Preboarding: Etkili Çalışan Entegrasyonu için Anahtarınız

Bir başvuru sahibinin deneyimi ve bilgisi, yeni çalışanların işe alınmasında en önemli unsurlar olarak kabul edilir. Kuruluşlar buna dikkat ederken, genellikle çalışan bağlılığının önemini göz ardı ederler ve bu da çalışanların ilk birkaç ay içinde şirketlerinden ayrılmalarına neden olur.

İşe alım ekibi en iyi adayı bulmak için çok çaba sarf eder ancak bu aday katılım eksikliği nedeniyle işten ayrılırsa, daha çalışan işe başlamadan kaynakların ve çabanın boşa harcanmasına neden olur. İşte bu noktada ön işe alım her iki taraf için de işleri daha iyi hale getirir. Bu makalede, bunun neden gerekli olduğunu ve kuruluşunuza nasıl fayda sağlayacağını tartışacağız.

Mülakat süreci tamamlandıktan ve bir şirket başvuru sahibine iş teklifinde bulunduktan sonra, yeni işteki ilk günleri ile iş teklifini kabul etmeleri arasında geçen süre işe alım öncesi dönem olarak bilinir. Çalışan bağlılığını artırmaya odaklandığı için işe alım sürecinin önemli bir parçasıdır.

Preboarding, yeni çalışanları karşılamaya ve onları rollerine, görevlerine ve şirkete alıştırmaya odaklanır. Bu süreç genellikle iş, ekip ve şirket hakkında bilgi paylaşımını içerir ancak bunlarla sınırlı değildir. Preboarding sürecinin hayati bir unsuru, çalışanların şirket ve gelecekteki pozisyonları hakkında daha fazla bilgi edinmek için sorular sormasıdır.

Kısacası, preboarding yeni çalışanları karşılayarak ve onları yeni rollerine hazırlayarak onlar üzerinde olumlu bir ilk izlenim bırakır.

Preboarding ve onboarding oldukça benzerdir ve çoğu zaman insanların bu ikisi arasında kafa karışıklığı yaşadığını görebilirsiniz. Bu iki terim genellikle birbirinin yerine kullanılır. Bu nedenle, aşağıda bu stratejiler arasındaki temel farklar yer almaktadır:

Genel Bakış

• Preboarding, bir adayın iş teklifini kabul ettiği gün ile işe başladığı gün arasında geçen süredir.

• İşe alıştırma, bir çalışanın işe başladığı ilk gün başlar.

Zamanlama

• Ön işe alım için mükemmel zamanlama, işe alınan kişinin işteki ilk gününden öncedir.

• Bu arada, işe alıştırma süreci yeni işe alınan kişinin işteki ilk gününden sonra başlar.

Hedefler

• Preboarding'in amacı ve birincil odak noktası, çalışanı ilk gününe başlamadan önce karşılamaktır.

• İşe alıştırma, yeni çalışanın yeni rolü için şirket sistematiğine entegre edilmesine odaklanır.

Faaliyetler

• Sıradan bir toplantı, öğle yemeği veya ofisi keşfetmeleri için onları sıradan bir ziyarete davet etmek gibi şeyler, işe alım öncesi faaliyetlerin bir parçasıdır.

• Öte yandan, bir arkadaş atamak, kurulumlarını teslim etmek ve diğer tüm eğitim malzemelerini çalışanlara vermek, işe alım faaliyetlerinin bir parçasıdır.

Amaç

• Preboarding, yeni çalışanları işlerine hazırlamayı ve bu konuda heyecan duymalarını sağlamayı amaçlar.

• İşe alıştırma ise yeni çalışanların işe başladıktan sonra şirket ortamına alışmalarına yardımcı olur.

Ön işe alım, çalışan işe alım sürecinin kritik bir parçasıdır ve hem çalışan hem de kuruluş için önemlidir. İşte hem çalışana hem de kuruma yardımcı olacak ön işe alıştırmanın en önemli 7 faydası.

• Olumlu bir ilk izlenim oluşturmak

  Şirketiniz hakkındaki ilk izlenim çok önemlidir ve yeni bir çalışanın verimliliğini önemli ölçüde belirleyebilir. Preboard'u doğru yaptığınızda, çalışan üzerinde olumlu bir ilk izlenim bırakacak ve onları rollerine karşı motive edeceksiniz. Şirketle ilgili bu olumlu ilk izlenim, çalışan memnuniyetini de artıracaktır.

• Kaygıyı azaltma ve katılımı teşvik etme

  Neredeyse tüm adaylar yeni işlerindeki ilk günlerinde gergin hissederler. Herkesin endişeli hissetmek için farklı nedenleri vardır, ancak herkes için çözüm etkili bir ön hazırlıktır. Çünkü preboarding, daha işe başlamadan önce şirketten onlara karşı bir pozitiflik getirir.

  Böylece, katıldıkları gün, şirket hakkında zaten olumlu bir imaja sahip olurlar ve bu da kaygılarının yarısından fazlasını ortadan kaldırır. Dahası, farklı çalışanlar arasında bağlılığı teşvik eder.

• Kurumla bir bağ kurmak

  Yeni çalışanların yeni kurumlarıyla bağlantı kurmaları, maruz kalma eksikliği nedeniyle biraz zaman alır. Preboarding bu süreyi önemli ölçüde kısaltabilir. Bu sayede çalışanlar, işteki ilk günlerinden önce yeni şirketlerinin ortamı hakkında çok şey öğrenirler. Dahası, işlerine başladıklarında bu bağ daha da güçlenir ve bu da iyi performans göstermelerine yardımcı olur.

• Üretkenliği artırmak ve elde tutma oranlarını iyileştirmek

  Preboarding, çalışanlar arasında elde tutma oranlarının iyileştirilmesine yardımcı olur. Birçok çalışan, bağlılık eksikliği nedeniyle ilk birkaç ay veya gün içinde işlerini bırakma eğilimindedir ve bu da sonuçta üretkenliklerini etkiler.

  Preboarding ile bir şirket, çalışanlarını üretken tutarak bağlılıklarını artırabilir. Çalışanlar üretken olduğunda, memnuniyetleri artar ve bu da daha yüksek çalışan tutma oranlarıyla sonuçlanır.

• Azaltılmış işe alım maliyeti

  Ön işe alım, işe alım prosedürünü basitleştirerek daha etkili hale getirir. Bu da zaman, para ve şirketin başka yerlerinde kullanılabilecek diğer kaynaklardan önemli ölçüde tasarruf edilmesini sağlar. Bu nedenle, ön işe alım çok sayıda fayda sağlayan bir maliyet tasarrufu önlemidir.

• Azaltılmış çalışan devir maliyeti

  Ön işe alım ile, yeni çalışanların işe alınmasıyla ilişkili çalışan devir maliyetlerini azaltabilirsiniz. Ön işe alım, yeni işe alınan kişinin şirketinize katılma kararını teyit etmek için bir fırsat sağlar. Belirsizliklerin veya potansiyel anlaşma bozucu unsurların erkenden ele alınmasını sağlayarak yeni işe alınanların işe alımdan kısa bir süre sonra ayrılma riskini azaltır; bu da işe alım, eğitim ve üretkenlik kaybı açısından maliyetli olabilir. Preboarding yardımıyla işe alım sürecini ilgi çekici kılmak, yeni çalışanların şirketinizde daha uzun süre kalmasına yardımcı olur.

• Üretkenlik süresinde azalma

  Ön oryantasyon, yeni işe alınanların intranet, çalışan el kitabı ve sosyal yardım bilgileri dahil olmak üzere iş kaynaklarına erişimini sağlayarak daha hızlı uyum sağlamalarına yardımcı olabilir. Ekibinize katılmayı ve hemen iştirak etmeyi daha kolay ve rahat bulabilirler.

Her ne kadar öznel bir prosedür olsa ve her şirket işe alım öncesi uygulamalarını kendi ortamına göre seçebilse de, birkaç şey yeni işe alınanlar üzerinde harika bir ilk izlenim bırakır. Preboarding, yeni çalışana bunun kendisi için harika bir başlangıç olacağını hissettirmekle ilgilidir.

İşte size benimseyebileceğiniz en iyi ön biniş uygulamalarından bazıları.

• Yeni işe alınan kişinin önceden çalışabilmesi için önemli belgelerin dijital kopyalarını sağlayın.

  Ana hedefiniz, yeni çalışanın şirketin stratejileri ve kültürü hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktır. Bunu başarmak için, onlara önemli belgelerin dijital kopyalarını sağlayabilirsiniz

  İşteki ilk günlerinden önce gözden geçirmeleri için. Bu, şirketin hem teknik hem de teknik olmayan yönlerine aşina olmalarına yardımcı olacaktır.

• Ekibe giriş

  Ekiple tanıştırma genellikle işe alım sürecinin bir parçasıdır ve ilk iş gününde sunulur. Ancak bunu biraz daha önce başlatabilir ve işe alım öncesi sürecin bir parçası haline getirebilirsiniz. Bu uygulama, çalışanın birlikte çalışacağı kişiler hakkında bilgi edinmesine yardımcı olur. Dahası, iletişimi teşvik eder ve bağlılığı artırır.

  Yeni çalışanlar, ekipleriyle birlikte hızla çalışmaya başlamalarına yardımcı olacak bazı sorular sorarak ekiplerini tanıyabilirler.

• Giriş niteliğinde çevrimiçi kurslar

  Şirketiniz veya pozisyonunuz hakkında yeni bir çalışanın işteki ilk gününden önce öğrenmesi gereken belirli bir şey varsa, işe alım öncesi sürecin bir parçası olarak paylaşılmalıdır. Bu bilgileri paylaşmanın iyi bir yolu çevrimiçi bir kurstur. Genellikle, bu giriş niteliğindeki çevrimiçi kurslar yalnızca temel bilgileri içerir, ancak yeni işe alınan kişiyi işe başlamadan önce görevlerine veya herhangi bir özelliğe alıştırmak için yeterli olacaktır.

• İşe başlamadan önce onları eğlenceli şirket etkinliklerine davet etmek

  Eski ve yeni çalışanlar arasındaki iletişim engellerini aşmanın en iyi yollarından biri, onları şirketteki eğlenceli etkinliklere davet etmektir. Bu sıradan bir toplantı, şirket yemeği ya da hatta ofiste bir etkinlik günü olabilir. Böyle bir etkinlik, yeni işe başlayanlar için şirket kültürüne bir bakış olacak ve ofis ve birlikte çalışacakları insanlar hakkında çok şey öğreneceklerdir.

• Başlamadan önce iletişime geçin

  Yeni işe alınanlarla etkileşim kurmanın iyi bir yolu, işe başlamadan önce onlarla iletişime geçmektir. Bu, onları şirket genelindeki e-posta ağına eklemek ve erişim izni vermek kadar küçük bir adım olabilir. Herhangi bir soru sormalarına izin vermek her iki tarafa da yardımcı olacaktır çünkü yeni çalışan işe başlamadan önce bazı önemli soruların yanıtlarını alacaktır. Dahası, işteki ilk günlerini daha az stresli hale getirecektir.

• Ekibin yeni üyeleri duyuruluyor

  Yeni işe alımları duyurmak, seçilme başarılarından dolayı onları takdir etmenin bir yolu olacaktır. Bunu şirket çapında bir e-posta veya çalışanda heyecan uyandıracak bir LinkedIn gönderisi yoluyla yapabilirsiniz.

• Hoş geldiniz paketi ile başlamalarına izin vermek

  Son olarak, yeni çalışanın bir hoş geldin paketi ile işe başlamasına izin verebilirsiniz. Bu pakette iş için ihtiyaç duyacakları bazı hediyeler ve ekipmanlar bulunabilir. Bu paketi ilk gününden önce vermek, yeni işe alınan kişinin paketi keşfetmesini ve kullanacağı ekipmanlara aşina olmasını sağlar. Ayrıca, tatlı hediyeler çalışan memnuniyetini artırır.

Geçmişte, şirketler yeni çalışanları entegre etmek için öncelikle işe alıştırmaya güveniyordu, ancak bu uygulama günümüzün rekabetçi pazarında tek başına yeterli olmayabilir. Preboarding, hem kısa hem de uzun vadede önemli faydalar sağlayabileceğinden, işe alım ve onboarding sürecinin çok önemli bir unsuru olarak ortaya çıkmıştır.

Preboarding, çalışana sadece iş rolünü tanıtmakla kalmaz, aynı zamanda doğru şirketi seçtiğine dair güven aşılar. Bu uygulama, yeni işe alınan kişi ile kurum arasında anında bir bağ kurulmasına yardımcı olarak geçişi daha sorunsuz ve daha ödüllendirici hale getirir.

Bu nedenle, ekibinizi genişletmeye hazırlanıyorsanız, önceden kapsamlı bir işe alım öncesi stratejisi geliştirmeniz şiddetle tavsiye edilir. Bu stratejik hamle, yeni işe alımlarınızın şirketinize sorunsuz ve cazip bir giriş yapmasını sağlayacak, başarılı entegrasyonları ve ödüllendirici görev süreleri için temel oluşturacaktır.