كيف ساعدت CleverControl في تعزيز الإنتاجية في شركة تقنية
![كيف ساعدت CleverControl في تعزيز الإنتاجية في شركة تقنية](/_ipx/w_2000&f_webp/blog/clevercontrol-boosts-productivity-in-a-tech-company/image1.jpg)
إن سرقة الوقت، وانعدام المساءلة، وأنماط العمل غير الفعالة، وتعويض الزملاء الأكثر تكاسلًا ليست سوى بعض مشاكل الإنتاجية التي تعاني منها مساحات العمل الحديثة. ولكن ماذا لو كان بإمكانك الحصول على رؤى في الوقت الفعلي لنشاط الموظفين، وتحديد هذه المشاكل أو حتى منعها في الوقت المناسب، وتعزيز إنتاجية فريقك؟ في دراسة الحالة هذه من CleverControl، سنستكشف كيف قامت إحدى شركات التكنولوجيا بمكافحة هذه التحديات وتعزيز الإنتاجية باستخدام برنامج مراقبة الموظفين.
التحدي
عميلنا هو شركة تطوير برمجيات متوسطة الحجم سريعة النمو يعمل بها 47 موظفاً. تتخصص الشركة في إنشاء حلول برمجية مخصصة، بما في ذلك تطبيقات الأجهزة المحمولة ومنصات الشركة الداخلية وأنظمة إدارة علاقات العملاء للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. بدأت الشركة كشركة ناشئة صغيرة واعتمدت على الرؤية المباشرة كطريقة رئيسية لإدارة الحضور والأداء في البداية. ومع نمو عدد الموظفين، لم يتمكن رئيس المؤسسة من التحكم في جميع الموظفين والعمليات بشكل مباشر.
واجهت الشركة تحديات في تتبع وقت العمل وقياس الإنتاجية ورؤية المشروع. كانت الطرق التقليدية لتتبع الوقت غير موثوقة. فغالباً ما كان الموظفون ينسون ملء الجداول الزمنية في الوقت المحدد، ونتيجة لذلك كانوا يقدمون بيانات غير دقيقة وتقريبية. وعلاوة على ذلك، اكتشف الرئيس العديد من حالات سرقة الوقت.
كانت مراقبة إجراءات العمل من خلال الإشراف والاجتماعات المنتظمة للفريق والاجتماعات الفردية تستغرق وقتًا طويلاً وغير موضوعية وغير دقيقة. وقد أعاق هذا النقص في البيانات الموثوقة إجراء تقديرات دقيقة للمشروع وجعل من الصعب تحديد المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً.
فوّت الفريق المواعيد النهائية: تجاوز حوالي 15% من المشاريع المواعيد النهائية الأصلية، مما أثار استياء العملاء وأضر بسمعة الشركة. كان من الصعب تحديد الأسباب الحقيقية للفشل: سوء الإدارة أو عدم كفاءة العمليات أو عدم الإنتاجية الشخصية. وقدم كل موظف وجهة نظر مختلفة حول المشكلة.
بالإضافة إلى ذلك، لم يكن لدى الرئيس أي وسيلة لمراقبة 12 عضوًا من أعضاء الفريق عن بُعد مباشرةً ولم يكن بإمكانه الاعتماد فقط على تقاريرهم. وكان يريد رؤية أكثر وضوحا في الوقت الحقيقي لتحديد المشاكل على الفور وتقديم الملاحظات في الوقت المناسب.
وأخيراً، بحث الرئيس عن طريقة لقضاء وقت أقل في مراقبة الإنتاجية والحصول على نتائج أكثر موضوعية.
الحل
لحل هذه التحديات، قررت الشركة تجربة برنامج مراقبة الموظفين واختارت CleverControl. قام برنامج CleverControl بتتبع بداية يوم العمل ونهايته تلقائياً، مما سمح للشركة بإلغاء الجداول الزمنية تماماً. كما تضمنت تقارير المراقبة أيضاً الفترات النشطة وغير النشطة خلال اليوم، مما يمكن أن يكشف عن المتقاعسين المعتادين عن العمل.
زودت ميزة العرض المباشر من CleverControl رئيس الشركة بالرؤية المطلوبة في الوقت الفعلي. يمكن لرئيس الشركة مشاهدة شاشة أي موظف ومعرفة المرحلة التي وصل إليها العمل خلال يوم العمل.
سمحت تقارير وإحصائيات النشاط التفصيلية حول التطبيقات والمواقع الأكثر استخدامًا بتحليل مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون فعليًا في مهام العمل وما يمكن تحسينه.
النتيجة
لم تكن نتائج المراقبة الأولى مفاجئة: فقد أظهر معظم أعضاء الفريق مستويات عالية من الإنتاجية والمشاركة. وكان سبب زيادة الإنتاجية هو الرصد نفسه. فمع معرفة أن جميع أعمالهم يتم تتبعها، كان الموظفون أقل عرضة لقضاء الوقت في أنشطة غير منتجة أو غير متعلقة بالعمل.
ومع اعتياد الموظفين على المراقبة، عادوا تدريجياً إلى أنماط عملهم المعتادة. أعطت مراقبة هذه الأنماط نتائج أكثر إثارة للاهتمام. على هذا النحو، مع نظام CleverControl، كشف الرئيس عن العديد من أوجه القصور، على سبيل المثال:
كان أحد مطوري البرمجيات يقضي ساعات طويلة في توثيق كل مهمة صغيرة بدقة وإنشاء تقارير مفرطة. على الرغم من أن التوثيق أمر حيوي في تطوير البرمجيات، إلا أن الموظف كان يدير نفسه بشكل دقيق لدرجة أنه أعاق التقدم الفعلي.
كان أحد المديرين يقوم بجدولة العديد من الاجتماعات حول كل مشكلة صغيرة. وفي حين كان غرضه هو إبقاء الفريق على اطلاع على آخر المستجدات، إلا أن معظم هذه الاجتماعات المتكررة كانت غير منتجة وتستغرق وقتاً طويلاً وتفسد سير العمل اليومي لأعضاء الفريق الآخرين. أظهرت التقارير زيادة بنسبة 15% في الوقت غير النشط والتصفح الشخصي والأنشطة الأقل إنتاجية في الأيام التي كان على أعضاء الفريق حضور عدة اجتماعات من هذا القبيل.
كما ساعدت المراقبة الشركة في معرفة أسباب عدم إنتاجية بعض الموظفين المعتادة:
كانت إحدى أخصائيات تكنولوجيا المعلومات تُعتبر من المتقاعسين المعتادين عن العمل إلى أن قامت المديرة بتحليل تقرير نشاطها. فقد اتضح أن الموظفة كانت تقضي جزءًا كبيرًا من يوم عملها في مساعدة زملائها أو إكمال المهام التي فوضوها لها. وبطبيعة الحال، فاتتها مواعيدها النهائية ولم تستطع التركيز بشكل صحيح على مسؤولياتها المباشرة.
اكتشف برنامج CleverControl's AI Scoring بعض الموظفين عن بُعد الذين قاموا بالحد الأدنى من الأنشطة المتعلقة بالعمل وقضوا وقتاً طويلاً في التصفح الشخصي.
تحول مدير العلاقات العامة إلى "فراشة اجتماعية" حقيقية. وصل استخدامه للمراسلات إلى ما يقرب من 40% من يوم العمل. وكثيرًا ما كان يقاطع عمل زملائه بمحادثات أو رسائل مطولة وغير ذات صلة، مما يجعل من الصعب عليهم التركيز وإكمال مهامهم.
وقد أتاح تحديد أوجه القصور هذه وبعض أوجه القصور الأخرى للشركة العمل على التخلص منها وتعزيز الإنتاجية. وبفضل التتبع الدقيق للوقت والمراقبة في الوقت الفعلي، أصبح بإمكان المديرين تقييم المواعيد النهائية للمشاريع بدقة أكبر، مما أدى إلى تسليم المزيد من المشاريع والمهام في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم إعادة تخصيص بعض الموارد والموظفين، مما يضمن عمل الأشخاص المناسبين على المهام المناسبة في الوقت المناسب.
قررت الشركة الاستفادة من ميزة المراقبة الذاتية. حيث يمكن للموظفين الوصول إلى تقارير أنشطتهم وتحليلها، مما زاد من مساءلتهم وعزز مشاركتهم بنسبة 7%.
ونتيجة للمراقبة، بلغت نسبة تسليم المشروع في الوقت المحدد 96% خلال الأشهر الستة الأولى من التنفيذ. وخفضت الإدارة الاجتماعات غير الضرورية، ولم يتبق سوى اجتماعات مراجعة أسبوعية وشهرية.
وبوجه عام، شهدت الشركة زيادة في الإنتاجية بنسبة 11% خلال الأشهر الستة التي تلت التنفيذ.
الخاتمة
ساعدت مراقبة الموظفين الشركة على تغيير نهجها في إدارة العمل. يقول رئيس الشركة: "قبل CleverControl، كنا نحلق بشكل أعمى"، "كنا نعتمد بشكل كبير على المشاعر الغريزية والتقييمات الذاتية. ومع تقارير المراقبة وإحصائيات النشاط، أصبحنا نرى صورة أوضح الآن ويمكننا اتخاذ قرارات مستنيرة."
توضح دراسة حالة CleverControl هذه أن البرنامج ساعد الشركة على تحسين إجراءات عملها وتعزيز ثقافة الشفافية والمساءلة.
هل تريد معرفة المزيد عن CleverControl؟ تفضل بزيارة صفحة المنتج أو اتصل بنا