俄亥俄州企业：如何在没有法律风险的情况下实施员工监控软件

如今，员工监控软件已成为许多公司工具箱中的常用工具。它有助于保护敏感信息、提高生产力、跟踪出勤情况、管理远程团队以及执行许多其他任务。

在监控实践中，公司往往只关注如何追踪。选择什么软件？如何将其集成到现有系统中？配置哪些警报？多久检查一次生产力统计数据？为了追求这一点，这些公司忽略了问题的道德和法律层面：他们为什么要监控，以及他们的做法是否符合法律规定。

每个国家，甚至每个州的法律环境都各不相同。今天，我们将探讨如何在俄亥俄州实施员工监控，既符合法律规定，又尊重您的团队。

免责声明：本文仅供参考，并非旨在取代法律建议。我们建议您在公司实施员工监控之前，先咨询专家的法律建议。

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

两项联邦法律构成了工作场所监控合法性的基础。

《电子通信隐私法》（ECPA）禁止故意拦截和监控员工的口头、有线和电子通信。但有两个例外：

• 如果监控是例行公事并且员工已收到通知，雇主可以出于合法商业目的监控员工在公司设备上进行的通信。

• 如果获得员工同意，雇主可以对其​​进行监控，通常是通过签署协议或在入职和就业期间确认的政策。

俄亥俄州实行单方同意制。这意味着，只要您是对话参与者之一，或者对话中至少有一方同意录音，您就可以合法地录制对话。无需征得对话所有参与方的同意。

《国家劳动关系法》（NLRA）保护员工讨论工资、工作条件和组建工会的权利。公司不得使用监控手段监视或阻止受保护的群体讨论。如果您的软件标记员工在劳工问题上合作，那么您的法律基础就岌岌可危。

俄亥俄州法律以具体、有效的方式强化了员工隐私。以下是重点：

视频监控

摄像头在安保方面非常有用，尤其是在仓库、零售店或其他盗窃风险较高的区域。您可以在以下位置安装摄像头：

• 工作楼层
• 入口
• 停车场
• 休息室（小心！）

然而，员工对某些区域的隐私有合理的期望。因此，您不能在以下区域安装摄像头：

• 洗手间
• 更衣室
• 更衣区
• 私人办公室，无需通知

即使在休息室等共享空间，也应张贴醒目的标识，表明监控正在运行。否则，员工可能会声称他们希望保护隐私，从而面临侵犯隐私权的侵权索赔风险。

录音

如前所述，未经至少一方同意，雇主不得录制谈话（例如，经理可以在征得员工同意的情况下录制与员工的纪律会议或员工与客户的电话）。

数字活动

在公司设备和网络上，俄亥俄州雇主享有广泛的权利。员工在使用以下设备时通常没有合理的隐私期望：

• 公司邮箱
• 工作用笔记本电脑或手机
• 内部消息传递平台

这意味着，在这些设备上，您可以监控：

• 互联网浏览历史记录
• 电子邮件内容
• 应用程序使用情况
• 登录/注销时间
• 文件访问

但是，监控这些活动必须出于合法的商业目的。此外，监控员工的个人账户或工作以外的活动是被禁止的。

总而言之，根据俄亥俄州法律，员工监控是允许的，但雇主应尊重员工的隐私期望。公司不应在私人区域使用监控，录音前需获得员工的同意。

即使法律没有明确要求披露，但未能告知员工监控情况仍可能使您面临侵犯隐私的指控，尤其是当监控让人感觉是秘密的或过度的时候。

清晰的书面政策不仅是良好的实践，更是您的法律盾牌。一份完善的政策不仅仅是勾选合规选项。它：

• 设定明确的期望

• 消除隐私方面的歧义

• 记录员工确认

• 在发生纠纷时保护您的业务

• 建立公平文化

您的员工监控政策应该简单明了、通俗易懂、全面全面。以下是需要涵盖的内容：

监测范围

明确声明所有公司拥有的设备、网络和系统均受监控。例如：电子邮件、互联网使用情况、文件传输、GPS 跟踪（如适用）以及登录活动。

正在追踪什么

要具体。你记录了键盘操作吗？监控了屏幕活动？追踪了网站访问？都列出来。模糊不清只会滋生压力和臆断。

业务宗旨

该政策应解释您监控的原因。例如：

• 保护敏感的客户数据
• 预防内部威胁
• 确保遵守行业法规
• 评估生产力
• 揭示需要额外培训和支持的员工
• 支持远程团队生产力等。

这些解释将帮助员工减轻压力，并认识到监控是一种支持措施，而不是惩罚。

不期望隐私

明确说明使用公司技术并不能保证隐私。如果员工使用公司技术查看个人电子邮件或访问与工作无关的网站，此类活动也可能受到监控。

监控限制

通过说明您不会做什么来让员工放心，例如：

• 未经同意不得录音
• 私人区域禁止拍摄
• 不追踪个人设备或下班后的行为

数据处理和访问

必须告知员工谁可以访问监控数据（例如，人力资源、IT、直接主管）以及保留数据多长时间。

该政策还应说明将对收集的数据采取哪些安全措施以及将出于哪些合法目的使用这些信息。

确认和同意

每位员工都应签署一份表格，确认已阅读、理解并同意本政策。请妥善保存这些记录。

部署监控软件不必感觉像是一项监视行动。只要方法得当，它可以带来透明甚至积极的改变。

正确做法如下：

第一步：与就业律师交谈

在购买软件或起草政策之前，请咨询俄亥俄州的就业律师。他们将帮助您了解州法律的细微差别，尤其是在录音和隐私要求方面。这笔小投资可以避免日后代价高昂的法律纠纷。

Step 2: Define Your "Why"

您想解决什么问题？

• 您是否正在处理数据安全风险？

• 想要提高远程团队的生产力吗？

• 响应合规性要求？

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

步骤3：起草明确的、以人为本的政策

用简单易懂的语言撰写您的保单。避免使用法律术语。并加入真实案例，以消除混淆。

此政策并非一次性文件。请根据您的业务、技术或适用法规的变化进行更新。

第四步：沟通——不要宣布

不要像投炸弹一样突然放弃这项政策。召开团队会议，解释变更背后的原因，回答问题，倾听大家的担忧。

这不是一种控制，而是一种对公司、客户和员工的清晰度和保护。

然后，获得每位员工的书面确认。

第五步：选择尊重边界的软件

并非所有工具都适合您的目标和法律环境。寻找符合以下条件的监控软件：

• 允许您自定义监控的内容

• 提供基于角色的访问控制

• 加密数据并支持安全保留

• 除非绝对必要，否则可禁用侵入性功能（例如屏幕录制或按键记录）

最佳选择并不总是最有力的工具。请选择符合您的价值观和法律义务的工具。

第六步：公平、一致地应用政策

偏见是信任的隐形杀手。如果只监控某些员工，尤其是当这些员工拥有受保护的特征时，你就有可能面临歧视索赔的风险。

持续、透明地监控，并仅出于合法的商业目的。避免微观管理。

通过了解俄亥俄州的法律环境、对员工保持透明以及公平地进行监控，您可以建立一个责任与信任并存的工作场所。

因为最好的监控不是监视人们做什么，而是帮助他们做到最好。