Çalışan Gözetiminin Etik Sınırları Nelerdir?

Çalışan takibi günümüzde yaygın bir uygulama haline geldi. Şirketler, çalışan takibini değerlendirirken, faydaları değerlendirir, izlenecek faaliyetleri ve bunun için uygulanacak araçları seçer ve bölgedeki çalışan takibini düzenleyen eyalet ve yerel yasaları inceler. Yöneticilerin genellikle göz ardı ettiği şey, takibin etik yönüdür. Ancak bu göz ardı etme, ekipteki psikolojik iklim ve şirket kültürü için yıkıcı olabilir.

Bu yazıda, çalışan gözetiminin etik sınırlarını, aşırı takibin olumsuz etkilerini ve izlemenin etik ilkelerini inceleyeceğiz.

Çalışan gözetimi, finans veya sağlık gibi düzenlemelere tabi alanlarda sıklıkla bir zorunluluktur ve diğer sektörlerde de oldukça faydalıdır. Bu yöntemi kullanan şirketler genellikle aşağıdaki hedefleri hedefler:

• Performans değerlendirmesi;

• Verimsizlikleri bulma ve iş süreçlerini iyileştirme

• Veri sızıntılarının önlenmesi ve güvenliğin artırılması;

• Sektöre özgü düzenlemelere uyum;

• Uzaktan ekip yönetimi.

Bu hedefler meşrudur, ancak izlemenin etik kullanımına olan ihtiyacı ortadan kaldırmaz.

Çalışan gözetimi etrafındaki etik tartışmaların merkezinde şu nihai soru yer alır: Güven ve onuru zedelemeden ne kadar gözetim uygundur?

Çalışanlar iş yerinde profesyonel halleriyle hareket ederler, ancak yine de makul bir gizlilik beklerler. Sürekli gözetim, özellikle de görünmez veya aşırı müdahaleci olduğunda, insanların güvenilmez, izleniyor ve hatta insanlıktan çıkarılmış hissetmelerine neden olabilir. Sonuç olarak:

• Çalışanlar daha fazla stres ve kaygı hissediyor. ExpressVPN tarafından yapılan bir anket, izlenen çalışanların %56'sının gözetim nedeniyle stres ve kaygı hissettiğini gösterdi.

  Amerikan Psikoloji Derneği'nin 2023 anketi çalışan takibinin olumsuz etkisini doğruluyor: Takip edilen katılımcıların %45'i işyerlerinin ruh sağlıkları üzerinde olumsuz bir etkisi olduğunu söylerken, takip edilmeyen çalışanların %29'u bunu söylüyor.

• Çalışanlar gizliliklerinin ihlal edildiğini düşünüyor. ExpressVPN'in anketine göre, çalışanların %48'i gözetim olmayacaksa maaşlarında indirime bile gitmeye razı.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Çalışanlar daha az yaratıcı ve yenilikçi hale gelir. Sürekli denetim kültürü, uzun vadeli büyüme için olmazsa olmaz olan risk alma ve yaratıcı düşünme becerilerini engelleyebilir.

• Çalışanların istenmeyen davranışlarda bulunma olasılığı daha yüksektir. Çalışanlar yetkilerini kaybettiklerinde, onaylanmamış molalar vermek, ofis ekipmanlarını çalmak ve bilerek yavaş çalışmak norm haline gelir.

Dahası, izleme verilerinin nasıl yorumlandığı konusunda önyargı riski vardır. Uygun kurallar ve politikalar olmadan, öznel yargılar veya eksik veriler haksız değerlendirmelere veya ayrımcı uygulamalara yol açabilir. Bu nedenle, gözetim uygulamaları etrafında etik sınırlar belirlemek hayati önem taşır.

Şirketler, çalışanlar üzerinde izlemenin olumsuz etkilerini önlemek için aşağıdaki ilkeleri göz önünde bulundurmalıdır:

Bölgedeki düzenlemeler, çalışanların izleme konusunda bilgilendirilmesini özellikle gerektirmese bile, bunu yapmak her zaman en iyisidir. Bu, karşılıklı saygıyı artırır ve gözetim algısını iyileştirir. Çalışanlar şunları bilmelidir:

• Hangi veriler toplanıyor (örneğin, oturum açma zamanları, uygulama kullanımı, e-posta meta verileri).

• Neden toplandığı (örneğin güvenlik, uyumluluk, performans).

• Ne kadar süreyle saklanacağı ve kimlerin erişebileceği.

Bu bilgileri çalışan sözleşmelerine, el kitaplarına, iç politikalara ve oryantasyon materyallerine ekleyebilirsiniz.

Her izleme uygulaması tanımlanmış ve meşru bir amaca hizmet etmelidir. "İzleme olsun diye izleme" yaklaşımından kaçının. Örneğin:

• Tuş vuruşu kaydını yalnızca belgelenmiş bir güvenlik riski varsa kullanın.

• Üretkenliği yönetmek için web sitesi kullanımını takip edin; kişisel molalarınızı incelemek için değil.

Kişisel iletişimlerin veya iş dışındaki faaliyetlerin kaydedilmesi, çalışan gözetiminin etik sınırlarını ihlal eder.

Hedefinize ulaşmanızı sağlayacak en az müdahaleci yöntemi seçin. Örneğin:

• Ekranları 7/24 kaydetmek yerine, periyodik aktivite özetleri almayı düşünün.

• Mümkün olduğunda, invaziv izlemeyi sonuç odaklı performans ölçümleriyle değiştirin.

Araç ne kadar müdahaleci olursa, gerekçelendirmenin de o kadar güçlü olması gerekir.

Etik sınırları tanımlamanın iyi bir yolu, çalışanları izleme politikalarının ve kapsamının tasarımına dahil etmektir. Tara Behrend şöyle diyor: "Çalışanlara performanslarını ölçmenin anlamlı ve adil bir yolunun ne olduğunu sormak, ölçütlerin faydalı olma olasılığını artırır ve uygulandığında çalışanlar tarafından kabul görmelerini sağlar."

Toplanan verilere, şirketin hassas bilgilerine davrandığınız gibi davranın. Bu veriler güçlü güvenlik önlemleriyle korunmalıdır. İzleme verilerine yalnızca İK, BT güvenliği veya yöneticiler gibi yetkili personel erişebilmelidir. Bu çalışanlar, etik veri işleme ve güvenlik ilkelerini bilmelidir.

Toplanan verilerin belirli bir saklama süresi olmalıdır. Verileri ne kadar uzun süre saklarsanız, etik ve yasal riskler de o kadar büyük olur. Artık amacına hizmet etmeyen bilgileri güvenli bir şekilde silin.

İzleme, cezalandırmak için değil, gelişimi desteklemek için kullanılmalıdır. İçgörüleri şu amaçlar için kullanın:

• Eğitim ihtiyaçlarını belirleyin.

• Yüksek performans gösterenleri takdir edin.

• Zorluklarla karşılaşan çalışanlara koçluk yapın.

Kararlarınızı asla yalnızca izleme verilerine dayanarak vermeyin. Çalışan performansını her zaman izleme kayıtları, projeye katkıları ve şirket için yarattıkları değerin bir kombinasyonuyla değerlendirin. İzleme verilerini yorumlayan yöneticiler, varsayımlardan veya önyargılardan kaçınarak bunu objektif bir şekilde yapacak şekilde eğitilmelidir.

Çalışan gözetimi uygulama kararı yalnızca teknolojik bir karar değil, aynı zamanda kültürel ve etik bir tercihtir. Kötü yönetildiğinde moral bozukluğuna, işten ayrılma oranlarının artmasına ve işveren markanıza zarar verebilir. Özen, şeffaflık ve saygıyla yaklaşıldığında ise güvenliği artırabilir, performansı iyileştirebilir ve hesap verebilirlik kültürünü pekiştirebilir.

İşin sırrı, çalışan onurunu korurken iş hedeflerini destekleyen etik sınırları tanımak ve bunlara saygı göstermektir. Şeffaf, amaçlı ve orantılı davranarak, yöneticiler ve işletme sahipleri izleme araçlarını bir kontrol aracı olarak değil, güven, adalet ve sürdürülebilir başarının aracı olarak kullanabilirler.