سرقة الموظفين: وباء صامت يكلف الشركات المليارات من الدولارات

تخيل لصاً خفياً يستنزف الملايين من خزائن شركتك بصمت. سرقة الموظفين، وهو تهديد منتشر غالباً ما يتم تجاهله في كثير من الأحيان، هو بالضبط ما يحدث.

وفقًا لموقع Exploding Topics، تتم سرقة مبلغ مذهل قدره 50 مليار دولار من الشركات الأمريكية سنويًا من قبل موظفيها. تخسر الشركات ما يقرب من 5% من إيراداتها بسبب سرقة الموظفين للأموال أو الممتلكات المادية أو القيام بعمليات احتيال مالي.

بالإضافة إلى الخسائر المالية، تؤدي سرقات الموظفين إلى تآكل الثقة، وتضر بالروح المعنوية، وتعرض سمعة شركتك للخطر. والحقيقة هي أن السرقة في مكان العمل ليست مشكلة منعزلة - إنها تهديد يلوح في الأفق في جميع الصناعات، مما يؤثر على الشركات من جميع الأحجام.

ستكون هذه المقالة بمثابة دليل لك، حيث ستلقي الضوء على الأشكال المختلفة التي يمكن أن تتخذها سرقة الموظفين، وعواقبها بعيدة المدى، والأهم من ذلك، الخطوات الملموسة التي يمكنك اتخاذها لمنعها واكتشافها داخل مؤسستك.

إن سرقة الموظفين ليست جريمة واحدة؛ فهي تتجلى في سلوكيات خادعة مختلفة، كبيرة أو صغيرة، اعتمادًا على المجال ووظيفة الموظف. قد لا يبدو أخذ مجموعة من الملاحظات اللاصقة أو قلمًا أمرًا كبيرًا - ولكن، من الناحية الفنية، حتى هذه السرقة تعد سرقة تقطع موارد شركتك.

دعونا نلقي نظرة على أشكال السرقة التي تتعرض لها مختلف الصناعات.

تجارة التجزئة مجال خصب لجميع أنواع الاحتيال. على سبيل المثال، يخسر تجار التجزئة الأمريكيون ما يصل إلى 43% من الإيرادات بسبب سرقة الموظفين.

تشمل السرقة في هذه الصناعة ما يلي:

• سرقة ماكينة تسجيل النقدية قد يتعامل العمال بمبالغ نقدية كبيرة يوميًا، مما يفسح المجال أمامهم لمخططات مشبوهة. وهي تشمل اختلاس الأموال قبل تسجيلها في النظام، وغالبًا ما يكون ذلك من خلال معاملات احتيالية أو اختلاس المدفوعات النقدية.

  الحالة 1. بعض الموظفين مبدعون بشكل ملحوظ في مثل هذه المخططات. عملت شركة CleverControl مع بائع تجزئة صغير غير متصل بالإنترنت يقدم برنامج بطاقات مكافآت للعملاء المخلصين. ابتكر أمين الصندوق عديم الضمير مخططاً لاستغلال هذا النظام. كان يقوم بخصم المكافآت من بطاقات العملاء بشكل سري لتغطية جزء أو حتى سعر الشراء بالكامل. ومع ذلك، كان لا يزال يحاسب العميل على السعر الكامل نقداً. وبهذه الطريقة، كان يستحوذ على الفرق بين التكلفة الفعلية والمبلغ المدفوع باستخدام المكافآت.

• سرقة البضائع سرقة المنتجات للاستخدام الشخصي أو إعادة بيعها. إن شركات البيع بالتجزئة معرضة بشكل خاص لهذا النوع من السرقات: حيث تتاح للموظفين فرص كثيرة لسرقة الأشياء الصغيرة والملابس والمواد الغذائية وحتى الأدوات التقنية.

• التلاعب بالمخزون تنطوي على ممارسات خادعة تشوه سجلات المخزون. قد يقوم الموظفون بتزوير تقارير التلف للمطالبة بمنتجات غير موجودة لتحقيق مكاسب شخصية. قد يقوم الصرافون أيضاً بإلغاء معاملات البيع المشروعة، متظاهرين بأن العميل قد غيّر رأيه. وقد يحتفظون بعد ذلك بالنقود أو يستخدمون الإيصال الذي تم إبطاله لمعالجة عملية إرجاع احتيالية لأنفسهم أو لشريك لهم. يمكن تنفيذ هذا المخطط أيضاً مع مرتجعات البضائع - معالجة المرتجعات دون استلام البضائع فعلياً.

التمويل هو مجال آخر أكثر المجالات عرضة للسرقة. وتتمثل مخططات الاحتيال هنا فيما يلي:

• الاختلاس يشير إلى اختلاس الأموال أو الممتلكات المؤتمن عليها لتحقيق مكاسب شخصية. قد يقوم موظف مؤتمن بتحويل أموال الشركة لاستخدامها.

• الاحتيال في حساب النفقات تنطوي على تقديم الموظفين تقارير نفقات مبالغ فيها أو مزيفة للمطالبة بنفقات شخصية على أنها تكاليف عمل.

• التلاعب بالسجلات المالية قد يقوم الموظفون بتغيير السجلات المالية لإخفاء الاختلاس أو غيره من أشكال السرقة. ويمكن أن تؤدي هذه التلاعبات إلى صعوبة اكتشاف النشاط الاحتيالي وتترتب عليها عواقب قانونية خطيرة.

  الحالة 2. ظهر عمل وقح من أعمال السرقة الداخلية في أحد فروع الشركة عندما اتصل موظف سابق بمكتب الشركة. تساءل الرجل عن سبب استمراره في استلام نماذج ضرائب W-2 واستحقاق ضرائب على أجور لم يحصل عليها قط. واكتشف التحقيق أن المديرة العامة كانت تضيف الموظف السابق إلى نظام الرواتب عن طريق الاحتيال لمدة عامين. ثم استولت على الراتب المدفوع باسم الموظف المزيف.

غالبًا ما يرتبط العمل في مجال الضيافة بانخفاض الأجور، وظروف العمل السيئة، والإجهاد الشديد، والإرهاق من التواصل مع العملاء. وفي ظل هذه الظروف، قد لا يقاوم الموظف الإغراء عندما تسنح الفرصة أمامه كشيء منسي أو درج نقود مفتوح.

تشمل السرقات الأكثر شيوعاً في مجال الضيافة ما يلي:

• سرقة الأموال النقدية من السجلات هو عندما يسرق الموظفون النقود مباشرةً من خزائن المطاعم أو مكاتب الاستقبال في الفنادق.

• نصائح الجيب المخصصة للزملاء قد يقوم الموظفون الذين يجمعون الإكراميات بسرقة جزء مخصص لزملائهم. مثل هذا السلوك لا يضر بالعمل فحسب، بل يخلق أيضاً التوتر وعدم الثقة بين الموظفين.

• فرض رسوم زائدة على العملاء: قد يضيف الموظفون عناصر غير مصرح بها إلى الفواتير أو يضخمون الأسعار لتحقيق مكاسب شخصية.

  الحالة 3. تظهر العقول الإجرامية في قطاع الضيافة تماماً كما هو الحال في قطاع البيع بالتجزئة، حيث تبتكر مخططات معقدة لتحقيق الربح، كما في الحالة التالية.

  تلقى المدير العام للفندق مكالمة شكوى من أحد النزلاء بخصوص إقامة سابقة، طالباً استرداد المبلغ. وبعد تحقيق قصير، اكتشف أن إقامة النزيل كانت مفقودة من النظام، حيث تم وضع علامة على الغرفة المعنية على أنها معطلة بسبب تنظيف السجاد في ذلك اليوم.

  كشف المزيد من التحقيق عن اكتشاف مذهل: تواطأ موظفو التدقيق الليلي ومدبرة منزل، الذين تربطهم علاقة حميمة، على دفع مبالغ مالية من النزلاء الذين يدفعون نقداً والذين سجلوا دخولهم ليلاً للإقامة لليلة واحدة. قبل موظف التدقيق الليلي المدفوعات النقدية وقام بتسجيل دخول النزلاء ووضع علامة على الغرف على أنها "معطلة". في الصباح، قامت مدبرة المنزل بتنظيف الغرفة وإعادة ضبط حالتها على أنها شاغرة/ نظيفة.

  وقد استمر هذا المخطط المخادع لمدة خمس سنوات، دون أن تكتشفه الإدارة، وأسفر عن خسارة تقدر بحوالي 100,000 دولار أمريكي.

قد تتخذ السرقات المكتبية أشكالاً غير ظاهرة وتبدو أحياناً بسيطة؛ إلا أنها قد تؤدي إلى عواقب وخيمة على عملك. إليك ما يسرقه موظفو المكاتب عادةً

• اللوازم المكتبية: على الرغم من أن تراكم اللوازم المكتبية المسروقة مثل الورق أو الأقلام أو خراطيش الحبر قد يبدو بسيطاً، إلا أن تراكم اللوازم المكتبية المسروقة مثل الورق أو الأقلام أو خراطيش الحبر يمكن أن يضيف تكاليف كبيرة مع مرور الوقت. نعم، إن استخدام الطابعات المكتبية لأغراض شخصية يعتبر سرقة أيضاً.

• المعدات: يمكن أن تؤدي سرقة المعدات، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة اللوحية أو الأدوات المتخصصة، إلى تعطيل العمليات وتؤدي إلى اختراق البيانات.

• انتهاكات البيانات: قد يسرق الموظفون الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات الحساسة بيانات العملاء أو الأسرار التجارية أو الملكية الفكرية. يمكن أن يكون لهذا الأمر تداعيات قانونية ومالية خطيرة على الشركات في جميع الصناعات، خاصةً تلك العاملة في مجال التمويل والتكنولوجيا.

• سرقة الوقت الموظفون الذين يضيعون الوقت أثناء ساعات العمل، مثل أخذ فترات راحة طويلة للغاية أو القيام بمهام شخصية، يسرقون في الأساس من صاحب العمل. يمكن أن تكون سرقة الوقت مشكلة في البيئات التي لا تخضع فيها ساعات العمل لمراقبة صارمة.

كما هو الحال في بيئات البيع بالتجزئة والمكاتب، يقوم الموظفون في التصنيع بسرقة المواد أو الأدوات أو المنتجات النهائية للاستخدام الشخصي أو إعادة البيع. يمكن أن تؤدي هذه السرقات إلى تعطيل جداول الإنتاج والتسبب في خسائر مالية كبيرة.

يمكن لسرقة الموظفين أن تؤثر بشكل كبير على عملك بطرق مختلفة تتجاوز العواقب المالية الواضحة.

وفقاً لموقع TechJury، فإن 75% من الموظفين قاموا بالسرقة من صاحب العمل مرة واحدة على الأقل؛ وأكثر من 37% منهم قاموا بذلك مرتين على الأقل. ثلاثة من كل عشرة لصوص موظفين يقومون بذلك منذ سنوات.

ونتيجة لذلك، تستنزف سرقة الموظفين مبلغاً مذهلاً قدره 50 مليار دولار سنوياً من الشركات وتتسبب في أكثر من 30% من حالات الإفلاس في الولايات المتحدة.

إن سرقة الموظفين هي السبب في 28% من خسائر المخزون و43% من الإيرادات المفقودة في تجارة التجزئة، حيث يكلف كل موظف غير أمين الشركة 1,551.66 دولارًا في المتوسط.

يؤدي حادث الاختلاس إلى خسائر بقيمة 357,650 دولارًا في المتوسط. ولا يشمل هذا المبلغ خسائر الاحتيال المباشرة فحسب، بل يشمل أيضاً الخسائر غير المباشرة، مثل نفقات تسريح الموظفين والتوظيف، وزيادة الإنفاق على عمليات التدقيق والأمن، وخسارة العملاء.

قد تبدو سرقة الوقت خفية وبريئة للوهلة الأولى، إلا أنها تؤدي إلى خسائر ملموسة - حوالي 400 مليار دولار سنويًا، مما يؤثر على 75% من الشركات. أكثر من 40% من الموظفين يرتكبون شكلاً أو آخر من أشكال سرقة الوقت، بدءًا من تضخيم ساعات العمل إلى أخذ استراحات متكررة أثناء تسجيل الوقت.

يمكن أن تؤدي سرقة الموظفين إلى تآكل ثقة العملاء والإضرار بسمعة شركتك. عندما يكتشف العملاء أن الموظفين يسرقون، فإنهم يصبحون قلقين بشأن أمن معلوماتهم أو النزاهة العامة للشركة. وتشمل العواقب على السمعة أيضاً فقدان العملاء، وانعدام ثقة المساهمين، وانخفاض الأرباح.

السرقة الداخلية يمكن أن تولد الشك وعدم الثقة بين الموظفين. قد يشعر الموظفون الشرفاء الذين يكتشفون السرقة بالإحباط ويشككون في التزام الشركة بالمعاملة العادلة. يمكن أن تؤثر السرقة سلبًا على الروح المعنوية وثقافة مكان العمل، وتؤدي إلى زيادة استنزاف الموظفين، بل وتزيد تكاليف التوظيف لتعويض سمعة الشركة الفاسدة.

تتطلب مكافحة سرقة الموظفين نهجاً شاملاً يجمع بين التدابير الوقائية واستراتيجيات الكشف الفعالة. إليك بعض الخطوات الرئيسية التي يمكنك اتخاذها:

• وضع سياسات واضحة وموجزة للشركة تحدد السلوك المقبول وغير المقبول. يجب أن تتناول صراحةً سرقة الموظفين وعواقبها.
• تطبيق نظام الفصل بين الواجبات. وهذا يعني الفصل بين المهام الحرجة مثل تفويض المدفوعات والتعامل بالنقدية وتسوية الحسابات لتقليل فرص ارتكاب موظف واحد للسرقة وإخفائها.
• إجراء عمليات تدقيق داخلية منتظمة لتحديد أي تناقضات أو أنشطة مشبوهة.

• استخدم كاميرات المراقبة في مواقع استراتيجية لردع السرقة ومراقبة نشاط الموظفين.
• تنفيذ أنظمة التحكم في الوصول لتقييد الوصول إلى المناطق والمعلومات الحساسة بناءً على الأدوار والمسؤوليات الوظيفية.
• استثمر في أنظمة نقاط البيع الحديثة (POS) المزودة بميزات تتعقب معاملات الموظفين الفردية وتمنع عمليات الإلغاء أو الخصومات غير المصرح بها.
• يمكن أن يكون برنامج مراقبة الموظفين، مثل CleverControl، أداة أخرى في دفاعك ضد سرقة الموظفين. على الرغم من أنه لا ينبغي أن يكون الحل الوحيد، إلا أنه يمكن أن يوفر رؤى قيمة حول نشاط الموظف. من خلال مراقبة استخدام الكمبيوتر، وسجل تصفح الإنترنت، وضربات المفاتيح، ولقطات الشاشة، واستخدام التعرف على الوجوه، يمكنك اكتشاف السلوك المشبوه الذي قد يستدعي إجراء المزيد من التحقيقات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي الوعي بالمراقبة إلى ردع أولئك الذين يفكرون في السرقة في المقام الأول. كما أن البرنامج الذي يتتبع إنتاجية الموظفين مثالي أيضاً لمكافحة سرقة الوقت. من الضروري تنفيذ سياسات واضحة والحصول على موافقة الموظفين قبل استخدام مثل هذه البرامج.

• تعزيز ثقافة الشركة التي تؤكد على الصدق والنزاهة والسلوك الأخلاقي.
• القيادة بالقدوة - إظهار السلوك الأخلاقي من الأعلى إلى الأسفل.
• قم بإنشاء قنوات إبلاغ مجهولة المصدر لتشجيع الموظفين على الإبلاغ عن المخالفات المشتبه بها دون خوف من الانتقام.

• إجراء برامج تدريبية منتظمة لتوعية الموظفين بسياسات الشركة بشأن السرقة والاحتيال.
• إعلام الموظفين بالأنواع المختلفة لسرقة الموظفين وعواقبها.
• تسليط الضوء على أهمية حماية أصول الشركة وحماية المعلومات الحساسة.

من خلال تنفيذ هذه التدابير الوقائية والكشفية، يمكنك الحد بشكل كبير من تعرضك لسرقة الموظفين وحماية شركتك من عواقبها المالية المدمرة والسمعة.

يمكن لسرقة الموظفين، على الرغم من أنها غالبًا ما تكون خفية، أن تلحق ضررًا كبيرًا بشركتك. فالخسائر المالية والضرر الذي يلحق بسمعتك وتآكل معنويات الموظفين يسلط الضوء على الحاجة الماسة إلى اتخاذ تدابير استباقية. الخبر السار هو أنك لست عاجزاً. فمن خلال تنفيذ الاستراتيجيات الموضحة في هذه المقالة، يمكنك بناء دفاع محصن ضد سرقة الموظفين.