Ofis Çalışanları Uzaktan Çalışanlara Karşı: Kimin Dikkati Daha Çok Dağılıyor?

Dijital

Günümüzde, ister evden ister ofisten çalışıyor olun, telefonunuz ya da diğer elektronik cihazlarınız dikkatinizi dağıtan en önemli unsurlardır. Dijital dikkat dağıtıcılar hakkında anlaşılması gereken iki farklı şey vardır. Bunlardan ilki, resmi e-postalar, sohbet bildirimleri veya aramalar gibi işle ilgili dijital dikkat dağıtıcı unsurların bile çoğu zaman dikkat dağınıklığına neden olabileceğidir. Bunun nedeni, çoğunlukla, tüm bu farklı dijital iletişim yöntemlerinin çalışanlarınızın projelerine olan konsantrasyonunu ortadan kaldırmasıdır.

İkinci ve aynı derecede önemli olan dijital dikkat dağınıklığı türü ise çalışanın kişisel dijital alanından gelen dikkat dağıtıcı unsurlardır. Telefonlar ve diğer cihazlar dikkat çekmek için milyonlarca farklı yol içerir. Sosyal medyada gezinmekten kişisel aramalara, internette gezinmeye veya oyun oynamaya kadar, dijital dikkat dağıtıcıların sayısı çok fazladır.

Çözümler

Dijital dikkat dağıtıcı unsurlarla ilgili gerçek şu ki, çalışanlarınız bir ofisten çalışıyorsa çoğu zaman bunlarla çok daha kolay başa çıkabilirsiniz. Mesai saatleri içinde kişisel dijital cihazlara erişimi sınırlayan kurumsal politikalar, çalışanlarınızın kişisel dijital dikkat dağıtıcı unsurlardan mümkün olduğunca uzak kalmasını sağlayabilir.

Öte yandan, çalışanlarınız ister evden ister bir ofis alanında çalışıyor olsun, profesyonel dijital dikkat dağıtıcı unsurlarla başa çıkılabilir. Bunun için yapmanız gereken tek şey, çalışanlarınızın dikkatinin ne kadar dağınık olduğunu veya iş dışında bir şeyler yapmak için ne kadar zaman harcadıklarını kontrol etmenizi sağlayacak bir izleme yazılımı kurmaktır. CleverControl gibi çalışan izleme yazılımlarını kullanmak, çalışanlarınızın ne kadar üretken olduğunu tam olarak bilmenize ve işlerinde daha da üretken olmalarına yardımcı olacak en iyi yollara karar vermenize yardımcı olabilir.

Gürültü

İster ofiste ister evde çalışıyor olun, gürültü doğal olarak büyük bir dikkat dağıtıcıdır. Ancak, kendinizi çevrelenmiş bulabileceğiniz gürültü, evde veya ofiste olmanıza bağlı olarak tamamen farklıdır.

Ofiste dikkat dağıtıcı gürültülerin çoğu, diğer iş arkadaşlarınızın birbirleriyle sohbet etmelerinden veya işlerini tamamlamaya çalışırken etrafta dolaşmalarından kaynaklanır. Çalışanınız bu tür kargaşalardan kolayca rahatsız oluyorsa ve kapalı bir kapısı olan özel bir ofiste çalışmıyorsa, bu özellikle büyük bir sorun olabilir.

Evde, sesler genellikle çalışanınızla aynı alanı paylaşıyor olabilecek diğer aile üyelerinden gelir. Yine, dikkat dağınıklığı seviyeleri çalışanınızın çalışabileceği kendi özel alanı olup olmamasına göre değişecektir. Eğer yoksa ve örneğin oturma odasından veya mutfaktan çalışıyorlarsa, büyük olasılıkla evin geri kalanından gelen tüm gürültüyü duymak zorunda kalacak ve dikkatleri dağılacaktır.

Çözümler

Ne yazık ki çoğu durumda, çalışanlarınızın ofislerinde veya evlerinde dikkatlerini dağıtan gürültüyü azaltmak için yapabileceğiniz hiçbir şey yoktur. Basitçe söylemek gerekirse, bir ofis ortamında doğal olarak oluşan bazı gürültüler vardır. Çalışanınız orada çalışıyorsa, büyük olasılıkla ya dikkati dağılacak ya da bununla nasıl başa çıkacağını öğrenecektir. Ofiste gürültü ve gevezelikle ilgili bazı politikalar uygulamayı da deneyebilirsiniz, ancak bunların etkisi tartışmalı olabilir.

Benzer şekilde, evden çalışma ortamlarında, çalışanınızın dikkatinin dağılmayacağı bir alana sahip olması için genellikle yapabileceğiniz bir şey yoktur. Bununla birlikte, evde gürültüyü azaltmak için kulaklık veya mevcutsa çalışmak için daha özel bir alan gibi bazı çözümler bulmaları mümkündür.

Sosyalleşme

Ofisten çalışmanın en önemli faydalarından biri de ekibinizle sosyalleşebilmenizdir. Çoğu durumda bu, ekibin moralini yükseltebilir ve ekibinizin bağ kurmasına yardımcı olabilir. Ancak, çalışanlarınız sosyalleşmeyi sadece kendileri için değil, etrafındakiler için de kabul edilebilir bir seviyeyle nasıl sınırlandıracaklarını bilmiyorlarsa, bu aynı zamanda bir dikkat dağıtıcı olarak da hareket edebilir. İşin aslı, çalışanınız ister başkalarıyla sosyalleşen kişi olarak dikkati dağılıyor olsun, ister başkalarının birbirleriyle sosyalleşirken çıkardıkları gürültüyü duyuyor olsun, işleri etkilenecektir.

Evde, sosyalleşme çoğu insan için genellikle böyle bir sorun değildir. Sınırlar koymak ve ciddi bir konu olmadığı sürece çalışırken ailelerinin kendileriyle konuşmamasını sağlamak nispeten kolay olabilir. Ancak, doğal olarak, bu dikkat dağıtıcı unsurların tamamen ortadan kaldırılamadığı zamanlar da vardır. Partnerler, eşler, çocuklar ve hatta oda arkadaşları bile zaman zaman acil bir durumda, hatta mesai saatleri içinde bile çalışanınızın dikkatini çekmek isteyebilir. Bu da birkaç dakikalığına odaklarını kaybetmelerine neden olabilir. Yine de bu tür bir dikkat dağınıklığı, genellikle çok daha geçici bir dikkat dağınıklığı olduğundan, ofiste başkalarıyla sosyalleşmek için çok fazla zaman harcamakla kıyaslanamaz.

Çözümler

Gürültüde olduğu gibi, bu tür dikkat dağıtıcı unsurları çalışma ortamınızdan tamamen ortadan kaldırmak için yapabileceğiniz pek bir şey yoktur. Özellikle iş yerinde sosyalleşme söz konusu olduğunda, gerçek şu ki, çalışanlarınızın her gün gelmekten ve başkalarıyla sosyalleşmekten mutlu olacağı olumlu bir çalışma ortamı isteyeceksiniz. Ancak bu, işveren olarak iş yerinde neye izin verilip verilmeyeceği konusunda bazı sınırlamalarınız olmaması gerektiği anlamına gelmez. Bu sınırlar, dikkat dağınıklığı seviyelerini azaltmaya yardımcı olurken çalışanlarınızın işte mutlu olmasını da sağlayabilir.

Çalışanınız evden çalışırken bu dikkat dağıtıcı unsurları durdurmanın gerçekten bir yolu yoktur. Ancak, çalışanınıza bağlı olarak, evdeki bu tür dikkat dağıtıcı unsurların onlar için sorun yaratma düzeyi değişir. Gerçek şu ki, birçok çalışanın ya dikkati o kadar dağılmıyor ya da evlerinde yeterince özel bir alan var ve etraflarındaki gürültü veya sosyalleşme ne olursa olsun üretkenlikleri etkilenmiyor.

Diğer Görevler

Ofisten çalışmanın en önemli faydalarından biri, iş-yaşam dengesinin çok daha basit ve fiziksel olarak daha ulaşılabilir hale gelmesidir. Bunun nedeni, ofisteyken işle ilgili olmayan herhangi bir görevi tamamlamanıza nadiren ihtiyaç duyacak olmanızdır.

Buna karşılık, evden çalışmak, siz oradayken milyonlarca farklı ev işinin dikkatinizi çekeceği anlamına gelir. Çamaşır yıkamaktan mutfağı temizlemeye, evi süpürmekten çocuk bakımına kadar, odağınızı işinizden alabilecek görevlerin listesi uzayıp gider.

Çözümler

Çalışanlarınızın bu tür dikkat dağınıklıklarından kaçınmalarına yardımcı olmak için yapabileceğiniz en iyi şey, iyi bir iş-yaşam dengesinin neye benzemesi gerektiğini anlamalarına yardımcı olmaktır. Bu sınırları oluşturmalarına yardımcı olarak, çalışanlarınızın sırf evde oldukları için günlük yaşamlarında ihtiyaç duydukları diğer görevlerle dikkatlerinin dağılma olasılığı daha düşük olacaktır.

Toplantılar

Toplantılar normalde her iş gününün gerekli bir parçasıdır; ancak çoğu zaman, özellikle de iyi organize edilmediklerinde çalışanlar için büyük bir dikkat dağıtıcı olabilirler.

Ofisteki toplantılar söz konusu olduğunda, gerçek şu ki, evden çalışma ortamlarında çok daha yaygın olan sanal toplantılardan daha büyük bir dikkat dağıtıcı olarak hareket edebilirler. Bunun nedeni nispeten basittir. Bir toplantıya katılmak için kalkıp masanızdan ayrılmanız gerektiğini biliyorsanız, büyük olasılıkla toplantıdan önce 5-10 dakika harcayacak, her şeyi kapatacak, toplantıya hazırlanacak ve oraya yürüyeceksiniz. Benzer şekilde, toplantı bittikten sonra ofisinize dönmeniz ve tekrar işinize odaklanmak için zaman harcamanız gerekecektir. Bu, çalışanlarınızın gün içindeki her toplantı için, toplantıya ve dikkatlerinin ne kadar dağıldığına bağlı olarak en az 10-20 dakikalık bir iş kaybına uğradıkları anlamına gelir.

Öte yandan sanal toplantılar, çalışanın sadece bir web platformuna giriş yapması ve görüşmeye katılması gerektiğinden, fiziksel toplantıların hazırlık süresinin çoğunu ortadan kaldırır. Bununla birlikte, fiziksel olarak orada bulunmadıkları için, evden çalışanların toplantı sırasında dikkatlerinin dağılması, bir ofiste çalışan ve diğer insanlarla yüz yüze görüşmek zorunda olan birine göre çok daha yaygındır.

Çözümler

Çoğu çalışma ortamında toplantı yapmamak bir çözüm olmadığından, aslında yapabileceğiniz şey hem evden hem de ofisten çalışanlar için toplantılarınızı daha verimli bir şekilde organize etmektir. Toplantılar çalışanlarınızın sürekli katılımını sağlayacak şekilde düzenlenirse, aslında dikkatlerini vermelerini sağlamaya yardımcı olabilirsiniz. Ayrıca, çalışanlarınıza ve çalışma programınıza bağlı olarak bu toplantıları yapmak için en uygun zamanın ne olduğunu da düşünmelisiniz.

Erteleme

Son olarak, bazen dikkat dağınıklığı dışarıdan değil, içeriden kaynaklanır. Erteleme, ister evden ister ofisten çalışıyor olsunlar, çalışanları etkileyebilir. Gerçek şu ki, bir çalışan o anda çalışmak istemiyorsa, onu görevlerini tamamlamaya zorlamanın hiçbir yolu yoktur. Gerçekte, erteleyen çalışanlar, ister işte ister evde olsunlar, halletmeleri gereken görev yerine yapacak başka bir şey bulacaklardır.

Çözümler

Ertelemenin gerçek bir çözümü yoktur, ancak bir işveren olarak mesai saatleri içinde erteleme düzeylerini ortadan kaldırmak için atabileceğiniz birkaç farklı adım vardır.

Birincisi, çalışanlarınızın ertelememek için yöntemler oluşturmalarına yardımcı olacak gerekli araçları sağlayacak eğitim oturumlarına katılmalarını sağlamak olacaktır. Her insan farklıdır ve bu nedenle, her bir çalışanınız için, ertelemekten kaçınmak için kendileri için oluşturdukları yöntem ve araçların değişebileceğini görebilirsiniz. Bir işveren olarak yapabileceğiniz tek şey, onlara bilgi ve olası çözümler sunmak ve daha üretken olmak için kalıplarını ne kadar iyi adapte ettiklerini görmektir.

Yapabileceğiniz ikinci şey, erteleme sırasında ne yapacakları konusunda sahip oldukları seçenekleri ortadan kaldırmaktır. Erteleme yaparken birçok kişi telefonuna uzanır, sosyal medyada gezinir veya dijital olarak erişilebilir olan ancak işleriyle ilgisi olmayan herhangi bir şey bulur. Bir çalışan izleme yazılımı, bu web sitelerindeki kullanılabilirliği ortadan kaldırmanıza ve çalışanınızın erteleme için ne kadar zaman harcadığını izlemenize yardımcı olabilir.