برامج مراقبة الموظفين في تكساس: الامتثال لقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية

على المستوى الفيدرالي، فإن التشريع الرئيسي الذي يحكم مراقبة الاتصالات الإلكترونية هو قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) لعام 1986. وهو يحظر بشكل عام الاعتراض المتعمد للاتصالات السلكية والشفوية والإلكترونية. ومع ذلك، هناك استثناءات لأرباب العمل. لأصحاب العمل الحرية في تتبع الاتصالات الإلكترونية على الأجهزة المملوكة للشركة في سياق العمل العادي أو بموافقة الموظف. تُحظر مراقبة المحادثات الخاصة بشكل عام.

بالنسبة لقوانين الولاية، يجب على أصحاب العمل في تكساس مراعاة قانون حماية الخصوصية في تكساس لعام 2019. وفقًا له، يجب على أصحاب العمل إبلاغ الموظفين بموعد وكيفية مراقبة أنشطتهم. وبعبارة أخرى، على الرغم من أن المراقبة مسموح بها، إلا أنه يجب إخطار الموظفين بطبيعة ممارسات المراقبة ومداها.

يُسمح بالممارسات التي يمكن اعتبارها تطفلية، أي المراقبة بالفيديو والمراقبة الصوتية، ولكن مع وجود قيود. في حين يسمح قانون تكساس عمومًا بالمراقبة بالفيديو في الأماكن العامة في مكان العمل دون موافقة الموظف، يتطلب التسجيل الصوتي إذنًا من طرف واحد على الأقل (بمعنى أن يكون المسجل مشاركًا في المحادثة أو أن يحصل على موافقة أحد المشاركين). تتطلب مراقبة المناطق الخاصة أو الأجهزة/الحسابات الشخصية موافقة صريحة من الموظف.

كما تعترف تكساس أيضًا بحق القانون العام في الخصوصية والضرر المتمثل في انتهاك الخصوصية، وتحديدًا "التطفل على الخصوصية". لادعاء الانتهاك، يجب على الموظف إثبات اقتحام متعمد ومسيء للغاية في الشؤون الخاصة حيث يوجد توقع معقول للخصوصية. على سبيل المثال، تندرج مناطق مثل غرف تبديل الملابس والحمامات تحت فئة التوقعات المعقولة للخصوصية. في الوقت نفسه، لا تندرج الدردشات الشخصية على الأجهزة المملوكة للشركة.

يمكن تلخيص ممارسات المراقبة المحددة في الجدول التالي:

وبالنظر إلى لوائح الولاية واللوائح الفيدرالية، فإن أفضل الممارسات للمؤسسات في تكساس التي تستخدم برامج مراقبة الموظفين هي

• يجب على أصحاب العمل تحديد الهدف من الرصد ونطاق الأنشطة التي سيتم رصدها لتحقيق هذا الهدف. وينبغي أن يقتصر الرصد على هذه الأنشطة المحددة.
• يجب على أصحاب العمل النظر بعناية في المراقبة في الحالات التي تكون فيها الحدود بين العمل والحياة الخاصة غير واضحة، على سبيل المثال، المكاتب المنزلية أو سياسات إحضار أجهزتك الخاصة.
• يجب على المؤسسات استخدام أساليب مراقبة أقل تطفلاً حيثما أمكن. على سبيل المثال، يمكن للمديرين إعداد برامج مراقبة لحظر المواقع الإلكترونية ووسائل التواصل الاجتماعي غير المرغوب فيها بدلاً من تتبع تاريخ الإنترنت والدردشة بدقة.
• يجب على أصحاب العمل وضع سياسات مراقبة مفصلة وإتاحتها لجميع الموظفين المتأثرين. يجب أن تصف هذه الوثائق ماهية البيانات التي يتم جمعها، وشروط تخزينها، وأغراض التتبع، والأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات. يجب على المؤسسات مراجعة سياسات المراقبة بانتظام، بالتشاور مع خبراء الموارد البشرية والقانونيين، لضمان امتثالها للتشريعات الحالية.
• يجب على أصحاب العمل في تكساس إخطار الموظفين بممارسات المراقبة، ومن الأفضل الحصول على موافقتهم الخطية. على الرغم من أن الموافقة ليست مطلوبة دائمًا، إلا أن الحصول عليها يساعد في إدارة توقعات الموظفين ويعزز الدفاع القانوني لصاحب العمل ضد دعاوى الخصوصية.
• يعترف قانون تكساس، مثل القانون الفيدرالي، بأن بعض المناطق خاصة بطبيعتها. فالأماكن التي يتوقع الموظفون فيها قدرًا كبيرًا من الخصوصية، مثل غرف تغيير الملابس أو دورات المياه، تعتبر مراقبتها غير قانونية. في حين أنه قد يُسمح لأصحاب العمل بالمراقبة في غرف الاستراحة أو المناطق المشتركة مع تقديم إشعار، إلا أنه يجب عليهم التأكد من أن المراقبة ليست تطفلية أو مضايقة بشكل مفرط.
• يجب على موظفي تكساس عدم الوصول إلى الأجهزة الشخصية للموظفين أو تتبعها، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف، دون موافقة صريحة من المالك، حتى لو كان الجهاز يُستخدم للعمل. وبالمثل، لا يُسمح بتتبع البريد الإلكتروني الشخصي للموظف أو حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة به، حتى لو كان الموظف يدخل إليها على كمبيوتر الشركة.
• يجوز لأصحاب العمل مراقبة موقع المركبات والأجهزة المملوكة للشركة إذا قاموا بإخطار الموظفين بشأن التتبع والحصول على موافقتهم.
• قبل تنفيذ نماذج المراقبة الجديدة، يجب على أصحاب العمل تقييم تأثيرها المحتمل والتشاور مع السلطات التنظيمية للخصوصية ومجالس العمل.

إذا نظر أصحاب العمل في تكساس بعناية في القوانين الفيدرالية وقوانين الولاية ونفذوا سياسات مراقبة واضحة المعالم وشفافة، فإن برنامج مراقبة الموظفين سيصبح حليفهم القوي في تعزيز إنتاجية الشركة وأمنها.