كيف تختار نظام التحكم في الوقت المناسب لك؟

إن اختيار نظام مراقبة الموظفين المناسب ليس بالمهمة التي يجب الاستخفاف بها. فخياراتك تتراوح بين الأنظمة المجانية والأنظمة المتطورة، ولكل منها إيجابياته وسلبياته. من المهم أن تفهم ما الذي تقدمه هذه الأنظمة، وكيف تتوافق مع بعضها البعض، ومدى توافقها مع ممارسات عملك، والأهم من ذلك، كم تكلفتها مع توسع نطاق عملك.

إن ارتكاب خطأ اختيار النظام الخاطئ قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، ارتفاع التكاليف وانخفاض الإنتاجية وانخفاض العائد على الاستثمار. في أسوأ السيناريوهات، قد تنشأ مشاكل قانونية بسبب عدم الامتثال - مما يزيد من المخاطر الاقتصادية والمخاطر المتعلقة بالسمعة التي تأتي مع اختيار النظام الخاطئ.

وهذا يطرح السؤال - كيف تختار نظام المراقبة المناسب لعملك؟ في هذه المقالة، سنناقش في هذه المقالة تصنيف أنظمة مراقبة الموظفين مع تقديم تحليل مفصل لإمكانياتها وإمكانية تطبيقها على عملك.

ولتحقيق هذه الغاية، إليك دليل تفصيلي خطوة بخطوة للبدء.

ابدأ بإلقاء نظرة فاحصة على ممارسات عملك - الطرق التي تعمل بها والمتطلبات التي لديك والطرق التي يمكنك من خلالها التوسع. سيؤدي ذلك إلى اتخاذ قرارك بشأن نظام مراقبة الموظفين الأفضل بالنسبة لك. على سبيل المثال، إذا كان هناك ارتفاع في حالات احتيال الموظفين وكنت ترغب في تحسين الضوابط الداخلية، فمن المحتمل أن تبحث عن نظام يضيف قيمة في هذا المجال.

ربما تكون هذه هي الخطوة الأهم في اختيار نظام مراقبة الموظفين المناسب لشركتك. بمجرد أن تقوم بتقييم احتياجات عملك، يجب أن تكون قادرًا على إنشاء معيار يمكنك استخدامه لتحديد قيمة نظام على آخر. من المهم أن تقيّم كل نظام بموضوعية، دون أي أفكار مسبقة. من واقع خبرتنا، يجب أن تنظر إلى النظام مقابل ثلاثة مجالات أساسية:

تشير وظيفة معينة إلى السهولة التي يمكن أن تدعم بها الشركة في تحقيق أهدافها الأساسية. بعبارة أخرى، إنها القاسم المشترك الأدنى لما يمكن أن تتوقعه الشركة من نظام مراقبة الموظفين. ولتحقيق هذه الغاية، تشمل الوظيفة السمات التالية:

• قابلية التوسع: يكون النظام قابلاً للتطوير إذا كان قادراً على دعم النمو دون الحاجة إلى ترقيات مكلفة.

• سهولة التنفيذ: وكلما كانت عملية التثبيت والإعداد وتدريب المستخدم أقل تفصيلاً وتعقيداً، كلما توقعت تقليل التكاليف الإجمالية.

• قدرات التكامل: يكون النظام متكاملاً إذا كان بإمكانه التكامل بسهولة مع الأنظمة الأخرى، مما يضمن عدم المساس بوظائف العمل الرئيسية.

• التوافق: يجب أن يكون النظام المناسب متوافقاً مع أحدث إصدارات ويندوز وماك أو إس إكس. يعد التوافق مع أنظمة تشغيل الأجهزة المحمولة (Android و iOS) ميزة إضافية للشركات التي تعتمد على الوصول إلى أنظمتها أثناء التنقل أو ترغب في مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل عبر الإنترنت وما إلى ذلك.

• سهولة الاستخدام: يجب أن تكون واجهة النظام بسيطة وبديهية وسهلة التصفح والتنقل، مما يتيح لك اتخاذ القرارات التجارية الصحيحة بسرعة.

• التحليلات: يجب أن يوفر النظام تحليلات مفيدة، من الناحية المثالية في الوقت الفعلي، لمساعدتك على فهم القوى العاملة لديك بشكل أفضل.

من مراقبة صفحات الويب إلى مراقبة التطبيقات، والنشاط الاجتماعي إلى التحكم في الصوت والصورة (الصوت والفيديو) والنسخ الاحتياطي للبيانات، وتشمل الميزات كل شيء في الحزمة. وبشكل أعمق، إليك الميزات التي يجب أن تبحث عنها في نظام مراقبة الموظفين:

المراقبة عن بُعد

في عصر ما بعد الجائحة، حيث أصبحت ثقافة العمل الهجينة هي القاعدة، من المهم لأصحاب العمل أن يكونوا قادرين على مراقبة الموظفين عن بُعد عبر حساب ويب آمن. وهذا أمر بالغ الأهمية خاصةً في أعقاب تزايد الاختراقات المتزايدة لنقاط النهاية. في الآونة الأخيرة أبحاث معهد بونيمون أن حوالي 68% من المؤسسات قد عانت من هجمات نقاط النهاية التي تعرض بياناتها وبنيتها التحتية للخطر. وبالتالي، فإن مراجعة أنشطة الموظفين عن بُعد في الوقت الفعلي أمر ضروري.

جمع البيانات في الوقت الحقيقي

يضمن لك الوصول الفوري إلى البيانات في الوقت الفعلي إمكانية اتخاذ القرارات في الوقت المناسب، وتقليل مخاطر تعطل الأعمال وتحديد المشاكل المحتملة قبل تفاقمها. ومن الأمثلة على ذلك تطبيق CleverControl Companion - وهو تطبيق للهواتف المحمولة يتيح للشركات جمع ومراجعة المعلومات في الوقت الفعلي من أنظمة الموظفين بسلاسة.

وظائف تسجيل متعددة الأوجه

إن تسجيل المفاتيح، ولقطات الشاشة، ومراقبة الأجهزة القابلة للإزالة، ومراقبة الرسائل الفورية، وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ليست سوى أمثلة قليلة على الميزات المتعددة الأوجه التي يمكن أن يوفرها نظام مراقبة الموظفين. من المهم أن تتأكد من أن هذه الميزات تلبي احتياجاتك لأن هذه هي الأشياء التي تساعدك في النهاية على مراقبة موظفيك وتحسين الضوابط الداخلية.

المراقبة الصوتية والمرئية

يمكن أن تكون القدرة على مراقبة تسجيلات الفيديو عن بُعد عاملاً مغيراً لقواعد اللعبة بالنسبة للعديد من الشركات. يمكن أن توفر اللقطات وتسجيلات صوت الميكروفون وتسجيلات الفيديو بكاميرا الويب الكثير من المعلومات حول سلوك الموظفين، مما يزود أصحاب العمل بالمعرفة اللازمة لاتخاذ قرارات أفضل. ومع ذلك، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار التداعيات القانونية والخصوصية لممارسات المراقبة الخاصة بك. دعنا نستكشف ذلك بمزيد من التفصيل في القسم التالي.

تتبع الوقت

تتطور أنظمة مراقبة الموظفين بشكل متزايد لتشمل وظيفة تتبع الوقت. يمكن أن تساعدك القدرة على مراقبة إنتاجية الموظفين في الوقت الفعلي على تتبع وقياس أداء الموظفين، وتحديد مجالات التحسين، وفي نهاية المطاف، منحك ميزة التفوق على المنافسين. يعد تتبع وقت الموظفين، على وجه الخصوص، مناسبًا للشركات التي تسعى إلى تعزيز كفاءتها التشغيلية والقضاء على الاحتيال وتبسيط عمليات الفوترة.

ضع في اعتبارك حالة مطالبات العمل الإضافي؛ حيث يمكن تجنبها عندما يتم توعية الموظفين بضرورة حساب الوقت المخصص لهم. وبكلمات بسيطة، يمكن للشركات تبسيط عمليات كشوف المرتبات من خلال دمج تحليلات تتبع الوقت. ناهيك عن تحسينات الإنتاجية التي يمكن تحقيقها عندما تقترن المراقبة في الوقت الفعلي بتتبع وقت الموظف. من تسجيل الدخول إلى تسجيل الخروج واكتشاف وقت الخمول، يمكن للنظام تزويد أصحاب العمل برؤية ثاقبة لديناميكيات مكان العمل والمساهمة بشكل كبير في القضاء على الاختناقات ومعالجة مشكلات الإنتاجية وأتمتة العمليات التجارية.

من المهم فهم سياسة مراقبة الموظفين والآثار القانونية المترتبة على اختياراتك. تختلف القوانين في مختلف البلدان والمناطق، وبعضها أكثر صرامة من البعض الآخر. في أوروبا، على سبيل المثال، تحدد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) القواعد الخاصة بالشركات التي ترغب في جمع وتحليل البيانات الشخصية لموظفيها، مما يجعل طلب الموافقة والإقرار بسياسات المراقبة إلزاميًا. وبالمثل، في الولايات المتحدة الأمريكية، يسمح قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية لعام 1986 لأصحاب العمل بالمراقبة إذا كان لديهم سبب مشروع للقيام بذلك.

وتحقيقاً لهذه الغاية، ضع هذه الأمور في اعتبارك:

• قم بتقييم المتطلبات القانونية لولايتك.

• تأكد من أن نظام المراقبة الذي تختاره متوافق مع القانون، أي أن مزود خدمة المراقبة مسجل لدى السلطات التنظيمية ذات الصلة في بلدك.

• احصل على إقرار مكتوب أو عبر البريد الإلكتروني من الموظفين بشأن سياستك وحقيقة أنهم قرأوها وفهموها (إذا لزم الأمر).

• أن تكون لديك آلية استجابة فعالة في حالة تظلمات الموظفين جاهزة.

• اطلب المشورة القانونية في حالة وجود شكوك أو غموض.

الآن بعد أن قمت بتقييم احتياجات عملك وتحديد معاييرك، يجب أن تنتقل إلى الخطوة التالية: اختيار نظام مراقبة الموظفين المناسب. لراحتك، قمنا بإدراج أبرز خمسة أنظمة مراقبة بناءً على الاختبارات التي أجريناها عليها.

يتخصص نظام Clever Control، وهو نظام متطور لإنتاجية الموظفين، في تتبع النشاط ووقت العمل. وهو يوفر مجموعة من الميزات، بما في ذلك كاميرا الويب التي تواجه الموظف، والتسجيل الصوتي والنصي، والبريد الإلكتروني، ومراقبة وسائل التواصل الاجتماعي، وهو مناسب تماماً لأصحاب العمل في خطوط التجميع والمنشآت التي تحتاج إلى مراقبة الموظفين في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، فإن عملية التثبيت مباشرة، ولوحة التحكم سهلة الاستخدام بشكل استثنائي، وإمكانيات إعداد التقارير شاملة. يمكن توسيع نطاق الحل حسب متطلبات عملك وهو متاح لـ نسخة تجريبية مجانية.

يوفر تطبيق CleverControl Companion، على وجه الخصوص، مجموعة من الميزات والوظائف المرنة، مما يجعله الخيار المثالي لأماكن العمل التي ترغب في مراقبة الموظفين في الوقت الفعلي. فهو بديهي وتفاعلي ويمكن تخصيصه وفقاً لمتطلبات عملك. ما يميزه هو قدرته على تسهيل معرفة أنشطة المستخدمين في الوقت الفعلي، والوقت النشط، ووقت الخمول. وهذا الأخير مناسب بشكل خاص للشركات التي تسعى إلى تبسيط الكفاءة التشغيلية، والتخلص من عوائق سير العمل، وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.

تقوم Insightful بتسويق نفسها كمنصة لتحليلات القوى العاملة والإنتاجية، وهي محقة في ذلك. تقدم الأداة، التي تشبه أداة Clever Control، مجموعة من الميزات لمراقبة الموظفين، وتتبع الوقت، وتخطيط الوقت تلقائيًا. تبرز أداة Insightful، كما يوحي اسمها، عندما يتعلق الأمر بقدراتها في إعداد التقارير، لأنها توفر نظرة ثاقبة للتفاصيل الدقيقة لأنشطة الموظف - باستخدام حقول مثل وقت الخمول والتطبيقات الأكثر استخدامًا وما إلى ذلك. ومع ذلك، فهو أكثر تكلفة بعض الشيء.

إلى جانب ذلك، تساعد Insightful الشركات على تحسين وقتها المتعلق بإدارة المشاريع. وهو يقوم بذلك من خلال تمكين أصحاب العمل من تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة أو تطبيق أو موقع إلكتروني وما إلى ذلك. وتسمح هذه الرؤى الدقيقة، إلى جانب ميزة لوحة كانبان لإدارة المشاريع، لأصحاب العمل بزيادة التركيز على المهام الأكثر أهمية، والقضاء على إهدار الوقت، وزيادة الإنتاجية الإجمالية.

CurrentWare هو نظام تحكم مع تركيز واضح على تأمين الأنظمة من التهديدات الداخلية. بالإضافة إلى ذلك، يمكّنك النظام من مراقبة أنشطة الأشخاص في شبكتك عن بُعد - وهي ميزة ممتازة لأصحاب العمل الذين لديهم الكثير من الموظفين عن بُعد. الجانب السلبي الوحيد هو أنه يجب إحضار وحدات القدرات المختلفة بشكل منفصل. على سبيل المثال، يجب شراء الوحدات الثلاث - BrowseReporter (مراقبة الكمبيوتر)، و BrowseControl (تصفية الويب)، و AccessPatrol (التحكم في USB و DLP) بشكل منفصل. وعلى الجانب الآخر، يمكن أن يكون هذا مفيداً للشركات ذات المتطلبات الخاصة جداً.

يُفضّل استخدام ActivTrak بشكل كبير بسبب خاصية تسجيل النشاط في الوقت الفعلي، والتي تسمح للنظام بمراقبة وتسجيل سلوك الموظفين في الوقت الفعلي. ولكن ما يبرز في هذه الأداة هو قدرتها على توجيه الإجراءات بدلاً من مجرد جمع البيانات وعرضها. وهذا يعمل على تعزيز تجربة صاحب العمل، ناهيك عن الكفاءة الكلية للأعمال، من خلال تقليل الأعمال الورقية. تُعد حلول ActivTrak للمؤسسات باهظة الثمن بعض الشيء؛ ومع ذلك، فهي تتميز بنسخة مجانية، لذلك لن تضطر إلى دفع سنت واحد حتى تشعر بالرضا عن النظام.

وعلى غرار برنامج Insightful، يتميز ActivTrak بوظيفة شاملة لتتبع الوقت، مما يسمح لأصحاب العمل بمراجعة اختلافات الإنتاجية على مدار اليوم والأسبوع والشهر. والجدير بالذكر أن ActivTrak يتيح أيضًا لأصحاب العمل وضع جداول زمنية مرنة لتقييم أنشطة الكيانات التنظيمية. يمكن أن يكون هؤلاء العاملين المستقلين أو العاملين المتعاقدين أو غيرهم من مقدمي الخدمات الخارجيين الذين توظفهم الشركة.

ربما يكون أحد أشهر أنظمة التحكم في هذه القائمة. Teramind متخصص في أمن نقاط النهاية وحماية البيانات. إحدى أفضل ميزات نظام التحكم هذا هي تحليلات سلوك المستخدم، مما يمكّن أصحاب العمل من فهم الأنماط السلوكية لموظفيهم والتفاعل وفقاً لذلك. كما أنه يوفر الدعم الكافي للشركات لضمان الإدارة الفعالة للسياسات والقواعد، بفضل قوالب القواعد الجاهزة. وعلى الرغم من ذلك، قد لا يناسب Teramind، من حيث جدواه، جميع احتياجات الشركات الصغيرة ويلبي احتياجات المؤسسات الأوسع نطاقاً.

لكل شركة احتياجات فريدة من نوعها، لذا من المهم ألا تدفع مبالغ زائدة مقابل شيء لا تحتاج إليه. وبالتالي، تأكد من بذل العناية الواجبة قبل الشراء و ابحث عن نظام تحكم التي يمكن أن تلبي احتياجاتك. بمجرد أن تقرر اختيار المنتج، ابحث عن عرض توضيحي قبل اتخاذ القرار النهائي.