Güvenden Ödün Vermeden Tarama Faaliyetlerini İzlemeye Yönelik En İyi Uygulamalar

İşyerindeki tarama faaliyetlerinin izlenmesi genellikle ziyaret edilen web sitelerinin, arama sorgularının, sosyal medyadaki faaliyetlerin ve sohbetlerin (bazen mesajlaşma günlükleri de dahil olmak üzere) kaydedilmesini içerir. Bazen işveren dosya transferlerini ve tuş vuruşlarını da takip edebilir (örneğin mesajlar veya arama sorguları).

Kuruluşlar internet faaliyetlerini izlemek için çeşitli yöntemlerden birini kullanabilir:

1. Yönlendirici yapılandırması yoluyla ağ izleme: İnternet trafiğini kaydetmek için yönlendiriciyi ayarlama;
2. Proxy sunucuları ve güvenlik duvarları, idari inceleme için İnternet trafiğini kaydedebilir. Ayrıca uygunsuz web sitelerine erişimi de engelleyebilirler;
3. Çalışan izleme yazılımı, tarama geçmişi ve sosyal medya etkinliği dahil olmak üzere tüm çalışan bilgisayar etkinliğini kaydeder ve site engelleme işlevine sahiptir.

İnternet faaliyetlerini izlemenin yasallığı, bölgenizdeki eyalet ve yerel yasalara bağlıdır. Örneğin, ABD yasalarına göre, çalışanların izlenmesi genellikle yasaldır. Elektronik İletişim Gizliliği Yasası (ECPA) genellikle işverenlerin meşru iş amaçları doğrultusunda şirkete ait cihazları ve ağları izlemelerine izin verir. Bazı eyaletler, kuruluşları izleme faaliyetleri hakkında çalışanları bilgilendirmeye teşvik ederken; diğer eyaletler bildirimi işverenin takdirine bırakır. İşverenlerin ayrıca izlemenin kapsamını ve uygulamalarını özetleyen açık bir politikaya sahip olmaları tavsiye edilir.

Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) AB'de çalışanların bilgisayar faaliyetlerinin izlenmesini düzenlemektedir. Buna göre, kuruluşlar veri toplamayı meşru iş amaçları için kesinlikle gerekli olanlarla sınırlandırmalı, personeli izleme konusunda bilgilendirmeli ve genellikle onaylarını almalıdır.

Benzer veri koruma düzenlemeleri Avustralya, Hindistan, Kanada, Danimarka ve diğer ülkelerde de uygulanmaktadır.

Diğer yargı bölgelerinde daha katı gizlilik korumaları vardır. Örneğin Yunanistan'da, işverenin yasal yetkisi veya meşru iş amaçları olmadığı sürece elektronik gözetim yasaktır. Hollanda, çalışanların izlenmesini uygulamak için kuruluşların çalışanların gizlilik haklarından daha ağır basan meşru ticari çıkarlara sahip olmasını gerektirir. Finlandiya e-postaların, aramaların ve bilgisayar kullanımının izlenmesini sınırlandırmaktadır.

Bu bölümde, çeşitli yargı yetkileri kapsamında çalışanların izlenmesinin yasallığını kısaca gözden geçirdik. Genel olarak, çalışanların izlenmesi çoğu ülkede yasal olsa da, işveren çıkarları ile çalışanların gizlilik haklarının dengelenmesine giderek daha fazla vurgu yapılmaktadır. Kuruluşunuzda izleme uygulamalarını hayata geçirmeden önce hukuk danışmanınıza danışmanızı tavsiye ederiz.

Tarama faaliyetlerinin izlenmesi hem kurumlara hem de çalışanlara fayda sağlayabilir ve işte bunun yolu:

1. İzleme verimliliği artırır. Gelen sohbet mesajlarını veya bir alışveriş sitesini kontrol etme isteğiyle mücadele etmek zor olabilir ve herkes buna karşı koyamayabilir. Tarama faaliyetlerinin izlenmesi, kişisel tarama, sosyal medya, video platformları ve diğerleri gibi işle ilgili olmayan faaliyetlere aşırı zaman harcayan çalışanları ortaya çıkarır. Bu bilgilerle yöneticiler, örneğin dikkat dağıtıcı unsurları engelleyerek odaklanmayı ve üretkenliği artıracak önlemler alabilirler.
2. Toplanan veriler beceri eksikliklerini ortaya koymaktadır. Bir çalışan iş için gerekli olan belirli bir uygulamanın nasıl kullanılacağını sık sık Google'da aratıyorsa, ek eğitime ihtiyacı olabilir. Bir çalışanın tarama geçmişini analiz etmek, size hangi beceri ve bilgilerden yoksun oldukları konusunda ipucu verebilir. Bundan sonra, eğitim ve gelişim programlarını buna göre planlayabilirsiniz.
3. Takip, veri güvenliğini artırır. Güçlü bir DLP çözümü, hassas şirket verilerinin yetkisiz çalışan erişimi, paylaşımı veya indirilmesini tespit edebilir ve önleyebilir.
4. İzleme, şirket ağ güvenliğini artırmaya yardımcı olur. Özel yazılımlar, kötü amaçlı web sitelerine erişim veya virüslü dosyaları indirme girişimlerini tespit edebilir.

Tüm faydalarına rağmen, çalışanların tarama faaliyetlerini izlemek etik olmayan bir şekilde uygulandığında geri tepebilir. Buradaki temel endişe çalışan mahremiyetidir. Çalışanların mahremiyet hakkı vardır ve çok müdahaleci izleme yöntemlerinin kullanılması güvensizliğe, düşmanca bir çalışma ortamına ve hatta yasal yansımalara yol açabilir. Çalışanlar kendilerini mikro-yönetim altında ve güvenilmez hissedebilir, bu da iş memnuniyetlerini azaltabilir ve başka şirketlerde daha iyi koşullar aramalarına neden olabilir.

İnternet faaliyetlerinin izlenmesi teknik zorlukları da beraberinde getirmektedir. İzleme sistemlerinin uygulanması ve sürdürülmesi karmaşık ve pahalı olabilir. Ayrıca, en güvenilir çözümler bile hatalara açıktır. Meşru faaliyetleri şüpheli olarak işaretleyerek çalışanların gereksiz yere incelenmesine yol açabilirler.

Çalışanların izlenmesini uygulamak, bu zorlukları azaltmak ve tüm avantajlardan yararlanmak için dikkatli bir yaklaşım gerektirir.

Takip yazılımının uygulanmasına yönelik en iyi uygulamaları bir araya getirdik.

Günümüz piyasası, tarama faaliyetlerini izlemek için çok sayıda çalışan izleme aracı sunmaktadır. CleverControl bu alandaki en gelişmiş ve güvenilir çözümlerden biridir. Her çalışanın tarama geçmişini, arama sorgularını, her web sitesinde harcanan zamanı ve sosyal medya etkinliğini izler. Toplanan veriler net istatistiksel çizelgeler ve grafikler halinde bir araya getirilerek bireysel üretkenliğin ve ekip genelindeki eğilimlerin hızlı bir şekilde analiz edilmesine olanak tanır. Platform ayrıca esnek site engelleme ayarları sunar, böylece dikkat dağıtıcı unsurları sınırlayabilir ve çalışanların işe odaklanmasına yardımcı olabilirsiniz.

Bir yönetici, ekibinin faaliyetlerini gizlice izleyerek onların güvenini kazanamaz. Dürüstlük her zaman en iyi politikadır. Yetki alanınız gerektirmese bile, izleme önlemlerini uygulama nedenlerini çalışanlara açıkça bildirmenizi öneririz. Hangi verilerin toplandığı konusunda şeffaf olun: ziyaret edilen web siteleri, bu web sitelerinde geçirilen süre, ekran görüntüleri, sosyal medya günlükleri vb. Mümkün olduğunda, özellikle daha müdahaleci yöntemler için, çalışanların izleme için onayını alın.

İzleme amaçlarınız için kabul edilebilirse, çalışan gizliliğini korumak için kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri faaliyet analizinden çıkarın. Bireysel faaliyetlerden ziyade eğilimleri analiz etmeye odaklanmaya çalışın. Belirli bir çalışanın tarama geçmişini takip etmeyin; bunun yerine, sosyal medyada aşırı zaman geçirme veya riskli web sitelerini ziyaret etme gibi kalıpları arayın.

Net izleme hedefleri ve bunlara ulaşmak için toplamanız gereken verilerin kapsamını tanımlayın. Örneğin, amaç dikkat dağıtıcı unsurları ortaya çıkarmaksa, ziyaret edilen web sitelerini ve buralarda geçirilen süreyi yakalamak yeterli olacaktır. Sosyal medyada gelen ve giden mesajların kaydedilmesi bu durumda aşırıdır.

Tarama faaliyetleri şirkete ait cihazlarda ve yalnızca çalışma saatleri içinde izlenmelidir. Çalışma saatleri dışında veya kişisel cihazlarda çalışan faaliyetlerini izlemekten kaçının. Bunun tek istisnası, bir çalışanın iş için kişisel bir cihaz kullanması olabilir. Bu durumda, seçilen izleme çözümü saatli giriş ve saatli çıkış işlevselliğine sahip olmalıdır, böylece çalışan iş günü sona erdiğinde izlemeyi durdurabilir.

Kuruluş, kabul edilebilir ve kabul edilemez çevrimiçi davranışları tanımlayan kapsamlı bir İnternet kullanım politikasına sahip olmalıdır. Ayrıca, izlemenin kapsamını, toplanan verilerin nasıl kullanıldığını, ne kadar süreyle saklandığını ve bunlara kimlerin erişebileceğini özetleyen ayrı bir politika olmalıdır. Her iki politika da çalışanlar tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır. Ekip, politikaları ve bunların sonuçlarını anlamalı ve endişelerini dile getirebilecekleri bir kanala sahip olmalıdır.

İzleme uygulamaları sabitlenmemelidir. Hala gerekli ve etkili olduklarından emin olmak için periyodik olarak gözden geçirilmelidirler.

Çalışanların geri bildirimlerini aktif olarak dinleyin ve izlemeyi gizlilik endişelerine göre ayarlayın. Ayrıca, ilgili gizlilik ve iş kanunları ile güncel kalmalı ve değişikliklere uyum sağlamalısınız.

Çalışanların tarama faaliyetlerinin izlenmesi, çalışanların üretkenliğini ve odaklanmasını önemli ölçüde artırabilir ve şirketin güvenliğini güçlendirebilir. Ancak izleme uygulamaları, olumsuz yanlarından kaçınmanıza olanak tanıyacak dikkatli bir yaklaşım gerektirir. Şeffaflığa öncelik vererek, toplu verilere odaklanarak ve çalışan gizliliğine saygı göstererek, tarama etkinliği izlemeyi güveni koruyacak ve olumlu bir çalışma ortamını teşvik edecek şekilde uygulayabilirsiniz.