قوانين الخصوصية في إلينوي وبرامج مراقبة الموظفين: ما ينبغي لأصحاب العمل معرفته

يتزايد التوجه نحو مراقبة الموظفين بالتزامن مع التوجه نحو العمل عن بُعد والعمل الهجين. في الواقع، تُعدّ هذه الأدوات مفيدة للشركات من نواحٍ عديدة: فهي تُساعد على تتبع الإنتاجية بموضوعية، وتُقلل من المخاطر الأمنية، وتتبّع وقت العمل، وغيرها الكثير. مع ذلك، يتطلب تطبيق برامج التتبع تحضيرات دقيقة. ومن أهم الاعتبارات هنا خصوصية الموظفين والامتثال للأنظمة المعمول بها. هذه الأنظمة ليست عالمية: فهي تختلف ليس فقط من بلد إلى آخر، بل أيضًا من ولاية إلى أخرى داخل البلد الواحد. سنستكشف اليوم الأنظمة التي يجب على أصحاب العمل في إلينوي تذكرها، وكيفية عدم انتهاك حقوق الموظفين من خلال المراقبة.

تنويه: هذه المقالة تقدم معلومات عامة فقط ولا يمكن استخدامها كإرشادات قانونية.

كغيرها من الولايات الأمريكية، تلتزم إلينوي بالقوانين الفيدرالية ولديها لوائحها الخاصة المتعلقة بالخصوصية. ورغم أن هذه اللوائح عامة وليست خاصة بمراقبة الموظفين، إلا أنه يتعين على الشركات تفسيرها وتطبيقها في ممارسات التتبع الخاصة بها.

على المستوى الفيدرالي، يوجد قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA). يحمي هذا القانون خصوصية الاتصالات السلكية والشفوية والإلكترونية أثناء إجرائها، وأثناء نقلها، وتخزينها. وعند تفسيره على أنه يتعلق بمراقبة الموظفين، يُمكن القول إنه يُحظر على أصحاب العمل اعتراض أو مراقبة اتصالات الموظفين عمدًا دون تصريح.

هناك استثناءان رئيسيان هنا:

1. يمكن للشركات مراقبة موظفيها أثناء سير العمل العادي ولأسباب تجارية مشروعة، مثل مراقبة الإنتاجية أو حماية الأصول القيمة.
2. يمكن لأصحاب العمل مراقبة الاتصالات بموافقة الموظفين. ويتم ذلك غالبًا من خلال سياسات خاصة أو كتيبات إرشادية للموظفين.

وبموجب قانون حماية خصوصية الاتصالات الإلكترونية، يمكن لأصحاب العمل أيضًا تتبع الاتصالات على الأجهزة والشبكات المملوكة للشركة، حيث يكون لدى الموظفين عمومًا توقعات أقل فيما يتعلق بالخصوصية.

ولكن هل يمكن للموظفين توقع الخصوصية في مكان العمل أصلًا؟ نعم. لا يفقد الموظف جميع حقوق الخصوصية عند دخوله المكتب أو تسجيل الدخول إلى شبكة الشركة. على سبيل المثال، تظل خصوصية الموظفين محمية في أماكن معينة، مثل دورات المياه وغرف تبديل الملابس، لأن الموظفين يحتفظون بتوقع معقول للخصوصية هناك.

بالإضافة إلى قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية، قدمت ولاية إلينوي لوائحها الخاصة المتعلقة بالخصوصية والتي يجب على أصحاب العمل الامتثال لها: قانون الحق في الخصوصية في مكان العمل (IRPWA)، وقانون التنصت في إلينوي (قانون التنصت)، وقانون خصوصية المعلومات البيومترية (BIPA).

يُعدّ قانون الحق في الخصوصية في مكان العمل وتعديلاته الأطر القانونية الرئيسية التي تُنظّم كيفية مراقبة أصحاب العمل لموظفيهم. وفيما يلي النقاط الرئيسية لهذا القانون:

1. يجب على أصحاب العمل إبلاغ الموظفين كتابيًا بأي شكل من أشكال المراقبة الإلكترونية. يجب تقديم الإشعار عند التوظيف أو قبل بدء المراقبة.
2. لا يمكن للشركات مراقبة الموظفين دون إشعار إلا عندما تعتقد أن الموظف منخرط في نشاط غير قانوني، وقد تؤدي المراقبة إلى الحصول على أدلة على مثل هذا النشاط.
3. لا يجوز لأصحاب العمل أن يطلبوا من الموظفين أو المرشحين تقديم أسماء المستخدمين أو كلمات المرور أو أي معلومات أخرى تتعلق بالحسابات الشخصية عبر الإنترنت.
4. لا يجوز لأصحاب العمل إجبار الموظفين على قبول طلبات الصداقة أو متابعة الطلبات أو طلب الوصول إلى محتوى خاص على مواقع التواصل الاجتماعي. ومع ذلك، يُسمح لهم بالاطلاع على المنشورات العامة أو الحصول على معلومات متاحة للعامة.
5. يحمي قانون حماية حقوق العمال المهاجرين (IRPWA) الموظفين من التمييز في أسلوب حياتهم. ويحق لهم ممارسة أنشطة قانونية خارج العمل، مثل تعاطي الكحول أو التبغ، ولا يحق للموظفين رفض توظيفهم أو فصلهم أو معاقبتهم على هذه الأنشطة.

وفقًا لقانون إلينوي للتنصت، يُعدّ تسجيل المحادثات الخاصة دون موافقة جميع الأطراف أمرًا غير قانوني. ويُعدّ تسجيلها سرًا في مكان العمل جريمة جنائية.

يُعد قانون حماية البيانات الحيوية (BIPA) أحد أكثر قوانين الخصوصية صرامةً في الولايات المتحدة. بموجبه، يجب على أصحاب العمل الحصول على موافقة كتابية من موظفيهم قبل جمع أو استخدام بياناتهم الحيوية، مثل مسح الوجه أو بصمات الأصابع. لا يجوز بيع هذه البيانات أو الكشف عنها. يجب على أصحاب العمل وضع سياسة للاحتفاظ بالبيانات الحيوية وتدميرها، على أن تكون هذه السياسة متاحة للعامة.

باختصار، الموضوع المتكرر في تشريعات ولاية إلينوي هو الموافقة الصريحة والإشعار.

قد يبدو إيجاد التوازن بين احتياجات العمل وحقوق الموظفين أمرًا صعبًا، لكنه ممكن تمامًا إذا اتبعت مبادئ الأخلاق والامتثال القانوني.

الخطوة الأولى هي وضع سياسة مراقبة. يجب أن توضح هذه السياسة أساليب التتبع المستخدمة، ونطاق البيانات المجمعة، وفترة الاحتفاظ بها، ومن يحق له الوصول إليها. ولكن هذا ليس كل شيء. فبما أن العديد من اللوائح تحمي الأنشطة والمحادثات الخاصة، فمن المهم تحديد الأنشطة التي تُعتبر خاصة في مكان العمل. وينطبق الأمر نفسه على وسائل التواصل الاجتماعي، إذ قد لا يكون من الواضح دائمًا متى يستخدم الموظف حسابًا كفرد أو كممثل لشركة.

على كل موظف قراءة هذه السياسة وقبولها عند التعيين أو قبل بدء المراقبة. كما يجب أن تكون هذه السياسة متاحة للموظفين في أي وقت.

قبل البدء بمراقبة أي نشاط، يجب عليك الحصول على موافقة كتابية من الموظفين. يمكنك القيام بذلك ورقيًا أو إلكترونيًا.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك نشر إشعارات ملحوظة حول المراقبة في جميع أنحاء المكتب.

لا تقم بالمراقبة في المناطق التي يتوقع فيها الموظفون بشكل معقول الخصوصية أو أجهزتهم وحساباتهم الشخصية.

تتبع فقط الأنشطة المرتبطة مباشرةً بأغراض العمل. على سبيل المثال، إذا كنت تحاول الحد من التأخير وتتبع ساعات العمل بدقة أكبر، فقد يكون تتبع سجل المتصفح (لأنه ممكن) مُفرطًا.

تجنب المراقبة غير الضرورية أو المفرطة في التدخل، ومراجعة ممارسات المراقبة بانتظام للتأكد من أنها لا تزال ضرورية ومتناسبة.

تأكد من تخزين البيانات التي تجمعها بشكل آمن، بحيث لا يمكن الوصول إليها إلا من قِبل الموظفين المصرح لهم. ضع سياسات واضحة للاحتفاظ بالبيانات وإتلافها. وللمساءلة، يُنصح باستخدام مسارات التدقيق وتوثيق جميع أنشطة المراقبة.

يساعد التدريب على ضمان فهم الموظفين لحقوق الخصوصية الخاصة بهم، وحدود المراقبة القانونية، والسياسات المعمول بها في الشركة، والسلوك المقبول في مكان العمل.

إنشاء أنظمة داخلية لمتابعة الامتثال والاستجابة الفورية للمخالفات أو الشواغل. مراجعة سياسات المراقبة بانتظام وإجراء تقييمات لتأثير الخصوصية، خاصةً عند تغيير لوائح الخصوصية المعمول بها.

القوانين في تطور مستمر، لذا احرص على استشارة محامي قانون العمل بانتظام بشأن هذه التغييرات. بهذه الطريقة، ستكون على اطلاع دائم بالمستجدات وتتأكد من امتثال ممارساتك الرقابية.

قد يبدو البحث عن توازن بين مصالح العمل والحفاظ على حقوق خصوصية الموظفين أمرًا شاقًا، لكن تحقيقه ممكن تمامًا. فالامتثال الاستباقي، المدعوم بالشفافية، ليس مجرد شرط قانوني؛ بل هو الأساس لتجنب التحديات القانونية المحتملة، وتعزيز ثقافة الثقة، وفي نهاية المطاف، بناء بيئة عمل أكثر أمانًا وإنتاجية.