سياسة مراقبة الموظفين لتجنب خرق قوانين مراقبة الموظفين

من أجل الأداء الفعال للمؤسسات، يُسمح لأصحاب العمل بجمع واستخدام معلومات الموظفين. غير أن القانون ينص بوضوح شديد على أنه لا ينبغي أن تكون هناك أي حالة من حالات المضايقة أو عنصر انتقامي. يُسمح لصاحب العمل بجمع البيانات ذات الصلة بالمناسبة فقط. يجب أن يكون مبررًا بالاستخدام المناسب. تقع على عاتق صاحب العمل مسؤوليات معينة يفرضها عليه القانون فيما يتعلق بجمع البيانات واستخدامها بما في ذلك المعلومات التي يتم جمعها من أطراف ثالثة.

هناك عدد من الطرق التي يمكن من خلالها مراقبة سلوك الموظفين. عادةً ما تقوم كل مؤسسة بتركيب واستخدام الدوائر التلفزيونية المغلقة للكشف عن الجرائم. ويمكن استخدام ذلك أيضًا للكشف عن الجرائم التي يرتكبها الموظفون أيضًا. يحدث الشكل الأكثر شيوعًا للاختراقات الأمنية في المؤسسات من خلال تسريب البيانات عن طريق رسائل البريد الإلكتروني. من حق صاحب العمل تثبيت عمليات فحص البريد الإلكتروني بحيث يتم سد هذا المجال من التسريب. بعض التدابير التي تتخذها المنظمة لحماية أصولها الخاصة مسموح بها دائمًا بموجب القانون.

عادة ما تسير المراقبة والتطفل جنبًا إلى جنب. يجب على صاحب العمل أن يحرص فقط على الحفاظ على التوازن وعدم التعدي على حقوق الخصوصية. فلكل موظف الحق في الخصوصية وهذا الحق مكفول له بموجب القانون. لا يمكن بأي حال من الأحوال أن يكون صاحب العمل فوق القانون. لا يمكن لأي شخص أن ينتهك حق الموظف القانوني في الخصوصية. إن صانعي القانون هم فقط من يملكون الحق في البحث عن مثل هذه المعلومات الخاصة ولا يمكن لصاحب العمل جمعها وإفشاءها إلا بموجب توجيهاتهم.

هناك حكم قانوني يتيح للموظف الحق في معرفة أنه يخضع لمراقبة صاحب العمل. ويلتزم صاحب العمل بإعطاء إشعار كافٍ (إلا في ظروف استثنائية) للموظف وإبقائه على علم بذلك. من المتوقع دائمًا من صاحب العمل التأكد من وضع لوحات تفيد بأن كاميرات المراقبة التلفزيونية المغلقة موجودة في المناطق التي تغطيها هذه الكاميرات. يمكن لصاحب العمل أيضًا بين الحين والآخر إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الموظف حول نشاط الكمبيوتر. هذا يمكن أن يضع الموظف على علم بأن هذه الأنشطة تحت المراقبة وبالتالي يجب عليه توخي الحذر.

من واجب صاحب العمل التأكد من القيام بالتوثيق المناسب فيما يتعلق بصياغة سياسة المراقبة. وينبغي أن تحدد الوثائق بوضوح ما يمكن للموظف القيام به وما لا يفترض أن يقوم به. يجب على صاحب العمل أيضًا التأكد من أنه يحافظ على جانبه من العقد قبل أن يتوقع من الموظف أن يحافظ على جانبه من العقد. يجب على صاحب العمل أيضًا أن يتأكد من عدم ارتكاب أي تجاوزات من جانبه. ويمكن أن يكون إبراز ذلك في شكل موثق مفيداً للطرفين.

يُسمح بأخذ عينات عشوائية بموجب القانون. ويُقصد بأخذ العينات العشوائية أنه يحق لصاحب العمل جمع عينات عشوائية من البيانات مثل رسائل البريد الإلكتروني أو سجلات كاميرات المراقبة من أجل التحقق من حالات الاختلاس إن وجدت. كما يحق لصاحب العمل أيضًا التحقق من بيانات الموظف الذي يعتقد أنه ذو شخصية مشبوهة.

تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية ملزمة بضمان جمع المعلومات المناسبة فقط على النحو المطلوب لحالة معينة. ومع ذلك، في حالة إجراء المزيد من التحقيقات، إذا ظهرت بعض الأمور الجديدة فإن من حق صاحب العمل جمع المزيد من المعلومات. كما ينص القانون على ضرورة الاحتفاظ بالمعلومات التي يتم جمعها في مكان آمن. هناك أيضًا إطار زمني لا يمكن بعده الاحتفاظ بالبيانات. يجب أن يتبع صاحب العمل هذه الجوانب بالتفصيل.

قد تنشأ في كثير من الأحيان مناسبة قد يضطر فيها صاحب العمل إلى جمع معلومات شخصية عن صحة موظفيه. وقد يكون ذلك بسبب اتباع معايير السلامة خاصة في الأماكن التي تكون طبيعة العمل فيها العمل في بيئة خطرة. ومع ذلك، يجب إبقاء الموظف على علم بأن هذه المعلومات يتم جمعها. كما يجب أن يكون صاحب العمل قادرًا على تبرير طلب مثل هذه المعلومات. يجب شرح القواعد واللوائح بوضوح للموظف. وغني عن القول أنه ينبغي تخزين هذه المعلومات في مكان آمن.

في بعض الأحيان قد تكون نزاهة الموظف موضع شك. وفي ظل هذه الظروف، يُعطى صاحب العمل الحق في إجراء تحقيق سري دون علم الموظف المعني. ومن شأن إبلاغ الموظف في مثل هذه الظروف أن يبطل الغرض الذي من أجله يتم إجراء التحقيق. غير أن القانون ينص على ضرورة الحصول على الإذن بإجراء مثل هذه المراقبة السرية من الإدارة العليا وأن يكون هناك قيد على عدد الأشخاص الذين يقومون بمهمة التحقيق.

هناك فترة محددة يجب أن تكتمل قبلها عملية المراقبة. كما أنه من الواضح جدا أن الأماكن الخاصة المطلقة مثل المراحيض لا ينبغي أن تشكل جزءا من عملية المراقبة إلا إذا كان الأمر يتعلق بتحقيق الشرطة. وفي حالة اقتناع صاحب العمل بوجود نوايا إجرامية لدى الموظف، يجب إبلاغ سلطات الشرطة أيضاً.

لصاحب العمل الحق في اتخاذ إجراءات ضد الموظف وفقاً لقواعد المنظمة. ومع ذلك ينبغي أن يُمنح الموظف فرصة كاملة للدفاع عن قضيته محل النزاع. يجب منحه الحق في التعليق على النتائج والاعتراض عليها إذا وجدها خاطئة. لا يمكن لصاحب العمل حجب أي معلومات عن الموظف لأن القانون قد منح الموظف هذه الحقوق.

مراقبة الموظفين ضرورية ولكن يجب أن تتم في إطار أحكام القانون.