برنامج مراقبة الموظفين في ديلاوير: التعامل مع البيانات السرية في الشركات المالية

لا تتعامل الشركات المالية مع رأس المال فحسب، بل تتعامل أيضًا مع كميات هائلة من البيانات الحساسة، بدءًا من عمليات تنفيذ الصفقات ومحافظ العملاء وصولًا إلى مراسلات البريد الإلكتروني السرية. يُعد تأمين هذه البيانات متطلبًا أساسيًا للامتثال وضرورةً ملحةً لإدارة المخاطر. يُعد برنامج مراقبة الموظفين من أفضل الطرق لحماية المعلومات السرية، ولكن كيف تختاره وتُطبقه؟

يتطلب النجاح استراتيجية دقيقة من شقين. أولاً، يجب عليك اختيار برنامج شامل ذي أمان قوي يُضاهي البنوك لحماية بيانات المراقبة نفسها. ثانياً، يجب عليك مراقبة نشاط الموظفين وفقًا لقوانين الخصوصية الفيدرالية وقوانين ولاية ديلاوير. يحمي نظام أمان البيانات الفعّال عملاءك وشركتك وسمعتك؛ فالاختيار الخاطئ قد يؤدي إلى عواقب وخيمة.

في هذه المقالة، سوف ندرس المتطلبات الفنية لبرامج مراقبة الموظفين في الشركات المالية، والمشهد القانوني، ونحدد خريطة طريق لتنفيذ المراقبة داخل الشركة المالية.

قد تُصبح مراقبة الموظفين أمرًا بالغ الخطورة إذا طُبّقت بإهمال. تحتاج ممارسات المراقبة لديك إلى أساس قانوني متين. قبل البدء باختيار برنامج التتبع والتفكير في الأساليب، عليك فهم القوانين الفيدرالية وقوانين ولاية ديلاوير المحلية التي تُنظّم المراقبة.

تضع الهيئات الفيدرالية مثل لجنة الأوراق المالية والبورصة (SEC) وهيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA) المعايير والقواعد الخاصة بالتعامل مع بيانات العملاء الحساسة في الشركات المالية.

وفقًا لـ قاعدة FINRA 3110 (الإشراف)، يجب عليك تنفيذ وصيانة أنظمة للإشراف على أنشطة الموظفين، بما في ذلك قنوات الاتصال الرقمية الحديثة مثل Slack أو Teams أو البريد الإلكتروني.

لا يمكنك الوفاء بهذا الشرط بشكل موثوق إلا إذا كنتَ تتمتع برؤية واضحة لتلك القنوات. في هذه الحالة، يُعدّ برنامج المراقبة ضرورة عملية للوفاء بواجباتك الإشرافية. بفضله، يمكنك الإشراف على الاتصالات الداخلية وتفاعلات العملاء، والحصول على سجلّ التدقيق الذي تتوقعه الجهات التنظيمية. كما تُطبّق هيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA) حفظ السجلات من خلال القاعدة 4511

ومتطلبات الاتصالات العامة بموجب القاعدة 2210، مما يجعل الرقابة والاحتفاظ أجزاء لا تنفصل عن الامتثال.

بموجب القاعدة 17a-4 من قواعد هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC) (حفظ السجلات) [17 C.F.R. § 240.17a-4]، يجب عليك تسجيل سجلات الأعمال الرئيسية، بما في ذلك المراسلات الإلكترونية، وحفظها، بصيغة لا يمكن إعادة كتابتها أو مسحها. يُعرف هذا عادةً بالامتثال لقانون WORM. يجب أن يتمكن وسطاء الأوراق المالية من استرجاع السجلات خلال 24 ساعة والاحتفاظ بها لمدة تتراوح بين ثلاث وست سنوات، حسب نوعها.

فرضت هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC) عقوبات على عشرات الشركات لفشلها في التقاط الاتصالات الإلكترونية على الأجهزة الشخصية والتطبيقات غير الرسمية مثل واتساب وآي مسج وسيجنال. وتُعدّ مخاطر ارتكاب خطأ في هذا الصدد عالية، حيث تجاوزت غرامات قضايا حفظ السجلات 600 مليون دولار أمريكي خلال عام 2024 وحده.

تُلزمك قاعدة الضمانات لقانون غرام-ليتش-بليلي (GLBA) [16 C.F.R. الجزء 314] بحماية أمن وسرية المعلومات الشخصية غير العامة (NPI) للعملاء. تُلزم تحديثات عام 2023 المؤسسات المالية بتطبيق مراقبة مستمرة أو اختبار اختراق سنوي وتقييمات نصف سنوية للثغرات الأمنية. يُعد برنامج مراقبة الموظفين أداة امتثال ممتازة في هذا الصدد، إذ يُساعد في الكشف عن التسريبات العرضية، والسلوكيات الخطرة، والوصول غير المصرح به، وإساءة الاستخدام المتعمدة لبيانات العملاء.

عُدِّلت لائحة هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC) S-P [17 C.F.R. الجزء 248] في عام 2024 لإلزام الشركات المالية بوضع برامج استجابة للحوادث وإجراءات للإبلاغ عن أي اختراق خلال 72 ساعة في حال الوصول غير المصرح به إلى بيانات العملاء. يُفضَّل دمج حلول المراقبة الخاصة بكم في هذه البرامج لضمان سرعة تحديد واحتواء أي اختراقات محتملة.

يحظر قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) بشكل عام اعتراض الاتصالات، ولكنه ينص على استثناءين رئيسيين: (1) مراقبة صاحب العمل بموافقة واضحة ومستنيرة (غالبًا ما يتم الحصول عليها عند التوظيف وتُوثّق في دليل الموظف)، و(2) المراقبة في سياق العمل الاعتيادي لأغراض تجارية مشروعة، مثل مراقبة الامتثال أو الأمن. صُممت قاعدة الإشعار في ولاية ديلاوير خصيصًا لدعم الامتثال لقانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية.

تُرسي القواعد الفيدرالية الأساس، لكن ولاية ديلاوير تُضيف بُعدًا حاسمًا. بموجب الباب 19، الفصل 7، القسم 705 من قانون ديلاوير [قانون ديلاوير، البند 19، الفقرة 705] ، يجب على أصحاب العمل في القطاع الخاص تقديم إشعار كتابي أو إلكتروني للموظفين قبل مراقبة أو اعتراض استخدام الهاتف أو البريد الإلكتروني أو الإنترنت. يجوز لك:

• إصدار إشعار لمرة واحدة عند التوظيف (كتابيًا أو إلكترونيًا)، والذي يجب على الموظف الاعتراف به، أو
• تقديم إشعار يومي في كل مرة يقوم فيها الموظف بالوصول إلى البريد الإلكتروني للشركة أو الإنترنت، على الرغم من أن معظم الشركات تستخدم نظام الإشعار الأولي الدائم ونظام الإقرار.

يجب أن يصف الإشعار أنواع المراقبة المُجراة، وهو ليس مجرد أفضل الممارسات، بل هو إلزامي. لا يحظر هذا القانون المراقبة، ولا يشترط إرسال إشعارات متكررة للمراقبة المستمرة القائمة على السياسات، ولكنه يحظر أي تتبع سري. تُستثنى المراقبة لأغراض صيانة النظام أو زيادة حجم البيانات (مثل حماية الشبكة، وليس المراقبة الشخصية)، ولكن المراجعة المُستهدفة لنشاط كل موظف تتطلب دائمًا إشعارًا.

يُصنّف قانون ولاية ديلاوير ضمن مجموعة صغيرة من الولايات (مع نيويورك وكونيتيكت) التي تُطبّق شفافية المراقبة الإلكترونية. تُعاقَب المخالفات بغرامات مدنية قدرها 100 دولار أمريكي لكل حادثة، لذا فإنّ الإدارة الفعّالة للسياسات أمرٌ أساسي.

إن إنشاء سياسة مراقبة الموظفين المتوافقة لشركة مالية في ديلاوير يعني دمج المتطلبات الفيدرالية والولائية في إطار الحوكمة الداخلية لديك.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• حدد الأجهزة وقنوات الاتصال المشمولة. عادةً ما تكون هذه الأجهزة أجهزة كمبيوتر مملوكة للشركة، وهواتف، وشبكة الشركة.
• حدّد من يحق له الوصول إلى البيانات المُجمّعة، ومدة تخزينها (بما يتماشى مع فترات الاحتفاظ المُعتمدة من قِبل هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية)، وإجراءات مراجعتها. يجب أن يلتزم الوصول إلى البيانات بمبدأ الحد الأدنى من الامتيازات، ويجب أن يلتزم الاحتفاظ بها بمعيار الحد الأدنى المنصوص عليه في قواعد GLBA وSEC.
• يُرجى تضمين بيان خصوصية يُظهر الامتثال لمتطلبات الاستجابة للحوادث والإبلاغ عن الخروقات الواردة في اللائحة S-P. يُعدّ الامتثال لقاعدة الإشعار الكتابي لولاية ديلاوير، بما في ذلك نسخة من سياسة المراقبة وإقرار الموظف المُسجّل، إلزاميًا.

قد يستغرق وضع هذه السياسة وقتًا، ولكنه شرط أساسي لاستيفاء معايير الامتثال الفيدرالية والولائية. كما أنها تعزز الشفافية والمساءلة وثقافة أمنية موثوقة من الموظفين والجهات التنظيمية على حد سواء.

تُحدث مراقبة الموظفين تناقضًا. فأنت تُطبّق برنامج مراقبة لتعزيز الأمان، ولكنك بذلك تُنشئ سيلًا جديدًا مُركّزًا من البيانات شديدة الحساسية. لا يقتصر هذا السيل على أدلة مُحتملة على سوء السلوك، بل غالبًا ما يشمل معلومات العميل الشخصية غير الشخصية، والأسرار التجارية، والخطط الاستراتيجية التي تُحاول حمايتها. إذا سُرّبت سجلات المراقبة هذه، فقد يكون الضرر كارثيًا بقدر تسرب بيانات الشركة السرية نفسها.

يجب أن يتضمن برنامج المراقبة الذي تختاره أدوات أمان مدمجة لحماية البيانات المجمعة. إذًا، ما الذي تبحث عنه في أداة المراقبة؟

البيانات معرضة للخطر عند نقلها وتخزينها. يغطي برنامج التتبع الجيد هاتين الحالتين.

يحمي التشفير أثناء النقل المعلومات أثناء انتقالها من جهاز الموظف إلى خوادم شركتك أو مزود البرامج. المعيار الأمثل هنا هو TLS 1.2 أو أعلى. وهو نفس بروتوكول الأمان الذي يحمي جلساتك المصرفية عبر الإنترنت. إذا كان برنامج المراقبة الذي اخترته يستخدم TLS، فتأكد من أن البيانات مشفرة أثناء انتقالها، وأنها غير مفيدة للمخترقين المحتملين.

عند وصول البيانات إلى قاعدة بياناتها، يجب حمايتها أيضًا. المعيار الأمثل الذي يُنصح باستخدامه هو تشفير AES-256. تستخدم المؤسسات المالية والحكومات حول العالم هذا النوع من التشفير لحماية المعلومات الأكثر قيمة. حتى لو اخترق مجرم قاعدة بيانات التخزين أو سرق خادمًا فعليًا، فلن يحصل إلا على بيانات مشفرة وغير قابلة للقراءة بدون المفتاح الفريد.

إن التحكم في الوصول إلى بيانات المراقبة لا يقل أهمية عن حماية البيانات نفسها. إليك ما يجب أن يتضمنه برنامج المراقبة لديك.

التحكم في الوصول القائم على الأدوار (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

المصادقة متعددة العوامل (MFA)

قد لا تكفي كلمة المرور وحدها لحماية هذه البيانات الحساسة. يُعدّ المصادقة متعددة العوامل (MFA) الطبقة الثانية من التحقق؛ وعادةً ما تكون رمزًا إلكترونيًا يُستخدم مرة واحدة عبر رسالة نصية قصيرة أو تطبيق مصادقة. وبغض النظر عن بساطتها، فإنها تُقلل بشكل كبير من خطر الاختراق، حتى في حال اختراق كلمة المرور. يجب أن تكون المصادقة متعددة العوامل قاعدةً راسخةً لمنصة المراقبة الخاصة بك.

لننتقل من النظرية إلى التطبيق. من أين تبدأ إذا كنت ترغب في تطبيق مراقبة الموظفين في شركتك المالية؟

تقييم المخاطر الداخلية

فكّر في أكبر نقاط ضعفك. هل هي مخاطر التداول بناءً على معلومات داخلية؟ أم تسريب بيانات عرضي من موظف حسن النية؟ أم سرقة الملكية الفكرية؟ عالج هذه المخاطر الحقيقية، إلى جانب المتطلبات القانونية، في ممارساتك المستقبلية للمراقبة.

سياسة مراقبة واضحة

هل تذكرون شرط الإشعار في ولاية ديلاوير؟ ضعوا سياسة مراقبة واضحة وشاملة تُغطي ما يُرصد، وأسبابه، وكيفية مراقبته. قدّموها لفريقكم، مُعتبرينها إجراءً لحماية الشركة والعملاء ووظائفهم من التهديدات الأمنية والأخطاء التنظيمية. ينبغي على الموظفين التوقيع على هذه الوثيقة.

قائمة التحقق من الامتثال والأمان

عندما تبدأ في التحدث إلى موفري البرامج، كن مسلحًا بأسئلة مباشرة ليس فقط حول ميزات منتجهم، ولكن أيضًا حول التزامهم بالاحتياجات التنظيمية.

على سبيل المثال، يمكنك أن تسأل:

• هل تقدمون خدمات التحكم في الوصول القائمة على الأدوار؟ ما هي؟
• قم بوصف معايير تشفير البيانات الخاصة بك للبيانات أثناء النقل وفي حالة السكون.
• هل يمكنك تقديم شهادات الأمان الخاصة بك؟

سيكون لدى البائع ذو السمعة الطيبة إجابات واضحة وواثقة على هذه الأسئلة.

الأمن فوق المراقبة

يعتمد انطباع موظفيك عن المراقبة على كيفية تطبيقها في شركتك. الهدف هو خلق بيئة آمنة تُمكّن الموظفين من أداء عملهم على أكمل وجه، مع ضمان حماية بياناتهم وبيانات عملائهم وأصول الشركة. قدّم برنامج المراقبة كأداة أساسية للامتثال والنزاهة والأمان في قطاع ذي مخاطر عالية.

باتخاذ هذه الخطوات المدروسة والشفافة، تتجاوز مجرد تثبيت البرامج. أنت تُطبّق أصلًا استراتيجيًا - أصلًا يبني شركة أكثر مرونةً وامتثالًا وثقةً.