New York İşverenlerinin Çalışan İzleme Yazılımı Uygulama Rehberi

Yasal gereklilikleri incelemek, uygulamak isteyen veya halihazırda uygulayan tüm New York işverenleri için ilk adım olmalıdır. çalışan izleme yazılımı Federal ve eyalet yasaları çalışan haklarını (gizlilik hakkı dahil) korumayı amaçlamaktadır. İşletmelerin kullanabileceği izleme uygulamalarına önemli sınırlamalar getirebilirler.

Federal yasalar

Federal düzeyde, kayda değer mevzuat 1986 tarihli Elektronik İletişimin Gizliliği Yasası'dır (ECPA). Buna göre, telli, sözlü ve elektronik iletişimin kasıtlı olarak dinlenmesi yasaklanmıştır. Bununla birlikte, işverenler için iki istisna vardır:

• Meşru bir ticari çıkarları varsa (ticari amaç istisnası) iletişimleri izleyebilirler.

• İletişimin en az bir tarafı rıza göstermişse (rıza istisnası) işverenlerin izleme yapmasına izin verilir. İdeal olarak, bu rıza açık olmalıdır. Mahkemeler genellikle bir çalışanın izleme ile ilgili bildirimden sonra şirket tarafından sağlanan cihazları kullanmasını zımni rıza olarak yorumlasa da, açık izin her zaman daha güvenli bir yaklaşımdır.

İşverenler yalnızca şirkete ait cihazları ve sistemleri izleyebilir. Kişisel iletişimleri veya cihazları izlemek istiyorlarsa, bunu yalnızca açık rıza ile veya nadir istisnalar durumunda yapabilirler.

Saklı İletişim Yasası (SCA), ECPA'nın saklı elektronik iletişimlere işveren erişimini düzenleyen bir parçasıdır. Bu tür iletişimlere örnek olarak şirket sunucularında kayıtlı e-postalar veya işle ilgili arama kayıtları verilebilir. Genel olarak, işverenler kendi sistemlerinde saklanan iletişimlere erişebilirler. Ancak, bir çalışanın kişisel hesaplarına (özel Gmail gibi) erişmek için çalışanın rızası veya arama emri gibi yasal bir dayanak gerekir.

New York Eyaleti yasaları

New York, federal yasayı tamamlayan birkaç önemli düzenlemeye sahiptir. Bunlardan ilki, 7 Mayıs 2022 tarihinde yürürlüğe giren Elektronik İzleme Yasasıdır (Medeni Haklar Yasası Bölüm 52-c). Bu yasa, büyüklüklerine bakılmaksızın, çalışanların elektronik iletişimlerini izleyen bölgedeki tüm özel işverenler için geçerlidir.

Elektronik İzleme yasasına göre, kuruluşlar işe alım sırasında ve sonrasında her yıl çalışanlarına iletişimlerinin izlenebileceği konusunda yazılı bildirimde bulunmalıdır. Çalışanlar bu bildirimi yazılı olarak veya elektronik ortamda aldıklarını kabul etmelidir. Ayrıca, işverenler bu bildirimleri tüm çalışanlar tarafından görülebilecek göze çarpan yerlere asmalıdır (fiziksel posterler veya giriş ekranlarında veya dahili ağlarda elektronik bildirimler).

Bir sonraki önemli düzenleme, 12 Mart 2024'te yürürlüğe girecek olan New York Çalışan Gizliliği Kanunu'dur. Buna göre, işverenler çalışanlarından veya iş başvurusunda bulunanlardan kullanıcı adlarını, şifrelerini veya kişisel hesaplara (sosyal medya gibi) ilişkin diğer kimlik doğrulama bilgilerini ifşa etmelerini talep edemez veya isteyemez. İşverenler ayrıca çalışanlardan işverenin huzurunda hesaplarına giriş yapmalarını talep edemezler.

Halihazırda mevcut olan bu düzenlemelerin ötesinde, önerilen mevzuat izleme uygulamalarını daha da değiştirebilir. 2023 yılında New York Eyalet Senatosu, işverenlerin tam otomatik karar verme araçlarını kullanmalarını kısıtlayacak 7623 sayılı Tasarı Taslağını teklif etmiştir. İşverenler bu araçları adayları taramak veya çalışma programlarını, tazminatları, disiplin işlemlerini, performans değerlendirmelerini ve diğer istihdam koşullarını etkileyen diğer kararları almak için kullanamayacaklardır. Yapay zekanın hızlı gelişimi ve potansiyel olarak taraflı çıktıları ışığında, bu tür düzenlemeler makuldür. Ayrıca, 7623 sayılı Senato Yasa Tasarısı, işyeri izleme konusunda en az müdahaleci yöntemlerin kullanılması, veri toplamanın en aza indirilmesi, orantılılık ve hangi verilerin, nasıl, ne zaman ve ne amaçla toplandığına dair ayrıntılı bildirim gibi daha fazla kısıtlama önermektedir.

Çalışan izleme yazılımını etkili bir şekilde uygulamak, ilgili gizlilik düzenlemelerine uymanın ötesine geçer. İşverenler aynı zamanda konunun etik yönünü ve izlemenin çalışanların moral ve motivasyonu üzerindeki potansiyel etkilerini de düşünmelidir. Yasal gereklilikleri ve etik hususları birleştirirsek, izleme yazılımının uygulanmasına yönelik aşağıdaki en iyi uygulamaları sıralayabiliriz:

• Şeffaf olun: Çalışanlarınıza izlemenin varlığı, niteliği ve amacı hakkında açık olun. Özellikle iletişimlerini takip ediyorsanız, çalışanların izleme için onayını alın.
• İzlemeyi meşru iş amaçlarıyla sınırlandırın: yalnızca performans değerlendirmesi veya ticari sırların korunması gibi belirtilen iş hedeflerinizle doğrudan ilgili faaliyetleri izleyin. Çalışanların kişisel iletişimlerini veya çalışanların makul bir gizlilik beklentisine sahip olduğu alanları izlemekten kaçının.
• Veri toplamayı en aza indirin: yalnızca izleme hedefinize ulaşmak için gerekli verileri toplayın. Ne kadar az hassas veri toplarsanız, kötüye kullanım veya veri ihlali riski o kadar düşük olur. Artık amacına hizmet etmeyen verileri silin.
• Çalışanların özel sosyal medya hesaplarını asla izlemeyin veya onlardan özel hesaplarının kullanıcı adlarını veya şifrelerini vermelerini istemeyin.
• Uzman hukuk danışmanına başvurun: hukuk alanı zor ve değişken olabilir. Bu makale genel bir bakış niteliğindedir ve NY düzenlemelerinin tüm inceliklerini ve işletmenizin kendine özgü koşullarını ortaya koymayabilir. Şüpheye düştüğünüzde, izleme planlarınızın, politikalarınızın ve uygulama yöntemlerinizin tam olarak uyumlu olduğundan emin olmak için New York iş hukuku konusunda uzman bir avukata danışın.
• Kapsamlı bir çalışan izleme politikası geliştirin: bu politika toplanan verilerin kapsamını, saklama ve kullanım koşullarını ve izleme uygulamalarını kapsamalıdır. Politika tüm çalışanların erişimine açık olmalıdır.
• Politikayı düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin: Teknoloji hızla değiştiği gibi yasalar ve en iyi uygulamalar da değişebilir. Mevcut federal ve New York eyaleti yasalarıyla uyumlu olduklarından ve amaçlarına etkili ve etik bir şekilde hizmet etmeye devam ettiklerinden emin olmak için izleme politikanızı ve uygulamalarınızı periyodik olarak gözden geçirin.
• Tutarlılığı ve ayrımcılık yapmamayı sağlayın.

Açık, kapsamlı, iyi hazırlanmış bir çalışan izleme politikası, çalışan izlemenin gerekli bir parçasıdır. İzleme uygulamalarını personel ve işveren için açık hale getirir ve olası yasal ve etik tuzakları en aza indirir. Aşağıdaki temel bileşenleri içermelidir:

• İzleme amacının açık bir ifadesi
• İzlemenin kapsamı: hangi faaliyetler ve iletişimler izlenir
• İzleme için kullanılan yöntemler (video gözetimi, ağ günlükleri, izleme yazılımı, vb.)
• Toplanan verilerin nasıl kullanıldığı, ne kadar süreyle saklandığı ve bu verilere kimlerin erişebildiğine ilişkin açıklama
• Çalışanların şirkete ait cihazları, ağları ve sistemleri kullanırken, kullanımın işle ilgili veya kişisel olup olmadığına bakılmaksızın gizlilik beklememeleri gerektiğine dair açık bir beyan
• Yasalara uygunluk
• Politika ihlalinin sonuçları
• Çalışanların politikayı aldıklarını, okuduklarını ve anladıklarını imzaladıkları veya elektronik olarak onayladıkları bir bölüm.

Politikanın ilk taslağı tamamlandığında, New York iş hukuku konusunda deneyimli bir hukuk danışmanından gözden geçirmesini isteyin. Bu şekilde, mevcut eyalet ve federal yönetmeliklere uygun olduğundan emin olursunuz.

Politika tamamlandığında, çalışanlar arasında dağıtın. Tüm çalışanlardan, özellikle de işe alım sırasında yeni işe alınanlardan yazılı veya elektronik olarak kabul beyanlarını toplayın. Bu onayların kayıtlarını muhafaza edin.

Politika her zaman tüm çalışanların erişimine açık olmalıdır. Örneğin, çalışan el kitabına, şirket intranetine veya ortak alana yerleştirebilirsiniz.

Gelişen teknoloji ve yasal ortamın ardından politikayı düzenli olarak gözden geçirmeyi ve güncellemeyi unutmayın.

New York'ta çalışanların izlenmesini uygulamak, federal ve sıkı eyalet düzenlemelerinin dikkatle değerlendirilmesini ve kapsamlı bir izleme politikasının oluşturulmasını gerektirir. Meşru iş amaçlarına öncelik vermek, veri minimizasyonu uygulamak ve hukuk danışmanına başvurmak, işverene ve işgücüne fayda sağlayan uyumlu ve etik bir izleme programı oluşturmanın temel adımlarıdır. Sorumlu uygulama, yasal yükümlülükleri yerine getirirken ve güvene dayalı bir çalışma ortamını teşvik ederken izleme teknolojisinden etkin bir şekilde yararlanmanın anahtarıdır.