كيفية إبلاغ الموظفين بشأن المراقبة: أفضل الممارسات

استثمرت شركتك في برنامج لمراقبة الموظفين. يتتبع هذا البرنامج حضور الموظفين وإنتاجيتهم، ويُنبه إلى مشاكل الأمان، ويُسجل بدقة كل موقع إلكتروني يزوره كل موظف. يُعدّ استخدام المراقبة خطوة ذكية ومشروعة: فمقاييس الإنتاجية تُساعد الجميع على الالتزام بالمسار الصحيح والمساءلة. علاوة على ذلك، تُعدّ المعلومات من أهم الموارد اليوم، ومخاطر تسريب البيانات والتهديدات الأمنية أعلى من أي وقت مضى. ولكن هل يعلم موظفوك أنهم تحت المراقبة؟

للوهلة الأولى، يبدو أن المراقبة السرية تُعطي نتائج أكثر صدقًا. عندما لا يعلم الموظفون بوجود التتبع، يتصرفون كالمعتاد. قد يتأخرون، أو يقضون نصف يوم العمل في مواقع التسوق، أو يأخذون استراحة غداء لمدة ساعتين. لكن في الواقع، المراقبة السرية حقل ألغام. قد تُثير مشاكل قانونية، وتُزعزع الثقة، وتُحوّل مكان عملك إلى جحيم من الشك.

الحقيقة هي أن كيفية إبلاغ الموظفين بشأن المراقبة أمر مهم بقدر أهمية المراقبة نفسها.

يفترض معظم الموظفين أن أجهزة عملهم ليست خاصة تمامًا. لكن هذا الافتراض لا يعني الموافقة. وعندما تظهر المراقبة فجأةً - على سبيل المثال، في مراجعة أداء أو اجتماع تأديبي - يشعر الموظفون بالصدمة. ويتبع ذلك انعدام الثقة، وينمو الاستياء.

علاوة على ذلك، تُعتبر المراقبة السرية غير قانونية في العديد من الولايات القضائية. يُلزم القانون الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR)، وقوانين عدة ولايات أمريكية، مثل كونيتيكت ونيويورك وكاليفورنيا، وقانون حماية المعلومات الشخصية والإلكترونيات (PIPEDA) في كندا، وقانون مراقبة أماكن العمل لعام 2005 في أستراليا، وقانون حماية البيانات الشخصية (LGPD) في البرازيل، وغيرها من اللوائح حول العالم، أصحاب العمل بإخطار موظفيهم بالمراقبة. وقد يؤدي عدم الامتثال لهذه اللوائح إلى غرامات ودعاوى قضائية، وتشويه سمعة الشركة أمام الجمهور.

أخيرًا، وليس آخرًا، الثقافة. فالقوى العاملة التي تشعر بالمراقبة دون تفسير تصبح غير منخرطة، وقد تبحث بهدوء عن مخرج. تُثبت الاستطلاعات ذلك: برامج مراقبة الموظفين المتطفلة قد تكون سببًا لاستقالة 63% من الموظفين. من ناحية أخرى، تُعزز الشفافية المساءلة. عندما يعرف الناس سبب وجود المراقبة، يزداد احتمال احترامهم للحدود والغرض منها.

عند التفكير في مراقبة الموظفين، فإن أفضل ممارسة هي فهم البيئة القانونية. لا توجد وصفة عالمية؛ إذ تختلف اللوائح اختلافًا كبيرًا باختلاف البلد أو حتى المنطقة. قد تكون بعض أساليب المراقبة، مثل تسجيل المكالمات أو مراقبة كاميرات الويب، محظورة في منطقتك، بينما قد تتطلب أساليب أخرى، مثل مراقبة البريد الإلكتروني، موافقة صريحة مكتوبة من الموظف.

قد تؤثر الصناعة أيضًا على ممارساتك الرقابية. بعض القطاعات، مثل القطاع المالي والرعاية الصحية، تتطلب إجراءات رقابية أكثر صرامة من غيرها.

الخلاصة؟ نوصي بدراسة متطلبات قطاعك، واستشارة خبير قانوني في مجالك، وتكييف ممارساتك الرقابية مع التوصيات. قد يبدو نموذج واحد يناسب الجميع مناسبًا، ولكنه لن يحميك من الدعاوى القضائية المحتملة.

تجنب العبارات الغامضة مثل "قد تتم مراجعة نشاط النظام". بدلاً من ذلك، اشرح بشكل مباشر ما تفعله:

"نقوم بمراقبة استخدام الإنترنت على أجهزة الشركة لمنع البرامج الضارة وضمان أمان الشبكة."

"تخضع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من خلال حسابات الشركة للمراجعة للتأكد من توافقها مع لوائح الصناعة."

يساعد الوضوح على تقليل القلق والتوتر المرتبطين عادة بالمراقبة.

يتقبّل الناس القواعد التي يفهمونها. لذا، فإنّ أفضل ممارسة هنا ليست مجرد الإعلان عن المراقبة، بل وضعها في سياقها الصحيح.

يمكنك أن تقول:

"نقوم بمراقبة محطات العمل البعيدة للكشف عن الوصول غير المصرح به، لأنه في العام الماضي، كاد هجوم التصيد أن يعرض بيانات العملاء للخطر."

أو: "نحن نتتبع وقت تشغيل النظام لتحديد الاختناقات التي تؤدي إلى إبطاء عملك."

عندما يتم تأطير المراقبة باعتبارها حماية أو تحسينًا، وليس شكًا، يكون لها تأثير مختلف.

سياسة المراقبة الخاصة بك يجب أن تُدرج في دليل الموظف، أو إذا كانت مفصلة، تُعدّ وثيقة مستقلة. في كلتا الحالتين، يجب أن تشمل:

1. ما الذي تتم مراقبته (على سبيل المثال، أوقات تسجيل الدخول، والوصول إلى الملفات، واستخدام كاميرا الويب)
2. لماذا يتم مراقبته (الأمان، الامتثال، الإنتاجية)
3. ما هي المدة التي يتم فيها تخزين البيانات
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. حقوق الموظفين (على سبيل المثال، طلب بياناتهم)

حافظ على النبرة المهنية ولكن في نفس الوقت سهلة المنال.

أعلن عن السياسة شخصيًا. استضف اجتماعًا موجزًا للفريق. أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة مرفقًا بالوثيقة. سهّل العثور عليها على شبكتك الداخلية.

من الطبيعي والمتوقع أن تظهر مخاوفك هنا. قد يقلق بعض الموظفين من الإدارة التفصيلية، بينما قد يخشى آخرون من التعرض للنقد لمجرد تصفحهم مواقع التواصل الاجتماعي لخمس دقائق فقط. عالج هذه المخاوف مباشرةً.

يمكنك أيضًا إنشاء قسم للأسئلة الشائعة يتضمن الأسئلة الأكثر شيوعًا التي يطرحها الموظفون، على سبيل المثال:

1. "هل يمكنك قراءة رسائلي الخاصة؟" فقط إذا كانت على أنظمة الشركة - وفقط إذا سمحت السياسة بذلك.
2. "هل تتم مراقبة ملفاتي الشخصية؟" لا، إلا إذا تم تخزينها على أجهزة الشركة.
3. "ما هي المدة التي يتم فيها الاحتفاظ بالبيانات؟" عادةً ما تكون من 90 إلى 180 يومًا، ما لم تكن هناك حاجة للتحقيق.

ادع إلى إبداء الملاحظات. الاستبيانات المجهولة تُجدي نفعًا. قد تكتشف أن الموظفين يُقدّرون معرفة أمان الأنظمة، حتى لو كانوا تحت المراقبة.

التوقيع ليس مجرد وثيقة، بل هو دليل على فهم الموظفين لما يوافقون عليه.

يمكنك استخدام نموذج موافقة بسيط، كالنموذج أدناه. ينبغي على الموظفين التوقيع عليه أثناء عملية الإدماج أو عند تطبيق السياسة. إذا شعر أحدهم بالضغط، فهذه علامة تحذير - ليس فقط من الناحية الأخلاقية، بل والقانونية أيضًا.

نموذج وثيقة الموافقة على المراقبة

فيما يلي نموذج يمكنك تعديله (نوصي بالتشاور مع خبيرك القانوني):

اتفاقية موافقة مراقبة الموظفين

أنا، [اسم الموظف]، أُقرّ بأن [اسم الشركة] قد تُراقب وتُسجّل وتُراجع استخدامي للأجهزة والشبكات والبريد الإلكتروني وخدمة الإنترنت وتطبيقات البرامج المُقدّمة من الشركة. يشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، مواقع الويب التي زرتها، والملفات التي وصلت إليها، واستخدام التطبيقات.

ويتم إجراء هذه المراقبة لضمان أمن البيانات، ومنع إساءة استخدام الموارد، والامتثال للمتطلبات القانونية، والحفاظ على بيئة عمل منتجة.

أُدرك أن نشاطي على أنظمة الشركة قد يُراجع في أي وقت. يجب أن يكون الاستخدام الشخصي لهذه الأنظمة محدودًا، وأن يتماشى مع سياسة الشركة.

لقد اطلعتُ على سياسة مراقبة الموظفين، وأُتيحت لي فرصة طرح الأسئلة. أوافق على هذه المراقبة كجزء من عملي.

إمضاء: _________________________

الاسم المطبوع: ______________________

تاريخ: ___________

المدراء هم خط الدفاع الأول. إذا لم يتمكنوا من إبلاغ الموظفين وشرح السياسة بهدوء، أو الأسوأ من ذلك، إساءة استخدام البيانات، فقد تكون هذه مشكلة.

مشرفي القطار على:

1. كيفية الرد على أسئلة الموظفين دون اتخاذ موقف دفاعي
2. ما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله ببيانات المراقبة
3. كيفية تجنب خلق ثقافة المراقبة

المدير الذي يقول: "رأيتك تتصفح يوتيوب لمدة ٢٠ دقيقة"، دون سياق، يُضرّ بمعنويات الموظفين. أما من يقول: "لاحظتُ تصفحًا خارج نطاق العمل - هل كل شيء على ما يرام؟"، فيفتح حوارًا.

حتى على أجهزة الشركة، للموظفين الحق في بعض الخصوصية. أفضل طريقة هي تجنب مراقبة رسائل البريد الإلكتروني الشخصية، أو المحادثات الخاصة، أو التطبيقات غير المخصصة للعمل، إلا إذا كانت هناك سياسة واضحة وموافقة.

ولا تُسجِّل صوتًا أو فيديو في الأماكن الخاصة. فوضع الكاميرات في غرف الاستراحة أو دورات المياه ليس غير أخلاقي فحسب، بل هو غير قانوني أيضًا.

إن إعلام الموظفين بالمراقبة ليس مجرد التزام قانوني، بل هو ضرورة للحفاظ على الثقة. وعندما يُطبّق بشكل صحيح، يُحوّل هذا الموضوع الحساس إلى لحظة من الوضوح والاحترام المتبادل.

المخاطر الأمنية حقيقية. الإنتاجية بحاجة إلى قياس، ومراقبة الموظفين ضرورية. لكن الضرورة لا تُغني عن الشفافية. يمكن تلخيص أفضل ممارسات مراقبة الموظفين في جملة واحدة: معاملة الناس بإنصاف.

كن واضحًا. كن صادقًا. كن متسقًا. اشرح السبب، واحصل على موافقة حقيقية، واحترم الحدود الشخصية. درّب مدرائك على الدعم لا على المراقبة. فريقك ليس موضع شك؛ فهو جزء من الحل.

عندما يتم ذلك بنزاهة، فإن المراقبة لا تؤدي إلى تآكل الثقة - بل تعززها.