين وأمن البيانات المجمعة

العيوب

• الواجهة والإحصائيات معقدة ومربكة للعديد من المستخدمين

• لا يوفر تقارير مفصلة عن إجراءات المستخدم، مما يترك مجالاً للموظفين لتزييف النشاط

WorkTime هو برنامج لمراقبة الكمبيوتر للموظفين مع ميزات تتبع الوقت والإنتاجية. ويمكنه تسجيل أوقات تسجيل الدخول والخروج، ومراقبة الحضور مع تقسيم العمل عن بُعد والعمل داخل المكتب، وتتبع الوقت النشط/المتوقف وساعات العمل الإضافي، كما أنه يحتوي على لوحة متصدرين للحضور! تساعد هذه الميزات في الكشف عن المتأخرين المعتادين عن العمل والمتغيبين مبكراً، واكتشاف ومنع الاحتيال في ساعات العمل الإضافي، والحفاظ على الانضباط في المكتب.

يحتوي WorkTime على وظيفة أساسية لمراقبة إنتاجية الموظفين. فهو يسجل جميع التطبيقات المستخدمة ومواقع الويب التي تمت زيارتها، ويصنفها على أنها منتجة أو غير منتجة، ويقدم تقريراً عن الإنتاجية يتم تحديثه في الوقت الفعلي. تسرد التقارير الأخرى الشبكات الاجتماعية الأكثر استخداماً وعناوين URL والموظفين الذين يقضون معظم الوقت على الإنترنت مع مدة الاستخدام. يمكن أن تعرض تقارير استخدام الإنترنت إحصائيات حسب الموظف أو القسم أو الشركة بأكملها.

تُعد مراقبة الوقت المستغرق في الاجتماعات عبر الإنترنت ميزة مثيرة للاهتمام توفر نظرة ثاقبة حول مقدار وقت العمل الذي تستغرقه وكيفية تأثيرها على الإنتاجية. ونتيجة لذلك، يمكنك تحسين ممارسات الاجتماعات، وإزالة المكالمات غير الضرورية وجعل المكالمات الضرورية أكثر فعالية.

يتوفر الإصدار المجاني من WorkTime لما يصل إلى ثلاثة موظفين. يقدم هذا الإصدار تقارير محدودة عن استخدام التطبيقات والويب والسجلات وملخصات الأنشطة. يتم تخزين البيانات لمدة أسبوعين، ويمكن لمسؤول واحد فقط الوصول إليها. يتوفر المزيد من الميزات في الخطط الأساسية والمميزة والمؤسسية، بدءًا من 6.99 دولارًا أمريكيًا لكل موظف/شهريًا.

المزايا

• إحصائيات الوقت والإنتاجية والحضور مع لوحات المتصدرين

• مانع الموقع

• يكتشف الموظفين الذين يتصفحون مواقع العمل

• درجة الإلهاء

العيوب

• يمكن تحسين تصميم الواجهة

• يمكن تحسين تصميم الواجهة

لا يمكن لمراقبة نشاط الكمبيوتر الخاص بالموظفين تعزيز الإنتاجية فحسب، بل يمكن أيضًا معرفة أين يذهب وقت العمل. إن تحليل كيفية تخصيص الموظفين لوقت عملهم، والكشف عن المشتتات والاستخدام غير الفعال للموارد يساعد الشركات الصغيرة على بناء عمليات فعالة وتجربة سير العمل واختيار أفضل الأنماط.

تحقق مراقبة الموظفين أكبر قيمة عندما يتم تنفيذها بشكل علني وشفاف. يجب أن يعرف الفريق ما هي المعلومات التي يتم جمعها ولماذا. وينبغي استخدام تقارير الإنتاجية لدعم الموظفين والكشف عن نقاط ضعفهم وتقديم المشورة بشأن كيفية التحسين وليس لمعاقبتهم. ستساعد هذه الممارسات البسيطة على تجنب التوتر غير الضروري والثقة ومشاكل الخصوصية.