如何通过自动化的工作时间跟踪来节约成本?

如何通过自动化的工作时间跟踪来节约成本?

大约有5-15%的工作时间被浪费了。但了解谁和如何浪费了宝贵的时间可以减少损失。监控软件可以帮助你实现这一目标。

在这个经济困难时期,物质激励的问题转化为一个更容易理解的问题:给一个人多少钱?从社会责任的角度来看,给更多的人以特权是很重要的,对企业来说也同样重要,因为否则就会增加人为和行政错误的代价。给予关键专业人员过低的报酬是危险的,因为他们可能会离开公司。当然,给那些没有全职工作的员工支付过高的工资也是不合适的。

如何计算员工的时间花在什么地方?

有效的工资基金分配问题与其他几个超出人力资源管理的问题密切相关。但在作出深远的结论之前,有必要获得全面的基准数据。

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

由于每个员工的工作日在所有部门和整个公司的详细情况,有可能得出结论,谁处理和执行别人的任务,谁不忙于工作,谁破坏了业务流程。

会计师的工具通常是像 "FreshBooks "或 "QuickBooks "和Excel等电子表格。因此,很容易计算出会计人员的生产工作时间。这是最简单的机械分析,但即使在这个阶段,你也可以发现很多有趣的事情。例如,一家公司发现一个员工每天花五六个小时(75%的时间)玩在线游戏或看电影。

如何通过自动化的工作时间跟踪来节约成本?

浪费的工作时间通常占所有工作时间的5-15%。细节必须在每个案例中单独评估,因为人不是机器人,在某些情况下,小的休息时间对于保持注意力和绩效在一定水平是必要的。但是,如果只有60%的工作时间是富有成效的(我们确实从用户那里收到了这样的数据),那么这意味着事实上40%的工资基金可以被认为是由于员工不执行任务而造成的直接损失。

根据我们的数据,在每三家拥有40名或更多员工的公司中,至少会有一到两名员工实际存在于工作场所,但实际上并不执行任何有用的任务。

一个物流部门在将新物品无误地及时输入数据库时,可能会显得很模范。但如果工作时间跟踪系统显示,70%的数据库任务只由一个人完成,那该怎么办?你可能需要修改员工的准则,或者考虑缩减部门的规模。

如果你为你的广告部门购买了10个Adobe Photoshop的许可证,但它只在7台电脑上使用,你将能够在不延长三个多余的许可证上节省数百美元。这种采购计划和实际使用的硬件和软件之间的差异,加起来可能是一个惊人的数字。根据生产性员工的工作量而不是简单的 "人数 "来优化物质资源要容易得多,也更符合逻辑。

什么和如何优化?

许多违反劳动纪律的行为,除了自动跟踪外,无法以任何其他方式登记。例如,一名员工在上午9点来到办公室,这可能看起来不错,因为他或她没有迟到。但如果第一次电脑活动是在上午9:35才开始,这意味着这名员工没有立即开始工作。

停工时间也不应该被选择性地登记。也许在检查的不幸时刻,一个员工在完成一个紧张的紧急任务后,在开始一个新的任务之前,有必要的休息。或者,恰恰相反,一个员工在做一些富有成效的事情时,意外地被抓住了。

一个程序持续跟踪。它提供一个可靠的数字估计,没有任何猜测和假设。因此,假设你对工作时间的有效使用和损失有一个完整的了解。下一步是什么?

许多公司在长期使用监测系统(超过一年)后,在所有过程的总时间的基础上建立了自己的时间管理系统,其中包括关键绩效指标系统。然后,根据这些标准和关键绩效指标,做出所有关于任务分配、绩效评估的决定,并最终做出关于工资基金分配、招聘、轮换或裁员的决定。

任何公司的工时跟踪自动化的第一个结果通常是批准允许的非生产性时间的百分比。大多数管理人员认为10%是这个指标的最大值,尽管有些人试图将时间损失减少到绝对的零。

现在只需按下一个按钮就可以查看员工的 "加班"、休息日、节假日、迟到和旷工情况。CEO们可以看到员工的实际工作时间。不再需要为怠工付费。

此外,一些工作时间跟踪系统给员工提供自我调整的机会。为了达到这个目的,每个员工的典型任务清单被建立起来,任何一个员工都可以通知系统他们的电脑上运行了哪些进程。这些信息很容易强加在员工的计算机使用统计上,以了解他或她是否正确地列出了系统中的任务。这些总结报告不仅可以了解员工的工作量,还可以了解什么时候,哪些,谁的行为给公司带来最大的利润。这样一来,办公室里简单的软件使用时间记录就成了人力资源政策的工具,如果认真处理,还可以帮助营销和财务政策。

可以获得什么结果?

如何通过自动化的工作时间跟踪来节约成本?

采用自动工作时间跟踪系统后,由于滥用工作时间造成的财务损失平均可以减少一半。在一年中,有可能通过减少人员和办公基础设施的成本(例如,由于将一些员工转为远程工作),优化税收和减少利润损失来获得额外的利润。

根据我的经验,投资于这样一个系统的回报期大约是六个月。有两个主要的变量。

  1. 系统的价格。目前最便宜的解决方案是免费系统,如CleverControl员工监控系统,它允许你监控多达9名员工而不需要任何费用。这对于一个小公司或有几个关键人物的中型公司来说是相当足够的。对于拥有更多员工的公司,有一些付费选项,但价格仍然合理,如Spyrix员工监控等。最贵的可能是一个用户高达90-100美元。尽管便宜的和昂贵的都有大致相同的功能。

  2. 应用的方法。如果你把监测限制在简单的工作时间跟踪上,那么投资回报期就会增加。在复杂的分析和多方面使用所获得的数据的情况下,投资回报过程可以大大加快,谈论业务流程的优化比谈论简单的节约更合适。

从 "我想知道,我的员工在工作中做什么 "的难题到每个员工的详细进展的全部信息的过渡算法是这样的。

  1. 选择一个具有足够灵活功能的工作时间跟踪系统。

  2. 安装它,一定要告知员工新的游戏规则(没有秘密监视,这是一条通往对抗而不是提高生产力的直接途径)。

  3. 不要再为浪费工作时间而付费。

  4. 停止为旷工和迟到付费。

  5. 减少软件开支。

  6. 排除多余的员工的不必要的开支。

  7. 不包括由 "昂贵的 "雇员执行简单任务的费用。

  8. 在各部门和员工之间建立企业KPI竞赛。

  9. 祝贺并奖励获奖者。