雇员监控。如何避免法律陷阱

雇主应该知道在哪里划线

近来,技术有了突飞猛进的发展。今天,越来越多的人活跃在社交媒体平台上。与此同时,法律框架并没有以同样的速度发展,从而产生了一个巨大的差距,并在不断扩大。手机、平板电脑和笔记本电脑以及互联网等电子工具的便捷使用,导致官方通信和社交媒体之间的空间不断缩小。这自然是雇主们担心的原因,因为他们担心官方数据的安全会受到影响。

这是雇主应该设法解决的一个风险。解决这个问题的方法之一是设定界限,制定员工必须遵守的规则。雇主也可以选择监督雇员对IT系统的使用。然而,雇员有一些权利,雇主应该知道。侵犯这些权利可能会给雇主带来法律上的影响。

必须要有一个开始

应该明确划分出什么是合适的,什么是不合适的。雇主应该清楚他对这个因素的想法。他也应该决定在这个问题上员工的行为是否应该被监督。他也应该清楚在这个过程中他应该如何去做。有许多方法可以进行这些检查。

雇主还应该考虑是否有必要监控雇员的整个IT使用情况。他还应该权衡这可能对雇员产生什么影响。雇主在形成任何指导方针之前,也应该探索侵入性较低的方法。在他们的讨论中,这些要点应该被记录下来。

应让员工了解情况

一旦制定了规则,雇主就有责任向雇员传达这些规则。如果雇员知道他们应该做什么,不能做什么,那总是好的。这对雇主也是有利的,因为雇员以后不能以不了解规则为由进行辩解。这个政策文件应该与员工详细分享。

如果不这样做,可能会给雇主带来法律上的麻烦。雇员应该知道雇员可以被监控的事实。事实上,应该向他提供一份政策文件的副本,并提供培训。

创建一支特殊的劳动力队伍

既然政策已经出台,雇主就有责任为该工作确定特殊人员。这样从雇员那里收集到的信息应该按照法律规定进行储存。雇主将这种特殊人员的人数保持在最低水平是有意义的。这类员工的监控权力也应受到限制,以避免任何非法窥探的情况。

雇员的隐私权应受到保护

雇主应始终牢记的一点是,每个雇员都有隐私权。今天,人们已经注意到,员工被允许将自己的设备带到工作场所。雇主应该清楚地知道什么是雇员的隐私权,什么不是。他应该确保这项权利在任何情况下都不被侵犯。据观察,法院对这种侵犯行为采取了严肃的态度。什么应该被视为隐私,什么不应该被视为隐私,两者之间有一条非常细的界限。

雇主应该知道如何在这两点之间取得平衡,并制定出严格但有效且完全被法律接受的监督政策。雇主应确保雇员的隐私不受侵犯,同时确保官方数据的安全不受影响。这是一项必须要做的艰难的平衡工作。

监测时应注意

电子邮件是机密数据可能被泄露的主要通信方式。然而,对雇主来说,限制电子邮件是不切实际的。对每一个电子邮件通信的监控也可能存在问题。根据法律规定,某些监管机构有权索取信息。在这种情况下,雇主有义务提供所需的信息。

雇主在制定政策时应警惕这些条款。雇主应注意在政策文件中纳入这一特殊的披露条款,否则可能被视为侵权。

对员工的教育是最重要的

不言而喻,应制定并遵守监督政策。然而,教育员工了解政策的影响应该是最重要的。毫无疑问,监督政策应该是有效的,但它应该作为最后一张王牌来使用。这个政策和组织的其他政策之间应该有完美的协调。事实上,如果监督政策的条款是雇佣合同本身的一部分,那就更好了。

总结

为了组织的成功运作,需要制定和遵守政策。雇员有责任确保这些政策得到严格遵守。同时,雇主也有责任确保雇员的权利在任何时候都不会受到侵犯。雇员也应该明白,必须保持一定的礼仪,在任何情况下,他都不能做任何事情来破坏官方数据的安全。为了整个组织的有效运作,需要保持一种完美的平衡。