Kaliforniya'da Çalışan İzleme Yazılımı: Yasal Gereklilikler ve En İyi Uygulamalar

Kaliforniya Anayasası Madde I, Bölüm 1, mahremiyetin tüm insanlar için devredilemez bir hak olduğunu ilan eder. Ancak, mahremiyet hakları işyerinde bu kadar mutlak değildir çünkü üretkenliği ve güvenliği korumak gibi işletmenin meşru menfaatleriyle çakışabilir.

Bu çıkar çatışmaları aşağıdaki şekilde düzenlenir:

• Kaliforniya Gizlilik İhlali Yasası (CIPA). CIPA, tüm tarafların rızası olmaksızın gizli görüşmelerin her şekilde dinlenmesini veya kaydedilmesini yasaklamaktadır. Bu formlara telefon görüşmeleri, e-postalar ve anlık mesajlar dahildir. CIPA, kuruluşların işle ilgili konuşmaları (örneğin müşterilerle yapılan telefon görüşmeleri) bile çalışanın ve müşterinin rızası olmadan gizlice kaydetmesini yasaklar. Bu rıza açık olmalı ve belgelenmelidir. Genel bir politikada izlemenin gerçekleşebileceğini belirtmek her durumda geçerli bir rıza oluşturmak için yeterli olmayabilir.

• Kaliforniya İş Kanunu Bölüm 435 işverenlerin çalışanların veya adayların sosyal medya bilgilerini talep etmesini yasaklamaktadır.

• Kaliforniya Tüketici Gizliliği Yasası (CCPA) ve Kaliforniya Gizlilik Hakları Yasası (CPRA) öncelikle tüketici verilerine odaklanır, ancak Kaliforniya'da ikamet eden çalışanlar için belirli hakları genişletir. Yani, işletmeler çalışanlarını hangi bilgilerinin toplandığı, neden toplandığı, nasıl kullanıldığı ve kişisel bilgilerine erişme, silme ve bu bilgileri kullanmaktan vazgeçme hakları konusunda bilgilendirmelidir.

• Makul mahremiyet beklentisi izlemenin yasallığının genellikle bir çalışanın bir alanda veya bir iletişim yönteminde makul bir şekilde mahremiyet beklentisi içinde olup olmadığına bağlı olduğunu öne sürmektedir. Açıkça bildirilen bir izleme politikası bu beklentiyi biraz azaltabilir. Ancak, böyle bir politika bile işverenlerin, çalışanların her zaman gizlilik beklediği tuvalet veya dinlenme odaları gibi alanları izlemesine izin veremez.

Makul gizlilik beklentileri izlenen cihaza ve alana bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir. Örneğin, çalışanlar doğal olarak iş istasyonları veya toplantı odaları gibi ortak açık alanlarda, özellikle de işveren şeffaf bir izleme politikası sağladığında, daha az gizlilik beklerler. Buna karşılık, kişisel ofisler, kişisel dolaplar ve elbette tuvaletler ve soyunma odaları çalışanların yüksek düzeyde mahremiyet beklediği alanlardır.

Benzer bir ilke izleme cihazları için de geçerlidir. Şirkete ait dizüstü bilgisayarların, telefonların ve diğer cihazların izlenmesi genellikle daha beklenen ve yasal olarak savunulabilir bir durumdur. Aynı zamanda, özellikle çalışma saatleri dışında veya kişisel hesapları içeren kişisel cihazların izlenmesi çoğu durumda "hayır-hayır" olarak kabul edilir.

Özetle, Kaliforniya'daki işverenler izleme yapabilir:

• Şirkete ait cihazlar ve platformlar ve bunlar üzerindeki işle ilgili iletişimler.

• Çalışan performansı makul sınırlar içinde.

• Şirkete ait araçların veya cihazların konumu.

• Güvenlik politikalarına, şirket davranış kurallarına ve yasal düzenlemelere uygunluk.

• Şirket ağlarında internet kullanımı.

• Şirket tesislerindeki güvenlik görüntüleri.

Kuruluşlar bunu yapmamalıdır:

• Çalışanların kişisel cihazlarındaki veya çalışma saatleri dışındaki kişisel iletişimlerini takip edin.

• Soyunma odaları veya tuvaletler gibi mahremiyet beklentisinin yüksek olduğu özel alanları izleyin.

• Cinsiyet, engellilik, din veya korunan diğer özelliklere dayalı ayrımcı izleme uygulamaları kullanmak.

• Çalışanların saygınlığını zedeleyen gizli izleme kullanın.

• Anlaşmazlığa düşen çalışanlara karşı bir taciz veya yıldırma yöntemi olarak izleme yönteminin kullanılması.

Yasaların doğru tarafında kalmak ve çalışanların gizliliğine saygı göstermek için Kaliforniya'daki işletme sahiplerinin bu ilkeleri takip etmelerini öneriyoruz:

• Çalışanları her türlü izleme hakkında daima bilgilendirin.

• Gerektiğinde izleme için onay alın.

• Performans kaygıları veya güvenlik gibi meşru bir iş amacına sahip olmak.

• Yalnızca belirtilen iş amacına ulaşmak için gerekli olanları izleyin. Aşırı geniş veya müdahaleci izlemeden kaçının.

• İzlemeyi çalışma saatleri içinde işle ilgili iletişim ve faaliyetlerle sınırlandırın.

• Şüpheye düştüğünüzde, izleme uygulamalarınızın uyumlu olduğundan emin olmak için Kaliforniya iş hukuku konusunda uzman bir avukata danışın.

Bir izleme çözümü uygulamak, piyasadaki en güçlü çözümü seçip çalışanların bilgisayarlarına yerleştirmekten daha karmaşık bir süreçtir. Birkaç adımdan oluşan dikkatli ve kademeli bir süreç öneriyoruz.

İzleme ile ele almayı umduğunuz belirli iş sorunlarını tanımlayarak başlamanızı öneririz. Nedir bunlar: güvenlik mi, performans mı, uyumluluk mu, yoksa bunların bir kombinasyonu mu? Bu sorunun yanıtı, bir izleme çözümünde aramanız gereken özellikleri belirleyecektir.

İzleme araçlarını keşfederken, bazı hayati faktörleri göz önünde bulundurmalısınız. Bunlardan ilki yazılımın özellikleridir. Etkinlik izleme, e-posta izleme, dosya aktarımı izleme gibi sunulan yetenekleri değerlendirin. Tanımlanmış ihtiyaçlarınızla uyumlu olan ve Kaliforniya'da yasal olarak izin verilenleri seçin.

Kullanım kolaylığı ve entegrasyon da aynı derecede önemli faktörlerdir. Mevcut BT altyapınız ve sistemlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olan kullanıcı dostu yazılımlar mükemmel bir seçimdir.

Ayrıca, son derece özelleştirilebilir bir yazılım aramak isteyebilirsiniz. İzleme ayarlarını değiştirmenize ve bunları belirli rollere, departmanlara veya çalışanlara ayrı ayrı uygulamanıza olanak tanıyacaktır. Böyle bir yaklaşım, veri toplamayı en aza indirirken ve gizlilik düzenlemelerine uyarken değerli içgörüler elde etmenize yardımcı olacaktır.

Bir diğer önemli faktör de ölçeklenebilirliktir. İşiniz büyür ve izleme çözümünüz de onunla birlikte büyüyebilmelidir.

Son olarak, tedarikçinin itibarını araştırın. Potansiyel olarak hassas bilgiler toplayacağınız için, yazılım sağlayıcınızın güvenilir bir itibarı, güvenlik sertifikaları ve güçlü veri koruma protokolleri olmalıdır.

İzleme yazılımının ani bir şekilde şirket çapında kullanıma sunulması, bu ölçekte çözülmesi zor olacak öngörülemeyen sorunları ve darboğazları ortaya çıkarabilir. Bunun yerine, tek bir departmanı veya bir grup çalışanı içeren bir pilot programla başlamanızı öneririz. Bu, yazılımı test etmenize, etkinliğini değerlendirmenize, geri bildirim toplamanıza ve beklenmedik sorunları tespit etmenize olanak tanır.

Pilot aşamayı bitirdikten ve yazılımda gerekli ayarlamaları yaptıktan sonra, yazılımı tüm şirkete yayarsınız.

Çalışan izleme yazılımının etkili bir şekilde uygulanması, yalnızca onu kurmak ve teknik sorunları gidermek değil, aynı zamanda yöneticileri ve personeli onu nasıl verimli bir şekilde kullanacakları konusunda eğitmektir.

Bu eğitim, yöneticilere yazılımı nasıl kullanacaklarını, raporlarını nasıl yorumlayacaklarını, şirketin izleme politikalarına nasıl uyacaklarını ve ortaya çıkabilecek sorunları nasıl ele alacaklarını öğretmelidir.

Çalışanlara gelince, neyin izlendiğini, verilerin nasıl kullanılacağını, şirketin izleme politikasının ne olduğunu anlamalı ve sahip olabilecekleri her türlü soru veya endişeye cevap vermelidirler.

Bir çalışan izleme çözümü uygulamak tek seferlik bir süreç değildir. Gizlilik düzenlemeleri değişir, yazılım yeni özellikler geliştirir ve izleme hedefleriniz zaman içinde evrim geçirebilir. Bu nedenle, şirketin izleme uygulamalarını ve politikalarını düzenli olarak gözden geçirmek, uyumluluğu sürdürmek ve hedeflerinizle hala ilgili olduklarından emin olmak için hayati önem taşır.

Kaliforniya düzenlemeleri kişisel gizlilik konusunda katıdır. Bir işletme sahibi veya çalışan izleme çözümü kullanmak isteyen bir yönetici olarak, kuruluşunuzun meşru menfaatleri ile yürürlükteki yasalara uyum arasında bir denge aramalısınız. Bu denge, gizlilik düzenlemeleri hakkında sağlam bilgi, şeffaf, gerekçelendirilebilir ve orantılı uygulamalar ve dikkatli izleme yazılımı seçiminde yatmaktadır.