商务信函的5个错误
通过电子邮件进行沟通已经成为我们工作的一个重要部分,这就是为什么电子邮件应该正确书写。商业内幕》讲述了员工在商业信函中的错误。
不要向错误的地址发送电子邮件
没有什么能比这更明显了。然而,人们仍然会犯这样的错误。总是可以向你发错邮件的人道歉,但无论如何他或她都会留下不好的感觉。
因此,在发送电子邮件之前,请检查地址和收件人的姓名。"亲爱的Debra Kelly,..."。大声读出这个名字--这将有助于你集中精力,不至于犯错。
不要埋没铅字
在记者中,有一个著名的术语 "埋头苦干",意思是把主要观点藏在信的深处。以至于很难找到它。这是商业信函中常见的一个错误。为了避免这种情况,请问你自己。"我想说什么?"。并迅速回答它。这样的信--清晰、简短、切中要害--是你的同事所期望的。
"我写信是为了在第四季度开始之前讨论我们公司之间的合作。"
如果你不在信的开头说明主要观点,而是长篇大论地谈及核心内容,收信人就不会明白信的目的是什么。写的时候要简单,避免在文中出现不必要的啰嗦。
不要使用其他人可能不理解的术语和缩略语。
这是商业信函中的一个典型失败。商业俚语,对你和你的同事来说很清楚,但可能会让你的合作伙伴和其他部门的同事感到困惑。
"让我们在下午6:30在200室的CO见面。是的,别忘了带上任务,我们在下午5点后有 "绿色代码"。"
这封信是关于什么的?看看你的信的收件人名单,问问自己:他们都知道什么是CO吗?他们都知道 "绿色代码 "吗?如果不是这样,请澄清这些术语。
"让我们下午6点半在中央办公室200室见面。是的,别忘了任务,我们在下午5点后有 "绿色代码"。对于那些可能不知道的人来说,"绿色代码 "意味着你必须在会议上做好充分准备"。
看到了吗?这封信现在好多了。
不要忘记回复邮件
很多时候,在每天的忙碌中,我们快速阅读某人的信件,在脑海中回复它,却忘记了真正地发布回复。这是不可以接受的。你必须回复你的同事的信。你的回复可以影响整个工作流程。
信中的巨大段落
记住,在Twitter和Facebook的时代,没有人喜欢阅读超过两句话的信息。这就是为什么商业信函中的长段只是被翻阅,而不是仔细阅读。打破长的段落,使其方便阅读。