Bir Şirket CleverControl Kullanarak Nasıl 1,5 Milyon Dolar Tasarruf Edebilir? Bir Örnek Olay İncelemesi

2021'in sonlarına doğru, dünya çapındaki pandemi ve zorlu bir uzaktan çalışma döneminin ardından, büyük bir iş çözümleri sağlayıcısı 800 çalışanı arasında üretkenlikte yaygın bir düşüş olduğunu fark etti. Ancak bunun tam ölçeğini değerlendirmek ve bununla mücadele etmek için stratejiler geliştirmek, objektif ve her şeyi kapsayan bir izleme çözümü olmadan karmaşıktı. Çalışanlar yavaş yavaş ofislerine dönerken, yönetim sağlam bir izleme sistemine acil ihtiyaç olduğunu fark etti. Kapsamlı bir çalışan izleme yazılımı olan CleverControl'ü seçtiler. CleverControl'ü uygulamak şirket için belirleyici bir dönüm noktası oldu. Çözüm sadece çalışan verimliliğini artırmakla kalmadı, aynı zamanda yıl için yaklaşık 1,5 milyon dolarlık önemli bir tasarrufla sonuçlandı. İşte yolculuklarının ayrıntılı bir anlatımı.

Şirketin verimliliği artırma arayışının özünde, çalışan verimliliğini izleme, verimsiz kalıpları veya dikkat dağıtıcı unsurları belirleme ve etkili düzeltici önlemler uygulama dürtüsü vardı. CleverControl'ün kullanılmaya başlanmasından sadece birkaç hafta sonra, çalışanların çalışma sürelerinin %35 gibi şaşırtıcı bir oranını sosyal medyada ve alışveriş sitelerinde gezinmek veya uzun molalar vermek gibi verimsiz faaliyetlerle harcadıkları ortaya çıktı.

Çalışanlar, istedikleri zaman dinlenmek veya eğlenmek için mola verebildikleri evden çalıştıktan sonra disiplinden yoksun olduklarını itiraf ettiler. Yönetim, departman müdürleri aracılığıyla uyarılarda bulunarak çalışanları disiplin ve verimlilikleri üzerinde çalışmaya çağırdı. Sonuç olarak, verimsiz zaman çok daha sağlıklı bir şekilde %13'e düşürüldü. Boşa harcanan zamandaki bu ciddi azalma, şirketin verimlilik maliyetlerinde yaklaşık 1.411.000 $ tasarruf etmesini sağladı.

CleverControl'ün işlevselliği, izlenen bilgisayarlarda yüklü olan tüm programları kaydetmeye kadar uzanır. Her programın ne zaman başlatıldığını ve kapatıldığını izleyebilir, program etkinliğini analiz edebilir ve en çok kullanılan uygulamaları vurgulayabilir. İzleme, çalışanların şirketin sağladığı profesyonel yazılım lisanslarını ve aboneliklerini tam olarak kullanmadıklarını ortaya çıkardı. Diğer durumlarda, çalışanlar belirli yazılımları veya ücretli abonelikleri talep etmiş, ancak satın aldıktan sonra bunları atıl bırakmışlardır.

Şirket, gerçek yazılım kullanımını veya otomatik faturalandırmaları yeterince yakından kontrol etmemişti; sonuç olarak, yönetim israfın farkında değildi. CleverControl'ün ortaya çıkardığı bilgiler sayesinde şirket, kullanılmayan abonelikleri iptal etmek ve az kullanılan lisansları azaltmak için gerekli adımları atarak yaklaşık 20.000 $ tasarruf sağladı.

Kağıtsız çalışmanın sürdürülebilir bir seçim olduğu bir çağda, işletmelerin şaşırtıcı bir şekilde %90'ı gibi şirket de baskı maliyetlerini takip etmiyordu. Tipik olarak, bu tür şirketler gerçek giderlerini ortalama %40 oranında düşük hesaplıyor. CleverControl, yazıcı izleme özelliği ile yazıcı görevlerini zaman damgaları ve yazdırmayı başlatan kullanıcı ile birlikte izler. Ekran görüntüleri ve ekran kayıt günlükleri ile birlikte bu veriler, çalışanların yazdırma alışkanlıkları hakkında değerli bilgiler verir.

İzleme süreci sırasında, bölüm başkanları çalışanların ofis ekipmanlarını kullanarak işle ilgisi olmayan kişisel dosyaların çıktısını aldıklarını belirtmiştir. Diğerleri, dijital alternatifler mevcut olsa bile, geleneksel kağıt tabanlı inceleme ve açıklama için belgeleri yazdırmayı tercih etti. Ayrıca, çalışanlar 'her ihtimale karşı' fazladan kopya basmaya meyilliydi ve bu kopyalar kaçınılmaz olarak kullanılmıyordu.

Yönetim, ofis yazıcılarının kişisel amaçlarla kötüye kullanılmasını yasaklayarak işe başladı. CleverControl'ün verilerinden elde edilen bilgiler, şirketin kağıtsız farkındalık girişimleri üzerinde çalışmaya başlamasına ve çalışanları daha dijital odaklı bir yaklaşıma teşvik etmesine ilham verdi. Bu girişimler baskı maliyetlerini %20 oranında azaltarak şirkete 117.000 $ gibi etkileyici bir tasarruf sağladı.

Şirketin CleverControl'ün kapsamlı izleme sistemi aracılığıyla verimliliği artırma ve gereksiz maliyetleri azaltma çabası, proaktif çalışan yönetiminin gücüne dair ilgi çekici bir tablo çiziyor. Uzaktan çalışma aşamasından sonra verimliliğin azalması sorunuyla karşı karşıya kalan şirket, çözüm için teknolojiye yöneldi. Ve CleverControl hayal kırıklığına uğratmadı.

Verimsiz davranışların boyutunu ortaya çıkaran yazılım, şirketin veriye dayalı kararlar almasını sağlayarak çalışanları çalışma alışkanlıklarını ve disiplinlerini geliştirmeye teşvik etti. Ölçülebilir bir ifadeyle, boşa harcanan zamanın azalması yaklaşık 1,41 milyon dolarlık kayda değer bir tasarruf sağladı ve bu da şirketin kârlılığını önemli ölçüde artırdı.

Ancak faydalar üretkenliği artırmakla sınırlı kalmadı. CleverControl'ün yazılım kullanımını takip etme işlevinden yararlanan şirket, başka israfları da tespit etti: yeterince kullanılmayan profesyonel yazılım lisansları ve abonelikleri. Bu atıl gider, ele alındığında 20.000 $ tasarruf sağladı.

Yazılımın yazıcı kullanımını izleme özelliği, baskı maliyetlerini azaltarak önemli bir maliyet tasarrufu alanını daha ortaya çıkardı. Sıkı bir yazıcı kullanım politikası uygulayarak ve dijital çözümlere geçişi teşvik ederek şirket sürdürülebilirlik yolunda önemli adımlar attı ve 117.000 $ daha tasarruf etmeyi başardı.

Sonuç olarak, şirketin verimsizlikleri belirlemeye yönelik proaktif adımları, CleverControl'ün izleme çözümünün uygulanmasıyla birleştiğinde, tek bir yılda 1,5 milyon dolar tasarruf sağladı. Bu vaka çalışması, işletmelerin operasyonları düzene sokmak, üretkenliği artırmak ve maliyetlerden tasarruf etmek için modern teknolojiden nasıl yararlanabileceğinin anlaşılır bir göstergesidir. Diğer şirketlerin de aynı şeyi yapma, zorlukları iyileştirme ve büyüme fırsatlarına dönüştürme potansiyelini ortaya koymaktadır.