Pensilvanya Çalışan İzleme Yazılımı: Düzenlenen Endüstriler için En İyi Uygulamalar

Pittsburgh'da bir banka işletiyor veya Harrisburg'da bir hastane yönetiyor olabilirsiniz. Ya da belki Philadelphia'daki sigorta şirketiniz her gün binlerce hassas müşteri kaydıyla ilgileniyordur. Tüm bu durumlarda, çalışanlarınız, kasıtlı veya kazara yanlış kullanıldığında ciddi hukuki, mali ve itibar sorunlarına yol açabilecek hassas verilere erişebilir.

Pensilvanya genelinde bankacılık, finans, sigorta ve sağlık sektörlerindeki kuruluşlar sıkı güvenlik ve uyumluluk gereklilikleriyle karşı karşıyadır. Çalışan izleme yazılımları, bu gereklilikleri karşılamak, riskleri yönetmek ve güvenliği artırmak için kritik bir bileşendir.

Peki Pensilvanya'da bu nasıl doğru bir şekilde uygulanabilir? Bugünkü yazımızda bu konuyu inceleyelim.

Herhangi bir sektörde çalışan takibini uygulamak için eyalet ve yerel gizlilik yönetmeliklerini anlamak kritik öneme sahiptir; ancak düzenlemelere tabi alanlarda bu iki kat daha önemlidir. Çalışan takip yazılımı, müşteri veya hasta verilerinin doğru bir şekilde korunmasını ve işlenmesini sağlar. Bu süreçte, çalışan faaliyetleri hakkında kapsamlı miktarda veri toplar ve yanlışlıkla hassas müşteri veya hasta verilerini de yakalayabilir. Bu nedenle, Pensilvanya'daki düzenlemelere tabi sektörlerde takip yazılımı uygularken aşağıdakileri göz önünde bulundurmalısınız:

1. Hassas müşteri verilerinin korunmasına ne kadar yardımcı oluyor?

2. Sektöre özgü düzenlemelere uygun mu?

3. Çalışanların kendileri hakkında toplanan verilerle ilgili haklarını destekliyor mu?

Bu soruları cevaplamak için Pensilvanya'nın yasal ortamı hakkında bilgi sahibi olmak gerekir. Sektöre özgü düzenlemelerle başlayalım.

Sağlık hizmetlerinde, işverenler HIPAA'ya (Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasası) uymak zorundadır. Bu yasa, tıbbi geçmişler, test sonuçları, sigorta bilgileri veya bir kişinin fiziksel veya ruhsal sağlığı, sağlanan sağlık hizmeti veya sağlık hizmeti ödemeleriyle ilgili herhangi bir veri gibi bireysel olarak tanımlanabilir sağlık bilgileri olan Korunan Sağlık Bilgileri (PHI) için en üst düzeyde koruma gerektirir.

Pensilvanya yasası ayrıca HIV ile ilgili bilgilerin ve ruh sağlığı veya madde bağımlılığı tedavisi kayıtlarının yazılı izin olmaksızın ifşa edilmesini yasaklamaktadır.

Çalışan izleme yazılımı doğru bir şekilde uygulandığında, bu hassas verilerin olası ihlallerini tespit etmenize ve önlemenize yardımcı olarak dikkatli bir koruyucu görevi görür.

Finans sektöründe faaliyet gösteren şirketler, GLBA'ya (Gramm-Leach-Bliley Yasası) uymak zorundadır. Bu yasa, tüketicilerin Kamuya Açık Olmayan Kişisel Bilgilerinin (KKB) korunmasını gerektirir. KKB, aşağıdaki özelliklere sahip tüm bilgileri kapsar:

1. Müşterinin finansal bir ürün veya hizmet elde etmek için sağladığı bilgiler (isim, adres, gelir vb.)

2. Bir müşteri için gerçekleştirilen herhangi bir işlemin sonuçları (hesap numaraları, ödeme, geçmiş, bakiye vb.)

3. Bir finans şirketi, hizmet veya ürün sağlamak amacıyla müşteri hakkında bilgi edinir (mahkeme kayıtları, tüketici raporları, vb.)

Güvenlik tehditlerinin erkenden tespit edilip giderilmesinde çalışanların izlenmesi büyük önem taşıyor.

Sigortacılık alanında, Aralık 2023'te yürürlüğe giren Pensilvanya Sigorta Veri Güvenliği Yasası (PIDSA), kamuya açık olmayan bilgiler, olaylara müdahale ve siber güvenlik ve izleme konusunda çalışan eğitimi için sağlam güvenlik önlemleri gerektiriyor.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Telefon Dinleme Yasası ses kaydını kısıtlasa da, ses kaydedilmediği sürece genellikle video izlemeyi yasaklamaz. Tuvaletlerde, soyunma odalarında ve çalışanların makul bir gizlilik beklentisinin olduğu diğer alanlarda video izleme yasaktır.

Federal Elektronik İletişim Gizliliği Yasası (ECPA), Telefon Dinleme Yasası'na benzer. İşverenlerin elektronik iletişimleri izinsiz dinlemesini yasaklar, ancak özellikle meşru ticari amaçlar için işverene ait sistemlerin izlenmesinde istisnalar sağlar.

Pensilvanya yasalarına göre, işverenlerin iletişimlerin izlenmesi haricinde, çalışanları izleme konusunda bilgilendirme zorunluluğu yoktur.

Bu, Pensilvanya yönetmeliklerine dair yalnızca kısa bir genel bakıştı. Çalışan takibini uygulamadan önce bir hukuk uzmanından tavsiye almanızı öneririz.

Peki finans, sigorta ve sağlık gibi sektörlerdeki çalışanların ilk etapta neden izlenmesi gerekiyor?

Günlük olarak işledikleri verileri bir düşünün. Sosyal güvenlik numaraları, hesap bakiyeleri, tıbbi geçmişler, kişisel kimlik bilgileri ve daha birçok değerli veri. Önceki bölümde öğrendiğimiz gibi, bu veriler yasalarca korunmaktadır ve bu da onları işleyen kuruluşlara yükümlülükler getirmektedir. Çalışan izleme yazılımları şunlara yardımcı olabilir:

1. Mevzuata sürekli uyumu sağlayın ve denetim izi oluşturun.

2. Hassas verilere yetkisiz erişimi, olağandışı veri aktarımlarını veya olası bir veri sızıntısına işaret edebilecek diğer şüpheli etkinlikleri tespit edin.

3. İçeriden ve dışarıdan gelen tehditlere karşı önlem alın.

4. Verilerin belirlenmiş protokollere uygun olarak işlenmesini sağlayın.

Çalışan takibini uygulamak, özellikle hataların maliyetli olabileceği düzenlenmiş sektörlerde karmaşık ve kafa karıştırıcı bir süreç olabilir. İşte Pensilvanya iş liderleri için özel olarak hazırlanmış yedi en iyi uygulama.

Kuruluşunuz hangi verileri tutuyor? Kimler erişebiliyor? Zayıf noktalar nerede?

Yazılım satın almadan önce risklerinizi değerlendirin. Havale işlemlerini yürüten bir bankanın ihtiyaçları, hasta kabulünü yöneten bir kliniğin ihtiyaçlarından farklıdır.

Tüm izleme yazılımları düzenlemelere tabi sektörler için uygun değildir. Seçtiğiniz yazılım, sektörünüzdeki HIPAA veya diğer geçerli düzenlemelere uygun olduğunu açıkça belirtmelidir. Aşağıdaki gibi özelliklere dikkat edin:

1. Şifrelenmiş denetim izleri (HIPAA 6 yıllık saklama gerektirir)

2. Rol tabanlı erişim kaydı

3. DLP ve SIEM sistemleriyle entegrasyon

4. Şüpheli davranışlara ilişkin uyarılar (örneğin, mesai saatleri dışında erişim, toplu indirmeler)

Sürpriz izleme ters tepebilir. Bunun yerine açık olun. Neyin izleneceğini, neden gerekli olduğunu ve toplanan verilerin nasıl kullanılacağını ve güvence altına alınacağını açıkça belirten net ve yazılı bir politika geliştirin. Kısa bir toplantı düzenleyin. İzlemenin insanları yakalamak için değil, müşterileri korumak ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek için kullanıldığını açıklayın.

Pensilvanya'da iş yerinde görsel veya bilgisayar izleme için genellikle onaya ihtiyacınız olmasa da şeffaflık direnci azaltır ve iş birliğini teşvik eder.

Her tuş vuruşunu kaydetmenize gerek yok. İzleme programınız için net hedefler belirleyin. Amaç veri sızıntısını önlemek mi? Belirli güvenlik protokollerine uyumu sağlamak mı? İzleme faaliyetlerinizi, belirtilen hedeflere ulaşmak için kesinlikle gerekli olanlarla sınırlayın.

Yüksek riskli sistemlere odaklanın: hasta veritabanları, finansal platformlar, hasar işleme araçları. Rol ve veri hassasiyetine göre izleme uygulayın. Bir resepsiyonistin, hasar tespit uzmanıyla aynı gözetime ihtiyacı yoktur.

Topladığınız günlükler hassastır. Çalışanlarınızın kişisel bilgilerini ve yanlışlıkla ele geçirilmiş müşteri verilerini içerebilirler.

İzleme yazılımınız tarafından toplanan verilere, müşterilerinizin hassas bilgilerine uyguladığınız güvenlik düzeyini uygulayın. Birisi izleme sisteminize sızarsa, her şeyi görebilir. Bu nedenle, verileri güvenli hale getirin, şifreleyin ve erişimi sınırlı sayıda personelle sınırlayın; ayrıca kayıtları kimlerin görüntülediğini denetleyin.

Yöneticiler, yazılımın ne işe yaradığını, şirketin izleme politikalarını, daha geniş kapsamlı güvenlik uygulamalarını ve yasal düzenlemelere uyumun önemini anlamalıdır. Çalışanlar sorumluluklarını bilmelidir. Yöneticilerin de etik davranışa örnek olmaları gerekir; istisnasız.

Yönetmelikler değişiyor. Personel değişimi yaşanıyor. Teknoloji gelişiyor. İzleme politikanızı yılda en az bir kez gözden geçirin. Ayrıca, iyi uygulamalar arasında deneme denetimleri yapmak ve olay müdahale planınızı test etmek de yer alıyor.

Özetle, düzenlenen alanlarda çalışanların takibi sorumlulukla ilgilidir.

Şirketiniz Pensilvanya'da sağlık, sigorta veya finans sektöründe faaliyet gösteriyorsa, insanların sahip olduğu en hassas bilgilerin bir kısmını işliyor demektir. Müşterileriniz, hastalarınız ve alıcılarınız, bu bilgileri korumanız için size güveniyor.

Dikkatlice uygulandığında, izleme yazılımları bir kalkan görevi görür. Hatalar ihlale dönüşmeden önce onları yakalamanın bir yolu. Denetim zamanı geldiğinde uyumluluğu kanıtlamanın bir yolu.

İzlemenin nihai amacı şüphe ortamı yaratmak değil, kuruluşunuzu, müşterilerinizi ve itibarınızı koruyan güvenli ve uyumlu bir ortam yaratmaktır.