التفويض: أنجز 100% من المهام

التفويض هو عملية إسناد المهام التي يجب أن يقوم بها الرئيس مع السلطة التقديرية اللازمة للمرؤوس.

نعم، هذا إجراء إداري يعتقد الكثير من المديرين بشكل معقول أنه سر النجاح. فالأشخاص الذين يعرفون كيفية التفويض يصلون إلى أعلى المستويات في العمل بشكل أسرع ويصبح موظفوهم أكثر كفاءة. إن المديرين الذين يعرفون كيفية استخدام التفويض، لديهم كل الأسباب التي تجعلهم يُطلق عليهم لقب المنظمين الجيدين: فهم لا يطلبون المناصب - بل يُطلب منهم ذلك.

التفويض هو تنظيم العمل الذي يقوم فيه الرئيس بتوزيع مهام معينة على المرؤوسين. ويمكنك تسميته بشكل مختلف: فالتفويض هو عملية إسناد المهام التي يجب أن يقوم بها الرئيس مع ما يلزم من تقدير للمرؤوس.

كيف تتعلم تفويض المهام عن طيب خاطر، دون أن تفكر أنه من الأفضل أن تقوم بها بنفسك بدلاً من إعادتها 10 مرات؟ ففي نهاية المطاف، لا يمكنك كسب جميع الأموال ولا يمكنك إنهاء جميع المهام.

هناك 3 أنواع من المهام التي يتعين عليك دائمًا تفويضها للآخرين:

1. الحالات الروتينية. في رأيي أنه من أجل تحقيق الفعالية في تطوير الأعمال يجب أن يركز المديرون على الأجزاء الرئيسية من المشاريع، دون الدخول في التفاصيل. يؤدي النهج المتحذلق للتحكم والرغبة في التحكم في كل شيء ومعرفة كل شيء إلى ضياع الوقت بشكل مفرط. تتبع كل شيء أمر مستحيل. لن يتمكن أي مدير من القيام بكل العمل بمفرده.

2. عمل محدد. هناك دائماً مهام لا يمكن القيام بها بشكل جيد إلا من قبل محترفين. نعم، دع المبرمج يبرمج، ودع المسؤول التقني يدير معالجة الأعمال الجديدة، ودع مدير المكتب يتحكم في تدفق المستندات ورسائل البريد الإلكتروني. قم ببناء سير العمل بحيث يفهم كل موظف المهام ويؤديها بشكل جيد، حتى لا تضطر إلى التحكم فيها.

3. الأشياء التي لا تحبها. نعم، هذا صحيح. إذا لم يعجبك ما تقوم به في الوقت الحالي، فلديك خياران: إما أن تستمر في القيام به أو تفويض شخص ربما يستمتع بالقيام به. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فاعرض على هذا الشخص المال أو بعض البدائل على غرار "أنت تساعدني - وأنا أساعدك".

يتكون التفويض من عدة أجزاء: التفويض = التعيين + السلطة + الثقة.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

ولكن بشكل عام، هذه مفاهيم خاطئة تقليدية يمكن التعبير عنها في تعريفات مختصرة:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

التفويض ليس مجرد إلقاء المهام العاجلة وغير السارة على الآخرين أو التخلي عن الالتزامات. فالتخلي عن التزاماتك لا يعني أنك تتخلى عن المسؤولية أيضًا. يمكن تفويض المسؤولية ولكن لا يمكن نقلها، لأن السيطرة لا تزال لك.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

تتضمن تقنية 5W1H استخراج معلومات جديدة من خلال الإجابة عن عدد من الأسئلة الاستقصائية. تحتاج إلى الإجابة عن جميع الأسئلة قبل التفويض. وهي: ما الذي يجب القيام به؟ ما أهمية هذه المهمة؟ أين يجب القيام بها؟ متى يجب إنهاء هذه المهمة؟ من المسؤول عن النتيجة؟ كيف يتم ذلك؟

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

للتبسيط، عليك الإجابة عن ثلاثة أسئلة رئيسية قبل التفويض:

1. ما هو الغرض من هذه المهمة؟ الأهم من ذلك، يجب عليك، بصفتك القائد، أن تضع هدفًا واضحًا وتحدد نتيجة نهائية محددة.

2. ناقش المهمة مع الموظف واكتشف موقفه أو موقفها تجاهها. دع الموظف يخبرنا كيف يرى هو أو هي دور مؤدي هذه المهمة وطريقة حلها. من واقع خبرتي، يمكنني القول أن تفويض السلطة سيكون أكثر فعالية إذا كانت علاقة شراكة بدلاً من علاقة رئيس ومرؤوس.

3. لماذا يجب عليك أنت أو الشخص الذي تثق به القيام بذلك؟ لا يمكن لكل موظف أن يؤدي المهمة بالطريقة التي تريدها. ولذلك، أنصحك بإيلاء اهتمام خاص لاختيار الشخص الذي ستفوضه. في البداية، يجب عليك مراعاة مستوى المؤهلات والخبرة. انتبه إلى عبء عمل الموظف. يجب أن تتذكر أن المهام الزائدة تقلل حتماً من جودة العمل. وأخيرًا، ضع في اعتبارك الصفات الشخصية للموظف. لأن الموظف الذي يرغب في القيام بالمهمة فقط هو الذي يقوم بها بشكل جيد. يجب ألا تضع المهمة الموظف تحت الضغط، وإلا فلن يتم حل المشكلة بكفاءة.

4. كيف يمكنني حل المشكلة؟ حدد درجة حرية الموظف في التصرفات. على سبيل المثال، سيكون استيفاء المتطلبات الصارمة في القائمة، أو الحرية الكافية في تصرفات وقرارات الموظف، أو الحرية الكاملة، المهم أن تكون النتيجة مطابقة لتوقعاتك ومتطلباتك.

يجب عليك أيضًا أن تتذكر أنك بحاجة إلى إعطاء الموظف أكبر قدر ممكن من السلطة اللازمة لإنهاء المهمة. فإذا أعطيتهم الكثير منها، فقد يسيئون استخدامها، وإذا أعطيتهم القليل منها فقد لا يحققون الهدف.

وبالتالي، يمكن تحقيق التفويض بصيغة بسيطة. تذكر أن أساس أي عمل ناجح هو التفويض السليم للسلطة. يمكنك أن تكون عبقريًا ومدمنًا على العمل دون كلل، ولكن إذا لم تقم بتفويض المهام إلى المرؤوسين، فقد تخسر كل ما كنت تعمل عليه بجد. فمن خلال التفويض، أنت تكسب الوقت.