الدليل التفصيلي لتطبيق نظام مراقبة الموظفين خطوة بخطوة

إن تنفيذ نظام مراقبة فعال أكثر تعقيداً من مجرد شراء أقوى برامج التتبع وتثبيته على أجهزة الكمبيوتر المكتبية.

الخطوة الأولى الحاسمة هي تحديد سبب الحاجة إلى نظام مراقبة الموظفين في مؤسستك. ولتحديد ضرورة المراقبة بشكل أفضل، اسأل نفسك:

• ما هي المشاكل التي نحاول حلها؟
• هل يفي الموظفون بالمواعيد النهائية باستمرار؟
• هل نحن مهتمون بمشاركة الموظفين وتحفيزهم؟
• هل هناك مخاطر اختراق البيانات أو الوصول غير المصرح به إلى المعلومات الحساسة؟
• هل مؤسستنا مطالبة بمراقبة نشاط الموظفين من أجل الامتثال القانوني أو التنظيمي؟
• ما الذي نريد تحقيقه من خلال المراقبة؟ (على سبيل المثال، تحسين الإنتاجية، وتعزيز رضا الموظفين، وضمان الامتثال، وما إلى ذلك).

ستحدد الإجابات على هذه الأسئلة الميزات التي يجب أن يتمتع بها نظام التحكم المستقبلي الخاص بك.

الآن بعد أن حددت ما ترغب في تحقيقه من خلال المراقبة، يمكنك تحديد أولويات الميزات الأكثر حيوية في نظامك. بشكل عام، يمكن أن تحتوي أنظمة مراقبة الموظفين على مجموعات الميزات التالية:

• تتبع الوقت:تسجيل الحضور والانصراف، والجداول الزمنية اليدوية أو الآلية، وحسابات العمل الإضافي، وإدارة الإجازات والإجازات المرضية والموافقة عليها، وما إلى ذلك.
• الجدولة:إدارة جداول الموظفين، وتتبع مدى توافر الموظفين، وتبديل/مبادلة المناوبات، والتذكير بالمناوبات والإشعارات.
• تتبُّع الحضور:مراقبة حالات غياب الموظفين وطلبات الغياب والموافقات عليها والتقارير المتعلقة بأنماط الحضور ومعدلات التغيب.
• مراقبة النشاط على الكمبيوتر:لقطات الشاشة، وتسجيل الشاشة، وتتبع سجل التصفح، وتسجيل المفاتيح، والتحكم في نشاط الطابعة، ومراقبة أجهزة التخزين الخارجية، وتسجيل الوقت النشط/غير النشط، وما إلى ذلك.
• إدارة الأداء:تحديد الأنشطة الإنتاجية/غير الإنتاجية، وإحصائيات عن التطبيقات والمواقع الأكثر استخداماً، وحساب درجات الإنتاجية الفردية، وما إلى ذلك.
• إدارة المشروع:إنشاء المشاريع، وتقسيمها إلى مهام وتخصيصها للموظفين، وتتبع الوقت المستغرق في مهمة ما، وتتبع المراحل الرئيسية والميزانيات، وما إلى ذلك.

إلى جانب ذلك، تتمتع بعض أنظمة مراقبة الموظفين بقدرات تكاملية. يمكنها التكامل مع كشوف المرتبات أو إدارة المشاريع أو نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS) الحالية. يساعد التكامل على تبسيط حسابات الرواتب وتقييم الأداء وتبسيط العمليات الإدارية.

قد تكون أنشطة الموظفين التي ترغب في مراقبتها غير قانونية لتتبعها في إطار اختصاصك القضائي. لهذا السبب من الضروري دراسة لوائح الخصوصية والعمل المعمول بها. نوصي باستشارة مستشارك القانوني قبل تنفيذ مراقبة الموظفين في مؤسستك.

في المرحلة الأولى، تكون قد طورت فكرة عن المشاكل التي يجب أن تحلها أداة المراقبة المستقبلية والميزات التي يجب أن تحتويها بشكل مثالي. والآن، حان الوقت لاستكشاف السوق واختيار الحل الأنسب لمتطلباتك.

بالإضافة إلى الميزات وإمكانات التكامل، ضع في اعتبارك العوامل التالية عند اختيار الأداة:

• ميزانيتك للبرامج والأجهزة والتنفيذ والصيانة;
• قابلية التوسع: يجب أن يكون الحل المثالي قادرًا على النمو مع أعمالك;
• سهولة الاستخدام;
• دعم العملاء;
• ميزات أمان البيانات والخصوصية;
• الامتثال للوائح العمل والخصوصية ذات الصلة.

اعتماداً على احتياجاتك، يمكنك اختيار خيارات مراقبة البرامج أو الأجهزة.

تختلف برامج التحكم في الموظفين حسب نموذج النشر: في مكان العمل أو السحابة.

البرامج المستندة إلى السحابة يستضيفها مطور البرامج على خوادم بعيدة ويتم الوصول إليها عبر الإنترنت. وهذا يعني أنه لا داعي للقلق بشأن شراء الخوادم وصيانتها. عادةً ما تكون البرمجيات المستندة إلى السحابة أكثر سهولة وتتطلب ثلاث خطوات فقط لتنفيذها: إعداد حساب، وتثبيت عامل مراقبة، وتسجيل الدخول لتتبع النتائج. وترتبط هذه البرمجيات بتكاليف أقل مقدماً وزيادة إمكانية الوصول وقابلية التوسع. يمكنك التحكم في نشاط الموظفين حتى لو كنت خارج شبكة الشركة. تعتبر البرمجيات المستندة إلى السحابة مثالية للشركات التي لديها موظفين عن بُعد أو ترغب في زيادة الراحة.

البرامج المحلية يتم تثبيتها وتشغيلها داخل الموقع الفعلي للمؤسسة. يتطلب هذا النوع من البرامج تكاليف مقدمة أعلى (الأجهزة وتراخيص البرمجيات والتركيب) وموارد مخصصة لتكنولوجيا المعلومات للصيانة والتحديثات. في المقابل، تحصل في المقابل على تحكم كامل في النظام والبيانات المجمعة والتحديثات. من المحتمل أن تتمتع البرامج المحلية بمرونة أكبر في التخصيص وزيادة الأمان. ومع ذلك، قد لا تكون قابلة للتطوير والوصول مثل البرامج المحلية. البرمجيات المحلية مثالية للصناعات ذات المتطلبات التنظيمية الصارمة.

يمكن أن تكون أنظمة مراقبة الموظفين مستقلة بذاتها أو نظاماً متكاملاً لمعلومات الموارد البشرية.

تركز البرامج المستقلة على وظيفة محددة أو مجموعة من الوظائف: تتبع الوقت، وتتبع الوقت وتقييم الأداء، وإدارة المشاريع، وما إلى ذلك. يوفر نظام معلومات الموارد البشرية مجموعة شاملة من وظائف الموارد البشرية، بما في ذلك الوقت والحضور، وكشوف المرتبات، والمزايا، وغير ذلك. غالباً ما تكون الأنظمة المستقلة أقل تكلفة ولكنها قد تفتقر إلى قدرات التكامل التي توفرها الحلول الأكثر شمولاً.

أخيرًا، يمكنك طلب حل مطور خصيصًا مصمم خصيصًا لاحتياجات مؤسستك وسير العمل فيها. ومع ذلك، عادةً ما تكون هذه الحلول أكثر تكلفة وتستغرق وقتًا أطول في التطوير والصيانة، وهذا هو السبب في أنها أقل شعبية من الأدوات الجاهزة.

التحكم الذكي قوية برنامج مراقبة الموظفين وهي تتعقب جميع الأنشطة على الكمبيوتر، بما في ذلك النصوص المكتوبة والمنسوخة، ونشاط الموقع الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي، ووقت الخمول، ونشاط الطابعة، وغير ذلك. توفر المنصة أيضاً ميزات المراقبة المباشرة: البث المباشر لشاشات الموظفين في الوقت الحقيقي وكاميرا الويب المباشرة. تسجل CleverControl بداية ونهاية يوم العمل والوقت النشط/غير النشط، مما يجعل تتبع وقت العمل آلياً وسهلاً. توفر خاصية تسجيل درجات الذكاء الاصطناعي القوية درجات إنتاجية فردية وتعليقات قصيرة حول نشاط الموظف، مما يزيل العبء الإداري لتقييمات الأداء.

سيكون CleverControl حلاً مثالياً للمؤسسات التي ترغب في مراقبة سير العمل اليومي، وتتبع وقت العمل، وضمان تركيز الموظفين على الأنشطة الإنتاجية. تعرّف على المزيد حول ميزات CleverControl هنا.

قد تتطلب أغراض المراقبة الخاصة بك استخدام أنظمة مراقبة الموظفين بالأجهزة. ويشمل ذلك الماسحات الضوئية البيومترية، وقارئات البطاقات، وتطبيقات الأجهزة المحمولة لتسجيل الدخول والخروج عن بُعد، وأنظمة التحكم في الدخول، والمراقبة بالفيديو، وما إلى ذلك.

مقالنا الأخير

ابدأ بوضع سياسة رصد مفصلة. يجب أن تنص هذه السياسة على أغراض المراقبة وتحديد نطاقها: ما هي الأنشطة التي ستتم مراقبتها، وما هي البيانات التي سيتم جمعها، وكيف سيتم استخدامها. يجب أن تصف أيضًا تدابير خصوصية البيانات وأمنها وأن تسمح للموظفين بالوصول إلى بياناتهم التي تم جمعها.

سواء كانت سلطتك القضائية تُلزمك بإخطار الموظفين بشأن المراقبة، فإن الصدق هو أفضل سياسة دائمًا. دع فريقك على علم بالمراقبة القادمة وأبلغ جميع الموظفين بالسياسة المذكورة أعلاه. تأكد من فهم الجميع لحقوقهم ومسؤولياتهم فيما يتعلق بالمراقبة. يمكنك أيضًا تزويد الموظفين بنسخة من السياسة لسجلاتهم.

في بعض الولايات القضائية، يلزم الحصول على إذن الموظف لأنواع معينة من المراقبة مثل تسجيل المفاتيح أو مراقبة البريد الإلكتروني. في هذه الحالة، يجب عليك الحصول على موافقة خطية أو إلكترونية من الموظفين قبل تنفيذ أي أساليب مراقبة.

ستساعد الشفافية في الحفاظ على ثقة الموظفين ومعالجة المخاوف والشكاوى المحتملة في الوقت المناسب.

يجب أن يعرف الموظفون وقادة الفرق والمدراء كيفية استخدام نظام مراقبة الموظفين بأكبر قدر من الفعالية. ستساعد كتيبات المستخدم الشاملة والبرامج التعليمية والعروض التقديمية والتدريب العملي الفريق على فهم كيفية عمل النظام والحصول على إجابات للأسئلة المحتملة.

قد ترغب في إجراء برنامج تجريبي قبل تعميم النظام على المؤسسة بأكملها. اختر مجموعة صغيرة من الموظفين أو قسم معين وقم بتثبيت عامل المراقبة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. تحقق مما إذا كان النظام يعمل على النحو المنشود ويخدم أهداف المراقبة واجمع الملاحظات من المشاركين في البرنامج التجريبي والمدراء. في حالة حدوث أي مشاكل، فإن إجراء التعديلات اللازمة سيكون أسهل على مجموعة أصغر من المنظمة بأكملها.

عندما تتأكد من أن نظام مراقبة الموظفين يعمل على النحو المطلوب، يمكنك تطبيقه تدريجياً عبر الأقسام أو مجموعات الموظفين. نوصي بمراقبة النظام عن كثب في هذه المرحلة بحثاً عن المشاكل التقنية أو المشاكل غير المتوقعة.

إذا كنت ترغب في أن يكون نظام مراقبة الموظفين الخاص بك فعالاً حقاً، يجب ألا تتوقف عند خطوة التنفيذ. فقد يتطلب برنامج المراقبة الخاص بك تعديلات إضافية؛ حيث تتغير لوائح العمل والخصوصية وتظهر تقنيات مراقبة جديدة. هذا هو السبب في أن المراقبة والتحسين المستمر أمر بالغ الأهمية لضمان نجاح نظام مراقبة الموظفين لديك على المدى الطويل.

إلى جانب مراقبة أداء الموظفين، نوصي بتتبع أداء النظام لمعرفة المشاكل التقنية أو التحسينات المحتملة.

من الطرق الفعالة الأخرى جمع ملاحظات الموظفين حول تجاربهم مع النظام. إذا كانت هناك مخاوف أو شكاوى، يجب عليك معالجتها وتعديل إعدادات النظام أو سير العمل أو التدريب بناءً على ملاحظات الموظفين.

إن البقاء على اطلاع دائم على التقنيات الجديدة وأفضل الممارسات والتغييرات التنظيمية المتعلقة بمراقبة الموظفين أمر بالغ الأهمية. إذا كانت ممارسات المراقبة الخاصة بك تتعارض مع آخر التحديثات في التشريعات، فيجب عليك تغييرها في أقرب وقت ممكن لتجنب العواقب القانونية.

لا تنسَ تحديث برنامج التتبع بانتظام لتحسين أدائه أو تعزيز أمان البيانات أو إضافة ميزات جديدة.

نأمل أن يساعدك هذا الدليل الشامل في الإجابة عن السؤال: "كيف يمكنني مراقبة الموظفين لدي؟ يتطلب التنفيذ الناجح لنظام مراقبة الموظفين جهدًا واهتمامًا مستمرين. فهو يحتاج إلى تخطيط دقيق، وتحديد الأهداف، واختيار، وتنقيح لضمان تلبيته لاحتياجات عملك المتطورة، وتحسين إنتاجية الموظفين، وتعزيز الأداء التنظيمي العام.