كيف تراقب استخدام الموظفين للإنترنت؟

يساهم العالم الرقمي في إحداث العديد من التطورات في حياتنا. لا فائدة من إنكار أن تقدم أحدث تقنيات تكنولوجيا المعلومات يشجع الناس على التراسل. يسعى الجميع إلى ابتكار وتطوير وتصميم شيء جديد. كما أن المراقبة عبر الإنترنت تتطور باستمرار. يمضي رجال الأعمال قدماً ويطرحون أسئلة حول كيفية تعزيز إنتاجية كل موظف. ونتيجة لذلك، تم إنتاج تقنيات مبتكرة مثل برامج مراقبة الموظفين. ستغطي مقالة اليوم جميع أسس إحدى وظائف مراقبة الموظفين - استخدام الإنترنت.

تتبع استخدام الموظفين للإنترنت عبر الإنترنت هو أداة تُستخدم لمراقبة وتسجيل أنشطة الموظفين أثناء ساعات العمل. وتتمثل أهدافها الرئيسية في:

1. ضمان الامتثال لسياسات الشركة
2. تعزيز الإنتاجية
3. الحماية من المخاطر الأمنية

تعني الحماية من المخاطر الأمنية تتبع مواقع الويب التي تمت زيارتها، والوقت الذي تقضيه على الإنترنت، واستخدام النطاق الترددي.

ScienceDirect , وهي منصة رائدة للأدبيات العلمية التي تمت مراجعتها من قبل الأقران، أجرت بحثًا وتوصلت إلى الاستنتاج التالي:

"يقضي الموظفون ما يقرب من ساعتين يوميًا في الانخراط في سلوكيات التصفح الإلكتروني (أي استخدام الإنترنت في العمل لأغراض غير العمل)، مما يكلف المؤسسات ما يقرب من 85 مليار دولار سنويًا."

نتيجة لذلك، في عام 2001، استخدمت 80% من الشركات في جميع أنحاء العالم مراقبة استخدام الموظفين للإنترنت كما أكد ذلك American Management Association . منذ تلك اللحظة، لم يتغير الوضع بشكل جذري: نسبة أعلى قليلاً من الشركات التي تستخدم هذا البرنامج أو ذاك لمراقبة الموظفين من أجل تعزيز إنتاجيتهم. وفقًا للبحث الذي أجراه Spiceworks , كما أن 80% من الشركات تحتفظ بسياسة خصوصية تُعلِم المستخدمين بإمكانية مراقبتهم أثناء استخدام شبكات الشركة وأجهزتها وخدماتها.

يتم تبرير مراقبة استخدام الموظفين للإنترنت في إطار ساعات العمل فقط. وطالما أن الشركات وموظفيها الإداريين لا ينتهكون الحقوق القانونية للموظفين العاملين، فلماذا لا تستخدم مثل هذه المنتجات المبتكرة؟

هناك بالطبع العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تستخدم هذه الوظيفة. ولكننا اكتشفنا أهمها:

• الإنتاجية: تساعد ميزة البرنامج هذه في استبعاد الأنشطة غير المتعلقة بالعمل في المكتب تقريباً. كما ذكرنا من قبل، يقضي كل موظف تقريبًا ساعتين يوميًا في التسكع عبر الإنترنت. يتيح برنامج مراقبة استخدام الإنترنت هذا التحكم في عملية العمل ويعزز الإنتاجية الإجمالية.
• الأمن: يساعد التحكم في استخدام الإنترنت في حماية بيانات الشركة الحساسة من السرقة الإلكترونية. إلى جانب ذلك، يحظر الوصول إلى البرمجيات الخبيثة والمواقع الضارة.
• تحسين الموارد": من خلال تتبع استخدام النطاق الترددي، يمكن للشركات إدارة موارد الشبكة بشكل أفضل. وهذا بدوره يضمن حصول العمليات التجارية المهمة على النطاق الترددي اللازم وعدم إبطائها بسبب الاستخدام غير الضروري.
• إدارة المخاطر: يساعد هذا الخيار في تخفيف المخاطر من خلال تحديد ومعالجة السلوك غير اللائق أو غير الآمن، مثل الوصول إلى المحتوى المحظور. قد يؤدي عدم منع مثل هذا السلوك إلى مشاكل قانونية أو الإضرار بسمعة الشركة.

الأول - تثبيت الوكيل: بادئ ذي بدء، قم بتثبيت الوكيل على الأجهزة المستهدفة - أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية. يتم تشغيل هذه البرامج دون تحميل زائد. حيث أنها تلتقط نشاط الإنترنت دون التدخل في الاستخدام العادي للكمبيوتر الشخصي. سيقوم الوكيل المثبت بجمع ما يلي:

• المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها
• تشغيل التطبيقات ومدة الاستخدام
• الملفات التي تم تحميلها أو تنزيلها
• ضغطات المفاتيح والنصوص التي تظهر على الشاشة
• لقطات الشاشة

الخطوة الثانية - جمع البيانات وتخزينها: خلال الفترات الزمنية المحددة، يرسل البرنامج البيانات المستلمة إلى وحدة التخزين السحابية المختارة. قد تكون المعلومات المنقولة من جهاز مراقبة تصفح الويب الخاص بالموظف نوعين: مجهولة المصدر ومرتبطة. يتم تشفير هذه البيانات بشكل صحيح وتخزينها بشكل آمن. لا يمكن الوصول إليها إلا للمديرين المصرح لهم فقط.

الخطوة الثالثة - إعداد التقارير والتحليل: توفر العديد من برامج مراقبة الموظفين لوحات معلومات في الوقت الفعلي. تعرض هذه اللوحات أنشطة الموظفين الجارية. يمكن أن تصور لوحات المعلومات هذه المستخدمين النشطين الحاليين: ما هي التطبيقات أو المواقع الإلكترونية التي يتم استخدامها. كما أنها توفر مستويات الإنتاجية. لوحات المعلومات هذه ليست الطريقة الوحيدة لتحليل البيانات المستلمة. تتضمن البيانات المبلغ عنها:

• سجلات الأنشطة
• استخدام التطبيق
• تصنيف الموقع الإلكتروني
• برنامج تتبع الوقت

هناك أيضًا ميزات إضافية مثل المراقبة في الوقت الفعلي، والإشعارات والتنبيهات، وحظر المستخدمين، وتحسين الإنتاجية. باختصار، يوفر البرنامج إمكانية الوصول إلى البيانات الضرورية للمساهمة في إنتاجية الموظفين.

هناك العديد من الخيارات المتاحة للتحكم في استخدام الإنترنت. توفر برامج مراقبة الموظفين مثل هذه الفرصة. نأخذ كمثال على ذلك شركة CleverControl بمنتجاتها البرمجية الرئيسية. دعونا نلقي نظرة عميقة على ما تقدمه لنا هذه الصناعة.

ينقسم برنامج المراقبة عن بُعد إلى وظيفتين مختلفتين. وهما المراقبة عن بُعد عبر حسابات الويب الآمنة والمراقبة المباشرة في الوقت الفعلي. دعونا ننظر في الميزات الرئيسية.

لذلك، توفر المراقبة عن بُعد عبر حسابات الويب الآمنة الخيارات التالية:

• كيف تتغير مساحة عملك دقيقة بدقيقة
• ما المهام التي تظهر وتأخذ الحق الأساسي
• ما هي الأفكار الفريدة التي يتم التعبير عنها ومناقشتها

إذا تحدثنا عن المراقبة المباشرة في الوقت الحقيقي، فإننا نعني أن الموظفين الإداريين مسموح لهم بالوصول إلى ما يلي المثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بالموظف:

• التطبيقات
• المواقع الإلكترونية
• الملفات
• الرسائل
• رسائل البريد الإلكتروني.

ولكن ضع في اعتبارك أن لكل موظف الحق القانوني في معرفة ما إذا كان مراقباً أم لا. تتغير القوانين واللوائح المتعلقة بهذا الاستخدام باستمرار. احصل على المزيد من التفاصيل وكن على دراية. ولكن، بشكل عام، كما قال HR DIVE , 68% من المديرين مقتنعون بأن المراقبة تحسّن الأداء، ولكن هناك مديرون آخرون غير مقتنعين بذلك.

ما هو متاح أكثر على CleverControl والمنصات الأخرى:

• برنامج تسجيل المفاتيح
• لقطات الشاشة
• مراقبة أجهزة التخزين القابلة للإزالة (USB، HDD، SD)
• التحكم في الطباعة

على سبيل المثال، يسمح برنامج Keylogger على الفور برؤية النص الذي يكتبه الموظف، وتسجيل ضغطات المفاتيح في أي تطبيق. بالإضافة إلى ذلك، التحقق من وجود كلمات تنبيه غير مرغوب فيها في ضغطات المفاتيح الخاصة بالموظفين.

كل من الميزات المذكورة موجهة للحد من استخدام الإنترنت في الأنشطة غير المتعلقة بالعمل.

ماذا تستخدم الشركات لمراقبة نشاط الموظفين على الإنترنت واستخدامهم للإنترنت؟ تشمل مراقبة الصوت والفيديو مراقبة الصوت والوجه واللقطات وتسجيلات صوت الميكروفون وكاميرا الويب. قد يراقب رئيسك وسائل التواصل الاجتماعي إذا تم استخدامها لأغراض العمل.

تُظهر جميع إمكانات البرامج المذكورة أن رجال الأعمال يسعون جاهدين لتعزيز الإنتاجية قدر الإمكان بسبب زيادة معدل التسلل عبر الإنترنت.

بالتأكيد، هو كذلك! تعتمد القوانين واللوائح على البلد أو الولاية الأمريكية التي تعيش فيها. دعنا نرى ما هي الدول التي تعتبر مراقبة استخدام الموظفين للإنترنت أمرًا قانونيًا تمامًا.

الولايات المتحدة، التي أكدتها قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية لعام 1986, يسمح لهم باستخدام برامج مراقبة الموظفين. ولكن هناك ملاحظة هامة وهي أن القوانين قد تختلف باختلاف الولاية. تتطلب لوائح بعض الولايات الأمريكية من الشركات في بعض الولايات إخطار كل موظف من الموظفين بأنه يخضع للمراقبة.

لا يوجد لدى الاتحاد الأوروبي، مع دول مثل إسبانيا وفرنسا وألمانيا، أي لوائح صارمة فيما يتعلق بمسألة المقال. يتخذ الاتحاد الأوروبي من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). وبموجب هذه اللائحة، يجب على المستأجر أن يُعلم الموظف قبل تثبيت أي برنامج.

إذا تم تلقي المعلومات ضمن الأطر القانونية، فيمكن رصدها وتسجيلها وتحليلها.

فالصين، على سبيل المثال، تراقب استخدام الموظفين للإنترنت. وهذه المراقبة محمية ومنظمة بموجب لوائح عام 1994 بشأن سلامة وحماية نظم المعلومات الحاسوبية والقواعد الإدارية لعام 1997 بشأن سلامة وحماية الاتصال الدولي بشبكات المعلومات الحاسوبية. وينبغي لكل صاحب عمل أن يخطر الموظفين بالبرامج المستخدمة لجمع هذه البيانات.

التحديات الشائعة هي:

• مخاوف تتعلق بالخصوصية
• الامتثال القانوني
• الروح المعنوية للموظفين
• التنفيذ التقني
• الحمل الزائد للبيانات
• التكلفة

في حالة وضع العمل الهجين أو عن بُعد، من الممكن استخدام نفس أدوات البرامج التي ذكرناها أعلاه. ندم الوصول إلى أجهزة الكمبيوتر من برامج مراقبة الموظفين.

نعم، تقوم العديد من الشركات بالفعل بمراقبة وتسجيل حركة المرور التي تمر عبر شبكتها لأغراض قانونية وأمنية. إذا كنت تستخدم شبكة WiFi لأغراض شخصية، فمن المحتمل أن يتم تسجيل هذه البيانات. ونظراً لأنه يتم تخزينها لبعض الوقت، فقد يتم تحليلها أيضاً.

يمكنك مراقبة النطاق الترددي لشبكة الموظفين باستخدام أدوات مراقبة الشبكة. فهي تتعقب استخدام النطاق الترددي، وتحدد مصادر حركة المرور العالية، وتحلل تدفق البيانات عبر شبكتك.

سنقوم بعمل استنتاجات رئيسية تلخص النص أعلاه:

1. في الحالات الرئيسية، من القانوني مراقبة استخدام الإنترنت. بالطبع، يعتمد ذلك على لوائح البلد، ولكن لا يزال من الممكن استخدام مثل هذه البرامج.
2. في العديد من البلدان، يجب على صاحب العمل إخطار الموظفين بتثبيت هذا البرنامج.
3. هناك العديد من الأدوات والوظائف والوظائف الفرعية لمساعدة أصحاب العمل في التحقق من أنشطة موظفيهم.
4. يستغرق تثبيت وكيل على الكمبيوتر الشخصي المستهدف أو أي جهاز آخر والحصول على السجلات الأولى وقتاً قصيراً.
5. الهدف الرئيسي من هذه المراقبة هو تقليل معدل الأنشطة غير المتعلقة بالعمل. وبعبارة أخرى، ستتحسن إنتاجية الموظفين إلى حد كبير.