7 أخطاء شائعة في استبيان إشراك الموظفين في العمل

تُعد استطلاعات المشاركة المنتظمة ممارسة شائعة بين الشركات التي لا تهتم بالموظفين فحسب، بل بنتائج عملهم أيضاً.

كيف تجري هذا الاستبيان بطريقة لا تسبب أي شكاوى؟ نغطي في هذه المقالة الأخطاء الأكثر شيوعًا خلال استبيانات مشاركة الموظفين.

"لأن الجميع يفعل ذلك" أو "أتساءل عن رأي الموظفين لدي" ليست أسبابًا وجيهة لتنظيم استطلاع عالمي. ويعتمد الكثير على الغرض المحدد من الاستطلاع: وقت إجراء الاستطلاع، والجمهور المستهدف، واختيار مقدم الخدمة، والأسئلة نفسها. ويشمل ذلك أيضًا اختيار أدوات البحث: على سبيل المثال، للتوصل إلى استنتاج حول النقاط الإشكالية وأسباب مغادرة الموظفين، يكفي أحيانًا العثور على بعض المراجعات حول شركتك على الإنترنت.

There is a case of one European production company that bought an expensive international methodology for the internal survey and invited all employees – from office managers to production workers – to fill out the form. But while the office employees were not bothered by the questionnaire at all, the workers deemed questions like "Do you collect antiques?" to be inappropriate. As a result, they refused to take the survey, because they felt like it was humiliating.

إذا كان لدى شركتك عدة فئات مختلفة من الجمهور المستهدف، فمن غير المجدي التحدث إليهم جميعاً بنفس اللغة. قم بإعداد استبيانات متعددة، يكون كل منها واضحًا لكل فئة من فئات الموظفين.

إن الطلب من الموظفين ملء استبيان في المنزل هو أمر أقل ما يقال عنه أنه غير محترم. وينبغي بناء الاستبيان بطريقة يسهل إجراؤه أثناء ساعات العمل وفي مكان العمل.

إذا كان الموظف يعمل على الكمبيوتر، فقم بإعداد نسخة إلكترونية له أو لها. إذا كان أمين الصندوق في سوبر ماركت سيخضع للاستبيان، فقم بإعداد نسخة ورقية من الاستبيان ليقوم بملئه في غرفة خلفية. إذا كان الموظف يعمل باستمرار في الإنتاج، فوفر له أو لها استراحة وجهز له أو لها مكانًا مريحًا لإكمال الاستبيان.

غالبًا ما ترغب الشركات في معرفة كل شيء دفعة واحدة. لكن الاستبيان الطويل بالكاد يساعد في هذه الحالة: فكلما كان الاستبيان معقداً بالنسبة للموظف لملئه، قل احتمال وصول الموظف إلى نهايته أو التفكير الجاد في أي من الأسئلة.

إن الوقت الأمثل الذي يجب أن يستغرقه أي استبيان هو حوالي 15-20 دقيقة: يؤثر هذا الحد على عدد الأسئلة المفتوحة وكذلك شكل الاستبيانات. إذا كنت ترغب في إجراء استبيان لمدة ساعة، فاحرص على تحفيز الموظفين.

يجب أن يكون سفراء الاستبيان هم قادة الشركة. في هذه الحالة، سيكونون قادرين على نقل أهمية وضرورة المشاركة إلى كل موظف.

احصل على دعم الإدارة، وأخبرهم بالأهداف المطروحة أمامك ومدى أهمية رأي الموظفين الإيجابي وتحفيزهم لتحقيق هذه الأهداف. إن قادة الشركة هم الأكثر قدرة على تحفيز جميع المشاركين في الاستبيان.

غالبًا ما يسمع مقدمو الاستبيانات والمقابلات ومجموعات التركيز في الشركات من المشاركين أنهم لا يثقون في مديري الموارد البشرية، وأنه لا يوجد في الواقع أي إخفاء للهوية على الإطلاق. يتم التعرف على المشاركين عبر الإنترنت من خلال عنوان بروتوكول الإنترنت، ويتم التعرف على المشاركين الذين قاموا بملء الاستبيانات الورقية من خلال خط اليد. في بعض الأحيان، لتحديد هوية أحد المشاركين، لا تحتاج حتى إلى اللجوء إلى حيل من هذا القبيل: على سبيل المثال، من الضروري في الاستبيان تحديد اسم القسم، وبعض الأقسام في الشركة لا يوجد بها سوى 3 أشخاص، وواحد منهم فقط رجل، وبالتالي يتم اختراق إخفاء هويته على الفور.

كيف يمكنك التغلب على هذه المخاوف؟ أولاً، استخدم مزودين خارجيين لإجراء الاستطلاع. ثانياً، قم بعمل مقاطع عرضية أوسع من أجل عدم "فضح" المشاركين. ثالثاً، اعمل على حل جميع الاعتراضات مسبقاً، بالتعاون مع الإدارة، بحيث يكون لديك عند التواصل مع الموظفين إجابات جاهزة ومقنعة لجميع الأسئلة.

أي بحث يثير توقعات الموظفين. فهم يتحدثون عن المشاكل ويأملون أن تبدأ في حل هذه المشاكل. يتحدثون عما يريدون تغييره ويأملون في معرفة ما إذا كان من الممكن تنفيذ هذه التغييرات على الأقل في المستقبل البعيد. لذلك، فإن مناقشة نتائج أي استبيان خلف الأبواب المغلقة خطأ كبير.

ليس من الضروري إخبار الموظفين بكل شيء. ولكن من المهم أن ننقل لهم أن الاستبيان لم يكن مجرد إجراء شكلي، بل أصبح أساسًا لخطة التطوير والتحسين، حتى لو لم يكن كل ما يطلبه الموظفون يمكن القيام به. من الضروري تقديم شرح متماسك لما سيتم القيام به ولماذا.