Teksas'ta Çalışan İzleme Yazılımı: Eyalet ve Federal Yasalara Uymak
Çalışan izleme yazılımlarının patlamasından bu yana, çalışanların mahremiyeti işyerinde sıkça karşılaşılan yasal bir endişe kaynağı olmuştur. İşveren hangi faaliyetleri ve cihazları izleyebilir ve neleri izleyemez? Hangi izleme uygulamaları çalışan mahremiyetinin ihlali olarak kabul edilir? Bu sorunun cevabı, kuruluşun faaliyet gösterdiği mevzuata bağlıdır.
Buradaki zorluk, genellikle çalışanların izlenmesini düzenleyen özel bir yasa olmamasıdır. Bunun yerine, eyalet ve federal gizlilik ve çalışma yasalarından oluşan karmaşık bir ağ tarafından kontrol edilmektedir. Bugün, Teksas için bu ağı çözecek ve çalışan izleme yazılımının eyalet ve federal yasalara uygun olarak nasıl kullanılacağını inceleyeceğiz.
Federal ve Eyalet Yasal Çerçevesi
Federal düzeyde, elektronik iletişimin izlenmesini düzenleyen birincil mevzuat 1986 tarihli Elektronik İletişimin Gizliliği Yasası'dır (ECPA). Bu yasa genel olarak telli, sözlü ve elektronik iletişimin kasıtlı olarak dinlenmesini yasaklamaktadır. Ancak, işverenler için istisnalar vardır. İşverenler, olağan iş akışı içinde veya çalışanın rızası ile şirkete ait cihazlardaki elektronik iletişimleri izlemekte serbesttir. Özel görüşmelerin izlenmesi genellikle yasaktır.
Eyalet yasalarına gelince, Teksaslı işverenler 2019 tarihli Teksas Gizlilik Koruma Yasasını dikkate almalıdır. Buna göre, işverenler çalışanlarını faaliyetlerinin ne zaman ve nasıl izlendiği konusunda bilgilendirmelidir. Başka bir deyişle, izlemeye izin verilse de, çalışanlar izleme uygulamalarının niteliği ve kapsamı hakkında bilgilendirilmelidir.
Müdahaleci olarak değerlendirilebilecek uygulamalara, yani görüntülü ve sesli gözetime, sınırlamalarla birlikte izin verilmektedir. Teksas yasaları genel olarak kamuya açık işyeri alanlarında çalışanın rızası olmadan video gözetimine izin verirken, ses kaydı en az bir tarafın iznini gerektirir (yani kayıt yapan kişi konuşmanın bir katılımcısı olmalı veya bir katılımcının rızasını almalıdır). Özel alanların veya kişisel cihazların/hesapların izlenmesi için çalışanın açık rızası gerekir.
Teksas ayrıca özel hayatın gizliliğine ilişkin genel hukuk hakkını ve özel hayatın gizliliğinin ihlali haksız fiilini, özellikle de "inzivaya çekilme" haksız fiilini tanımaktadır. Bir ihlal iddiasında bulunmak için, bir çalışanın makul bir mahremiyet beklentisinin olduğu özel alanlara kasıtlı ve son derece saldırgan bir müdahalede bulunulduğunu kanıtlaması gerekir. Örneğin, soyunma odaları ve banyolar gibi alanlar makul mahremiyet beklentisi kategorisine girer. Aynı zamanda, şirkete ait cihazlardaki kişisel sohbetler bu kapsama girmez.
Spesifik izleme uygulamaları aşağıdaki tabloda özetlenebilir:
Uyumlu Çalışan İzleme için Pratik Adımlar
Eyalet ve federal düzenlemeler dikkate alındığında, çalışan izleme yazılımı kullanan Teksas kuruluşları için en iyi uygulamalar şöyle olacaktır:
- İşverenler izleme hedefini ve bu hedefe ulaşmak için izlenecek faaliyetlerin kapsamını tanımlamalıdır. İzleme bu belirli faaliyetlerle sınırlı olmalıdır.
- İşverenler, ev ofisler veya kendi cihazını getir politikaları gibi iş ve özel hayat arasındaki sınırların bulanıklaştığı durumlarda izlemeyi dikkatle değerlendirmelidir.
- Kuruluşlar mümkün olan yerlerde daha az müdahaleci izleme yöntemleri kullanmalıdır. Örneğin, yöneticiler internet ve sohbet geçmişini titizlikle takip etmek yerine istenmeyen web sitelerini ve sosyal medyayı engellemek için izleme yazılımı kurabilirler.
- İşverenler ayrıntılı izleme politikaları oluşturmalı ve bunları etkilenen tüm çalışanlara sunmalıdır. Bu belgeler hangi verilerin toplandığını, saklama koşullarını, izleme amaçlarını ve verilere erişebilecek kişileri açıklamalıdır. Kuruluşlar, mevcut mevzuata uygun olduklarından emin olmak için insan kaynakları ve hukuk uzmanlarına danışarak izleme politikalarını düzenli olarak gözden geçirmelidir.
- Teksaslı işverenler çalışanlarını izleme uygulamaları hakkında bilgilendirmeli ve ideal olarak yazılı onaylarını almalıdır. Onay her zaman gerekli olmamakla birlikte, bu onayın alınması çalışanların beklentilerinin yönetilmesine yardımcı olur ve işverenin gizlilik taleplerine karşı yasal savunmasını güçlendirir.
- Federal yasalar gibi Teksas yasaları da belirli alanların doğası gereği özel olduğunu kabul eder. Soyunma odaları veya tuvaletler gibi çalışanların yüksek mahremiyet beklentisine sahip olduğu yerlerin izlenmesi yasa dışıdır. İşverenlerin mola odalarında veya ortak alanlarda bildirimde bulunarak izleme yapmalarına izin verilse de, izlemenin aşırı müdahaleci veya taciz edici olmadığından emin olmalıdırlar.
- Teksas çalışanları, cihaz iş için kullanılsa bile, sahibinin açık izni olmadan çalışanların dizüstü bilgisayar veya telefon gibi kişisel cihazlarına erişmemeli veya bunları takip etmemelidir. Benzer şekilde, bir çalışanın kişisel e-posta veya sosyal medya hesaplarının, çalışan bunlara bir şirket bilgisayarından erişse bile, izlenmesine izin verilmez.
- İşverenler, çalışanlarını izleme konusunda bilgilendirmeleri ve onaylarını almaları halinde şirkete ait araç ve cihazların konumunu izleyebilirler.
- Yeni izleme formlarını uygulamaya koymadan önce, işverenler bunların olası etkilerini değerlendirmeli ve gizlilik düzenleyici makamları ve çalışma konseylerine danışmalıdır.
Teksaslı işverenler hem federal hem de eyalet yasalarını dikkatle değerlendirir ve iyi tanımlanmış, şeffaf izleme politikaları uygularlarsa, çalışan izleme yazılımı şirketin verimliliğini ve güvenliğini artırmada güçlü bir müttefik haline gelecektir.