كيف يمكن لشركة توفير 1,5 مليون دولار باستخدام CleverControl: دراسة حالة

مع اقتراب نهاية عام 2021، بعد الجائحة العالمية وفترة صعبة من العمل عن بُعد، لاحظت إحدى الشركات الكبيرة في مجال توفير حلول الأعمال انخفاضاً واسع النطاق في الإنتاجية بين موظفيها البالغ عددهم 800 موظف. ولكن تقييم حجمه الدقيق ووضع الاستراتيجيات اللازمة لمواجهته كان أمراً معقداً في غياب حل مراقبة موضوعي وشامل. ومع عودة الموظفين تدريجياً إلى مكاتبهم، أدركت الإدارة الحاجة الملحة إلى نظام مراقبة قوي. فاختاروا CleverControl - وهو برنامج شامل لمراقبة الموظفين. تبين أن تطبيق CleverControl كان نقطة التحول الحاسمة للشركة. لم يعزز هذا الحل إنتاجية الموظفين فحسب، بل أدى أيضاً إلى تحقيق وفورات كبيرة بلغت حوالي 1.5 مليون دولار أمريكي خلال العام. فيما يلي سرد مفصل لرحلتهم.

كان في صميم سعي الشركة لتحسين الكفاءة هو السعي إلى مراقبة إنتاجية الموظفين، وتحديد الأنماط غير الفعالة أو المشتتات، وتنفيذ تدابير تصحيحية فعالة. وبعد بضعة أسابيع فقط من تطبيق نظام CleverControl، اتضح أن الموظفين أهدروا نسبة مذهلة بلغت 35% من وقت عملهم في أنشطة غير منتجة، مثل تصفح مواقع التواصل الاجتماعي ومواقع التسوق أو فترات الراحة الطويلة.

واعترف الموظفون بافتقارهم إلى الانضباط بعد العمل من المنزل، حيث يمكنهم أخذ استراحات للاسترخاء أو الترفيه عن أنفسهم في أي وقت. أصدرت الإدارة تحذيرات عبر رؤساء الأقسام، وحثت الموظفين على العمل على الانضباط والإنتاجية. ونتيجة لذلك، تم تخفيض الوقت غير المنتج إلى نسبة 13% من الوقت المهدر إلى 13%. وقد تُرجم هذا الانخفاض الكبير في الوقت الضائع إلى توفير الشركة حوالي 1,411,000 دولار من تكاليف الإنتاجية.

وتمتد وظائف CleverControl لتشمل تسجيل جميع البرامج المثبتة على أجهزة الكمبيوتر المراقبة. ويمكنه تتبع وقت تشغيل وإيقاف تشغيل كل برنامج، وتحليل نشاط البرنامج، وتسليط الضوء على التطبيقات الأكثر استخداماً. وكشف الرصد أن الموظفين لم يستخدموا تراخيص واشتراكات البرامج الاحترافية التي توفرها الشركة إلى أقصى حد. وفي حالات أخرى، كان الموظفون يطلبون برامج محددة أو اشتراكات مدفوعة الأجر، ثم يتركونها معطلة بعد الشراء.

لم تكن الشركة تتحكم في الاستخدام الفعلي للبرمجيات أو الفواتير التلقائية عن كثب بما فيه الكفاية؛ ونتيجة لذلك، لم تكن الإدارة على علم بالهدر. وبدافع من رؤى CleverControl الكاشفة، اتخذت الشركة الخطوات اللازمة لإلغاء الاشتراكات غير المستخدمة وتقليص التراخيص غير المستغلة بشكل كافٍ، مما أدى إلى تحقيق وفورات بلغت حوالي 20,000 دولار.

في عصر أصبح فيه التحول إلى اللاورق هو الخيار المستدام، لم تكن الشركة، مثلها مثل 90% من الشركات، تتعقب تكاليف الطباعة لديها. وعادةً ما تقلل هذه الشركات من نفقاتها الحقيقية بمعدل 40%. يتتبع CleverControl، بفضل قدرته على مراقبة الطابعة، مهام الطابعة مع الطوابع الزمنية والمستخدم الذي بدأ الطباعة. وبالاقتران مع لقطات الشاشة وسجلات تسجيل الشاشة، توفر هذه البيانات رؤى قيمة حول عادات الطباعة لدى الموظفين.

أثناء عملية الرصد، لاحظ رؤساء الأقسام أن الموظفين غالبًا ما يطبعون ملفات شخصية لا علاقة لها بالعمل باستخدام معدات مكتبية. واختار آخرون طباعة مستندات للمراجعة والشرح الورقي التقليدي، حتى عندما كانت البدائل الرقمية متاحة. وبالإضافة إلى ذلك، كان الموظفون يميلون إلى طباعة نسخ إضافية "تحسباً"، والتي لا بد أن تذهب دون استخدام.

بدأت الإدارة بحظر أي سوء استخدام للطابعات المكتبية لأغراض شخصية. وقد ألهمت الرؤى المستقاة من بيانات CleverControl الشركة للبدء في العمل على مبادرات التوعية اللاورقية وتشجيع الموظفين على اتباع نهج أكثر تركيزاً على التكنولوجيا الرقمية. وقد أدت هذه المبادرات إلى خفض تكاليف الطباعة بنسبة 20%، مما وفر على الشركة مبلغاً مذهلاً قدره 117,000 دولار.

يرسم مسعى الشركة لتعزيز الإنتاجية وخفض التكاليف غير الضرورية من خلال نظام المراقبة الشامل من CleverControl صورة مقنعة لقوة الإدارة الاستباقية للموظفين. في مواجهة التحدي المتمثل في تضاؤل الإنتاجية بعد مرحلة العمل عن بُعد، لجأت الشركة إلى التكنولوجيا لإيجاد حل. ولم يخيب نظام CleverControl الآمال.

من خلال الكشف عن مدى السلوكيات غير المنتجة، مكّن البرنامج الشركة من اتخاذ قرارات مبنية على البيانات، مما حفز الموظفين على تحسين عادات العمل والانضباط. ومن الناحية الكمية، أدى الانخفاض في الوقت المهدر إلى تحقيق وفورات ملحوظة بلغت حوالي 1.41 مليون دولار، وهو ما يمثل دفعة كبيرة لأرباح الشركة.

لكن الفوائد لم تتوقف عند تحسين الإنتاجية. فمن خلال الاستفادة من وظيفة CleverControl لتتبع استخدام البرمجيات، حددت الشركة أوجه إهدار أخرى: تراخيص واشتراكات البرامج الاحترافية غير المستغلة بشكل كافٍ. وأدت هذه النفقات الخاملة، عند معالجتها، إلى توفير 20,000 دولار.

أدت قدرة البرنامج على مراقبة استخدام الطابعات إلى تسليط الضوء على مجال آخر من مجالات توفير التكاليف الكبيرة، ألا وهو تقليل تكاليف الطباعة. من خلال فرض سياسة صارمة لاستخدام الطابعات وتشجيع التحول نحو الحلول الرقمية، خطت الشركة خطوات كبيرة نحو الاستدامة وتمكنت من توفير مبلغ إضافي قدره 117,000 دولار.

في الختام، أدت الخطوات الاستباقية التي اتخذتها الشركة نحو تحديد أوجه القصور، بالإضافة إلى تطبيق حل المراقبة من CleverControl، إلى توفير 1.5 مليون دولار في عام واحد. تُعد دراسة الحالة هذه دليلاً ثاقباً على كيفية استفادة الشركات من التكنولوجيا الحديثة لتبسيط العمليات وتعزيز الإنتاجية وتوفير التكاليف. وهي تعرض إمكانية قيام الشركات الأخرى بالشيء نفسه، وتحويل التحديات إلى فرص للتحسين والنمو.