员工盗窃:让企业损失数十亿美元的无声流行病

无声的威胁:制止员工盗窃行为,防患于未然

想象一下,一个无形的窃贼悄无声息地从贵公司的库房中偷走了数百万美元。员工偷窃,一个经常被忽视的普遍威胁,正是如此。

根据 Exploding Topics 的报道,美国企业每年被员工盗窃的金额高达 500 亿美元。由于员工盗窃钱财、实物或进行金融诈骗,公司损失了大约 5%的收入。

除经济损失外,员工盗窃还会削弱信任、损害士气并危及公司声誉。事实上,工作场所的失窃并不是一个孤立的问题,它是各行各业迫在眉睫的威胁,影响着各种规模的企业。

本文将为您提供指导,阐明员工盗窃的不同形式及其深远影响,以及最重要的是,您可以采取哪些具体步骤在组织内部预防和发现员工盗窃行为。

多种形式的威胁

员工盗窃并不是一种单一的犯罪行为;它表现为各种或大或小的欺骗行为,具体取决于行业和员工的职位。拿走一张便条或一支笔似乎没什么大不了的,但从技术上讲,即使是这样,也是对公司资源的盗窃。

让我们看看各行各业最容易受到哪些形式的偷窃。

零售

零售业是各种欺诈行为的温床。例如,美国零售商因员工盗窃而损失的收入高达 43%。

该行业的偷窃行为包括

  • 收银机失窃: 工作人员可能每天都要处理大量现金,这就给他们留下了可乘之机。其中包括在系统记录资金之前撇账,通常是通过欺诈性交易或将现金付款收入囊中。

    案例 1. 有些员工在此类计划中创意非凡。CleverControl 曾与一家为忠实顾客提供奖励卡计划的小型线下零售商合作。一名无良的收银员设计了一个计划来利用这个系统。他悄悄地从顾客卡中扣除奖金,以支付部分甚至全部货款。不过,他还是会向顾客收取全额现金。这样,他就把实际成本和用奖金支付的金额之间的差额收入囊中。

  • 商品盗窃 就是偷窃产品供个人使用或转售。零售企业尤其容易发生此类盗窃:员工有很多机会将小件物品、衣服、食品甚至科技小工具收入囊中。

  • 库存管理 涉及篡改库存记录的欺骗行为。员工可能会伪造损失报告,声称不存在的产品,以谋取私利。收银员还可能将合法的销售交易作废,假装顾客改变了主意。然后,他们可以保留现金或使用作废的收据为自己或同伙办理欺诈性退货。这种骗局也可以在商品退货时实施,即在没有实际收到商品的情况下处理退货。

金融

金融是另一个最容易被盗的领域。这里的欺诈手段有以下几种:

  • 挪用公款 指挪用受托资金或财产谋取私利。受信任的员工可能会挪用公司资金供自己使用。

  • 支出账户欺诈 涉及员工提交虚报或伪造的开支报告,将个人开支作为业务费用报销。

  • 篡改财务记录 员工可能会篡改财务记录,以掩盖挪用公款或其他形式的盗窃行为。这些篡改行为会使欺诈活动难以被发现,并带来严重的法律后果。

    案例 2. 当一名前雇员联系公司办公室时,一家公司分支机构的无耻内部盗窃行为曝光了。此人质问自己为何仍收到 W-2 税表,并拖欠从未赚取的工资税款。调查发现,总经理两年来一直以欺诈手段将这名前员工加入工资系统。然后,她将以假冒员工名义发放的工资据为己有。

接待服务

在酒店业工作常常会遇到报酬低、工作条件差、压力过大以及因与客户沟通而产生职业倦怠等问题。在这种情况下,当机会出现时,员工可能会抵挡不住诱惑,比如被遗忘的东西或打开的现金抽屉。

酒店业最常见的盗窃案包括

  • 收银机现金被盗 员工可能会直接从餐厅收银台或酒店前台窃取现金。

  • 私藏给同事的小费: 汇集小费的员工可能会偷窃本应给同事的那部分小费。这种行为不仅会损害企业,还会造成员工之间的紧张关系和不信任。

  • 向客户多收费用: 员工可能会在账单中添加未经授权的项目或抬高价格以谋取私利。

    案例 3. 就像零售业一样,犯罪分子也会出现在酒店业,设计复杂的阴谋来牟利,比如下面这个案例。

    酒店总经理接到一位客人的投诉电话,要求退还之前的住宿费用。经过简单调查后,他发现系统中缺少该客人的住宿记录,而问题客房被标记为因当天地毯清洁而无法入住。

    进一步的调查发现了一个惊人的发现:夜班稽查人员和一名女管家关系密切,他们串通一气,将夜间入住的单晚住宿客人的现金付款收入囊中。夜班稽查人员接受现金付款,为客人办理入住手续,并将房间标记为 "不正常"。早上,管家打扫了房间,并将其状态重设为空置/清洁。

    这一骗局持续了五年,管理层没有发现,估计损失约 10 万美元。

办公室

办公室盗窃的形式可能并不明显,有时看似轻微,但却可能给企业带来严重后果。以下是办公室员工通常会偷窃的物品:

  • 办公用品: 纸张、钢笔或硒鼓等办公用品被盗看似微不足道,但日积月累也会造成巨大损失。是的,将办公室打印机用于个人目的也算盗窃。

  • 设备 盗窃设备(如笔记本电脑、平板电脑或专用工具)可能会扰乱运营并导致数据泄露。

  • 数据泄露: 能够访问敏感信息的员工可能会窃取客户数据、商业机密或知识产权。这可能会对各行各业的公司,尤其是金融和科技公司造成严重的法律和财务影响。

  • 时间盗窃: 员工在上班期间浪费时间,如休息时间过长或办私事,实质上就是偷窃雇主的时间。在工作时间没有受到严格监控的环境中,时间盗窃可能会成为一个问题。

制造业

与零售和办公环境一样,制造业的员工也会偷窃材料、工具或成品,用于个人用途或转售。这些盗窃行为会扰乱生产计划,造成重大经济损失。

员工盗窃的影响

员工盗窃会对企业造成各种重大影响,远远超出明显的经济后果。

财务损失

根据 TechJury 的统计,75% 的员工至少偷过一次雇主的东西,超过 37% 的员工至少偷过两次。每 10 个员工中就有 3 个已经偷窃多年。

因此,员工盗窃每年从企业中抽走的资金高达 500 亿美元,并导致美国 30% 以上的企业破产。

零售业 28% 的存货损失和 43% 的收入损失都是员工盗窃造成的,每名不诚实的员工平均给企业造成 1,551.66 美元的损失。

一起挪用公款事件平均导致 357,650 美元的损失。这一数额不仅包括直接的欺诈损失,还包括间接损失,如裁员和招聘开支、审计和安全开支的增加以及客户流失。

时间盗窃乍看之下微妙而无辜,但它却导致了有形的损失--每年约 4000 亿美元,影响 75% 的企业。超过 40% 的员工都有这样或那样的时间盗窃行为,从虚报工时到频繁打卡休息。

名誉损害

员工盗窃会削弱客户的信任,损害公司的声誉。当客户发现员工有盗窃行为时,他们会担心自己的信息安全或公司的整体诚信。声誉方面的后果还包括客户流失、股东不信任和利润下降。

员工士气下降

内部盗窃会在员工中滋生猜疑和不信任。诚实的员工如果发现盗窃行为,可能会感到气馁,并质疑公司对公平待遇的承诺。盗窃会对士气和工作场所文化产生负面影响,导致员工流失率增加,甚至会增加招聘成本,以弥补公司声誉受损的损失。

无声的威胁:难以发现和长期影响

不幸的是,员工盗窃的真正代价远远超出了最初的损失。TechJury 的文章揭示了一个令人警醒的统计数据:估计只有 10% 的员工盗窃行为被真正发现。相当一部分盗窃行为长期未被发现,使犯罪者得以造成更大的经济损失。ACFE 报告称,职业欺诈计划在被发现前持续的时间中位数为两年。这一延长的时间框架凸显了在员工盗窃行为对企业造成重大影响之前采取积极措施预防和发现此类行为的重要性。
目的限制和数据安全

筑牢防线:预防和检测策略

打击员工盗窃行为需要采取全方位的方法,将预防措施与有效的侦查策略结合起来。以下是您可以采取的一些关键步骤:

强有力的内部控制:

  • 制定简明扼要的公司政策,概述可接受和不可接受的行为。这些政策应明确涉及员工盗窃行为及其后果。
  • 实施职责分离制度。这意味着将授权付款、处理现金和核对账目等关键任务分开,以尽量减少单个员工实施和隐藏盗窃的机会。
  • 定期进行内部审计,以发现任何差异或可疑活动。

技术解决方案:

  • 在战略要地安装监控摄像头,以防止盗窃并监控员工活动。
  • 实施访问控制系统,根据工作角色和职责限制对敏感区域和信息的访问。
  • 投资购买现代化的销售点(POS)系统,该系统具有跟踪员工个人交易和防止未经授权的作废或折扣的功能。
  • 员工监控软件,如 CleverControl,可以成为你防止员工盗窃的另一个工具。虽然它不应该是唯一的解决方案,但它可以为了解员工的活动提供有价值的信息。通过监控电脑使用情况、互联网浏览历史、键盘输入、屏幕截图和人脸识别,你可以发现可疑的行为,从而进行进一步的调查。此外,员工意识到自己受到监控,也能从一开始就阻止那些考虑盗窃的人。跟踪员工工作效率的软件也是打击时间盗窃的完美工具。在使用此类软件之前,实施明确的政策并征得员工同意至关重要。

培养道德文化:

  • 倡导强调诚实、正直和道德行为的公司文化。
  • 以身作则--自上而下展示道德行为。
  • 建立匿名举报渠道,鼓励员工举报可疑的不当行为,而不必担心遭到报复。

员工教育:

  • 定期开展培训计划,让员工了解公司有关盗窃和欺诈的政策。
  • 告知员工不同类型的员工盗窃行为及其后果。
  • 强调保护公司资产和敏感信息的重要性。

通过实施这些预防和侦查措施,您可以大大降低员工盗窃的风险,并保护您的企业免受破坏性的财务和声誉后果的影响。

总结

员工偷窃行为虽然往往是隐蔽的,但会对企业造成重大损失。经济损失、声誉受损和员工士气低落都彰显了采取积极措施的必要性。好消息是,您并非无能为力。通过实施本文概述的策略,您可以建立起抵御员工盗窃的坚固防线。

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