Çalışan izleme yazılımı: İlk dört Personelinizin bilgisayarları nasıl kullandığını izleyin

Çalışanlar ofiste herhangi bir kısıtlama olmaksızın işlerini yapmakta özgür olmalıdır. Ancak işverenler, çalışanların ofis bilgisayarlarını kullanırken dikkatli olmalarını sağlamalıdır. Çalışanlarının bilgisayar faaliyetlerini ara sıra takip etmeleri gerekir. Kuruluşların hassas verilerle ilgilenmesi durumunda bu daha da önemli hale gelir. Bu bilgiler, bir kuruluşun süreçlerinin etkili bir şekilde işlemesini sağlamak için gereklidir. İşte bu noktada çalışan izleme yazılımının önemini fark edeceksiniz. Bu yazılım, bir çalışanın ofis bilgisayarlarını nasıl kullandığına dair bilgi sağlar.

Veri takibi, kullanılan çalışan izleme yazılımının kalitesine bağlıdır. Genellikle kullanılan uygulamaları, ziyaret edilen web sitelerini ve gönderilen e-postaları takip edebilirsiniz. Ayrıca çalışanın sistem ayarlarını kurcalayıp kurcalamadığını veya cihazın konumunu değiştirip değiştirmediğini vb. kontrol edebilirsiniz. Yukarıda belirtilen faaliyetler ortak özelliklerdir. Kaliteli bir çalışan izleme yazılımı çok daha fazlasını izleyebilmelidir. İzleme gerektiren şeyleri belirleyebilmeli ve ayarlayabilmelisiniz. Buna ek olarak, herhangi bir ihlal gerçekleştiğinde anında bildirim alabilmelisiniz. Engelleme gerektiren belirli sosyal medya siteleri vardır. Dosya paylaşımı minimum düzeyde kısıtlanmalıdır. Benzer şekilde, kalem sürücüler ve sabit diskler gibi harici depolama araçlarının kullanımı da kontrol gerektirmektedir.

Yazılım, bu ihlallerin görüntülenebileceği bir yönetim panosu hükmüne sahip olmalıdır. Yazılım zamanında raporlar üretmelidir. Her kuruluş hangi yazılımın kendileri için uygun olduğuna karar verebilmelidir. Paketi sonlandırmadan önce, yazılımın kuruluşun gereksinimleriyle uyumlu olduğundan emin olmalısınız. Bu makale bu tür dört yazılım sistemini incelemektedir.

1998'de kurulan ve Florida, Utah ve Surrey, İngiltere'de ofisleri bulunan SpectorSoft, yaklaşık 36000 kurumsal müşteri ve 900000'den fazla ev kullanıcısından oluşan bir müşteri tabanına sahiptir. Birçok ödülün de sahibidir. Günlük izlemenin yanı sıra akıllı telefon izleme ve takip yazılımı çözümleri sunmaktadır. Spector 360 ürünü sadece uygunsuz çalışan faaliyetlerini tespit etmek ve caydırmakla kalmaz, aynı zamanda bunların ayrıntılı bir raporunu da verir.

Hem Windows hem de Mac platformlarında çalışır. Çalışanları çizgiyi aşmaktan caydırmak için benzersiz bir klavye algılama ve anlık görüntü alma yazılımı kullanır. Ayrıca gönderilen ve alınan her e-postayı takip edebilir. Klavye kaydedici programı ne yazıldığını takip edebilir. Sohbetleri ve mesajları da izleyebilir. Ziyaret edilen web siteleri, aranan çevrimiçi siteler, aktarılan dosyalar ve kullanılan uygulamalar hakkında ayrıntılı bir rapor sağlar. Kısacası, tüm ağ etkinliğini izleyebilir. Yazılım, daha sonra çeşitli grafikler ve desenler aracılığıyla görüntülemek ve analiz etmek için uzak bir bilgisayardaki etkinlikleri kaydeder.

Yazılım, çalışan faaliyetlerine ilişkin 50'den fazla farklı rapor üretebilir. Gereksinimlerinize göre belirli siteleri engelleyebilirsiniz. Yazılım tarafından oluşturulan raporlara dayanarak hatalı çalışanın uygunsuz kullanımdan çekilmesine izin verir. Veri sızıntısını engelleyebilirsiniz. Dolandırıcılıklar kolayca tespit edilir ve böylece kuruluşun verimliliği artırılır. Yazılım ayrıca denetleyicileri de izleyebileceğiniz bir hükme sahiptir. İK departmanları ve diğer çalışanlar arasındaki proaktif koordinasyon, bu yazılımın sağlayabileceği bazı şeylerdir.

Şirket, iMonitor Employee Activity Monitor (EAM) yazılımının sadece güçlü değil, aynı zamanda Siemens gibi şirketler de dahil olmak üzere tüm dünyada binlerce kuruluş tarafından kullanıldığını iddia ediyor. Yazılımın temel amacı, çalışan verimliliğini artırmak ve kurumsal gizliliği korumak. iMonitor EAM, kuruluşun tek bir merkezi sunucudan maksimum bin bilgisayarı izlemesine olanak tanıyor.

Bu yazılım, tuş vuruşları, pano etkinlikleri ve alınan ekran görüntüleri gibi etkinlikleri izlemenizi sağlar. Yazılım ayrıca belge etkinliklerini ve ziyaret edilen web sitelerini de tespit edebilir. Çalışan tarafından yapılan çevrimiçi aramaların ayrıntılı bir raporunu verebilir ve ağ kullanım süresini sağlayabilir. Ek bir özellik de, çalışan faaliyetlerini tespit etmek için on farklı monitör kurabilmeniz ve gerekirse belirli faaliyetler için gerçek zamanlı uyarılar ayarlayabilmenizdir. Yazılım ayrıca çıkarılabilir depolama aygıtlarını engellemenizi sağlar.

Web sitelerine erişimi filtreleyebilirsiniz. Bir başka özellik ise, çevreyi görüntülemek için web kamerasını kullanarak bir bilgisayarı uzaktan kontrol edebilmenizdir. Faaliyetler hakkında gerçek zamanlı raporlar oluşturabilir ve bunları kuruluşun sistem ve prosedürlerinin verimliliğini artırmak için kullanabilirsiniz.

2006 yılında EfficientLab LLC tarafından başlatılan bu yazılımı 1500'den fazla şirket kullanmaktadır. Çalışanların dakikliğini ölçebilir ve hareketlerini de takip edebilirsiniz. Bu yazılım, çalışanların boş zamanlarının yanı sıra çalışma sürelerini de kontrol etmek için esnek politikalar belirlemenize olanak tanır. Yazılımın üç ana kullanımı vardır. Bu yazılım web kullanımını, gözetimi ve çalışma süresi takibini kontrol edebilir. Bir kuruluşun web trafiğinin kullanıcıları, bilgisayarları, grupları ve departmanları arasındaki dağılımı hakkındaki verilere erişebileceksiniz. Ayrıca çalışanların erişemeyeceği web sitelerini de filtreleyebilirsiniz.

Çalışanlar bu tür sitelere eriştiğinde kullanıcıları bilgilendirmek için bir hüküm vardır. Ayrıca bu tür çalışanlara bunu yaptıklarında bildirim gönderebilirsiniz. Work Examiner'da bulunan gözetim özelliğini kullanarak, belirli bir çalışanın herhangi bir zamanda neleri görüntülediğini izleyebilirsiniz. Ayrıca tüm e-postaları yakalayabilir ve istediğiniz gibi filtreleyebilirsiniz. Ayrıca anlık mesajlaşma etkinliklerini de kaydedebilirsiniz. Çalışanın zamanını nasıl geçirdiğini, ne zaman geldiğini, ne zaman ayrıldığını ve bilgisayar başında geçirdiği süre boyunca ziyaret ettiği web sitelerini sürekli olarak izleyebilirsiniz. Ayrıca belirli çalışanlar için belirli siteler için bloklar da ayarlayabilirsiniz.

Normal şirketler ile ulusal güvenlik konularını içeren Devlet kuruluşları arasında bir fark vardır. Bu tür kuruluşlar daha yüksek seviyede güvenlik önlemleri gerektirir. Bu tür sıkı güvenlik önlemleri sağlamak üzere 2002 yılında kurulan Awareness Technologies'in müşterileri arasında Kabine düzeyinde kurumlar, kolluk kuvvetleri, büyük şirketler, hastaneler ve okullar bulunmaktadır. Şirketin açıklamasına göre, Sonar çalışan izleme aracı yüksek kaliteli bir güvenlik yazılımıdır ve sektördeki en iyilerle karşılaştırılabilir. Yazılan tuş vuruşları da dahil olmak üzere tüm e-postaları ve mesajları izleyebilirsiniz.

Erişilen belgeleri, kullanılan uygulamaları ve ziyaret edilen web sitelerini bu tür diğer verilerle birlikte görüntüleyebilirsiniz. Bu yazılımın ana avantajı, çalışanın bu konuda herhangi bir fikri olmadan bunu sessizce yapabilmenizdir. Diğer benzer yazılımlarda olduğu gibi, uygulamaları engelleyebilir ve belirli web sitelerine erişimi kısıtlayabilirsiniz. Yazılan anahtar kelimeleri de takip edebilen benzersiz bir key logger programına sahiptir. Şirkete göre, hem terminal sunucusunda hem de Citrix ortamında yetkin bir şekilde çalışabilir.