Size Uygun Bir Zaman Kontrol Sistemi Nasıl Seçilir?

Doğru çalışan izleme sistemini seçmek hafife alınacak bir iş değildir. Seçenekleriniz, her birinin artıları ve eksileri olan ücretsiz sistemlerden üst düzey sistemlere kadar uzanır. Bu sistemlerin neler sunabileceğini, birbirlerine karşı ne kadar adil olduklarını, iş uygulamalarınızla ne kadar uyumlu olduklarını ve en önemlisi, işletme ölçeklendikçe ne kadara mal olduklarını anlamanız önemlidir.

Yanlış sistemi seçme hatası yapmak, yüksek maliyetler, düşük verimlilik ve düşük yatırım getirisi dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere ciddi sonuçlara yol açabilir. En kötü senaryolarda, uyumsuzluk nedeniyle yasal sorunlar ortaya çıkabilir - bu da yanlış sistem seçiminin getirdiği ekonomik ve itibar riskini artırır.

Bu da şu soruyu akla getiriyor: İşletmeniz için doğru kontrol sistemini nasıl seçersiniz? Bu makalede, çalışan izleme sistemlerinin taksonomisini tartışırken, yeteneklerinin ve işletmenize uygulanabilirliklerinin ayrıntılı bir dökümünü sunacağız.

Bu amaçla, işte size başlamanız için adım adım bir kılavuz.

İş uygulamalarınıza - çalışma şekillerinize, sahip olduğunuz gereksinimlere ve ölçeklendirebileceğiniz yollara - dikkatlice bakarak başlayın. Bu, hangi çalışan izleme sisteminin sizin için en iyisi olduğuna karar vermenizi sağlayacaktır. Örneğin, çalışan dolandırıcılığı vakalarında bir artış olduysa ve iç kontrolleri geliştirmek istiyorsanız, muhtemelen bu alanda değer katan bir sistem arıyor olacaksınız.

Bu, muhtemelen şirketiniz için doğru çalışan izleme sistemini seçmenin en önemli adımıdır. İş ihtiyaçlarınızı değerlendirdikten sonra, bir sistemin diğerine göre değerini ölçmek için kullanabileceğiniz bir kriter oluşturabilmelisiniz. Her bir sistemi önyargısız bir şekilde objektif olarak değerlendirmeniz önemlidir. Deneyimlerimize göre, sisteme üç temel alanda bakmalısınız:

Belirli bir işlevsellik, işletmeyi temel hedeflerine ulaşmada destekleyebilme kolaylığını ifade eder. Başka bir deyişle, bir işletmenin bir çalışan izleme sisteminden bekleyebileceklerinin en düşük ortak paydasıdır. Bu amaçla, işlevsellik aşağıdaki özellikleri kapsar:

• Ölçeklenebilirlik: Bir sistem, pahalı yükseltmelere ihtiyaç duymadan büyümeyi destekleyebiliyorsa ölçeklenebilirdir.

• Uygulama kolaylığı: Kurulum, ayarlama ve kullanıcı eğitimi süreci ne kadar az ayrıntılı ve karmaşık olursa, genel maliyetlerinizi o kadar azaltmayı bekleyebilirsiniz.

• Entegrasyon yetenekleri: Bir sistem, diğer sistemlerle kolayca entegre olabiliyorsa entegredir ve temel iş işlevlerinin tehlikeye atılmamasını sağlar.

• Uyumluluk: Doğru sistem en son Windows ve Mac OS X sürümleriyle uyumlu olmalıdır. Mobil işletim sistemi (Android ve iOS) uyumluluğu, hareket halindeyken sistemlerine erişmek veya sosyal medyayı, internet mesajlaşmalarını vb. izlemek isteyen işletmeler için ek bir avantajdır.

• Kullanılabilirlik: Bir sistemin arayüzü basit, sezgisel ve gezinmesi kolay olmalı, doğru iş kararlarını hızlı bir şekilde almanızı sağlamalıdır.

• Analitik: Sistem, iş gücünüzü daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için ideal olarak gerçek zamanlı olarak faydalı analizler sağlamalıdır.

Web sayfasından uygulama izlemeye, sosyal aktiviteden AV (ses video) kontrolüne ve veri yedeklemeye kadar özellikler paketteki her şeyi içerir. Daha derinlemesine, bir çalışan izleme sisteminde aramanız gereken özellikler şunlardır:

Uzaktan İzleme

Hibrit çalışma kültürünün norm haline geldiği pandemi sonrası dönemde, işverenlerin çalışanlarını güvenli bir web hesabı aracılığıyla uzaktan izleyebilmesi önemlidir. Bu, özellikle artan uç nokta izinsiz girişlerinin ardından kritik önem taşıyor. Yakın tarihli bir Ponemon Enstitüsü araştırması kuruluşların yaklaşık %68'inin verilerini ve altyapılarını tehlikeye atan uç nokta saldırılarından muzdarip olduğunu belirtmiştir. Bu nedenle, uzaktaki çalışanların faaliyetlerini gerçek zamanlı olarak incelemek zorunludur.

Gerçek Zamanlı Veri Toplama

Gerçek zamanlı verilere anında erişim, zamanında kararlar alabilmenizi, iş kesintisi risklerini en aza indirebilmenizi ve potansiyel sorunları büyümeden önce tespit edebilmenizi sağlar. Buna bir örnek olarak, işletmelerin çalışanların sistemlerinden gerçek zamanlı bilgileri sorunsuz bir şekilde toplamasını ve incelemesini sağlayan bir mobil uygulama olan CleverControl Companion verilebilir.

Çok Yönlü Kayıt İşlevselliği

Keylogging, ekran görüntüleri, çıkarılabilir cihaz izleme, anlık mesaj izleme ve GPS izleme, bir çalışan izleme sistemi tarafından sağlanabilecek çok yönlü özelliklerin sadece birkaç örneğidir. Bu özelliklerin ihtiyaçlarınızı karşıladığından emin olmanız önemlidir, çünkü bunlar nihayetinde çalışanlarınızı takip etmenize ve iç kontrolleri geliştirmenize yardımcı olan şeylerdir.

Ses ve Görüntü İzleme

Video akışlarını uzaktan izleyebilmek birçok işletme için oyunun kurallarını değiştirebilir. Anlık görüntüler, mikrofon ses kayıtları ve web kamerası video kayıtları, çalışan davranışları hakkında birçok bilgi sağlayabilir ve işverenleri daha iyi kararlar almaları için bilgi ile donatabilir. Bununla birlikte, izleme uygulamalarınızın yasal ve gizlilikle ilgili sonuçlarını dikkate almanız hayati önem taşımaktadır. Bir sonraki bölümde bunu daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

Zaman Takibi

Çalışan izleme sistemleri, zaman izleme işlevselliğini de içerecek şekilde giderek gelişmektedir. Çalışan verimliliğini gerçek zamanlı olarak izleyebilme yeteneği, çalışan performansını izlemenize ve ölçmenize, iyileştirme alanlarını tespit etmenize ve nihayetinde rekabette size avantaj sağlamanıza yardımcı olabilir. Çalışan zamanının izlenmesi, özellikle operasyonel verimliliklerini artırmak, sahtekarlığı ortadan kaldırmak ve faturalama süreçlerini kolaylaştırmak isteyen işletmeler için önemlidir.

Fazla mesai taleplerini ele alalım; çalışanlar kendilerine ayrılan zamanı hesaba katmaları gerektiği konusunda bilinçlendirildiklerinde bu taleplerin önüne geçilebilir. Basit bir ifadeyle, işletmeler zaman izleme analitiğini entegre ederek bordro süreçlerini kolaylaştırabilir. Gerçek zamanlı izleme, çalışan zaman takibi ile birleştirildiğinde elde edilebilecek verimlilik artışlarını da unutmamak gerekir. Girişten çıkışa ve boş zaman tespitine kadar sistem, işverenlere işyeri dinamikleri hakkında bilgi sağlayabilir ve darboğazların ortadan kaldırılmasına, verimlilik sorunlarının ele alınmasına ve iş süreçlerinin otomatikleştirilmesine önemli ölçüde katkıda bulunabilir.

Çalışan izleme politikanızı ve seçimlerinizin yasal sonuçlarını anlamak önemlidir. Farklı ülke ve bölgelerdeki yasalar farklılık gösterir ve bazıları diğerlerinden daha katıdır. Örneğin Avrupa'da Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR), çalışanlarının kişisel verilerini toplamak ve analiz etmek isteyen işletmeler için kuralları belirler, izin alınmasını ve izleme politikalarının onaylanmasını zorunlu hale getirir. Benzer şekilde, Amerika Birleşik Devletleri'nde, 1986 tarihli Elektronik İletişimin Gizliliği Yasası, işverenlerin bunu yapmak için meşru bir nedenleri olduğunu düşünerek izlemelerine izin vermektedir.

Bu amaçla, şunları aklınızda bulundurun:

• Eyaletinizin yasal gerekliliklerini değerlendirin.

• Seçtiğiniz kontrol sisteminin yasal olarak uyumlu olduğundan, yani izleme hizmeti sağlayıcısının ülkenizdeki ilgili düzenleyici makamlara kayıtlı olduğundan emin olun.

• Çalışanlardan politikanızı okuduklarına ve anladıklarına dair yazılı veya e-posta yoluyla onay alın (gerekiyorsa).

• Çalışan şikayetleri durumunda etkili bir müdahale mekanizmasını hazır bulundurun.

• Şüphe veya belirsizlik durumunda yasal danışmanlık alın.

Artık iş ihtiyaçlarınızı değerlendirdiğinize ve kriterlerinizi belirlediğinize göre, bir sonraki adıma geçmelisiniz: doğru çalışan izleme sistemini seçmek. Size kolaylık sağlamak için, üzerinde yaptığımız testlere dayanarak en önde gelen beş kontrol sistemini listeledik.

Son teknoloji bir çalışan verimlilik sistemi olan Clever Control, aktivite ve çalışma süresi takibi konusunda uzmanlaşmıştır. Çalışanlara yönelik web kamerası, ses ve metin kaydı, e-posta ve sosyal medya izleme gibi bir dizi özellik sunan bu sistem, montaj hattı işverenleri ve çalışanların gerçek zamanlı olarak izlenmesi gereken tesisler için mükemmel bir seçimdir. Ayrıca, kurulum süreci basittir, gösterge panelinin kullanımı son derece kolaydır ve raporlama yetenekleri kapsamlıdır. Çözüm, iş gereksinimlerinize göre ölçeklendirilebilir ve aşağıdakiler için kullanılabilir ücretsiz deneme.

Özellikle CleverControl Companion uygulaması, çalışanları gerçek zamanlı olarak izlemek isteyen işyerleri için ideal bir seçim haline getiren bir dizi esnek özellik ve işlevsellik sunar. Sezgisel ve etkileşimlidir ve iş gereksinimlerinize göre özelleştirilebilir. Öne çıkan özelliği, kullanıcıların gerçek zamanlı faaliyetleri, aktif zamanları ve boşta kalma süreleri hakkında bilgi edinmeyi kolaylaştırmasıdır. Sonuncusu özellikle operasyonel verimliliği kolaylaştırmak, iş akışı engellerini ortadan kaldırmak ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmak isteyen işletmeler için önemlidir.

Insightful kendisini bir işgücü analizi ve üretkenlik platformu olarak pazarlıyor ve haklı olarak da öyle. Clever Control'e benzeyen araç, çalışanların izlenmesi, zaman takibi ve otomatik zaman eşlemesi için bir dizi özellik sunuyor. Insightful, adından da anlaşılacağı gibi, raporlama yetenekleri söz konusu olduğunda öne çıkıyor, çünkü boşta kalma süresi, en çok kullanılan uygulamalar vb. gibi alanları kullanarak çalışan faaliyetlerinin ayrıntılı ayrıntılarına ilişkin içgörü sağlıyor. Ancak, biraz daha maliyetlidir.

Ayrıca Insightful, işletmelerin projeleri yürütmekle ilgili zamanlarını optimize etmelerine yardımcı olur. Bunu, işverenlerin her görev, uygulama, web sitesi vb. için harcanan zamanı takip etmelerini sağlayarak yapar. Bu tür ayrıntılı bilgiler, proje yönetimi Kanban panosu özelliği ile birleştiğinde, işverenlerin en önemli görevlere odaklanmasına, zaman kaybını ortadan kaldırmasına ve genel üretkenliği artırmasına olanak tanır.

CurrentWare, sistemlerin içeriden gelebilecek tehditlere karşı korunmasına açıkça vurgu yapan bir kontrol sistemidir. Ayrıca, sistem ağınızdaki kişilerin faaliyetlerini uzaktan izlemenizi sağlar - çok sayıda uzaktan çalışanı olan işverenler için mükemmel bir özellik. Tek dezavantajı, farklı yetenek modüllerinin ayrı ayrı getirilmesi gerektiğidir. Örneğin, üç modül - BrowseReporter (Bilgisayar İzleme), BrowseControl (Web Filtreleme) ve AccessPatrol (USB Kontrolü ve DLP) ayrı olarak satın alınmalıdır. Diğer taraftan, bu durum çok özel gereksinimleri olan işletmeler için faydalı olabilir.

ActivTrak, sistemin çalışan davranışlarını gerçek zamanlı olarak izlemesini ve kaydetmesini sağlayan gerçek zamanlı Etkinlik Günlüğü sayesinde çok tercih edilmektedir. Ancak aracın öne çıkan özelliği, yalnızca veri toplamak ve görselleştirmek yerine eylemleri yönlendirme yeteneğidir. Bu da, evrak işlerini azaltarak işletmenin genel verimliliğinden bahsetmeye gerek kalmadan işveren deneyimini geliştirmeye yarıyor. ActivTrak'ın kurumsal çözümleri biraz pahalıdır; ancak, ücretsiz bir sürümü vardır, bu nedenle sistemden memnun kalana kadar bir kuruş ödemek zorunda kalmazsınız.

Insightful'a benzer şekilde ActivTrak, işverenlerin gün, hafta ve ay boyunca verimlilik değişimlerini gözden geçirmelerine olanak tanıyan kapsamlı bir zaman izleme işlevine sahiptir. Özellikle ActivTrak, işverenlerin kurumsal varlıkların faaliyetlerini değerlendirmek için esnek programlar belirlemelerine de olanak tanır. Bunlar serbest çalışanlar, sözleşmeli çalışanlar veya işletmenin istihdam ettiği diğer üçüncü taraf hizmet sağlayıcıları olabilir.

Belki de bu listedeki en popüler kontrol sistemlerinden biri. Teramind, uç nokta güvenliği ve veri koruma konusunda uzmanlaşmıştır. Bu kontrol sisteminin en iyi özelliklerinden biri, işverenlerin çalışanlarının davranış kalıplarını anlamalarını ve buna göre tepki vermelerini sağlayan kullanıcı davranış analitiğidir. Ayrıca, kullanıma hazır kural şablonları sayesinde etkili politika ve kural yönetimi sağlamak için işletmelere yeterli destek sağlar. Ancak Teramind, uygulanabilirliği açısından her küçük işletmenin ihtiyacına uygun olmayabilir ve çok daha geniş kurumlara daha iyi hitap eder.

Her işletmenin kendine özgü ihtiyaçları vardır, bu nedenle ihtiyacınız olmayan bir şey için fazla ödeme yapmamak önemlidir. Bu nedenle, satın alma işleminizden önce kapsamlı bir durum tespiti yaptığınızdan emin olun ve bir kontrol sistemi arayın ihtiyaçlarınızı karşılayabilir. Bir ürüne karar verdikten sonra, son kararı vermeden önce bir demo arayın.