Güven ya da kontrol: modern yöneticiler neyi seçiyor?

Gerçek bir olayla başlayacağım: Geçenlerde iki girişimci arkadaşımla birlikte çalışanların denetlenmesi konusunu konuştuk. Farklı görüşler var: Bir işletme sahibi, sıkı bir yönetim olmazsa şirketin birkaç hafta içinde başarısız olacağından emin. Argümanları -birçok veri hırsızlığı, ek iş ve işteyken çevrimiçi oyun oynama örnekleri- oldukça ikna ediciydi. Üstelik 50'den az kişiden oluşan bir grupta!

İkinci dostum, potansiyel bir çalışana güvenemiyorsanız, onu işe almanın hiçbir faydası olmadığını vurguladı. Onun gerekçeleri o kadar güçlü değildi, ancak bakış açısı yine de inkar edilemez.

Zaman yönetimi sistemleri geliştiren bir firmanın yöneticisi olduğum için ilk arkadaşın görüşüne katılmak ve sıkı kontrolü desteklemek zorundaydım. Ancak her yerde ve sürekli olarak incelikler var.

İdare etmeniz gereken teknoloji, personel ve ekipman miktarı, firmanızın büyüklüğüyle birlikte artar. Böyle bir sürecin manuel olarak yönetilmesi sonunda ekonomik olmaktan çıkar. Uzaktan izleme ve kontrol sistemleri (M&C), çeşitli iş süreçlerini otomatikleştirmek için iş sektörlerinde giderek daha popüler hale gelmektedir.

M&C sistemleri ilk olarak sanayi sektöründe, insan çalışanların başarılı bir şekilde yürütemeyeceği kadar karmaşık veya sofistike üretim süreçlerini optimize etmek için kullanılmıştır. O zamandan beri, diğer işletmeler ve bilgi teknolojisi endüstrisinin büyük bir kısmı benzer izleme ve kontrol prosedürlerini uygulamaya koymuştur.

Çağdaş iş yerlerinde insanların ve teknolojinin birlikte nasıl çalışması gerektiğini düzenlemek için uzaktan izleme ve kontrol sistemleri giderek daha önemli hale geliyor. Birçok şirket, M&C çözümlerinin mobil araçlar, ekipman kitleri ve hatta gerçek anahtarlar da dahil olmak üzere fiziksel varlıkların yönetimini nasıl geliştirebileceğini araştırıyor.

Personel takip sistemlerinin kullanımına ilişkin başlıca gerekçeleri sıraladık. Bunlardan bazıları aşağıda listelenmiştir,

• Yöneticinin etkinliğinin artırılması:

  En belirgin faydası, çalışanınızın eylemlerinden her zaman haberdar olmanızdır. Kullanıcının şu zamanlarda bilgisayardaki etkinliği: çalışmaya başladığında, ara verdiğinde, sorumluluklarına devam ettiğinde ve günü tamamladığında.

  Belirli uygulamalarda etkinlik: Ertelemenin izlenmesi kolaydır. Tüm bilgilere proje ekipleri, departmanlar, bireysel uzmanlar ve tüm organizasyon erişebilir. Yönetici, böyle bir araca sahip olarak personelin ne yaptığını ve ne kadar üretken olduğunu anlamak için gereken zamanı azaltabilir.

• Garantili tarafsızlık:

  Her çalışana adil davranamazsınız; bazılarını diğerlerinden daha cazip bulacaksınız. İkinci savunma ise, personelin genellikle yöneticilerin eylemlerini kişisel olarak yapılmış olarak görmesidir. İzleme yazılımı kullanarak kesin, güvenilir ve tamamen objektif veriler elde edebilirsiniz. Her ikiniz de objektifliğe güveneceksiniz ve bu da akıllıca kararlar almanızı kolaylaştıracaktır.

• Analitik için gerekli veri toplama:

  Çalışanlarınızın performansı ne kadar iyi olursa olsun, her zaman performansı artıracak yöntemler vardır. İşlerin nasıl dağıtıldığını optimize edin, zaman çizelgesini değiştirin, belirli prosedürleri düzenleyin, vb.

  Bu gelişim alanlarını belirlemek için personelinizin bir proje üzerinde ne kadar zaman harcadığına dair bilgiye ihtiyacınız vardır. Bu süre içinde tam olarak ne yapıyorlar? Belirli bir uzman hangi görevleri iyi yerine getiriyor? İzleme yazılımı tüm bu verileri derler. Raporları inceleyin ve güçlendirilebilecek alanlara odaklanın.

• Risk sigortası:

  Çalışanlarınız sizin için ne kadar iyi performans gösterirse göstersin, her zaman belirli riskler vardır. Birisi oturum açma bilgilerini ve parolaları dikkatsizce kullanır ve kişisel verilerin sızma olasılığını artırır. Birisi şirketin müşteri iletişim politikasını ihlal ederek şirketin itibarına zarar verir. Sizi bu tür durumlardan korumak için şüpheli faaliyetler konusunda sizi uyaracak şekilde izlemeyi ayarlayabilirsiniz.

• Uzaktan çalışanlar üzerinde kontrol uygulayabilme:

  Uzaktan çalışanlar da ofis çalışanları kadar, hatta daha fazla kontrole ihtiyaç duyarlar. Bir çalışan bilgisayarına bir ajan uygulaması yüklediği sürece, onun hakkında yan ofiste çalışan adamla aynı kapsamlı bilgiye sahip olabilirsiniz.

• Astların üretkenliğinde artış:

  MIT'nin (Massachusetts Institute of Technology) araştırmasına göre, çalışanlara yaptıkları işin izlendiğini söylemek işgücü verimliliğini %7 oranında artırmaktadır. Basitçe objektif, tarafsız ve sürekli kontrol uygulamak, kurumun disiplin derecesini olumlu yönde etkiler. Günlük raporu beş dakika boyunca kontrol ettikten sonra, tüm sorunlu alanlar zaten gözünüzün önündedir; tek gereken onları sindirmektir.

Çalışan bağlılığı herhangi bir firmanın başarısı için çok önemlidir çünkü bağlılık gösteren çalışanlar daha verimli olur, daha iyi iş çıkarır, genel olarak daha yüksek morale sahip olur, daha az devamsızlık yapar, daha iyi takım arkadaşları edinir ve daha az iş devri yaşarlar.

Çalışan bağlılığını ölçmek çoğu zaman zordur. Bununla birlikte, yukarıda açıklanan sorunların etkileşim eksikliğinden kaynaklandığını biliyoruz. Bu nedenle, düşük bağlılık belirtilerini izlemek, bağlılık sorunlarını tespit etmek için bir tekniktir.

Verimlilik veya kalitede bir düşüş gözlemlerseniz ya da devamsızlık veya işten ayrılma oranları artarsa, çalışan katılımındaki değişiklikleri gösterebilir.

Günümüzde, işletmelerin çoğunun işyerinde izleme yapması gerekmektedir. Şirketler şu anda çeşitli nedenlerle işgücünü izlemek için gözetim sistemleri kullanmaktadır. Sadece İngiltere'de, bireyler çocuklarını, ortaklarını, personel üyelerini ve bebek bakıcılarını takip etmek için en son teknolojiyi kullanmaktan etkileniyorlar.

İngiltere'nin çocuklarının etrafındaki bireylere güvenmediği ve onları izlemek ve ne yaptıklarını bilmek istediği söyleniyor. Bu insanlar personellerini en iyi ekipman ve programları kullanarak takip ediyor. Birçok kişi hizmetçilerini ve temizlikçilerini bile takip ediyor. Hepsi haklı çünkü artık firmaların personeli yönetmesi önemli bir zorluk.

Bu sadece düşük seviyeli personel ile ilgiliydi. Bazı işletmelerde binlerce kişi çalışıyor. Milyarlarca dolar değerinde ekipman, alet ve edevatın bulunduğu devasa ofisleri vardır. İşin güvenliği onları çok daha fazla endişelendiriyor. Personelin ya da işçilerin malları ya da hassas bilgileri çaldığı ve aynı zamanda şirket kurallarını çiğnediği birçok örnek yaşanmıştır.

İşverenlerin çalışma alanlarını, ekipmanlarını, bilgisayarlarını ve hassas verilerini koruma konusundaki endişeleri ciddi bir sorun haline gelmektedir. Bu anlamda, bulut bilişim veri koruma ve güvenli depolamaya yardımcı olmuştur. Buna rağmen, şirketler bazı işyeri güvenliği ve veri koruma zorluklarını çözmek istemektedir.

Aşağıdaki bilgileri okuyarak, işletmelerin çalışanlarını ve personelini iş yerinde nasıl ve neden izledikleri hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz. Bu, çalışanların çalışma saatlerini izleyen yüz binlerce veya milyarlarca işletme olup olmadığını belirlemede yararlı olabilir.

• Şu anda işletmeler dünya genelindeki tüm çalışanların üçte birinden fazlasını takip etmektedir.

• Şirketlerin %63'ü çalışanlarının bilgisayar ve internet kullanımını izlemektedir.

• İşverenlerin %47'si e-postalar ve diğer ilgili materyaller de dahil olmak üzere bilgisayarlarındaki bilgileri kaydetmektedir.

• Yöneticilerin ve şirketlerin %80'inden fazlası işyerinde çalışanlarını izlemektedir.

• İşverenler, vakaların %36'sında çalışanlarının bilgisayar dosyalarını görmekte ve incelemektedir.

• İşverenler, vakaların yaklaşık %20'sinde video gözetimi kullanarak çalışanları izlemektedir.

Çalışma saatleri boyunca işçilere göz kulak olmak için çeşitli gerekçeler vardır. İlk gelişme iş yerindeki güvenliktir. Video gözetimi varsa çalışanlar tetikte olacaktır. Bu, ofisin hırsızlık ve diğer suç faaliyetlerinden korunmasına yardımcı olacaktır.

Kadınların, iş arkadaşları ve diğer bireyler tarafından maruz bırakıldıkları taciz vakalarına dikkat çekmek için sosyal medyayı nasıl kullandıklarını gözlemledik. Bu durum, bir kurumun kadınları korumadığı yönündeki itibarını etkilemektedir. Video izlemenin kullanılması, tacizden sorumlu olanların yakalanmasına yardımcı olacaktır.

Bulut tabanlı CleverControl, her büyüklükteki şirket için uzaktan erişim ve izleme özellikleri sunuyor. Sistem, personel faaliyetlerini izlemek, çıktıları ölçmek, veri ihlallerine karşı koruma sağlamak ve çalışan soruşturmaları yürütmek için tasarlanmıştır. CleverControl tespit edilemeyen bir ajan olarak çalışır ve izlenen cihazlar tarafından görülmez.

Yöneticiler, CleverControl platformundan canlı izleme özelliğini kullanabilir ve aynı anda 16 adede kadar personel cihazını görüntüleyebilir. Web sitesi geçmişi, uygulama kullanımı, tuş vuruşları, sosyal ağ etkinliği ve diğer eylemler kaydedilir. Yöneticiler, CleverControl sayesinde ekran görüntülerine, arama motoru etkinliklerine ve mikrofon kayıtlarına erişebilir.

Geniş bir fonksiyon yelpazesine sahip olmasına rağmen CleverControl, yazılımını basit tutmak için harika bir iş çıkarıyor. Bir dizi sekme ve seçenek, estetik açıdan hoş kullanıcı arayüzünü zarif bir şekilde düzenler. Bu sayede ihtiyacınız olan aracı bulmanız kolaylaşıyor, ihtiyacınız olmayanlar ise sizi zorlamıyor.

Yönetimin kendi taraflarında olduğuna inanmazlarsa, çalışanlar hiçbir zaman maksimum kapasitelerinde performans göstermezler. Güvenilir bağlantılar olmadığında çalışanların morali bozulur ve bu da verimliliği etkiler.

İyi bir işe alım prosedürü, şirketinizin kar hanenize fayda sağlayabilecek çalışanları seçtiğini garanti edecektir. Geride durmak ve çalışanlarına biraz özgürlük tanımak yöneticilere kalmıştır çünkü işe aldıkları bireylere güvenmeleri ve aşırı kontrol dürtüsüne direnmeleri gerekir.

Saha ekibi yöneticileri bu konuda özellikle hassastır; mesafeli çalışanlar doğaları gereği özerktir ve zorlukları çözmek için yeteneklerini ve muhakemelerini kullanmaları gereken durumlarda başarılı olurlar. Çalışanlara uygun araçlar verilir ve eylemlerinden sorumlu tutulurlarsa, yöneticiler sahadaki işleri düzgün bir şekilde yürüttüklerinden emin olabilirler.

Ancak bazı durumlarda körü körüne güven şirkete zarar verir. Bu nedenle, bu tür durumlar için CleverControl'ü geliştirdik. Bu, çalışanları izlemek ve takip etmek için en iyi uygulamadır!