利用监控软件提高工作效率的 6 种方法

员工的生产力是任何组织取得成功的关键因素。投入、专注、高效的员工能为公司的发展和盈利做出巨大贡献。 盖洛普研究 发现，投入型员工的盈利能力提高了 23%，销售效率提高了 18%，客户忠诚度提高了 10%。然而，全球只有 23% 的员工可以被称为 "投入型员工"。

从制定各种激励措施到实施监控软件，企业一直在寻找提高员工工作效率和参与度的有效方法。本文将探讨如何使用跟踪程序来提高工作效率。

员工监控软件是最广泛使用的跟踪生产力的方法之一，在 COVID-19 大流行期间大受欢迎。尽管它很受欢迎，但人们对其效率和道德性仍有广泛争议。批评者认为，持续监控会使员工对雇主产生不信任感和怨恨情绪。此外，它还会增加员工的压力，降低整体工作满意度。然而，重要的是要明白，不正确的监控软件实施会产生负面影响。

压迫式地跟踪员工的每一步，或者因为员工在洗手间多待了一分钟而对其进行训斥，都会激起员工的焦虑，使其考虑更换工作。

恰恰相反，如果能以道德和透明的方式使用跟踪技术来优化工作流程并帮助员工，就能提高工作效率，营造支持性的工作氛围。查看 本条 了解更多有关员工监控中的数字道德的信息。

监控软件可以成为系统中的一个强大元素，以多种方式提高工作场所的生产力。以下是它如何帮助提高团队效率的方法。

对于管理者和员工来说，考勤跟踪都是一个繁琐的过程。填写和审核无穷无尽的纸质考勤表，计算加班、病假和休假需要花费宝贵的时间，而且容易出现人为错误。

考勤记录数字化可将流程加快数倍，并且无需使用纸质考勤表，从而提高效率并减少对环境的影响。员工可以使用电脑或移动设备轻松打卡。在某些情况下，他们甚至不需要手动操作-- CleverControl 等监控软件会自动登记工作活动的开始和结束。有些系统允许员工在线提交请假申请，管理人员可以快速审查和批准。

监控程序会计算每位员工的工作时间，记录他们迟到或早退的时间，并自动标记缺勤时间。管理者可以查阅这些员工出勤报告，包括工作时间、加班时间和假期余额，甚至还能获得计算出的工资单。

此外，员工监控软件还能揭露时间欺诈--一种在考勤表中填写奇数工时的计划。系统会显示，当员工声称自己在工作时，其电脑上是否有实际的工作活动。

因此，跟踪程序节省了出勤报告和工资计算的时间和精力，为管理人员和员工腾出了宝贵的时间来完成重要任务。

有时，仅仅安装跟踪软件就足以提高工作效率。当员工知道自己被跟踪时，他们往往会自我调节工作表现：变得更负责、更有责任感，也不那么容易违反工作政策。

我们采访了一家在线运动器材商店的老板Mark，了解他使用CleverControl的经验。在大流行病期间，他的员工转向了远程工作，因此他需要一个工具来确保员工保持与在办公室时一样的效率。"老实说，我很少查看监控报告，一个月也就一两次。"我的团队知道他们受到监控，这让他们保持高效。我查看仪表盘时，主要是观看电脑屏幕上的实时流，看看员工是否专注于工作。

实时报告是一项可以改进工作流程的强大功能。实时查看团队的工作情况、发现效率低下的问题并及时提供反馈，将使工作流程更加有效，从而提高生产率。

员工监控软件可以深入了解员工的工作习惯和模式，从而揭示效率低下的问题，提高工作效率。

首先，该程序可追踪全天的活动水平，揭示出工作效率最高的时段。了解了自己最有成效的时间段，员工就可以在这些时间段安排最需要集中精力的会议或任务。另一方面，闲置时间段可以揭示潜在的分心因素，让管理者采取必要的措施。

有些监控解决方案内置任务管理功能。有了它，管理者就可以跟踪员工在不同任务上花费的时间，并找出持续耗时超过预期的任务。有了这些信息，他们就可以评估任务的优先级，确定时间管理可以改进的地方，并提供有针对性的支持。

最后，员工跟踪软件是了解远程员工工作活动的宝贵来源。对许多管理者来说，控制远程员工是一个难题，因为他们不知道如何正确地控制。监控工具解决了这一问题--它们能提供有关每位员工活动的详细报告，而无需不断地检查。通过分析远程工作模式，管理者可以发现潜在的挑战，如技术困难或缺乏沟通，并相应地加以解决。

监控软件可收集有关员工绩效的客观数据，如完成任务所花费的时间、绩效水平、分心情况以及对截止日期的遵守情况。这些数据可用于提供个人的、具体的和可操作的反馈。

通过依靠数据而非主观印象，管理者可以减少绩效评估中的偏见，从而获得更公平、更准确的反馈。此外，他们还可以针对员工的具体需求提出个性化的发展计划，帮助员工充分发挥潜能。

反馈不应该只是发现员工的低效--管理层也应该认可他们的成就。认可与工作效率之间有着明显的联系。37% 的员工承认，如果他们能得到更多的认可，他们会更有动力提高自己的绩效。员工监控软件有助于发现表现出色的员工，并肯定他们的成就--这反过来又会提高他们进一步成长的动力。

工作中分心的情况并不少见，但过度沉溺于社交媒体滚动或网上购物无助于提高工作效率或促进专业发展。

有了监控程序，管理者和员工就能跟踪花在不同应用程序和网站上的时间，找出最浪费时间的地方。监控程序还可以配置为阻止特定网站或应用程序，防止员工偏离轨道，促进更专注、更高效的工作环境。

工作倦怠已成为一种常见但令人担忧的趋势，而且情况还在不断恶化。SHRM 的《员工心理健康 2024》（Employee Mental Health 2024调查发现，44%的员工经历过职业倦怠，45%的员工在工作中感到情绪低落。职业倦怠会对员工的身体和情绪产生深远影响，包括工作表现下降。

好在可以借助监控软件及早发现。它可以检测到员工持续加班或很早就开始工作，这可能是工作过度和倦怠的迹象。休息时间少且短，也可能是员工忽视自我保健、过于勉强自己的信号。

职业倦怠的另一个迹象可能是长期无所事事，工作效率下降，如完成的任务减少或工作质量降低。

跟踪程序可以及早发现员工工作模式的偏差。通过分析监测报告，管理者可以发现有职业倦怠风险的员工，并采取积极措施解决这一问题，如提供额外支持、调整工作量或提供休假机会。

尽管围绕员工监控软件存在争议，但它可以成为提高工作效率的有力工具。它使日常管理工作--跟踪出勤情况、分析工作模式、提供个性化反馈以及阻止分心--变得更加简单、高效和个性化。它节省了宝贵的时间，有助于创造一个更高效、更富有成效的工作环境。不过，必须在监控和信任之间取得平衡，确保技术用于支持员工，而不是监视他们。