Şirketler Çalışanlarını Nasıl İzliyor?

Çalışan izleme sistemleri giderek daha fazla talep görüyor. Zor zamanların başlangıcının kesin bir işareti, şirketin çalışma ekibine düzen getirme ve vidaları sıkma girişimleridir. Tipik olarak bu, geç kalmanın daha dikkatli bir şekilde izlenmesi, şirket bilgisayarlarında sosyal ağların engellenmesi ve insanların ofiste ne yaptıklarını takip etmek için çeşitli çözümlerin uygulanması anlamına gelir. Bu yöntemlerin sonuçları iyileştirmeye ve nihayetinde tembel çalışanları tespit etmeye yardımcı olması beklenmektedir. Çalışanların izlenmesinin gerçek sonuçlarının neler olabileceğini öğrenelim.

CleverControl Software, 2016 yılının ilk iş gününde pilot projelerin uygulanması için 40'tan fazla talep kaydetmiştir. Açıklama basit: çoğu şirket artık verimsiz personele veda etmek ve en üretken olanları tutmak istiyor. Ve kimin kim olduğunu bulmak için, her çalışanı objektif olarak değerlendirecek bir araca ihtiyaç duyuyorlar. CleverControl ile işverenler, çalışanlarının çalışma saatlerini nasıl geçirdiklerini ve hangi programları kullandıklarını öğrenebilirler. Bir bilgisayardaki tüm eylemleri takip ederek, bu çalışan izleme sistemi veri sızıntılarını kaydedebilir ve hatta bir çalışanın ayrılma niyeti hakkında uyarıda bulunabilir. Örneğin, bir çalışan bir arama motoruna "iş ilanları" yazar ve ardından işe alım web sitelerinde biraz zaman geçirirse, CleverControl bunu kaydedecek ve yöneticiyi bilgilendirecektir. Aynı şey, bir mesajlaşma programında veya e-posta istemcisinde çalışan "veritabanı" ve "para" yazarsa ve ardından bir İnternet bulut depolama alanına veya bir dosya paylaşım web sitesine girerse veya sadece bir flash sürücüyü PC'ye bağlarsa da olur. Sistem ayrıca ofis yazıcılarının işle ilgili olmayan belgeleri yazdırmak için kullanılıp kullanılmadığını kontrol etmenize de yardımcı olabilir. Mikrofondan, web kamerasından ses kaydedebilir ve herhangi bir masaüstünü canlı olarak görmenizi sağlar. Bu program ile sadece gizli kullanım mümkündür, yani çalışan program kullanıcı tarafından görülmez. Deneyimli İK yöneticisi Nancy Boyd, "Bugünlerde işe aldığımız her yeni çalışan, izleme konusunda bilgilendirildiğine, iş istasyonunda hangi programın yüklü olduğunu bildiğine, yeteneklerini bildiğine vb. dair yazılı bir onay imzalamak zorunda" diyor. "Programı çoğunlukla üretkenliği artırıcı bir araç olarak kullanıyoruz. En yaygın olarak yeni gelenleri başlangıçta yardıma ihtiyaç duymaları halinde izliyoruz, ancak diğerlerini de kontrol ediyoruz. Bu program İK süreçlerini iyileştirmek için iyi, ancak kapsamı oldukça geniş, bu nedenle ofiste herhangi bir yanlış davranışı araştırmamız gerektiğinde elimizde bir koz olması her zaman güzel." Bazı müşteriler, çalışanların veri tabanlarını ve işlemlerle ilgili bilgileri rakiplerine sızdırarak şirketlerini sabote ettiği gerçek vakalar hakkında CleverControl'ü uyardı. Başka bir şirket, çalışanlarının genellikle işte hiçbir şey yapmadığını öğrendi. Birimleri tamamen dağıtıldı ve çalışanlar başka bir departmana transfer edildi. Ancak üç ay boyunca işe geliyorlar, neredeyse hiçbir şey yapmıyorlar ve maaşlarını almaya devam ediyorlardı. Başka bir vakada, bir tasarımcı sistematik olarak projelerinin son teslim tarihine yetişemiyordu, ki bu hiç de şaşırtıcı değildi çünkü çalışmak yerine günde altı saat gitar çalmayı öğrendiği ortaya çıktı.

Bu tür programlar ne kadar faydalı olursa olsun, bunları dikkatli kullanmalısınız: verimliliği artırmak yerine yasalarla ilgili sorunlara yol açabilirler. Çalışanların bakış açısından bakacak olursanız, şirket onların kişisel verilerini toplamaktadır ve bu da yasalara aykırıdır. Ancak son trendler mahkemelerin daha çok işverenlerin tarafını tuttuğunu gösteriyor. Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi'nin Ocak 2016'da verdiği ve işverenlerin belirli durumlarda çalışanlarının işyerindeki kişisel yazışmalarını izlemelerine izin veren dönüm noktası niteliğindeki karar gibi. Bununla birlikte, bu dava birçok soruyu gündeme getirdi ve bunların birçoğu cevaplanmadı. Yani hala pek çok gri alan var. Bu nedenle böyle bir sistemi kurmadan önce her zaman bir avukata danışmalısınız.

Program kullanıcılarından biri olan B2B-Center personel müdürü Sarah Flores, programın şirketinde bir çalışanın yokluğunda ücret hesaplamasını düzeltmek için kullanıldığını söyledi. "Şimdi, herhangi bir çalışan işe gelmezse, izleme sistemi bunu görüyor ve devamsızlığın nedenini öğrenmek için bölüm başkanıyla hızlı bir şekilde iletişime geçebiliyoruz."

İş danışmanı Michael Greene'e göre bu programların olumlu ve olumsuz yanları var. Bunlar sayesinde yönetici, çalışanlarının nasıl çalıştığına dair az çok gerçekçi bir resim görüyor. Aynı zamanda, tam kontrol bir yalan üretir. "Bir insanın robot olmadığını anlamamız gerekiyor. Çalışanlar tüm gün boyunca aynı şeyi yapamazlar çünkü dikkat dağınıklığı ve yorgunluk gibi faktörler vardır." diyor uzman. Greene'e göre, bu tür programları kullanırken astların haklarını ihlal etmemek için insanları bu konuda uyarmak gerekiyor. Ancak modern iletişim araçlarını ofisten yasaklamaya çalışmak yerine insanlara bunları iş için kullanmayı öğretmeye çalışın. Örneğin, sosyal ağlar çalışanların meslektaşlarından bilgi almasına ve müzakere sürecini oluşturmasına olanak tanır. Yani bu programlar birçok durumda oldukça faydalıdır. Ancak kendi başlarına kullanılamazlar ya da bir baskı ve tam kontrol aracı olarak hizmet edemezler. Bunun yerine, şirketinizdeki iş süreçlerini iyileştirmeye yönelik bütün bir strateji için temel oluşturabilecek bilgiler sağlayacaktır.