CleverControl للعاملين عن بُعد: مفتاح إدارة الفريق بشفافية

لقد تغيرت طريقة عملنا. العمل عن بُعد، الذي كان في السابق مكافأة مغرية يتمتع بها القليلون، أصبح جزءًا حيويًا من كيفية عمل الشركات. خذ هذا في الاعتبار: يعمل 3 من كل 10 موظفين بدوام كامل الآن عن بُعد بالكامل، وأكثر من النصف لديهم ترتيبات مختلطة. بين عامي 2019 و2021 فقط، تضاعف عدد الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ثلاث مرات، مع توقعات تشير إلى أن الولايات المتحدة سيكون لديها 36.2 مليون عامل عن بُعد بحلول عام 2025 - وهي زيادة مذهلة بنسبة 417٪ عن مستويات ما قبل الوباء. بالنسبة للأشخاص المعاصرين، أصبحت ترتيبات العمل المرنة مهمة للغاية لدرجة أن 23٪ من الموظفين يرون أنها سبب للبقاء في وظائفهم الحالية أو تركها. وسيفكر 76٪ حتى في الاستقالة إذا حرمهم رئيسهم من فرصة العمل عن بُعد. لذا، لم تعد مرونة العمل عن بُعد مكافأة أو تجربة - إنها حقيقة واقعة، ويجب على الشركات التكيف معها إذا كانت تريد الاحتفاظ بموظفيها.

لكن هنا تكمن الصعوبة. كيف تتحقق من إنتاجية الموظف عندما يكون في مدينة أو بلد أو حتى قارة أخرى؟ كيف تُحاسب الفريق؟ كيف تضمن أمن البيانات السرية عندما يستخدم الموظفون عشرات الشبكات والأجهزة الشخصية للعمل؟ كيف تتجنب تحويل السيطرة إلى إدارة دقيقة؟

صُمم CleverControl، وهو حل فعّال وشامل لمراقبة الموظفين، استجابةً لهذه التحديات وغيرها الكثير. في هذه المقالة، سنستكشف كيف يُمكن لـ CleverControl مساعدتك في تتبع الإنتاجية، والحفاظ على المساءلة، وتحسين أمان البيانات مع مراعاة الحدود الشخصية للموظفين.

غالبًا ما ترتبط المراقبة بالتجسس وقياس عدد الدقائق التي يقضيها الموظف في استراحة القهوة. وقد يكون هذا صحيحًا إن وُجد في الأيدي الخطأ. مع ذلك، فإن مراقبة الموظفين المُطبّقة بشكل صحيح تتجاوز مجرد التجسس. فهي تُصبح وسيلةً للتحقق من سير العمل، ورصد العوائق والمخاطر المحتملة، واكتشاف الأنماط الإنتاجية، والتخلص من الأنماط غير الإنتاجية عندما تختفي التفاعلات المكتبية غير الرسمية وتسجيلات الدخول في بيئة العمل عن بُعد.

صُممت أدوات المراقبة، مثل CleverControl، لسد الفجوة بين المديرين والفرق الموزعة. ومع ذلك، لن يكون هذا الجسر متينًا إلا إذا بُني على أساس من الشفافية والتوقعات الواضحة. تستطيع المؤسسات الوصول إلى تفاهم متبادل حول موضوع المراقبة الشائك إذا كانت منفتحة وواضحة بشأن عملية التتبع الجارية، وأهدافها، والنتائج التي تتوقعها من موظفيها.

يوفر CleverControl مجموعة شاملة من الميزات التي تسمح للشركات، عند استخدامها بحكمة، بالتغلب على التحديات التي تواجهها في إدارة الفرق المتفرقة.

في جوهره، يُسلّط CleverControl الضوء على كيفية استغلال الوقت. هل فريقك مُنخرطٌ حقًا في مهامه؟

أولاً، يتتبع البرنامج استخدام التطبيقات ومواقع الويب، موفراً رؤيةً دقيقةً لنشاط الموظف. تساعد التقارير على تحديد التطبيقات المُنتجة وتلك التي قد تُشتت الانتباه، بالإضافة إلى الوقت المُخصص لكل فئة.

على سبيل المثال، قد تلاحظ فجأةً انخفاضًا في التركيز خلال فترات معينة من اليوم، أو تكتشف نقصًا في الموارد المُستغلة. تُحسّن المعلومات المُستقاة من تقارير الأنشطة تقييمات الإنتاجية، وتُساعد في جعل الملاحظات أكثر دقةً وقابليةً للتنفيذ، وتُحدد احتياجات التدريب، بل وتُؤدي إلى تعديلات في أعباء العمل.

من الميزات القيّمة الأخرى لقطات الشاشة والبث المباشر لشاشة الموظف. الصورة تُعبّر عن الكثير. تُوفّر لقطات الشاشة سياقًا بصريًا لسجلات الأنشطة، بينما يُتيح العرض المباشر للشاشة تسجيلًا سريعًا للعمل الجاري دون إزعاج الموظف.

لا تهدف لقطات الشاشة وبثها المباشر إلى رصد الأشخاص أثناء قيامهم بأمور غير متعلقة بالعمل، بل تهدف إلى فهم سير العمل، والمساعدة في حل المشكلات، أو التأكد من تحقيق الإنجازات. وبالطبع، من المهم استخدام هذه الميزات بمسؤولية: يجب التقاط لقطات الشاشة فقط أثناء ساعات العمل لحماية الخصوصية.

وأخيرًا، هناك ميزة تتبع النشاط. يلتقط CleverControl فترات النشاط والخمول ويعرضها كسجل أو رسم تخطيطي سهل الاستخدام. تتيح هذه البيانات تحديد ساعات ذروة الإنتاجية وتخطيط العمل وفقًا لذلك.

التواصل البنّاء والمثمر ضروري للعمل الجماعي، ولكنه في العمل عن بُعد أكثر أهمية بعشر مرات. ولا ننسى التواصل مع العملاء. فالموظفون الذين يعملون مباشرةً مع العملاء هم واجهة الشركة. فطريقة تعامل الموظفين مع طلباتهم، ولباقتهم، والتزامهم بمعايير التواصل هي ما يرسم صورة الشركة لدى العملاء. وهذا أساس ثقتهم بها.

تساعد ميزات المراقبة التي يوفرها برنامج CleverControl على ضمان استمرار إنتاجية الاتصالات وحصول العملاء على أفضل خدمة.

تساعد مراقبة الدردشة والبريد الإلكتروني على ضمان احترافية جميع التفاعلات الرقمية. كما تساعد في اكتشاف مشاكل التواصل داخل الفريق أو تسجيل التهديدات الأمنية المحتملة، مثل الملفات المشبوهة أو المشاركة غير المصرح بها لبيانات الشركة.

تساعد الوظيفة الإضافية لتسجيل المكالمات في الحفاظ على الاحترافية والإنتاجية في المكالمات التي تتم عبر التطبيقات الشهيرة مثل WhatsApp وZoom وDiscord والعديد من التطبيقات الأخرى.

قد يكون تتبع الوقت صعبًا في بيئة العمل عن بُعد، ولكنه ضروري لتحقيق العدالة والمساءلة ودقة فواتير العملاء ودقة كشوف الرواتب. فهو يضمن تسجيل وقت الجميع بدقة، ويساعد في الكشف عن حالات الغياب، أو من يبدأ عمله متأخرًا أو ينهيه مبكرًا. علاوة على ذلك، قد تجد موظفين يعملون لساعات طويلة ويتعرضون لخطر الإرهاق.

يؤدي تتبع الوقت إلى إنشاء نظام عادل حيث يتم احتساب كل ساعة ويتم الاعتراف بها.

لا يقتصر تطبيق CleverControl على المديرين فحسب، بل يمكنه أيضًا مساعدة الموظفين على التحكم في إنتاجيتهم.

من أبرز ميزات CleverControl المراقبة الذاتية: لوحة معلومات مخصصة متاحة لكل موظف. تتيح لهم هذه الميزة الاطلاع بدقة على البيانات التي يتم جمعها ومستوى أدائهم. يمكن للموظفين التعرّف على أنماط عملهم، واكتشاف ساعاتهم الأكثر إنتاجية، ومعرفة جوانب التحسين. فهي تحوّل المراقبة إلى أداة للنمو الشخصي بدلاً من كونها مجرد متطلب إداري.

تعتمد القوة الحقيقية لبرنامج CleverControl على كيفية تقديمه واستخدامه.

لا يمكن التأكيد على هذه النقطة بما فيه الكفاية - فالصدق يقطع مسافة طويلة.

1. مناقشة ما قبل التنفيذ: تأكد من أن الجميع على دراية بالبرنامج قبل تشغيله. لا أحد يحب المفاجآت عند المراقبة.
2. اشرح السبب: كن صريحًا بشأن سبب استخدامك للمراقبة. هل الهدف هو فهم الإنتاجية بشكل أفضل؟ أم توزيع العمل بشكل عادل؟ أم الحفاظ على أمن الموظفين؟ ركّز على هذه الأهداف، واشرح أن المراقبة ليست عقابًا.
3. حدّد السياسات بوضوح: اشرح بدقة ما سيتم تتبّعه، ومتى، وكيف سيتم استخدام البيانات. من يملك حق الوصول إليها؟ إلى متى سيتم الاحتفاظ بها؟ الغموض هنا قد يُضعف الثقة بسرعة.

ينبغي للبيانات أن تساعد في توجيه القرارات، وليس تأجيج الانتقادات.

1. ابحث عن الاتجاهات: استخدم البيانات لاكتشاف الأنماط في الفريق بأكمله. هل هناك أوقات متكررة تنخفض فيها الإنتاجية؟ هل يبدو أن بعض الأدوات تُحسّن الأداء؟ يمكن للاتجاهات المُكتشفة أن تُساعد في تحسين أداء العمل، أو تقديم دعم مُستهدف، أو إعادة النظر في هيكلة المشاريع.
2. تقديم الدعم والتدريب: يعد مراقبة البيانات نقطة بداية رائعة لإجراء محادثة داعمة مع الموظفين الذين يواجهون صعوبات.

الخصوصية أمر بالغ الأهمية، خاصة إذا كان الموظفون يستخدمون أجهزة شخصية.

1. المراقبة أثناء ساعات العمل فقط: يحتوي CleverControl على زر تشغيل/إيقاف مرئي عند تثبيته في الوضع العادي (غير مخفي). بفضله، يمكن للموظفين التحكم في وقت بدء المراقبة وانتهائها، سواءً في بداية يوم العمل أو أثناء فترات الراحة. تُحدث هذه الميزة البسيطة فرقًا كبيرًا في الحفاظ على الثقة وفصل العمل عن الحياة الشخصية.
2. الوقت الشخصي مقابل وقت العمل: حدد توقعات واضحة بشأن الاستخدام الشخصي للأجهزة المملوكة للشركة. إذا كان ذلك مسموحًا به، فتأكد من عدم تتبع أنشطتهم الخاصة. هذا النهج يعزز الحدود بين العمل والمنزل.

دع البيانات تدعم المحادثة، وليس أن تسيطر عليها.

1. حلقة التغذية الراجعة: استخدم البيانات كنقطة انطلاق للمحادثات أثناء المراجعات. صوّرها كوسيلة لمساعدة الموظفين على فهم عادات عملهم وإيجاد مجالات للتطوير.
2. شجّع مشاركة الموظفين: دع الموظفين يراجعون بياناتهم أيضًا. اطلب منهم شرح أي أنماط غير عادية أو مشاركة أفكارهم. هذا النهج التعاوني يبني الشعور بالمسؤولية والمساءلة.

قد تكون ممارسات المراقبة التي تختارها غير قانونية في منطقتك. لذا، قبل البدء بالتتبع، ادرس قوانين الخصوصية والعمل في بلدك وولايتك، وتأكد من امتثال ممارساتك المختارة. والأفضل من ذلك، يمكنك استشارة خبير قانوني ليراجع أساليبك.

لكن المتطلبات القانونية ليست كل شيء. الأخلاقيات مهمة أيضًا. ضع معايير داخلية للاستخدام المسؤول للبيانات، وتأكد من أن كل ما تفعله يحترم حقوق الأفراد ويصون كرامتهم.

عندما يتم ذلك بشكل صحيح، يوفر CleverControl عددًا من الفوائد.

أولاً، ستحصل على رؤية أوضح لكيفية إنجاز العمل، ويمكنك اتخاذ إجراءات لتحسينه. علاوة على ذلك، تُساعد البيانات التي يجمعها CleverControl على تخصيص الموارد بشكل أفضل، مما يُساعد على توزيع أعباء العمل بفعالية أكبر، ويضمن عدم شعور أي شخص بالإرهاق أو عدم وجود ما يفعله.

على الرغم من أنها ليست أداة لمنع تسرب البيانات بشكل كامل، إلا أن CleverControl لا يزال يساهم في تحسين أمان البيانات الحساسة.

علاوة على ذلك، تتيح ميزات المراقبة الذاتية التي يوفرها برنامج CleverControl والتحكم في وقت حدوث المراقبة للشركات احترام خصوصية الموظفين، وخاصة على الأجهزة الشخصية.

وفوق كل هذا، يساعد هذا النوع من النهج المفتوح والصادق على بناء ثقافة قوية من الثقة، حيث تكون التوقعات واضحة، والمساهمات مرئية، والإنصاف هو الأولوية.

CleverControl أداة ممتازة لإدارة الفرق الموزعة بفعالية. فهي توفر الرؤى اللازمة لضبط العمليات، والحفاظ على المساءلة، وحماية موارد الشركة. بفضل ميزات الشفافية المدمجة، مثل المراقبة الذاتية والإعدادات التي يتحكم بها المستخدم، تتجاوز CleverControl مجرد الإشراف، لتصبح أداةً للاحترام المتبادل وزيادة الكفاءة. مع ذلك، فبينما توفر التكنولوجيا البيانات، فإن القيادة عن بُعد الناجحة تعتمد على التواصل الجيد، والقيادة القوية، والالتزام الصادق ببناء الثقة.