Çalışanların İnternet Kullanımı Nasıl İzlenir?

Dijital dünya hayatımıza pek çok gelişme katıyor. En son bilişim teknolojilerindeki ilerlemenin insanları yazışmaya teşvik ettiğini inkar etmenin bir faydası yok. Herkes yeni bir şeyler yaratmak, geliştirmek, tasarlamak için çabalıyor. Çevrimiçi izleme de sürekli gelişiyor. İşadamları devam ediyor ve her personelin üretkenliğini nasıl artıracakları hakkında sorular soruyor. Sonuç olarak, çalışan izleme yazılımı gibi yenilikçi teknolojiler üretildi. Bugünün makalesi, çalışan izleme işlevlerinden birinin tüm temellerini kapsayacaktır - İnternet kullanımı.

Çalışanların internet kullanımının izlenmesi, çalışma saatleri içinde çalışanların faaliyetlerini izlemek ve kaydetmek için kullanılan bir araçtır. Ana amaçları şunlardır:

1. şirket politikalarına uyumu sağlamak
2. üretkenliği artırın
3. güvenlik risklerine karşı koruma

Güvenlik risklerine karşı koruma, ziyaret edilen web sitelerinin, çevrimiçi geçirilen sürenin ve bant genişliği kullanımının izlenmesi anlamına gelir.

ScienceDirect , hakemli bilimsel literatürün önde gelen platformlarından biri olan bu rapor, bir araştırma yürütmüş ve aşağıdaki sonuca varmıştır:

"Çalışanlar günde yaklaşık 2 saatlerini siber aylaklık (yani iş yerinde interneti iş dışı amaçlarla kullanma) davranışlarında bulunarak geçiriyor ve bu da kurumlara yılda yaklaşık 85 milyar dolara mal oluyor."

Sonuç olarak, 2001 yılında dünya çapındaki şirketlerin %80'i çalışanlarının internet kullanımını izleme yöntemini kullanmıştır. American Management Association . O andan itibaren durum temelde değişmedi: şirketlerin biraz daha yüksek bir oranı, üretkenliklerini artırmak amacıyla çalışanların izlenmesi için şu veya bu yazılımı kullanıyor. Tarafından yapılan araştırmaya göre Spiceworks , Şirketlerin %80'i de kullanıcılarını kurumsal ağları, cihazları ve hizmetleri kullanırken izlenebilecekleri konusunda bilgilendiren bir gizlilik politikasına sahiptir.

Çalışanların internet kullanımının izlenmesi sadece çalışma saatleri çerçevesinde haklı görülebilir. Şirketler ve idari personeli, çalışanların yasal haklarını ihlal etmedikleri sürece, bu tür yenilikçi ürünleri neden kullanmasınlar?

Şirketlerin bu işlevi kullanmasının elbette birçok nedeni var. Ama biz en önemlilerini bulduk:

• Üretkenlik: Bu yazılım özelliği, ofisteki işle ilgili olmayan faaliyetleri neredeyse ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Daha önce de belirttiğimiz gibi, neredeyse her çalışan günde 2 saatini siber aylaklık yaparak geçiriyor. Bu tür bir İnternet kullanımı izleme yazılımı, iş süreci kontrolüne olanak tanır ve genel üretkenliği artırır.
• Güvenlik: İnternet kullanımı üzerindeki kontrol, şirketin hassas verilerinin siber hırsızlığa karşı korunmasına yardımcı olur. Ayrıca, kötü amaçlı yazılımlara ve kötü amaçlı web sitelerine erişim yasaktır.
• Kaynakların optimizasyonu: Bant genişliği kullanımını takip ederek şirketler ağ kaynaklarını daha iyi yönetebilir. Bu da kritik iş operasyonlarının gerekli bant genişliğini almasını ve gerekli olmayan kullanım nedeniyle yavaşlamamasını garanti eder.
• Risk yönetimi: Bu seçenek, yasaklanmış içeriğe erişim gibi uygunsuz veya güvenli olmayan davranışların tespit edilmesi ve ele alınması yoluyla risklerin yumuşatılmasına yardımcı olur. Bu tür davranışların önlenmemesi yasal sorunlara yol açabilir veya şirketin itibarına zarar verebilir.

Birincisi - acente kurulumu: Her şeyden önce, aracıyı hedef cihazlara - PC'ler, dizüstü bilgisayarlar, tabletler - yükleyin. Bu yazılım programları aşırı yüklenmeden çalıştırılır. Oysa, normal PC kullanımına müdahale etmeden İnternet etkinliğini yakalar. Yüklenen ajan aşağıdakileri toplayacaktır:

• Ziyaret edilen web siteleri
• Çalışan uygulamalar ve kullanım süresi
• Yüklenen veya indirilen dosyalar
• Tuş vuruşları ve ekrandaki metin
• Ekran Görüntüleri

İkinci adım - veri toplama ve depolama: Belirtilen zaman aralıkları içinde, yazılım alınan verileri seçilen bulut depolama alanına gönderir. Çalışanların web gezinme monitöründen aktarılan bilgiler iki türde olabilir: anonimleştirilmiş ve ilişkilendirilmiş. Bu veriler uygun şekilde şifrelenir ve güvenli bir şekilde saklanır. Yalnızca yetkili yöneticiler tarafından erişilebilir.

Üçüncü adım - raporlama ve analiz: Birçok çalışan izleme yazılımı gerçek zamanlı gösterge panoları sağlar. Bu panolar devam eden çalışan faaliyetlerini gösterir. Bu panolar mevcut aktif kullanıcıları gösterebilir: hangi uygulamalar veya web siteleri kullanılıyor. Ayrıca üretkenlik seviyelerini de sağlar. Bu tür panolar, alınan verileri analiz etmenin tek yolu değildir. Raporlanan veriler şunları içerir:

• Etkinlik günlükleri
• Uygulama kullanımı
• Web sitesi kategorizasyonu
• Zaman takip yazılımı

Gerçek zamanlı izleme, bildirimler ve uyarılar, kullanıcı engelleme, verimlilik optimizasyonu gibi ekstra özellikler de vardır. Özetle, yazılım, çalışan verimliliğine katkıda bulunmak için gerekli olan verilere erişim sağlar.

İnternet kullanımını kontrol altına almak için birçok seçenek mevcuttur. Çalışan izleme yazılımları böyle bir fırsat sunmaktadır. Örnek olarak ana yazılım ürünleri ile CleverControl'ü ele alıyoruz. Sektörün bize neler sunduğuna derinlemesine bir göz atalım.

Uzaktan izleme yazılımı iki farklı işleve ayrılmıştır. Bunlar güvenli web hesapları üzerinden uzaktan izleme ve gerçek zamanlı canlı izlemedir. Ana özellikleri ele alalım.

Bu nedenle, güvenli web hesapları aracılığıyla uzaktan izleme aşağıdaki seçenekleri sunar:

• Çalışma alanınız dakika dakika nasıl değişiyor?
• Hangi görevler ortaya çıkıyor ve öncelikli olarak doğru
• Hangi benzersiz fikirler ifade ediliyor ve tartışılıyor

Gerçek zamanlı canlı izleme hakkında konuşursak, idari personelin bir çalışanın bilgisayarında yüklü olan aşağıdakilere erişmesine izin verildiğini ima ederiz:

• uygulamalar
• web siteleri
• dosyalar
• mesajlar
• e-postalar.

Ancak her çalışanın izlenip izlenmediğini bilmeye yasal hakkı olduğunu unutmayın. Bu kullanımla ilgili yasa ve yönetmelikler sürekli değişmektedir. Daha fazla ayrıntı alın ve farkında olun. Ancak, genel olarak, söylediği gibi HR DIVE , Yöneticilerin %68'i izlemenin performansı artırdığına inanıyor, ancak diğerleri buna katılmıyor.

CleverControl ve diğer platformlarda daha neler mevcut:

• Keylogger
• Ekran Görüntüleri
• Çıkarılabilir depolama aygıtlarının (USB, HDD, SD) izlenmesi
• Baskı üzerinde kontrol

Örneğin Keylogger, herhangi bir uygulamada tuş vuruşlarını kaydederek bir çalışanın hangi metni yazdığını anında görmenizi sağlar. Ayrıca, çalışanların tuş vuruşlarındaki istenmeyen uyarı kelimelerini kontrol edin.

Listelenen özelliklerin her biri, işle ilgili olmayan faaliyetlerde İnternet kullanımını sınırlamaya yöneliktir.

Şirketler çalışanlarının internet faaliyetlerini ve kullanımlarını izlemek için başka neler kullanıyor? Video ve ses kontrolü yüz tanıma, anlık görüntüler, mikrofon ses kayıtları, web kamerası videosunu içerir. İş amaçlı kullanılıyorsa patronunuz sosyal medyayı izleyebilir.

Listelenen tüm yazılım özellikleri, artan siber aylaklık oranı nedeniyle iş adamlarının üretkenliği mümkün olduğunca artırmaya çalıştığını göstermektedir.

Kesinlikle öyle! Yasalar ve düzenlemeler hangi ülkede veya ABD eyaletinde yaşadığınıza bağlıdır. Hangi ülkelerde çalışanların İnternet kullanımını izlemenin kesinlikle yasal olduğunu görelim.

Amerika Birleşik Devletleri tarafından Elektronik İletişimin Gizliliği Yasası 1986, çalışan izleme yazılımı kullanmasına izin verilir. Ancak önemli bir not var, yasalar eyalete göre değişebilir. Bazı ABD eyaletlerinin düzenlemeleri, şirketlerin her bir personel üyesine izlendiğini bildirmesini gerektirmektedir.

İspanya, Fransa, Almanya gibi ülkelerin yer aldığı Avrupa Birliği'nin bu madde ile ilgili katı bir düzenlemesi bulunmamaktadır. AB temel olarak Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR). Bu yönetmelik uyarınca, kiralayan, herhangi bir yazılım kurulmadan önce bir çalışanı bilgilendirmelidir.

Bilgilerin yasal çerçeveler dahilinde alınması halinde, bu bilgiler izlenebilir, kaydedilebilir ve analiz edilebilir.

Örneğin Çin, çalışanların İnternet kullanımını izlemektedir. Bu izleme, 1994 tarihli Bilgisayar Bilgi Sistemlerinin Güvenliği ve Korunması Yönetmeliği ve 1997 tarihli Bilgisayar Bilgi Ağları ile Uluslararası Bağlantının Güvenliği ve Korunması Yönetim Kuralları ile korunmakta ve düzenlenmektedir. Her işveren, bu tür verileri toplamak için hangi yazılımın kullanıldığını personele bildirmelidir.

Yaygın zorluklar şunlardır:

• Gizlilik endişeleri
• Yasal uyumluluk
• Çalışan morali
• Teknik uygulama
• Aşırı veri yüklemesi
• Maliyet

Hibrit veya uzaktan çalışma modunda, yukarıda bahsettiğimiz aynı yazılım araçlarını kullanmak mümkündür. Çalışan izleme yazılımından bilgisayarlara erişimi reddetme.

Evet, birçok şirket aslında yasal ve güvenlik amaçları için ağlarından geçen trafiği izler ve kaydeder. WiFi'yi kişisel amaçlarla kullanıyorsanız, bu veriler muhtemelen kaydedilecektir. Bir süre saklandığı için analiz de edilebilir.

Ağ izleme araçlarını kullanarak çalışan ağ bant genişliğini izleyebilirsiniz. Bu araçlar bant genişliği kullanımını izler, yüksek trafik kaynaklarını belirler ve ağınızdaki veri akışını analiz eder.

Yukarıdaki metni özetleyerek önemli çıkarımlarda bulunacağız:

1. Önemli durumlarda, İnternet kullanımını izlemek yasaldır. Elbette, ülkenin düzenlemelerine bağlıdır, ancak yine de bu tür yazılımları kullanmak mümkündür.
2. Birçok ülkede, bir işveren çalışanlarını bu yazılım yüklemesi konusunda bilgilendirmelidir.
3. İşverenlerin personel faaliyetlerini kontrol etmelerine yardımcı olacak birçok araç, işlev ve alt işlev vardır.
4. Hedef bilgisayara veya başka bir cihaza bir aracı yüklemek ve ilk kayıtları almak çok az zaman alır.
5. Bu tür bir izlemenin temel amacı, işle ilgili olmayan faaliyetlerin oranını azaltmaktır. Diğer bir deyişle, çalışanların verimliliği önemli ölçüde artırılacaktır.