كيف زدنا كفاءة الموظفين بنسبة 15% من كفاءة الموظفين

لم تكن إحدى الشركات التي تبيع قطع غيار السيارات راضية عن عمل قسم المشتريات لديها. وكانت التأخيرات المستمرة في التسليم، والأصناف سريعة التلف من المخزن، وتدهور العلاقات مع الموردين على المدى الطويل، من بين الأسباب التي كانت تعصف بالشركة بأكملها.

ولمعالجة هذا الوضع، قام مدير المشتريات بتثبيت نظام التحكم الذي تقدمه شركة CleverControl المتخصصة في مراقبة الموظفين وتتبع الأداء وتحسين الإنتاجية. وبعد مساعٍ مكثفة للمراقبة، تمكنت الشركة من تحديد المجالات التي كانت تتسبب في عدم كفاءة قسم المشتريات وتمكنت من اتخاذ إجراءات سريعة.

وبالتالي، فإن السؤال الذي يطرح نفسه على الفور هو كيف تقود شركتك إلى النجاح، وبالتالي تحفيز الموظفين على ذلك. هل تساعدك صورة القائد المثالي - القائد المتفوق والسائق الضخم - في ذلك؟ نعم، بلا شك. ولكن هل هو العامل الرئيسي في نجاح الشركة؟ بالكاد. كم عدد هؤلاء الأشخاص الذين تعرفهم شخصيًا؟ في الحياة الواقعية، النقطة الأساسية هي أن المدير يفهم احتياجات الموظفين ويضع الاستراتيجية الصحيحة. يرى المدير الكفء أن مهمته أو مهمتها في دعم الموظفين، ولكن كيف يقوم بذلك بكفاءة أكبر دون الإساءة إلى أي شخص؟

شهد القسم بأكمله تحسينات كبيرة في سير العمل، حيث زادت كفاءته بنسبة 15%.

الشركة تاجر معروف لقطع غيار السيارات. وتفتخر الشركة بعلاقاتها طويلة الأمد مع مورديها والخدمات التي تقدمها لعملائها. وقد سمح لهم نجاحهم في هذه الصناعة بتوسيع عروض منتجاتهم وإضافة أقسام لخدمة العملاء والخدمات اللوجستية أيضاً. وهم يعملون مع عدد قليل من الموردين على المدى الطويل، وجميعهم يتمتعون بموقع استراتيجي ويوفرون منتجات عالية الجودة.

وعلى الرغم من النجاح الذي حققته الشركة، إلا أن قسم المشتريات كان يُلقى عليه اللوم في العديد من مشاكل الشركة. ففي كثير من الأحيان، كان تسليم الشحنات يتأخر، مما يؤدي إلى عدم رضا العملاء وسوء سمعة الشركة. كما كافح القسم أيضاً لإدارة مخزونه. فقد كانت هناك سلع سريعة الحركة غالبًا ما تظل مفقودة وأخرى لم تكن هناك حركة تذكر أو لم تكن هناك حركة على الإطلاق، مما أدى إلى ارتفاع معدلات الإرجاع وعدم رضا العملاء.

وبسبب هذه المشاكل، بدأت الإدارة تراقب عن كثب الموظفين العاملين في قسم المشتريات. ولكن ما أثار دهشتهم أنهم لم يروا أي علامات على سلوك إشكالي من موظفيهم. بل على العكس من ذلك، كان يبدو أن معظمهم كانوا يعملون باستمرار، ولم يكن أحد منهم يفتقر إلى الانضباط المكتبي الرسمي، ولم يكن أحد منهم مسترخياً، وكانوا دائماً على أنظمتهم.

عندما لم تتمكن الإدارة من اكتشاف أي مشاكل داخلياً، قررت الإدارة اتخاذ الإجراءات اللازمة ووضع نظام مراقبة لمراقبة كفاءة قسم المشتريات. كانت الفكرة وراء تثبيت نظام CleverControl هي التعرف على أنماط عمل الموظفين وسلوك استخدام النظام وغير ذلك. أرادت الشركة معرفة كيف يمكنها تحسين سير العمل في قسم المشتريات من خلال تعزيز كفاءة موظفيها ووضع القسم على مسار أكثر إنتاجية.

إن حلول مراقبة الموظفين من CleverControl مليئة بقدرات تحليل الأداء وتحسينه. وقد استفادت الإدارة في جوهرها من شاشات مراقبة استخدام الإنترنت، وميزات التسجيل، وميزات التحكم في الفيديو والصوت، ومراقبة النشاط الاجتماعي، ومراقبة نشاط المراسلة عبر الإنترنت.

ومن بين هذه البرامج، أثبت العرض المباشر، ومراقبة الويب، وتسجيل الشاشة، ولقطات الشاشة، ونشاط البرنامج أنه قابل للتطبيق بشكل كبير بالنسبة للإدارة. حيث قام برنامج المراقبة من CleverControl بالتقاط وعرض لقطات شاشة في الوقت الفعلي إلى جانب سجل تصفح الويب لكل موظف ونشاط البرنامج. بالإضافة إلى ذلك، قدم تطبيق مراقبة الويب رؤى للإدارة عند تغير نشاط الويب الخاص بالموظف. أثبت مراقب النشاط الاجتماعي ومراقب نشاط المراسلة فائدته في تحليل استخدام الموظفين لوسائل التواصل الاجتماعي أثناء وجودهم في العمل.

تم توضيح جميع المقاييس (مثل أهم المواقع، والوقت الذي يقضيه الموظف في المواقع، وأحداث لوحة المفاتيح، وما إلى ذلك) من خلال لوحات معلومات بديهية، مما يوفر البيانات في شكل مرئي يسهل فهمه. وتمكنت الإدارة من التحكم في عملية المراقبة بأكملها باستخدام وحدة تحكم إدارية مركزية، مما سمح لهم بإعداد التنبيهات، وعرض سجل تاريخي لتصفح الموظفين للإنترنت، وإنشاء خطط عمل.

مع دمج جميع الميزات المذكورة أعلاه في سير عمل المؤسسة، تمكنت الإدارة من تحليل سير العمل وتصنيف المهام والأنشطة المختلفة وتحديد الأنشطة التي تسبب معظم المشاكل. في واقع الأمر، كانت النتائج مذهلة بكل بساطة. إليك ما تعلمته الإدارة:

1. نصف الموظفين المنخرطين في الألعاب عبر الإنترنت - يفتقرون إلى الانضباط في مكان العمل

   كان اثنان من الموظفين الأربعة في قسم المشتريات يلعبان في الغالب البوكر على الإنترنت أو ألعاباً أخرى عبر الإنترنت؛ بل كانا يشاهدان الأفلام أثناء ساعات العمل. كان هذا السلوك يتناقض بشكل مباشر مع توقعات الإدارة ومتطلباتها. ومما زاد الطين بلة، أن عملهم أصبح غير متقن على نحو متزايد، ووصل معدل إنتاجيتهم إلى الحضيض.

2. تم إرهاق الزملاء المجتهدين والهادئين في العمل

   اعتمد العاطلون عن العمل بشكل كبير على الزملاء الدؤوبين والهادئين الذين عملوا من البداية إلى النهاية. وأظهر نظام المراقبة أن هؤلاء الموظفين كانوا يعملون حوالي 11 ساعة في اليوم ولم يأخذوا فترات راحة كبيرة. ويشير نمط العمل هذا إلى وجود ضغط نفسي، الأمر الذي قد يكون له آثار صحية خطيرة في المستقبل.

3. ارتفاع معدل تذبذب العملاء - قاعدة عملاء غير سعيدة

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

وقد تمكنت الإدارة من إجراء تحليل شامل لأداء قسم المشتريات لديها، وتحديد المجالات التي تعاني من مشاكل لدى الموظفين وتصحيحها أيضاً. فعلى سبيل المثال، تم إيقاف اثنين من الموظفين المتورطين في الألعاب عبر الإنترنت لفترة زمنية معينة وإجبارهم على الخضوع للتدريب. وعلى العكس من ذلك، تمت مكافأة الموظفين المجتهدين ببعض الحوافز والمكافآت.

إليك ما ذكرته الإدارة بعد استخدام CleverControl:

• زادت كفاءة قسم المشتريات بنسبة 15%

• انخفض عدد الشكاوى بنسبة 85%

• زادت الإيرادات بنسبة 15% على مدار عام

تمكن برنامج CleverControl من الكشف عن سلوك الموظفين والمشاكل المتعلقة بالأداء. كانت هذه المشاكل موجودة طوال الوقت، ولكن لم يكن من السهل اكتشافها. إذا كانت شركتك تواجه مشاكل مماثلة، يمكن لبرنامج CleverControl مساعدتك. تواصل معنا اليوم!