员工监控的道德规范：每个企业都应考虑的问题

2024 11月 29

现在是星期一，上午 9 点。你打开工作电脑，一个看不见的监视者打开了它的虚拟日志。从那时起，你的每一次按键、收发电子邮件、访问网站或搜索查询都会被有条不紊地记录下来，并被仔细检查。一个冷静的电子法官将决定你每天的活动效率如何，并向你的经理报告你的午休时间甚至迟到了一分钟。想到这里，你不禁打了个寒颤。也许，你今天就不休息了，改做那件额外的工作。这可能会让你工作到很晚，但那些电子眼关注着你的一举一动，这种令人不安的感觉会推动你前进，让你无法放松。

企业恐怖电影中的场景？不幸的是，这是全球数百万员工的现实，他们的雇主不愿意理会员工监控的道德问题。

根据最近的研究, 78% 的雇主使用跟踪软件监控员工的工作活动。COVID-19 大流行使监控程序的普及率直线上升。当企业不得不进行远程办公，而通常的绩效跟踪方法不再适用时，管理者们发现了监控软件无可否认的好处。

员工监控软件的好处

跟踪软件的优势不容小觑。

节约时间

在模拟时代，经理必须手动检查考勤表和工作报告，并对每位员工的工作效率做出决定，而这些决定往往是有失公允的。这些工作占用了他们大量的工作时间。

员工也必须花时间填写这些报告，而且根据公司的管理风格，这些报告的内容可能相当广泛。

现代软件可以在几秒钟内自动完成，只需雇员和雇主最低限度的参与。

更好的性能

提高工作效率是员工监控软件的主要目标之一。程序会收集并汇总活动数据，如活动/非活动时间、工作日开始和结束时间、访问的网站、应用程序使用情况等。这些信息揭示了工作模式、效率低下、有待改进的领域以及可能需要额外支持的员工。

问责制和透明度

员工监控支持问责制和透明度。当员工知道自己的工作受到监督时，他们通常会更愿意保持专注并遵守最后期限。此外，监控数据还有助于解决争议和明确期望。

提高安全性

一些员工监控软件可以帮助检测可疑活动，如未经授权访问敏感数据、安装不需要的应用程序或异常下载。有了跟踪功能，公司可以及早发现潜在风险，主动保护系统和宝贵信息。

我们可以看到，员工监控软件确实给企业带来了宝贵的利益。然而，由于被这些好处和其他公司的成功经验冲昏了头脑，雇主们往往忽视了员工监控的道德规范和相关的潜在弊端。

员工监控的道德问题

以合乎道德的方式实施员工监控似乎就像在走钢丝。如果失去平衡，其弊端将超过跟踪软件可能带来的好处。在实施监控时，企业应考虑法律合规性、隐私、潜在偏见和压力增加等问题。

遵守法律法规

企业有责任研究适用的隐私法律法规，并确保其监控行为符合规定。对员工数据的不当处理会导致严重的法律后果。

侵犯隐私

隐私是员工监控道德的基石。该软件可以跟踪从击键和电子邮件到网站浏览历史甚至网络摄像头录像等各种活动。即使这种做法符合当地法规，也会削弱员工的信任感，让他们产生一种时刻被监视的感觉。未来，这将导致工作满意度下降，压力增大。

歧视和偏见

如果不经仔细分析，监控数据可能会被曲解，从而不公平地针对特定员工的身份或信仰。

对员工抱有偏见的经理可能会将员工大量使用社交媒体视为懒惰和不务正业。事实上，员工使用聊天工具的目的可能与工作有关。

滥用权力

有时，雇主会滥用监控数据对员工进行微观管理，或对他们的表现做出不公正的判断。

例如，经理可能会利用员工的浏览记录来指责他们偷懒，而不考虑研究或个人紧急情况等因素。

压力增加

时刻被监视的感觉会增加员工的焦虑和压力。员工会因为自己的一举一动都被跟踪而感到不自在。他们可能不会进行必要的休息或犯错，因为担心这会降低他们的工作效率记录。此外，员工还会担心，如果自己没有达到预期目标，可能会被处分或解雇。所有这些因素都会将监控的积极作用降至最低。你得到的将不是一支高产高效的员工队伍，而是压力重重、对工作不满意的疲惫不堪的员工。

信任问题

如果员工不知道你收集了哪些信息、收集的目的是什么，或者更糟糕的是，他们没有被告知受到监控，他们就会觉得自己被监视了。他们的信任和忠诚度将受到破坏，从而导致工作环境恶劣和人员流动增加。

注意这些潜在的道德问题是企业的责任。监控不一定会带来压力。其影响取决于几个因素：监控类型、透明度、跟踪政策和公司文化。

如何以合乎道德的方式实施监控软件

那么，我们如何在有效监控与道德规范和尊重隐私之间取得平衡呢？我们建议采取以下最佳做法。

研究适用的隐私法律法规
企业有责任遵守国家和地方的隐私法和劳动法。如果您的团队分布在不同地区，您不仅要关注总部地区的法规，还要关注员工居住地区的法规。请咨询法律专家，确保您的监控行为不违反数据收集限制。
使监测具有目的性
为员工监控制定明确的目标，如提高工作效率、加强安全或确保合规。将监控范围限制在为实现既定目标而必须严格监控的活动上。避免收集不必要的数据或保留数据的时间超过目的要求。
制定详细、透明的监测政策
员工监控政策是一套规定和准则，用于描述组织内的跟踪做法。它应界定以下方面：
- 员工监控的目的是什么？
- 谁受到监控？
- 将对哪些活动进行监测？
- 数据将保留多长时间？
- 如何使用监测数据？(例如，绩效评估、安全、培训）
- 谁可以获取监测数据？
- 如何保护收集到的数据？
- 对于收集到的数据，员工有哪些权利？
- 公司将如何处理有关监控的投诉或疑虑？
该政策应随时提供给员工。公司有责任及时通知员工本文件的任何变更。
使监督做法公开透明
向员工介绍跟踪软件和监控政策。解释监控的目的，例如绩效评估、安全或提高生产力。公开监控范围：将收集哪些数据、监控哪些设备和活动以及如何使用这些数据。
注意员工一开始可能不喜欢监控的想法。一定要消除他们的顾虑和潜在的反对意见。
获得员工同意
大多数司法管辖区都要求你征得员工的明确同意才能进行监控，尤其是侵入性较强的监控形式，如按键记录或网络摄像头监控。签署书面跟踪协议是获得同意的最便捷形式。
确保公平一致的监督
员工监控的道德规范要求您对所有员工一致实施监控政策，避免歧视性做法。如果你只监控特定员工或团队，他们可能会觉得你不信任他们，从而对你或其他未被监控的员工心怀怨恨。此外，他们的同事可能会开始对他们另眼相看，这可能会恶化工作场所的气氛。
即使您只想跟踪部分员工的绩效，也最好进行广泛监控。广泛的监控会让你对工作流程有更多的了解，并可能揭示出你不知道的低效率问题。
跟踪应有助于发现趋势和需要改进的地方，而不是对个别员工进行微观管理。定期审查你的监督措施，确保它们公平、有效，并为既定目标服务。
保护隐私和数据安全
确定实现目标所必需的数据收集范围，并将其限制在一定范围内。严格避免监控员工的个人设备或其工作时间以外的活动。如果员工将个人设备用于工作，软件应提供手动停止监控的选项，或仅在预设工作时间内自动跟踪。
尽可能避免收集机密信息。否则，应使用数据匿名化，这样就无法将数据与特定员工联系起来。
对收集的监控数据采取强有力的安全措施。尽可能使用强密码、双因素身份验证和数据加密。限制授权人员在需要知情的基础上访问监控数据。