كيفية الرد على السرقة، والخداع، وتسيب الموظفين

بصفتك صاحب عمل، فإن من أهم مهامك تعزيز بيئة عمل منتجة ومتناغمة. يؤدي معظم الموظفين مهامهم على أكمل وجه، لكن قد يستغل البعض الشركة. يمكن أن تشكل السرقة والخداع والكسل مخاطر جسيمة على سلامة شركتك إذا لم تكن لديك الأساليب والسياسات المناسبة للتعامل معها.

سنتناول في هذه المقالة ثلاث حالات منفصلة تتناول السرقة والخداع والكسل على التوالي. وقبل ذلك، من الضروري فهم ماهية هذه الحالات الثلاث تحديداً.

قبل الخوض في كيفية الرد، ينبغي علينا تحديد هذه الفئات الثلاث من سوء السلوك في مكان العمل.

يشير مصطلح سرقة الموظفين إلى قيام الموظفين بسرقة أموال أو ممتلكات أصحاب العمل. وتتفاوت درجات سرقة الموظفين، ويُعدّ الاختلاس أكثرها شيوعاً، إذ يُشير إلى إساءة استخدام الموظف لموارد الشركة - سواءً كانت أموالاً أو ممتلكات - التي في عهدته. أما السرقة البسيطة فهي شكل آخر من أشكال سرقة الموظفين، وتُشير إلى سرقة كميات صغيرة من اللوازم المكتبية.

بشكل عام، تندرج سرقة الموظفين عادةً ضمن نطاق الاحتيال الوظيفي، وهو استخدام المرء لمهنته كوسيلة للإثراء الشخصي من خلال إساءة استخدام موارد الشركة أو إساءة تخصيصها.

يُشير الخداع من قِبل الموظفين، والذي يندرج عادةً تحت بند الاحتيال، إلى قيام الموظف بالكذب أو التضليل لتحقيق مكاسب من صاحب العمل. ويشمل هذا النوع من الخداع سرقة البيانات، وخرق السرية، والاحتيال المحاسبي، والرشوة، وحتى بعض أنواع السرقة.

يشير مصطلح "الكسل في مكان العمل" إلى إهدار ساعات العمل المدفوعة الأجر بشكل مستمر في أنشطة لا علاقة لها بالعمل. لا يقتصر الأمر على فترات راحة عابرة، بل هو نمط متكرر يضر بالإنتاجية. ويتجلى ذلك في التسويف المزمن، والإفراط في التواصل الاجتماعي، والغياب غير المبرر عن الاجتماعات، أو عادة اختلاق الأعذار لتجاوز المواعيد النهائية. والنتيجة هي قضاء الموظف جزءًا كبيرًا من يوم العمل غير منخرط وغير منتج.

عند الاشتباه في السرقة أو الخداع أو التكاسل المزمن، أو عند اكتشافها، قد يؤدي رد الفعل العاطفي إلى مخاطر قانونية، وتدني الروح المعنوية للفريق، ونتائج غير عادلة. لذا، اتبع هذا الإطار المنظم والقائم على الأدلة لضمان أن يكون رد فعلك متسقًا وعادلًا وفعالًا.

الخطوة الأولى: جمع الأدلة الموضوعية
قبل أي نقاش أو اتهام، انتقل من الشك إلى الحقيقة. استخدم البيانات من أدوات المراقبة (مثل لقطات شاشة CleverControl أو سجلات النشاط)، وسجلات الوصول، والتدقيقات المالية، أو أنظمة إدارة المشاريع. تشكل هذه الأدلة أساسًا موضوعيًا لعمليتك بأكملها، وتزيل أي تحيز شخصي من القرار الأولي.

الخطوة الثانية: إجراء تحقيق شامل ونزيه
أجرِ مقابلة مع الموظف في جلسة خاصة، وامنحه فرصة شرح تصرفاته. الهدف هو فهم السياق والنية. هل كان هذا تصرفًا متعمدًا، أم خطأً ناتجًا عن إهمال، أم عرضًا لمشكلة أكبر كضعف التدريب أو الإرهاق؟ كذلك، تحدث مع أي شهود ذوي صلة بسرية تامة للتحقق من صحة الحقائق.

الخطوة 3: تصنيف درجة الخطورة والنية
بناءً على الأدلة والتحقيقات التي أجريتها، صنّف الحادثة. سيساعدك هذا التصنيف في تحديد ردّك:

غير مقصود/ناجم عن الإهمال: ارتكب الموظف خطأً نتيجة نقص المعرفة أو التدريب أو الانتباه، ولكن دون وجود نية خبيثة. (مثال: إرسال بريد إلكتروني سري عن طريق الخطأ إلى الشخص الخطأ).

سوء السلوك المتعمد: انتهك الموظف السياسة عن علم لتحقيق مكاسب شخصية أو لمصلحة شخصية، ولكن دون وقوع ضرر جسيم. (مثال: تزوير سجلات الدوام بشكل متكرر).

سوء سلوك جسيم/نية خبيثة: ارتكب الموظف فعلاً خطيراً ومتعمداً أضر بالشركة، كالسرقة أو الاحتيال أو تخريب البيانات. وهذا غالباً ما يستدعي اتخاذ أشد الإجراءات التأديبية.

الخطوة الرابعة: تحديد استجابة متناسبة
يجب أن يتناسب الإجراء المتخذ مع خطورة المخالفة وقصدها. قد يكون الهدف تصحيحياً أو وقائياً.

الإجراءات التصحيحية (للسلوك غير المقصود/الإهمال أو سوء السلوك المتعمد البسيط):

• التدريب والتأهيل: معالجة الثغرات في المهارات أو المعرفة.
• تحذير شفهي أو كتابي: توثيق المشكلة والتوقعات المتعلقة بالتحسين بشكل رسمي.
• خطة تحسين الأداء (PIP): خطة منظمة ذات أهداف وجداول زمنية واضحة.

الإجراءات الوقائية (في حالة سوء السلوك الجسيم):

• الإيقاف عن العمل: قد يكون من الضروري إيقاف الموظف عن العمل مع دفع راتبه أثناء إجراء تحقيق كامل.
• إنهاء الخدمة: الفصل الفوري من العمل بسبب أفعال تنتهك الثقة وسياسة الشركة بشكل جوهري.

الخطوة 5: استشر قسم الموارد البشرية ووثّق كل شيء
قبل اتخاذ أي إجراء نهائي، استشر دائمًا قسم الموارد البشرية أو المستشار القانوني. سيضمنون لك الامتثال لسياسة الشركة وقوانين العمل المحلية. خلال العملية برمتها، وثّق كل خطوة بدقة: الأدلة الأولية، وملاحظات المقابلة، والاستنتاجات، والقرار النهائي. هذا يُنشئ سجلًا موثقًا بالغ الأهمية.

من خلال الالتزام بهذا الإطار، تنتقل من كونك قاضيًا إلى كونك محققًا ومديرًا محترفًا، مما يحمي شركتك مع منح الموظفين عملية عادلة.

يمكن أن يكون تسرب المعلومات السرية إلى طرف ثالث غير مصرح به أحد أكبر المشاكل التي تواجهها الشركة. عندما تكتشف لأول مرة وجود تسريب، هناك بعض الخطوات المختلفة التي ستحتاج إلى اتخاذها. ستساعدك هذه الخطوات على فهم الخطأ الذي حدث بشكل أفضل، بالإضافة إلى تزويدك بأدوات أكثر فعالية لتعديل الموقف.

جمع الأدلة

في حالة قيام موظفك بالكشف عن أسرار تجارية لأحد المنافسين عن طريق الخطأ، فإن أول شيء ستحتاج إلى تحديد كيفية حدوث التسريب بالضبط. عادة، هناك خياران في هذه الحالة. الأول هو أن الموظف المعني لم يتبع السياسات الأمنية الخاصة بتأمين المستندات والبيانات الموجودة في ملفك. أدى ذلك إلى وصول أحد المنافسين إلى بيانات شركتك.

السيناريو الثاني قد يكون أن شركتك تفتقر إلى سياسات واضحة للتعامل مع البيانات. فقد شارك الموظف المعلومات بطريقة بدت مشروعة لعدم وجود سياسة واضحة تمنع ذلك.

التحقيق في النية وتصنيفها

تُعد هذه الخطوة حاسمة لتحديد ردك. قابل الموظف لفهم دوافعه.

• إذا أكد التحقيق السيناريو الأول، فإن الفعل يُعد إهمالاً. كان الموظف على دراية بالقواعد لكنه لم يلتزم بها، مما أدى إلى خرق غير مقصود.
• إذا أكد التحقيق السيناريو الثاني، فإن الخطأ يقع على عاتق الشركة وليس الموظف. لم يكن هناك أي نية خبيثة، ولم يخالف الموظف أي قاعدة معروفة.

تحديد استجابة متناسبة

يجب أن يكون إجراءك متناسباً مع النتائج.

في الحالة الأولى، ورغم أن الموظف ساعد منافسك دون قصد في الوصول إلى أسرار الشركة، إلا أنه تمكن من الوصول إلى البيانات وأدى مهامًا دون اتباع البروتوكولات والسياسات المعتمدة في شركتك. لذا، يعود إليك تحديد كيفية التصرف.

عادةً ما تكون إعادة التدريب ضرورية في هذه الحالات. إلى جانب ذلك، ستحتاج إلى التأكد من عدم وقوع أي من موظفيك في نفس الأخطاء. إن مجرد تقييد وصول الموظف إلى البيانات والمعلومات لن ينجح دائمًا في هذه الحالات. ولهذا السبب من الأفضل في كثير من الأحيان النظر في التغييرات المحددة المطلوبة في كيفية تدريب الموظفين حتى يمكن بناء ثقة أكبر داخل الشركة.

إذا لم يكن سبب تسرب البيانات هو أن الموظف لم يتبع الإجراءات الصحيحة عن طريق الخطأ، ولكن بسبب عدم وجود سياسات مناسبة كان من الممكن أن تحول دون حدوث هذا الموقف، فإن الخطأ لا يقع على عاتق الموظف. وبصفتك صاحب العمل، سيكون الأمر متروكًا لك بصفتك صاحب العمل لتتحمل مسؤولية السهو والبدء في وضع سياسات جديدة تساعد على حماية بياناتك ومنع حدوث مثل هذا الأمر مرة أخرى.

إذا حدث التسريب نتيجة مشاركة الموظف للمعلومات مع الشخص الخطأ - حتى لو كان ذلك عن غير قصد - فإن هذا يُعدّ خرقًا للسرية ناتجًا عن إهمال. يجب أن يتناسب رد الفعل مع مدى خطورة الإهمال: هل كان خطأً عابرًا أم نمطًا من عدم الانتباه؟ سيحدد هذا ما إذا كان الموقف يستدعي مزيدًا من التدريب أو إجراءات تأديبية أكثر صرامة، بما في ذلك احتمال الفصل من العمل.

سيكون الأمر متروكًا لك لتحديد مدى خطورة الموقف وما حدث بالضبط لتحديد ما إذا كنت ستنهي عقد موظفيك أو ببساطة ستقدم لهم المزيد من التدريب.

إذا قررت الإبقاء على الموظف، فقد ترغب في النظر في تطبيق برنامج لمراقبة الموظفين كإجراء احترازي. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول أنظمة مراقبة الموظفين وكيفية اختيار النظام الأنسب. هنا.

تتيح لك المراقبة باستخدام CleverControl فهمًا عميقًا لأنشطة موظفيك وكيفية قضائهم لوقت العمل. فإذا تبين أن أحد الموظفين يقضي نصف يومه على يوتيوب، فقد تتساءل عما إذا كان هذا سببًا كافيًا لفصله. حسنًا، قبل اتخاذ القرار، إليك بعض الأمور التي ستحتاج إلى تحديدها.

جمع الأدلة
بيانات المراقبة الخاصة بك هي نقطة البداية. استخدم تقارير CleverControl لتحديد ما يلي:

• الأوقات المحددة من اليوم التي يحدث فيها هذا السلوك غير المنضبط.
• سواء كان ذلك نمطًا يوميًا أو مرتبطًا بأيام/مشاريع محددة.
• إذا كان الموظف لا يزال يفي بمواعيد التسليم الأساسية على الرغم من عوامل التشتيت.

التحقيق في النية وتصنيفها

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

غير مقصود / عرض لمشكلة أكبر: قد يستخدم الموظف موقع يوتيوب كخلفية صوتية، أو يعاني من صعوبة في التركيز بسبب الإرهاق، أو ربما يكون قد أنهى مهامه الموكلة إليه ولا توجد مهام جديدة. وقد لا يدرك حجم الوقت الذي يقضيه.

سوء السلوك المتعمد: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

إذا كان السبب غير مقصود (مثل الإرهاق، أو عدم وضوح المهام، أو انعدام التحدي)، فمن الممارسات الجيدة إجراء محادثة جادة مع الموظف لمعرفة سبب افتقاره للحماس. قد يكون من الضروري إعادة النظر في مهامه، وعبء العمل، ومدى اهتمامه بعمله. ينبغي أن يكون الرد داعمًا وتصحيحيًا.

• التدريب: مناقشة استراتيجيات إدارة الوقت وأهمية العمل المركز.
• إعادة هيكلة عبء العمل: توضيح الأولويات، وتوفير مهام أكثر تحديًا، أو معالجة مشكلات سير العمل.
• تحديد توقعات واضحة: إعادة التأكيد على سياسة الشركة بشأن استخدام الإنترنت الشخصي.

في حالات الكسل المتعمد، يلزم إجراء حوار جاد. ومن الممارسات الجيدة وضعهم تحت المراقبة لفترة محددة ومتابعة تصرفاتهم بشكل أكثر دقة. ويتحول الرد إلى إجراء رسمي وتأديبي أكثر صرامة.

• إنذار رسمي: قم بتوجيه إنذار شفهي أو كتابي يوضح انتهاك السياسة الموثق.
• خطة تحسين الأداء (PIP): تنفيذ خطة تحسين الأداء بأهداف واضحة وقابلة للقياس للإنتاجية وجدول زمني صارم للتحسين.
• المراقبة المستمرة: استخدم CleverControl لتتبع التقدم المحرز بشكل موضوعي مقابل أهداف PIP.

لا ينبغي أن يستند قرار فصل الموظف لهذا السبب إلى نشاطه على يوتيوب فقط، بل إلى استجابته لتدخلك. فإذا استمر، بعد مناقشتك وفترة التجربة، في أنماط التسويف نفسها ولم يستوفِ المعايير المتفق عليها، فقد يكون الفصل هو الخطوة الضرورية لحماية إنتاجية فريقك بشكل عام. أما إذا أظهر تحسناً، فقد نجحت في إنقاذ موظف ذي قيمة محتملة.

قد يكشف نظام المراقبة CleverControl عن أنشطة أخرى مثيرة للقلق، مثل قيام موظف بنسخ بيانات العمل على ذاكرة فلاش وتصفح مواقع التوظيف خلال ساعات العمل. يجب التعامل مع هذين الفعلين بشكل منفصل، لأنهما يمثلان مستويين مختلفين من الخطورة.

جمع الأدلة

بيانات المراقبة الخاصة بك - زيارات مواقع العمل مثل LinkedIn و Indeed وما إلى ذلك، خلال ساعات العمل، واستخدام محرك أقراص USB قابل للإزالة لنسخ وحفظ ملفات العمل - هي بالفعل دليل على ضرورة اتخاذ إجراء.

التحقيق في النية وتصنيفها

يتطلب هذا الأمر تحقيقاً دقيقاً لفهم دوافع الموظف وراء كل إجراء.

إذا كان موظفك يقضي ساعات عمله في البحث عن وظائف أخرى، فهذا يدل على عدم التزامه بشركتك أو بالعمل الذي تقوم به. عليك مناقشة هذا الأمر معه ومحاولة معرفة سبب استيائه وسعيه للبحث عن وظيفة جديدة. قد يساعد ذلك شركتك على تعديل سياساتها بما يُمكّنها من الاحتفاظ بالكفاءات على أفضل وجه.

على الرغم من أن البحث عن وظيفة بمفرده يُعدّ سلوكاً غير مهني، إلا أنه عادةً ما يكون تعبيراً عن الانسحاب، وليس عن سوء نية. فالهدف في أغلب الأحيان هو ترك الشركة، وليس الإضرار بها.

لكن إذا كان هذا الموظف يحفظ بيانات عمله على ذاكرة فلاش، فستواجه مشاكل أكبر بكثير من مجرد بحثه عن وظيفة أخرى. عادةً ما يُصنّف هذا النوع من سرقة البيانات ضمن التجسس الصناعي، أو قد يُستخدم أحيانًا كتكتيك تنافسي خفي. إن المعلومات التي يحفظها موظفك على ذاكرة الفلاش لا تكون محمية بمجرد خروجها من مقر عملك فحسب، بل قد تتعرض أيضًا للتسريب، مما يُلحق الضرر بشركتك.

هذا فعل متعمد ينتهك بروتوكولات أمن البيانات. قد يكون القصد منه نقل معلومات سرية إلى منافس، أو استخدامها كورقة ضغط، أو لأغراض أخرى غير مصرح بها. إنه فعل خطير ينطوي على نية خبيثة محتملة.

تحديد استجابة متناسبة

يتطلب النشاطان استجابة مشتركة، وإن كانت متميزة.

فيما يخص البحث عن وظيفة، ينبغي مناقشة الأمر مع الموظف وإبلاغه بأن هذه الأبحاث غير مسموحة خلال ساعات العمل. ويعتمد قرار فصله بسبب هذه الأبحاث بشكل كبير على مدى التزامه بإنجاز مهامه في الوقت المحدد. فإذا استمر الموظف في أداء عمله بجدية واجتهاد، وكان يسعى فقط إلى الانتقال إلى وظيفة أخرى خارج الشركة، فلا داعي لفصله في الوقت الحالي. مع ذلك، يجب توضيح توقعاتك منه خلال فترة عمله، وكذلك فيما يتعلق بإيجاد بديل له وتدريبه في الوقت المناسب.

يُعدّ اختراق أمن البيانات مشكلة أخرى، وهو سوء سلوك جسيم. إذا اكتشفتَ أن أحد موظفيك يُخزّن بيانات العمل عمدًا على جهاز كهذا، فسيتعين عليك فتح تحقيق لمعرفة سبب قيامه بذلك، ونوع البيانات التي خزّنها، ومن قد يكون قد تمكّن من الوصول إليها.

في معظم الحالات، يُعدّ هذا سببًا كافيًا لإنهاء عقد الموظف، إذ اتخذ أفعالًا متعمدة قد تضرّ بشركتك وعملائك في حال تسريب تلك المعلومات الحساسة. لذا، يجب أن يكون تأمين هذه المعلومات على رأس أولوياتك في هذه الحالات.

يجب عليك أيضًا فحص سياساتك الحالية لضمان عدم حدوث ذلك مرة أخرى. يمكن أن تكون سياسات الأمن وحماية المعلومات العالية ضرورية إذا كنت ترغب في الحفاظ على حماية بيانات شركتك. كما يمكن أن تساعدك اتفاقيات عدم الإفصاح وتتبع مشاركة المعلومات الحساسة وحركتها في الحفاظ على أمان معلوماتك، بالإضافة إلى القدرة على تتبع مصدر اختراق البيانات.

يمكن أن تساعد المراقبة الأكبر للبيانات في حماية شركتك. ومع ذلك، يجب أن تكون هذه سياسة على مستوى الشركة بأكملها وليس شيئًا موجهًا إلى ذلك الموظف الذي اتخذ قرارًا متعمدًا بخرق السرية والأمان. على الأرجح يجب طرده لأنه حاول سرقة البيانات.

يُعدّ التعامل مع السرقة والخداع ومشاكل الإنتاجية المزمنة من أصعب جوانب الإدارة. لذا، يُعدّ اتباع نهجٍ متسقٍ قائمٍ على الأدلة، ومُصمّمٍ خصيصًا لكل حالةٍ على حدة، أمرًا بالغ الأهمية وأفضل وسيلةٍ للدفاع. فمن خلال الانتقال من الشك إلى التحقيق، ومواءمة ردّك مع النية المحددة وخطورة سوء السلوك، تحمي شركتك وتضمن العدالة. وفي نهاية المطاف، يُمكّنك هذا الإطار المُهيكل من اتخاذ القرارات الصعبة بثقة، سواءً أكان المسار يؤدي إلى تدريبٍ تصحيحي أو إنهاء خدمةٍ ضروري.

لكن الاستراتيجية الأكثر فعالية هي الاستراتيجية الاستباقية. فالسياسات الواضحة، والتدريب المنتظم، وثقافة الشركة الإيجابية، والاستخدام الذكي لأدوات المراقبة لتحديد الموظفين المتعثرين ودعمهم - وليس لمعاقبتهم فقط - من شأنه أن يبني بيئة عمل أكثر أمانًا وشفافية وإنتاجية للجميع.