Çalışan Hırsızlığı: İşletmelere Milyarlara Mal Olan Sessiz Bir Salgın

Görünmez bir hırsızın şirketinizin kasasından sessizce milyonlar çaldığını hayal edin. Genellikle göz ardı edilen yaygın bir tehdit olan çalışan hırsızlığı tam olarak budur.

Exploding Topics'e göre, ABD'deki işletmelerden her yıl kendi çalışanları tarafından 50 milyar dolar çalınıyor. Şirketler, çalışanlarının para, fiziksel mülk çalması veya finansal dolandırıcılık yapması nedeniyle gelirlerinin yaklaşık %5'ini kaybediyor.

Mali kayıpların ötesinde, çalışan hırsızlıkları güveni aşındırır, morale zarar verir ve şirketinizin itibarını tehlikeye atar. Gerçek şu ki, işyerinde hırsızlık münferit bir sorun değildir - her ölçekteki işletmeyi etkileyen, sektörler genelinde baş gösteren bir tehdittir.

Bu makale, çalışan hırsızlığının alabileceği farklı biçimleri, geniş kapsamlı sonuçlarını ve en önemlisi, kuruluşunuzda bunu önlemek ve tespit etmek için atabileceğiniz somut adımları aydınlatarak size rehberlik edecektir.

Çalışan hırsızlığı tekil bir suç değildir; sektöre ve çalışanın pozisyonuna bağlı olarak büyük veya küçük çeşitli aldatıcı davranışlarla kendini gösterir. Bir blok yapışkan not veya bir kalem almak büyük bir olay gibi görünmeyebilir - ancak teknik olarak bu bile şirketinizin kaynaklarını azaltan bir hırsızlıktır.

Çeşitli sektörlerin en çok hangi hırsızlık türlerine karşı hassas olduğuna bakalım.

Perakende, her türlü dolandırıcılık için verimli bir alandır. Örneğin, Amerikalı perakendeciler çalışan hırsızlığı nedeniyle gelirlerinin %43'ünü kaybetmektedir.

Bu sektörde hırsızlık şunları içerir:

• Yazar kasa hırsızlığı: Çalışanlar her gün büyük miktarlarda nakitle uğraşabilir, bu da onlara karanlık planlar için alan bırakır. Bunlar arasında, genellikle hileli işlemler veya nakit ödemelerin cebe indirilmesi yoluyla sisteme kaydedilmeden önce fonların kaymağını yemek de yer almaktadır.

  Vaka 1. Bazı çalışanlar bu tür planlarda oldukça yaratıcıdır. CleverControl, sadık müşteriler için bonus kart programı sunan küçük bir çevrimdışı perakendeci ile çalıştı. Vicdansız bir kasiyer bu sistemi istismar etmek için bir plan tasarladı. Satın alma fiyatının bir kısmını veya hatta tamamını karşılamak için müşteri kartlarından gizlice bonusları düşecekti. Ancak yine de müşteriden tam fiyatı nakit olarak tahsil ediyordu. Bu şekilde, gerçek maliyet ile bonuslar kullanılarak ödenen tutar arasındaki farkı cebe indiriyordu.

• Mal hırsızlığı kişisel kullanım veya yeniden satış için ürün çalmaktır. Perakende işletmeleri bu tür hırsızlığa karşı özellikle savunmasızdır: çalışanların küçük eşyaları, kıyafetleri, yiyecekleri ve hatta teknolojik aletleri cebe indirmek için pek çok fırsatı vardır.

• Envanter manipülasyonu envanter kayıtlarını çarpıtan aldatıcı uygulamaları içerir. Çalışanlar, kişisel kazanç elde etmek amacıyla var olmayan ürünleri talep etmek için sahte hasar raporları düzenleyebilir. Kasiyerler de müşteri fikrini değiştirmiş gibi davranarak meşru satış işlemlerini geçersiz kılabilir. Daha sonra nakit parayı alıkoyabilir veya geçersiz kılınan fişi kullanarak kendileri veya bir suç ortağı için sahte bir iade işlemi gerçekleştirebilirler. Bu şema, ürün iadelerinde de yapılabilir - ürünleri gerçekten teslim almadan iade işlemini gerçekleştirmek.

Finans, hırsızlığa en açık alanlardan bir diğeridir. Buradaki dolandırıcılık planları aşağıdaki gibidir:

• Zimmete para geçirme emanet edilen fonların veya mülklerin kişisel kazanç için kötüye kullanılması anlamına gelir. Güvenilir bir çalışan, şirket fonlarını kendi kullanımı için yönlendirebilir.

• Gider hesabı dolandırıcılığı çalışanların kişisel harcamalarını iş masrafları olarak göstermek için şişirilmiş veya sahte harcama raporları sunmasını içerir.

• Mali kayıtların manipüle edilmesi Çalışanlar zimmete para geçirme veya diğer hırsızlık türlerini gizlemek için mali kayıtları değiştirebilir. Bu manipülasyonlar hileli faaliyetlerin tespit edilmesini zorlaştırabilir ve ciddi yasal sonuçlar doğurabilir.

  Vaka 2. Eski bir çalışanın şirket ofisiyle temasa geçmesiyle bir şirket şubesinde yüzsüz bir iç hırsızlık eylemi ortaya çıktı. Adam neden hala W-2 vergi formları aldığını ve hiç kazanmadığı ücretler için vergi borcu olduğunu sorguladı. Soruşturma sonucunda genel müdürün eski çalışanı iki yıl boyunca hileli bir şekilde bordro sistemine eklediği ortaya çıktı. Daha sonra sahte çalışanın adı altında ödenen maaşı cebe indirmiştir.

Konaklama sektöründe çalışmak genellikle düşük ücret, kötü çalışma koşulları, yoğun stres ve müşteri iletişiminden kaynaklanan tükenmişlikle ilişkilendirilir. Bu koşullarda çalışan, unutulan bir şey veya açık bir para çekmecesi gibi bir fırsat ortaya çıktığında cazibeye karşı koyamayabilir.

Ağırlama sektöründe en sık rastlanan hırsızlıklar şunlardır:

• Kasalardan nakit hırsızlığı çalışanların doğrudan restoran kasalarından veya otel resepsiyon masalarından nakit para çalmasıdır.

• İş arkadaşlarına verilen bahşişlerin cebe indirilmesi: Bahşişleri bir havuzda toplayan çalışanlar, iş arkadaşlarının payını çalabilir. Bu tür davranışlar sadece işletmeye zarar vermekle kalmaz, aynı zamanda personel arasında gerginlik ve güvensizlik yaratır.

• Müşterilerden fazla ücret almak: çalışanlar faturalara yetkisiz kalemler ekleyebilir veya kişisel kazanç için fiyatları şişirebilir.

  Vaka 3. Suçlu zihinler, tıpkı perakende sektöründe olduğu gibi konaklama sektöründe de ortaya çıkmakta ve aşağıdaki vakada olduğu gibi kâr elde etmek için karmaşık planlar tasarlamaktadır.

  Otelin genel müdürü, önceki bir konaklamayla ilgili olarak bir misafirden para iadesi talep eden bir şikayet telefonu aldı. Kısa bir araştırmadan sonra, konuğun konaklamasının sistemde eksik olduğunu ve söz konusu odanın o gün halı temizliği nedeniyle sıra dışı olarak işaretlendiğini keşfetti.

  Soruşturmanın devamında şaşırtıcı bir keşif ortaya çıkmıştır: gece denetim personeli ve bir kat görevlisi, yakın bir ilişki içinde, tek gecelik konaklamalar için gece giriş yapan ve nakit ödeme yapan misafirlerin ödemelerini cebe indirmek için işbirliği yapmışlardır. Gece denetim görevlisi nakit ödemeleri kabul ediyor, misafirleri kontrol ediyor ve odaları 'arızalı' olarak işaretliyordu. Sabah, temizlik görevlisi odayı temizledi ve durumunu boş/temiz olarak sıfırladı.

  Bu hileli plan beş yıl boyunca devam etmiş, yönetim tarafından fark edilmemiş ve yaklaşık 100.000 $'lık bir kayba yol açmıştır.

Ofis hırsızlıkları belli olmayan şekillerde gerçekleşebilir ve bazen önemsiz görünebilir; ancak işletmeniz için ciddi sonuçlara yol açabilir. İşte ofis çalışanlarının genellikle çaldıkları şeyler:

• Ofis malzemeleri: Görünüşte önemsiz olsa da, kağıt, kalem veya toner kartuşları gibi çalınan ofis malzemelerinin birikimi zaman içinde önemli maliyetlere yol açabilir. Evet, ofis yazıcılarını kişisel amaçlar için kullanmak da hırsızlık sayılır.

• Ekipman: Dizüstü bilgisayarlar, tabletler veya özel aletler gibi ekipmanların çalınması operasyonları sekteye uğratabilir ve veri ihlallerine yol açabilir.

• Veri ihlalleri: Hassas bilgilere erişimi olan çalışanlar müşteri verilerini, ticari sırları veya fikri mülkiyeti çalabilir. Bu durum, başta finans ve teknoloji sektörleri olmak üzere tüm sektörlerdeki şirketler için ciddi yasal ve mali sonuçlar doğurabilir.

• Zaman hırsızlığı: Aşırı uzun molalar vermek veya kişisel işlerini yapmak gibi mesai saatleri içinde zaman kaybeden çalışanlar aslında işverenlerinden çalmış olurlar. Zaman hırsızlığı, çalışma saatlerinin sıkı bir şekilde izlenmediği ortamlarda bir sorun olabilir.

Perakende ve ofis ortamlarında olduğu gibi, üretim çalışanları da kişisel kullanım veya yeniden satış için malzeme, alet veya bitmiş ürün çalmaktadır. Bu hırsızlıklar üretim programlarını aksatabilir ve önemli mali kayıplara neden olabilir.

Çalışan hırsızlığı, işletmenizi bariz mali sonuçların çok ötesinde çeşitli şekillerde önemli ölçüde etkileyebilir.

TechJury'ye göre, çalışanların %75'i en az bir kez işverenlerinden hırsızlık yapmıştır; %37'den fazlası ise bunu en az iki kez yapmıştır. Her on çalışan hırsızından üçü bunu yıllardır yapıyor.

Sonuç olarak, çalışan hırsızlığı işletmelerden yılda 50 milyar dolar gibi şaşırtıcı bir meblağı hortumlamakta ve ABD'deki iflasların %30'undan fazlasına neden olmaktadır.

Çalışan hırsızlığı, perakende sektöründeki envanter kayıplarının %28'inin ve gelir kayıplarının %43'ünün nedenidir ve dürüst olmayan her bir çalışan bir işletmeye ortalama 1.551,66 dolara mal olmaktadır.

Bir zimmete para geçirme olayı ortalama 357.650 $ zarara yol açmaktadır. Bu tutar sadece doğrudan dolandırıcılık kayıplarını değil, aynı zamanda çalışanların işten çıkarılması ve işe alınması, denetim ve güvenlik harcamalarının artması ve müşteri kaybı gibi dolaylı kayıpları da içermektedir.

Zaman hırsızlığı ilk bakışta göze çarpmayan ve masum bir davranış gibi görünse de, işletmelerin %75'ini etkileyerek yılda yaklaşık 400 milyar dolar gibi somut kayıplara yol açmaktadır. Çalışanların %40'ından fazlası, mesai saatlerini şişirmekten, mesaideyken sık sık mola vermeye kadar bir veya daha fazla zaman hırsızlığı yapmaktadır.

Çalışan hırsızlığı müşteri güvenini sarsabilir ve şirketinizin itibarına zarar verebilir. Müşteriler, çalışanların hırsızlık yaptığını öğrendiklerinde, bilgilerinin güvenliği veya şirketin genel bütünlüğü konusunda endişe duymaya başlarlar. İtibara ilişkin sonuçlar arasında müşteri kaybı, hissedarların güvensizliği ve daha düşük kâr da yer alır.

Şirket içi hırsızlık, personel arasında şüphe ve güvensizliğe yol açabilir. Hırsızlığı fark eden dürüst çalışanların cesareti kırılabilir ve şirketin adil muamele taahhüdünü sorgulayabilir. Hırsızlık, morali ve işyeri kültürünü olumsuz etkileyebilir, çalışan kaybının artmasına ve hatta bozulan şirket itibarını telafi etmek için daha yüksek işe alım maliyetlerine yol açabilir.

Çalışan hırsızlığıyla mücadele, önleyici tedbirleri etkili tespit stratejileriyle birleştiren her şeyi kapsayan bir yaklaşım gerektirir. İşte atabileceğiniz bazı önemli adımlar:

• Kabul edilebilir ve kabul edilemez davranışları özetleyen açık ve özlü şirket politikaları oluşturun. Bu politikalar çalışan hırsızlığını ve sonuçlarını açıkça ele almalıdır.
• Bir görev ayrımı sistemi uygulayın. Bu, tek bir çalışanın hırsızlık yapma ve gizleme fırsatlarını en aza indirmek için ödemelerin yetkilendirilmesi, nakit kullanımı ve hesapların mutabakatı gibi kritik görevlerin ayrılması anlamına gelir.
• Herhangi bir tutarsızlık veya şüpheli faaliyeti tespit etmek için düzenli iç denetimler gerçekleştirin.

• Hırsızlığı caydırmak ve çalışan faaliyetlerini izlemek için stratejik konumlarda güvenlik kameraları kullanın.
• İş rolleri ve sorumluluklarına dayalı olarak hassas alanlara ve bilgilere erişimi kısıtlamak için erişim kontrol sistemleri uygulayın.
• Çalışanların bireysel işlemlerini takip eden ve yetkisiz iptalleri veya indirimleri önleyen özelliklere sahip modern satış noktası (POS) sistemlerine yatırım yapın.
• CleverControl gibi çalışan izleme yazılımları, çalışan hırsızlığına karşı savunmanızda bir başka araç olabilir. Tek çözüm olmasa da, çalışan faaliyetlerine ilişkin değerli bilgiler sağlayabilir. Bilgisayar kullanımını, internet tarama geçmişini, tuş vuruşlarını, ekran görüntülerini izleyerek ve yüz tanıma özelliğini kullanarak, daha fazla araştırma gerektirebilecek şüpheli davranışları tespit edebilirsiniz. Ayrıca, izlendiğinin farkında olmak, hırsızlık yapmayı düşünenleri ilk etapta caydırabilir. Çalışan verimliliğini takip eden yazılımlar da zaman hırsızlığıyla mücadele için mükemmeldir. Bu tür yazılımları kullanmadan önce net politikalar uygulamak ve çalışanların onayını almak çok önemlidir.

• Dürüstlük, doğruluk ve etik davranışı vurgulayan bir şirket kültürünü teşvik edin.
• Örnek olarak liderlik edin - yukarıdan aşağıya etik davranış sergileyin.
• Çalışanları misilleme korkusu olmadan şüpheli yanlış davranışları bildirmeye teşvik etmek için anonim raporlama kanalları oluşturun.

• Çalışanları hırsızlık ve dolandırıcılıkla ilgili şirket politikaları konusunda eğitmek için düzenli eğitim programları düzenleyin.
• Çalışanları farklı çalışan hırsızlığı türleri ve bunların sonuçları hakkında bilgilendirin.
• Şirket varlıklarını korumanın ve hassas bilgileri korumanın önemini vurgulayın.

Bu önleyici ve tespit edici tedbirleri uygulayarak, çalışan hırsızlığına karşı savunmasızlığınızı önemli ölçüde azaltabilir ve işletmenizi bunun yıkıcı mali ve itibar sonuçlarından koruyabilirsiniz.

Çalışan hırsızlığı, genellikle gizli olsa da, işletmenize önemli zararlar verebilir. Mali kayıplar, itibar zedelenmesi ve çalışan moralinin erozyona uğraması, proaktif önlemlere duyulan kritik ihtiyacın altını çizer. İyi haber şu ki, güçsüz değilsiniz. Bu makalede özetlenen stratejileri uygulayarak, çalışan hırsızlığına karşı güçlendirilmiş bir savunma oluşturabilirsiniz.