Çalışanların Verimliliğini Nasıl %15 Artırdık?

Yedek araba parçaları satan bir şirket, satın alma departmanının çalışmalarından memnun değildi. Sürekli teslimat gecikmeleri, hızlı hareket eden ürünlerin mağazadan kaybolması ve uzun vadeli tedarikçilerle bozulan ilişkiler, tüm işletmeyi rahatsız eden nedenlerden sadece birkaçıydı.

Satın alma müdürü bu durumu düzeltmek için çalışan izleme, performans takibi ve verimlilik optimizasyonu konularında uzmanlaşmış CleverControl tarafından sunulan kontrol sistemini kurdu. Yoğun bir izleme çalışmasının ardından şirket, satın alma departmanının verimsiz olmasına neden olan alanları tespit edebildi ve hızlı bir şekilde harekete geçebildi.

Bu nedenle, şirketinizi nasıl başarıya götüreceğiniz ve sonuç olarak personeli bunun için nasıl motive edeceğiniz sorusu hemen ortaya çıkıyor. Mükemmel bir lider - bir atlı ve bir mega sürücü - imajı yardımcı olur mu? Evet, kuşkusuz. Ancak şirketin başarısındaki kilit faktör bu mudur? Pek sayılmaz. Kişisel olarak böyle kaç kişi tanıyorsunuz? Gerçek hayatta asıl önemli olan, direktörün personelin ihtiyaçlarını anlaması ve doğru stratejiyi oluşturmasıdır. Yetkin bir direktör kendi misyonunu çalışanları desteklemek olarak görür, ancak bunu en verimli şekilde ve kimseyi rahatsız etmeden nasıl yapabilir?

Tüm departman, verimliliklerinin %15 artmasıyla birlikte önemli iş akışı iyileştirmeleri gördü.

Şirket, tanınmış bir yedek araba parçaları satıcısıdır. Tedarikçileriyle kurdukları uzun vadeli ilişkiler ve müşterilerine sağladıkları hizmetlerle gurur duymaktadırlar. Sektördeki başarıları, ürün tekliflerini genişletmelerine ve müşteri hizmetleri ve lojistik departmanlarını da eklemelerine olanak sağlamıştır. Hepsi stratejik olarak konumlanmış ve yüksek kaliteli ürünler sağlayan birkaç uzun vadeli tedarikçi ile çalışmaktadırlar.

İşleri başarıya ulaşmış olsa da, şirketin birçok sorunu için satın alma departmanı suçlanıyordu. Çoğu zaman sevkiyatların teslimatı gecikiyor, bu da mutsuz müşterilere ve şirket için kötü bir üne yol açıyordu. Departman ayrıca envanterini yönetmekte de zorlanıyordu. Hızlı hareket eden ürünler genellikle eksik kalıyordu ve diğerleri çok az hareket gösteriyordu ya da hiç hareket göstermiyordu, bu da yüksek iade oranlarına ve memnuniyetsiz müşterilere yol açıyordu.

Bu sorunlar nedeniyle yönetim, satın alma departmanında çalışan personeli yakından izlemeye başladı. Ancak şaşkınlık içinde, çalışanlarında hiçbir sorunlu davranış belirtisi görmediler. Aksine, çoğu sürekli çalışıyor gibi görünüyordu, hiç kimse resmi ofis disiplininden yoksun değildi, hiç kimse rahat değildi ve her zaman sistemlerinin üzerindeydiler.

Yönetim, şirket içinde herhangi bir sorun tespit edemeyince harekete geçmeye ve satın alma departmanının verimliliğini izlemek için bir kontrol sistemi kurmaya karar verdi. CleverControl'ün kurulmasının ardındaki fikir, çalışanların çalışma şekilleri, sistem kullanım davranışları ve daha fazlası hakkında bilgi edinmekti. Şirket, çalışanlarının verimliliğini artırarak satın alma iş akışlarını nasıl iyileştirebileceklerini öğrenmek ve departmanı daha verimli bir yola sokmak istiyordu.

CleverControl'ün çalışan izleme çözümleri, performans analizi ve optimizasyon yetenekleriyle doludur. Yönetim temel olarak internet kullanım monitörleri, kayıt özellikleri, video ve ses kontrol özellikleri, sosyal aktivite monitörleri ve internet messenger aktivite monitörlerinden yararlandı.

Bunlardan canlı görüntüleme, web izleme, ekran kaydı, ekran görüntüleri ve program etkinliği, yönetim için son derece uygun olduğunu kanıtladı. CleverControl'ün izleme yazılımı, her çalışanın web tarama geçmişi ve program etkinliği ile birlikte gerçek zamanlı ekran görüntülerini yakaladı ve görüntüledi. Ek olarak, web izleme uygulaması, bir çalışanın web etkinliği değiştiğinde ve değiştiğinde yönetime içgörü sağladı. Sosyal aktivite monitörü ve messenger aktivite monitörü, çalışanların işteyken sosyal medya kullanımını analiz etmek için yararlı oldu.

Tüm ölçümler (en çok ziyaret edilen siteler, sitelerde geçirilen süre, klavye olayları vb. gibi) sezgisel gösterge tabloları aracılığıyla detaylandırıldı ve veriler kolayca anlaşılabilir görselleştirilmiş bir biçimde sunuldu. Yönetim, merkezi bir yönetim konsolu kullanarak tüm izleme sürecini kontrol edebildi ve bu sayede uyarılar ayarlayabildi, çalışanların web taramalarının geçmiş kayıtlarını görüntüleyebildi ve eylem planları oluşturabildi.

Yukarıda bahsedilen tüm özelliklerin kurumun iş akışına entegre edilmesiyle, yönetim iş akışlarını analiz edebildi, farklı görevleri ve faaliyetleri kategorize edebildi ve hangi faaliyetlerin en çok soruna neden olduğunu saptayabildi. Aslına bakılırsa, sonuçlar tek kelimeyle hayret vericiydi. İşte yönetimin öğrendikleri:

1. Çalışanların Yarısı Çevrimiçi Oyun Oynuyor - İşyeri Disiplini Eksik

   Satın alma departmanındaki dört çalışandan ikisi çoğunlukla online poker veya diğer online oyunları oynamakta, hatta mesai saatleri içinde film izlemekteydi. Bu tür davranışlar yönetimin beklentileri ve gereklilikleriyle doğrudan tezat oluşturuyordu. Daha da kötüsü, işleri giderek daha özensiz hale geliyordu ve verimlilik oranları dibe vurmuştu.

2. Çalışkan ve Sessiz İş Arkadaşları Fazla Çalıştırıldı

   Avaralar büyük ölçüde baştan sona çalışan gayretli ve sessiz iş arkadaşlarına güveniyordu. Kontrol sistemi, bu çalışanların günde yaklaşık 11 saat çevrimiçi olduklarını ve önemli molalar vermediklerini gösterdi. Bu çalışma şekli, ileride sağlık üzerinde ciddi etkileri olabilecek psikolojik baskıya işaret ediyordu.

3. Yüksek Müşteri Kaybı - Mutsuz Bir Müşteri Tabanı

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Yönetim, satın alma departmanının kapsamlı bir performans analizini yapabilmiş, çalışanların sorunlu alanlarını tespit edebilmiş ve bunları düzeltebilmiştir. Örneğin, çevrimiçi oyunlara karışan iki çalışan belirli bir süre için uzaklaştırıldı ve eğitimden geçirildi. Aksine, gayretli çalışanlar birkaç teşvik ve ikramiye ile ödüllendirildi.

İşte CleverControl'ü kullandıktan sonra yönetimin bildirdikleri:

• Satın alma departmanının verimliliği %15 arttı

• Şikayet sayısı %85 oranında azaldı

• Gelir bir önceki yıla göre %15 arttı

CleverControl'ün yazılımı, çalışan davranışlarını ve performansla ilgili sorunları ortaya çıkarabildi. Bu tür sorunlar başından beri vardı, ancak tespit edilmeleri kolay değildi. Şirketiniz benzer sorunlarla karşı karşıyaysa CleverControl size yardımcı olabilir. Bugün bizimle iletişime geçin!